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Lubango, Abril
2018
I
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE E GESTÃO
Lubango, Abril
2018
II
Lista de Nomenclaturas
I
Índice
Lista de Nomenclaturas .........................................................................................................................I
Índice de Tabelas, Figuras e Gráficos ................................................................................................ IV
Dedicatória .......................................................................................................................................... V
Agradecimentos .................................................................................................................................VI
Resumo................................................................................................................................................. 1
Summary .............................................................................................................................................. 2
CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 3
1.1 Enquadramento .............................................................................................................................. 3
1.2 Justificativa do Estudo ................................................................................................................... 4
1.3 Formulação do Problema de Pesquisa ........................................................................................... 4
1.4 Hipóteses da Pesquisa .................................................................................................................... 5
1.5 Definição de Objectivos ................................................................................................................. 5
1.5.1 Objectivo Geral ....................................................................................................................... 5
1.5.2 Objectivos Específicos ............................................................................................................ 6
1.6 Metodologia ................................................................................................................................... 6
CAPITULO II – ASPECTOS GERAIS SOBRE CONTROLO INTERNO........................................ 7
2.1 Conceito de Controlo Interno ..................................................................................................... 7
2.2 Objectivos do Controlo Interno .................................................................................................. 8
2.2.1 A Salvaguarda dos interesses............................................................................................... 8
2.2.2 A Precisão e a confiabilidade das informações e relatórios contabilísticos, financeiros e
operacionais .................................................................................................................................. 9
2.2.3 O Estímulo à eficiência operacional .................................................................................... 9
2.2.4 A Aderência às políticas existentes ................................................................................... 10
2.3 Componentes do Controlo Interno ........................................................................................... 11
2.3.1 Envolvente de controlo ...................................................................................................... 11
2.3.2 A Avaliação do risco ......................................................................................................... 12
2.3.3 Actividade de controlo ....................................................................................................... 13
II
2.3.4 Informação e comunicação ................................................................................................ 14
2.3.5 Actividade de monitorização ............................................................................................. 14
2.4 Tipos de Controlo Interno ........................................................................................................ 15
2.5 Relação entre o Controlo Interno e a Auditoria ....................................................................... 15
2.5.1 Controlo interno na óptica da auditoria interna ................................................................. 15
2.5.2 Controlo interno na óptica da auditoria externa ................................................................ 16
2.6 Limitações do Controlo Interno ............................................................................................... 17
2.7 Formas de Registo e Recolha dos Sistemas de Controlo Interno ............................................. 18
2.7.1 Questionários padronizados ............................................................................................... 19
2.7.2 Narrativas ........................................................................................................................... 19
2.7.3 Fluxogramas ...................................................................................................................... 20
2.7.4 Forma mista ....................................................................................................................... 20
2.8 Súmula Conclusiva do Capítulo II ........................................................................................... 21
CAPITULO III – CONTROLO INTERNO NOS MEIOS FINANCEIROS ..................................... 22
LÍQUIDOS ......................................................................................................................................... 22
3.1 Aspectos de Natureza Contabilística ........................................................................................ 22
3.1.1 O Plano Geral de Contabilidade Angolano (PGC) e o Sistema de Normalização
Contabilística (SNC) ................................................................................................................... 22
3.1.2 Aspectos de natureza contabilística segundo PGC ............................................................ 24
3.2 Principais Objetivos de Controlo a Atingir .............................................................................. 24
3.3 Principais Problemas Frequentes.............................................................................................. 25
3.4 Medidas de Controlo Interno nos Meios Financeiros Líquido ou ............................................ 26
Disponibilidades ............................................................................................................................. 26
3.4.1 Estrutura do Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) ...................................... 26
3.4.2 Operações em Dinheiro ..................................................................................................... 27
3.4.3 Pagamentos ........................................................................................................................ 28
3.4.4 Recebimentos ..................................................................................................................... 29
3.4.5 Verificações independentes ............................................................................................... 31
3.4.5.1 Contagens físicas de caixa .............................................................................................. 31
3.4.5.2. As Conciliações Bancárias ............................................................................................ 32
3.5 Súmula Conclusiva do Capítulo III .......................................................................................... 34
CAPITULO IV – ESTUDO DE CASO ............................................................................................. 35
4.1 Apresentação Geral da Empresa............................................................................................... 35
III
4.2 Levantamento do Sistema de Controlo Interno Implementado pela Empresa ......................... 36
4.3 Análise das Demostrações Financeiras .................................................................................... 41
4.4 Súmula Conclusiva do Capitulo IV. ......................................................................................... 46
CAPITULO V – CONCLUSÕES GERAIS E PROPOSTAS ........................................................... 48
5.1 Conclusões Gerais .................................................................................................................... 48
5.2. Propostas ................................................................................................................................. 49
Referências Bibliográficas ................................................................................................................. 51
Anexos. .............................................................................................................................................. 53
IV
Dedicatória
V
Agradecimentos
Primeiramente a Deus pela vida e os caminhos que me fez tomar para chegar até aqui.
A toda minha família especialmente a minha querida mãe Noémia Ngueve Soke pela
motivação, amor, educação e todo o sacrifício feito para que chegasse até aqui e a minha esposa,
Stolóvia Branco, pelo apoio.
Aos meus formadores, especialmente a Dra. Ana Teresa, Dra. Fátima Faro e a Dra. Adelaide,
pela motivação;
Aos meus colegas e companheiros durante esta jornada, aos amigos, a empresa Omatapalo
pela disponibilidade e permissibilidade na execução do trabalho.
VI
Resumo
O presente trabalho de fim de curso cujo tema é “Controlo Interno nos Meios
Financeiros Líquidos e o seu Impacto nas Demonstrações Financeiras de uma Empresa”, trata-
se de um estudo de caso efectuado em uma empresa de construção civil, sediada no Bairro do
Tchioco, Zona Industrial II, no município do Lubango província da Huíla, tendo como objectivo
analisar o impacto do Sistema de Controlo Interno na área dos Meios Financeiros Líquidos a
nível das Demonstrações Financeiras e sugerir, caso necessário, melhorias e adequações.
Através dos estudos efectuados quer na revisão bibliográfica quer a nível da empresa
estudada, concluiu-se que a empresa utiliza procedimentos de controlo interno no seu
departamento financeiro e que alguns destes procedimentos necessitam de melhorias para que
os objetivos de controlar os ativos, de salvaguardar o patrimônio e de suprir o gestor com
informações fidedignas, sejam alcançados.
1
Summary
The present work of course end whose theme is "Controls Internal in the Liquid
Financial Means and his/her Impact in the Financial Demonstrations of a Company", it is treated
of a case study made in a building site company, headquartered in the Neighborhood of
Tchioco, Industrial Area II, in the municipal district of the Lubango province of Huíla, tends as
objective analyzes the impact of the system of I control internal in the area of the Liquid
Financial Means at level of the financial demonstrations and to suggest, I marry necessary,
improvements and adaptations.
The development of this work was based in a bibliographical research, emphasizing the
general aspects on I Control Internal where presented the main concepts, components and
limitations of the I control; in the third chapter the measures of I control intern typically existent
in the area of the liquid Financial Means, we leaned over concisely about the financial
Demonstrations and in the last chapter, the case study. The technique of collection of the data
used for this study went to the application of a questionnaire and the observation of procedures
of internal controls.
Through the made studies he/she wants in the bibliographical revision wants at level of
the studied company, it was ended that the company uses procedures of I control internal in
his/her financial department and that some of these procedures need improvements so that the
objectives of controlling the assets, of safeguarding the patrimony and of supplying the manager
with trustworthy information, be reached.
2
CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO
1.1 Enquadramento
O tema Controlo Interno nos Meios Financeiros Líquidos e seu impacto nas
Demonstrações Financeiras de uma empresa, é de grande relevância, uma vez que, nenhuma
empresa é capaz de realizar convenientemente as suas actividades, sem que adopte um Sistema
de Controlo Interno que seja adequado as suas características, por mais simples que este seja.
3
1.2 Justificativa do Estudo
A instituição de ensino, terá mais uma contribuição que poderá ser utilizada por
estudantes para os futuros trabalhos de investigação na área, e não só, por qualquer entidade
pública ou privada que queira efectuar na instituição um estudo relacionado com a área
supracitada.
1
Russo, J. (S.d.). Controlo Interno Nas Empresas [PDF]: Recuperado de
http://livrozilla.com/doc/567807/controlo-interno-nas-empresas-19-12-04. Acesso em 29 de Março de 2018.
2
ALMEIDA, B. J. (2014). Manual de Auditoria Financeira. Lisboa: Escolar Editora.
4
prazo, quer com os seus funcionários e colaboradores quer com os terceiros, devido a problemas
de liquidez, ou seja, pode originar que esta se torne insolvente.
Analisar o impacto que o Sistema de Controlo Interno na área dos Meios Financeiros
Líquidos tem nas Demonstrações Financeiras, que garanta maior fidedignidade e que se adeque
aos objectivos e a realidade da empresa.
5
1.5.2 Objectivos Específicos
a) Explicar o Sistema do Controlo Interno, os seus principais conceitos e a sua relação com
a Auditoria Financeira externa e Auditoria interna;
b) Compreender o Sistema de Controlo Interno na rúbrica dos Meios Financeiros Líquidos,
explicar a importância no contexto das Demonstrações Financeiras e identificar os
controlos tipicamente presentes nesta área;
c) Efectuar o levantamento do Sistema de Controlo Interno dos Meios Financeiros
Líquidos da empresa Omatapalo, estudar o impacto do controlo nos resultados desta
rúbricas nas Demonstrações Financeiras da empresa, e aferir a probabilidade de sugerir
melhorias.
1.6 Metodologia
6
CAPITULO II – ASPECTOS GERAIS SOBRE CONTROLO INTERNO
Sabemos que a Gestão pode ser entendida como um processo de planear, organizar,
dirigir e controlar os recursos de uma organização, com vista a consecução de uma missão. A
função de controlo, destina-se a assegurar que o desempenho real, seja conforme o respectivo
planeamento.
Segundo Santos (2008)3. Esta medida é a função de gestão que envolve a monitorização
e o acompanhamento contínuo e sistemático do meio envolvente e do desenvolvimento das
actividades, no sentido de assegurar o cumprimento dos planos e objectivos fixados e,
concomitantemente, acionar as medidas correctivas que se revelem necessárias, face a detecção
de eventuais desvios.
Existe uma infinidade de definições de controlos internos, que foram concebidos por
diversos autores, pelo que neste trabalho destacaremos apenas algumas.
3
SANTOS, A. R. (2008). Gestão Estratégica: Conceitos, modelos e instrumentos. Lisboa. Escolar. Pagina 31.
4
DA COSTA, C. B. (2010). Auditoria Financeira: Teoria e Prática . 9º Edição. Rei dos Livros.
5
ALMEIDA, B. J. (2014). Manual de Auditoria Financeira. Lisboa: Escolar Editora. Pagina 255.
7
Em suma, o controlo interno compreende um conjunto de normas, procedimentos,
instrumentos e ações, usados de forma sistemática pelas Empresas/Organizações para execução
fidedigna das suas actividades na consecução dos seus objectivos.6
6
Interpretação da definição de Controlo interno Apresentada por (Russo, J., S.d. pp.1-2). Controlo Interno Nas
Empresas [PDF]: Recuperado de http://livrozilla.com/doc/567807/controlo-interno-nas-empresas-19-12-04.
Acesso em 29 de Março de 2018.
7
Attie, citado por (Tavares, S.A., 2012, p. 24), Monografia com o tema “Impacto de controlo interno nas empresas
públicas de Cabo Verde” na Universidade de Cabo Verde UNS [PDF] Recuperado de:
http://www.portaldoconhecimento.gov.cv/handle/10961/2502pdf. Acesso em: 15 de Fevereiro de 2018.
8
Os quatro objectivos do controlo interno estão evidenciados em muitas literaturas como é o caso de Carlos
Baptista Da costa em seu livro Manual de Auditoria financeira (2010), porem, Carlos Da Costa, não evidencia a
descrição das actividades intrínsecas a cada objectivo, pelo que estas foram descritas por: Chimpolo, J. (2017, pp.
13-17), Estudo de caso_ Controlo Interno na Área das Disponibilidades. Luanda. Disponível em:
https://pt.scribd.com/doc/312757500.pdf. Acesso em 10 de Fevereiro de 2018.
8
c) Rotação de funcionários: corresponde a rotação do trabalho desempenhado por cada
funcionário, o que possibilita reduzir as oportunidades de fraudes e resulta, geralmente,
em novas ideias de trabalho para as funções;
d) Manutenção de contas de controlo: indica a exactidão dos saldos das contas detalhadas,
geralmente controladas por outros funcionários;
e) Seguro: compreende a manutenção de apólice de seguros, a valores adequados de
reposição dos bens, valores e riscos a que está sujeita a empresa;
f) Legislação: corresponde a conformidade com as leis e regulamentos ou seja à
actualização permanente sobre a legislação vigente.
Visa prover os meios necessários à condução das tarefas, de forma a obter entendimento,
aplicação e acção a tempo oportuno e o estabelecimento de regras para que se possa permitir
9
Idem Chimpolo, J. (2017, pp. 14-15)
9
um desenvolvimento suave e harmónico de toda a empresa. As principais actividades de
controlo para o estímulo à eficiência operacional são:
10
2.3 Componentes do Controlo Interno
Envolvente de controlo11;
Avaliação do risco da entidade;
As actividades de controlo;
Informação e comunicação;
Actividades de monitorização.
10
(INACIO, H. C., 2014, pp. 37-48). Controlo Interno: Enquadramento teórico e aplicação prática. Lisboa.
Escolar. Os cinco componentes do controlo interno, são os identificados pelo Committee Of Sponsoring
Organizations Of the Treadway Commission (COSO) no seu modelo apresentado em 2013.
11
Também designada por Ambiente de Controlo, conforme Almeida, B. J. (2014, p.256) Manual de auditoria
Financeira. Lisboa: Escolar Editora.
11
Estrutura organizacional: a organização interna tem de ser adequada a um bom
funcionamento do Controlo Interno, a estrutura organizacional deve proporcionar a
estrutura conceptual na qual as actividades são planeadas, executadas, controladas e
monitorizadas para atingir os objectivos da entidade;
Atribuição de autorização e responsabilidades: os funcionários reconhecem a autoridade
e as responsabilidades que lhes são atribuídas e as hierarquias de autorização;
Órgão de Gestão: o órgão de gestão ou concelho de administração deve compreender,
reconhecer a importância e supervisionar o processo de relato financeiro e o Sistema de
Controlo Interno da organização;
Responsabilização dos indivíduos: é necessário serem aplicados mecanismos de
compensação dos bons comportamentos e mecanismos de penalização para os maus
comportamentos, que devem ser conhecidos por toda estrutura organizacional, e devem
estar aliados ao papel de cada um no Sistema de Controlo Interno.
12
Idem, ALMEIDA, B. J. ( 2014, pp. 257-258)
12
Mudanças tecnológicas: a introdução de novos processos tecnológicos no sistema
operacional e de relato da informação pode originar uma alteração do risco relacionado
com os controlos;
Novos mercados e novos produtos: a introdução de novos produtos e a expansão para
novos mercados, podem originar um aumento no risco de controlo;
Reestruturações: as reestruturações podem ser acompanhadas de redução de
funcionários, mudanças nos cargos de responsabilidades e na segregação de funções,
aumentando o risco de controlo.
Ainda de acordo com Almeida (2014) estes controlos incluem as seguintes actividades:
13
d) Análises de desempenho: efectuada pelo órgão de gestão, por exemplo, comparar os
orçamentos com o desempenho da organização para detectar, investigar e corrigir
desvios, que poderão ou não, ter a sua origem em erros e em fraudes.
O sistema de informação e comunicação deve garantir que haja uma compreensão clara
do papel e responsabilidades de cada individuo dentro da estrutura do Sistema de Controlo
Interno. “ Sem que as pessoas saibam o porquê dos procedimentos é difícil que os executem
adequadamente até porque frequentemente, obrigam a tarefas adicionais” (Inácio, 2014, p.48)14.
13
Conforme descrito por (ALMEIDA, 2014, p. 260). Manual de Auditoria Financeira. Lisboa: Escolar Editora.
14
INACIO, Helena Coelho, (2014, p.48). Controlo Interno: Enquadramento teórico e aplicação prática. Lisboa.
Escolar.
14
2.4 Tipos de Controlo Interno
Em gesto de resumo, o controlo administrativo procura velar pela obediência das normas
e directrizes da empresa na ordem da execução das operações realizadas nos diversos sectores
da empresa. A realização de controlos das actividades, avaliações de desempenho e treinamento
de pessoal constituem a prática do controlo administrativo.
15
AICPA, citada por, DA COSTA, C. B. (2010). Auditoria Financeira: Teoria e Prática . 9º Edição. Rei dos
Livros.
16
Chimpolo. J.M.F, (2014) trabalho Investigativo, “Estudo de caso_ Controlo Interno na Área das
Disponibilidades” disponível em: https://pt.scribd.com/doc/312757500.pdf. Acesso em 4 de Fevereiro de 2018.
17
Institute of Internal Auditors, citado por, Russo, J. (S.d. p.2). Controlo Interno Nas Empresas [PDF]:
Recuperado de http://livrozilla.com/doc/567807/controlo-interno-nas-empresas-19-12-04. Acesso em 29 de
Março de 2018.
15
O objectivo da Auditoria Interna é o de auxiliar o órgão de gestão no desempenho eficaz
das suas responsabilidades, devendo debruçar-se sobre a avaliação da adequação e eficiência
do Sistema de Controlo Interno da organização e assegurar-se que os registos e relatórios
financeiros e operacionais, contêm informações adequadas, segura, oportuna, completa e útil.
Para que tal possa ser realizado, os auditores internos devem exercer as suas funções de forma
independente e objectiva. Os auditores internos devem ser considerados como um elemento do
“staff” da Administração, dependendo desta directamente, considerando aceitável que o órgão
de gestão lhes dê uma orientação geral quanto ao trabalho a desenvolver.
18
Institute of Internal Auditors, citado por, ( Russo, J., S.d. p.4).
19
O Auditor Externo, também é designado por Auditor das Demonstrações Financeiras, devido ao facto de que o
principal objectivo da Auditoria Financeira é o de testar a conformidade das Demonstrações Financeiras.
16
2.6 Limitações do Controlo Interno
Há diversos factores que limitam o controlo interno. Segundo Inácio (2014), estes
factores podem ser agrupados em:
“ Há então que ter em atenção se o custo para a implementação do sistema não será superior a
vantagem que se espera obter dela, ou seja, poderá ser preferível correr o risco da não
implementação de uma medida de controlo se se verificar que as vantagens resultantes dela não
se justificam” (Da Costa. 2010, p. 233).
Quanto aos factores Humanos, salienta-se que o normal é que o órgão de gestão esteja
interessado num bom Sistema de Controlo Interno, mas por vezes, o órgão de gestão pretende
17
“controlos com fronteira”, ou seja, estabelece áreas de acções próprias, onde entende que por
estarem na sua alçada, ou sob responsabilidade de pessoas de sua confiança não precisão de ser
controlados. Por outro lado, Inácio (2014) refere que o órgão de gestão pode não entender a
importância do Sistema de Controlo Interno e não disponibilizar os recursos necessários para a
sua boa implementação e entendendo como um mal necessário para satisfazer a vontade dos
auditores ou dos Stakeholders20 em geral.
Outros factores Humanos a serem considerados é que a competência das pessoas pode
ser afectada não só pela negligência, falta de cuidado e distracção como também pela não
compreensão das instruções e pela prática de erros de apreciação e de julgamento. A falta de
integridade moral pode conduzir ao conluio (seja interno com colega da empresa ou externo,
com um fornecedor por exemplo) e consequentemente á prática de actos fraudulentos os quais
são, geralmente, tanto mais difíceis de detectar quanto mais os intervenientes se encontrarem
numa empresa com fraco controlo interno de que numa situação inversa.
Por último, o factor da mutabilidade faz com que não exista um controlo padronizado e
imutável no tempo e no espaço. São várias alterações que levam a que o controlo interno fique
inadequado, nomeadamente alterações na estrutura da administração, na gestão, no processo
produtivo, e até factores externos como mudanças nas legislações e no mercado. Estas
alterações podem apresentar possibilidades dos procedimentos serem inadequados ou a
observância dos procedimentos serem reduzidos.
De acordo com Inácio (2014), uma das melhores formas de registar o Controlo Interno
é através da elaboração de um manual de controlo interno que possa ser consultado por todos e
que esteja em constante actualização, este manual, tal como o próprio controlo interno, deve
20
A terminologia Stakeholders e a utilizada para designar as entidades que se relacionam com a empresa, com o
é o caso dos Fornecedores, Clientes Estado, entre outros.
18
existir independentemente da existência ou não da auditoria externa ou interna. Contudo,
quando a empresa esta sujeita a auditoria, os auditores (internos e/ou externos) devem consultar
este manual, e verificar a sua correspondência com o que se faz na prática a fim de sugerir as
melhorias que forem adequadas.
O uso deste tipo de prova tem como principal desvantagem, o facto de ser padronizada,
ou seja, com pouca flexibilidade, já que a forma de registo é a menos vantajosa pela falta de
uma visão rápida e global pois muitas vezes o auditor depara-se com perguntas que não são
aplicáveis a organização que está a auditar. A principal vantagem está relacionada com o facto
de os questionários padronizados minimizarem o risco do auditor de esquecer de abortar
matérias relevantes.
2.7.2 Narrativas
19
As narrativas são mais eficientes nas pequenas organizações, já nas grandes empresas
tendem a ser demasiado extensas, tornando difícil a sua compreensão bem como a identificação
de potências debilidades no controlo interno.
2.7.3 Fluxogramas
Os Fluxogramas são uma forma de representação gráfica em que se usa vários símbolos
predefinidos, conhecidos e geralmente aceites, distribuídos de forma esquemática que dispõem
e representam os procedimentos contabilísticos e de controlos internos existentes em cada área
operacional da empresa para determinadas transacções.
20
2.8 Súmula Conclusiva do Capítulo II
No final referimos que o Controlo Interno também possui algumas limitações, que
podem surgir de factores económicos, humanos, tecnológicos e de mutabilidade, sendo que o
controlo interno tem que ser constantemente monitorado a fim de ser adequado as novas
necessidades da empresa.
21
CAPITULO III – CONTROLO INTERNO NOS MEIOS FINANCEIROS
LÍQUIDOS
Os Meios Financeiros Líquidos são constituídos pelo caixa, depósitos bancários, outros
depósitos e outros instrumentos financeiros. São activos com liquidez imediata, e as operações
inerentes a este ciclo, incluem essencialmente manusear e depositar recebimentos, manter a
custódia dos valores dai resultantes e gerir os pagamentos. Estão associados ao departamento
financeiro que também deve ter responsabilidades de prever as necessidades de tesouraria de
curto e medio prazo.
É uma área transversal, uma vez que relaciona-se com outras áreas, portanto a sua
auditoria é sempre cruzada com as outras áreas, consoante as operações que respeitam. Apesar
de que para muitas empresas, os Meios Financeiros Líquidos representam uma pequena parte
dos seus ativos, o número de transacções efectuadas através desta área ao longo do ano, é
normalmente maior do que qualquer outra área das Demonstrações Financeiras, por isso, o risco
inerente é bastante alto.
A boa gestão dos Meios Financeiros Líquidos constitui um aspecto essencial para a
sobrevivência de qualquer empresa, uma vez que é nela que se encontra a origem e o fim da
actividade empresarial, bem como dos negócios realizados com terceiros, pelo que as empresas
devem dispor de fundos suficientes de modo a poderem satisfazer as suas obrigações de forma
atempada, caso contrário, a sua credibilidade será afectada e este problema de liquidez, pode
originar que a empresa se torne insolvente, apesar do lucro das suas operações.
22
que exerçam actividade em Angola ou em outros países que tenham a respectiva sede em
Angola.
Segue abaixo o quadro com as diferenças entre PGC e o SNC no aspecto que respeita
ao tema do presente trabalho.
21
Weffort (2005)21 Citado por Landu, M (2014) O Plano Geral De Contabilidade Angolano E O Sistema De
Normalização Contabilística De Portugal: Uma Análise Comparada. Instituto Superior De Contabilidade
E Administração Do Porto.Portugal – Porto (PDF) Recuperado de :
http://recipp.ipp.pt/bitstream/10400.22/4878/1/DM_Masidivinga%20Landu_2014.pdf, aceso em 26 de março de
2018
23
do PGC, e também podemos ver que no PGC ainda são consideradas as provisões de aplicação
de tesouraria.
Inácio (2014) refere que um dos principais objectivos é garantir que todos os
recebimentos e pagamentos são devidamente refletidos nas demonstrações financeiras e os
activos estão devidamente salvaguardados de qualquer utilização indevida não autorizada.
“É importante criar medidas que permitam reduzir as transações em dinheiro, uma vez
que este não deixa rasto, sendo mais difícil de seguir as operações. Em contrapartida
devem-se criar medidas que obriguem a movimentação nas contas bancárias, quer dos
22
(Gonçalves & Manuel, 2009, pp. 102-108). Práticas Contabilísticas. Luanda. Texto Editores.
24
pagamentos, quer dos recebimentos, introduzindo a intervenção de um terceiro (o
banco) na operação e reforçando o rasto desta” (Inácio, 2014, p. 74).
Todos os valores que deviam ter sido recebidos foram efectivamente recebidos,
registrados atempadamente e imediatamente depositados;
Os pagamentos foram efectuados para fins autorizados e foram devidamente registados;
Os valores em caixa e depósitos bancários são mantidos a níveis adequados mas não
excessivos, de acordo com as previsões de recebimentos e pagamentos relacionados
com as operações correntes.
23
Conforme evidenciado por Inácio, C. H. (2014, pp. 74-75) Controlo Interno: Enquadramento teórico e
aplicação prática. Lisboa. Escolar Editora.
24
(ALMEIDA, B. J, 2014, p.282). Manual de Auditoria Financeira. Lisboa: Escolar Editora.
25
O conteúdo do caixa pode incluir operações mal contabilizadas, como é o caso de vales
de empréstimos a funcionários, comprovativos de pagamentos efectuados, cheques por
depositar, cheques devolvidos, etc., que deverão ser imputados nas respectivas rúbricas;
Meios líquidos de pagamento em moedas estrangeiras indevidamente valorizados à data
das Demonstrações Financeiras;
26
3.4.2 Operações em Dinheiro
“Os pagamentos em dinheiro devem tender para zero, isto é, só devem ser efectuados
em dinheiro os pagamentos de pequenas despesas, cujo movimento por bancos não se justifica”
(Inácio. 2014, p. 76), por exemplo, pequenas compras de matérias para a empresa,
adiantamentos para fazer face a viagens ou despesas de representação, compra de material
corrente de escritório, entre outros. Isto deve-se ao facto de o dinheiro não deixar rasto,
dificultando por um lado, o controlo dos pagamentos efectuados e, por outro a validação da
autorização do pagamento.
Para a realização de pagamentos em dinheiro deve ser utilizado o sistema de fundo fixo
de caixa, isto é, definir uma quantia em função do volume habitual das pequenas despesas e um
período razoável para a sua reposição, normalmente um mês, e a reposição deverá ocorrer no
último dia útil de cada mês, principalmente se a empresa apurar ressoltados mensalmente.
Numa empresa pode existir mais do que um fundo fixo, sendo que cada um deles deve ser
atribuído a uma determinada pessoa, que fica responsável pelos valores e respectivos
documentos de suporte de despesas.
Por outro lado é aconselhável, que se definam políticas quanto a natureza dos
pagamentos que podem ser efectuados através do fundo fixo de caixa. Por exemplo, a utilização
de “vales de caixa”, isto é o adiantamento de valores em dinheiro a sócios, vendedores ou outros
funcionários para fazer face as despesas da própria empresa (exemplo: pagar almoços a cliente
etc) ou, até, como adiantamento de salário. Nestes casos, o vale deve ser autorizado
27
superiormente e não pelo tesoureiro e deve ser regularizado no final do mês ou com a entrega
de documento comprovativo da despesa, devolução do valor pelo beneficiário ou reconhecendo
a dívida contra a saída de caixa.
Para que o controlo seja feito é necessário que a caixa seja movimentada a débito apenas
pela reposição do fundo, portanto, não deverão ser registrados quaisquer cobranças.
3.4.3 Pagamentos
Inácio (2014) refere que as empresas devem efectuar os seus pagamentos normais e
orçamentados a terceiros através dos bancos, utilizando uma das seguintes formas: cheques,
transferências bancárias ou ordens permanentes de pagamento.
Independentemente do meio, devem ser definidas, pelo menos duas pessoas para obrigar
a empresa. Quem tem esta função não deve manusear valores nem deve ter acesso a registos
contabilísticos e dado que se trata de uma função muito critica na empresa, normalmente é
atribuída a gerentes ou administradores.
A ordem de transferência pode ser feita através de uma carta previamente preparada
e padronizada de forma tipográfica, através de um do computador. Devem ser validadas pelas
mesmas pessoas que obrigam a empresa, mediante a apresentação de documentos de suportes,
seguindo trâmites idênticos dos cheques. As transferências efectuadas eletronicamente, devem
ser atribuídos códigos que substituem as assinaturas.
3.4.4 Recebimentos
Quanto aos recebimentos por vias de correio, a correspondência deve ser aberta por um
empregado que não tenha quaisquer funções nas Secções de Contabilidade e Tesouraria. Alem
do registo no livro da correspondência recebida, deve ser emitida diariamente uma lista dos
valores recebidos com três exemplares: Original para a tesouraria, com os respectivos valores;
29
o duplicado que acompanha o original e que se destina a ser devolvido à Secretária ou
Recepcionista, devidamente rubricado, depois de terem sido conferidos os valores enviados; e
o triplicado é para o Director Financeiro ou Auditor Interno, se existir, afim de o
mesmopoder posteriormente verificar se os valores foram integralmente depositados no dia.
Nas loja aberta ao público, o controlo é mais forte quando dois ou mais empregados
participam em cada transação com o cliente. Por exemplo, em um restaurante temos um
empregado de mesa que nos serve e entrega um talão de venda e depois entregamos ao
empregado da caixa para proceder ao pagamento. No final do dia o total do caixa deve
corresponder ao total dos talões emitidos pelos empregados de mesa e as facturas-recibo
emitida. Os talões devem ser pré-numerados de forma sequencial, permitindo verificar se houve
falha de pagamentos ou desvios de dinheiro.
25
POS, abreviatura em inglês de Posto Of Sellig, utilizada por Helena Coelho Inácio (2014. 80) Controlo
Interno: Enquadramento teórico e aplicação prática. Lisboa. Escolar Editora.
30
da venda e guarda o valor da vanda. O ideal é ter em cada ponto de venda, uma pessoa
responsável designado caixa. Se não for possível atribuir a função de caixa apenas a um dos
funcionários, devem estar definidos em cada período e cada um deve ter o seu próprio código,
de forma a apurar responsabilidades em caso de falhas. No final do dia o total das factura-recibo
emitidas deve ser conferido com o total dos valores recebidos quer em dinheiro quer por cartão;
Nos recebimentos através das cobranças feitas pelos colaboradores, os cuidados a ter
prendem-se com o controlo dos valores efectivamente recebidos pelos colaboradores. Assim
estes devem levar os recibos aos clientes e quando recebem este fica com uma cópia do recibo
devidamente rubricada pelo cliente. Quando o colaborador dispõe de meios informáticos
adequados, isto é, tem acesso on-line ao sistema central da empresa, pode emitir directamente
os recibos dos valores recebidos, e assim, não é necessário emitir os recibos antecipadamente
na empresa. Neste caso, a emissão dos recibos é como se fosse efectuada diretamente na
empresa. De regresso a tesouraria entregam os valores recebidos, as cópias dos recibos cobrados
e os recibos não cobrados. Após conferência, os valore deverão ser depositados.
A contagem física é a inventariação física dos fundos que constituem o caixa. Esses
fundos podem ser: notas, moedas, documentos comprovativos de despesas efectuadas e
excecionalmente, cheques que ainda não tenham sido depositados no banco. Por causa da
vulnerabilidade à apropriação ou utilização indevida destes fundos, as contagens físicas devem
31
ser efectuadas de surpresa por pessoa independente, isto é, não deve ter acesso a valores, nem
deve fazer os respectivos registros contabilísticos o Director financeiro por exemplo.
Da Costa (2010) refere que se a empresa utiliza o sistema de fluxo de caixa esta
verificação fica facilitada. Contudo é necessário verificar se o total dos documentos
comprovativos de pagamentos mais o dinheiro correspondente ao montante do fundo fixo e
analisar os documentos comprovativos porque nem todos devem ser aceites, ou seja, deve-se
verificar se são documentos originais porque, caso não sejam, deve-se averiguar onde estão os
originais, uma vez que podemos estar perante a uma duplicação de pagamento que esconde uma
falha de caixa.
Também deve ser analisada a natureza dos pagamentos para aferir se cabe no âmbito
dos pagamentos a efectuar através do fundo fixo de caixa. Assim, que não devem fazer parte
dos valores a incluir no saldo de caixa: vales de caixa, títulos representativos de pré-
pagamentos, selos de correio, cheques devolvidos pelo banco, cheques pré-datados, entre
outros.
Almeida (2014) refere que, no que respeita aos procedimentos substantivo de auditoria
as contagens físicas de caixa representa a prova mais usual em auditoria para comprovar o saldo
do caixa.
32
Conforme evidenciado por Almeida (2014)26 a reconciliação bancária começa pela
identificação das diferenças entre a informação evidenciada no extrato da instituição financeira
e os registos contabilísticos. De seguida é efectuada uma reconstrução de um saldo partindo do
outro, tendo presente as diferenças detetadas anteriormente. Cada diferença é adicionada ou
subtraída ao saldo de partida (da instituição financeira ou da contabilidade), com a finalidade
de reconstruir o saldo de chegada (da contabilidade ou da instituição financeira). Caso não se
consiga chegar ao saldo de chegada, estamos perante diferenças não identificadas. Tendo em
atenção as diferenças encontradas, deverá comprovar-se que aparecem devidamente registradas
na contabilidade ou na instituição financeira em datas posteriores a data da circularização. À
data das demonstrações financeiras é necessário analisar se estas diferenças estão a sobre ou a
subavaliar a rubrica de depósitos à ordem.
26
(ALMEIDA, B. J, 2014, p.289). Manual de Auditoria Financeira. Lisboa: Escolar Editora.
33
3.5 Súmula Conclusiva do Capítulo III
34
CAPITULO IV – ESTUDO DE CASO
Devido a limitações de deslocações não foi possível efectuar o nosso estudo nas
delegações de outras províncias, pelo que o levantamento dos controlos foi realizado apenas na
delegação sede da empresa, na província da Huíla.
Foi fundada em Agosto de 2003, mas só em 2004 iniciou efectivamente a sua actividade
em Angola e a partir do qual conheceu um forte crescimento e expansão nas suas áreas de
actuação no sector de obras públicas e privadas.
27
Técnicas de recolha de informação, conforme Kiamvu Tamo. Metodologia de investigação em ciências socias,
Luanda – Angola, CAPATE, 2012, P.147.
35
Apresentamos a seguir o organograma geral da empresa.
36
a) Estrutura do Departamento Administrativo e Financeiro (DAF).
Fazem parte das são funções, entre outras as seguintes funções importantes:
37
empresa não possui um manual de controlo interno, apenas manuais de procedimentos
de registro das operações no sistema informático.
b) Pagamentos
d) Caixas e Bancos.
Existe segregação entre funções de, custódia dos fundos, Pagamentos e recebimentos,
contabilização, reconciliações, emissão e autorização de documentos. Os pagamentos e
recebimentos são de responsabilidade do departamento de tesouraria por pessoas
diferentes coadjuvado pela secção de compras, vendas e do departamento de produção.
Os registros contabilísticos e as reconciliações são da responsabilidade da contabilidade
e por colaboradores diferentes. Cada colaborador e responsável por um determinado
número de contas bancárias e o determinado número de clientes (acompanhamento
39
permanente de conta corrente), consoante a um ficheiro previamente preparado pelo
chefe da contabilidade;
A empresa afirma que os empregados que manuseiam valores, sobretudo cobradores e
os que se deslocam aos bancos (efectivação de depósitos, etc.), estão seguros contra o
risco de roubo. não recebemos detalhes sobre o tipo de proteção;
Apenas o Caixa possui a chave do cofre onde é mantido o numerário em caixa;
A empresa apenas efectua pagamento em dinheiro de pequenas despesas e nos casos de
grandes despesas, apenas quando há impossibilidades de efectuar transferências, ou
aquando o dinamismo da operação que origina a despesa não permitir o recurso a
transferência;
Os pagamentos feitos do caixa, são conferidos com base em documentos devidamente
conferidos e aprovados pelo responsável pela delegação ou departamento onde se
origina a despesa, através de um carimbo de validação da despesa e a rúbrica do
responsável, pelo que todas as despesas não rubricadas não podem ser pagas.
Os caixas da empresa funcionam em sistema de fundo fixo, mais não é feito o
orçamento de caixa;
São o Director financeiro e o Assessor da administração que autorizam a constituição
dos fundos fixos;
Os pedidos para a constituição dos fundos fixos é acompanhados por um mapa
previsional das despesas, poderem cada caixa, tem o valor máximo de fundo a receber
por mês, e ao repor o fundo e colocado a carimbo de “pago” a este mapa previsional,
em que uma o original fica com o Director financeiro, uma cópia para fica com o Caixa
e outra com a contabilidade acompanhado do comprovativo bancário;
No caso das delegações, são controladas pelo respectivo Director a delegação que valida
todo tipo de documento que ali se origina. As delegações devem enviar por e-mail as
folhas de caixas detalhadas e a contagem física diariamente à contabilidade para o
respectivo controlo. O reforço do caixa (fundo fixo) é feito através de um caixa de
passagem, controlado pela contabilidade e no final de cada mês deve estar sempre
saldado. Quinzenalmente o Director da delegação efectua a contagem física surpresa na
presença do Caixa, as folhas de caixas e da contagem física e todos outros documentos
(faturas, mapas de despesas, etc.) são rubricados pelo Director da delegação e enviados
fisicamente para a contabilidade, para tratamento e arquivo;
40
Para a composição do saldo do caixa a empresa inclui dinheiro, cheques, vales, selos
entre outros, porém no final do exercício económico, apenas inclui dinheiro;
Todas as contas são conciliadas mensalmente, por um funcionário da contabilidade, sem
acesso a cheques e numerários, que coloca a sua rúbrica e data da reconciliação.
As conciliações são colocadas numa grelha padrão, que é compreendida por todos na
DAF, mas o acesso as conciliações é exclusivo da contabilidade; O responsável da
contabilidade valida as conciliações e os itens pendentes a mais de 3 meses são
investigados junto a tesouraria.
As contas bancárias são distribuídas anualmente, aos funcionários da contabilidade
para acompanhamento permanente, estes funcionários são os primeiros
responsabilizados a prestar qualquer tipo de informação sobre os movimentos nas
contas.
Para manter o sigilo das informações da Empresa, alguns dados numéricos foram
extrapolados. A nossa análise da Demonstrações Financeiras, foi efectuada aos exercícios 2015
e 2016.
41
Na tabela 2, podemos observar que além do aumento das disponibilidades de 34,99%,
de 2015-2016, há um aumento de 45.35% dos depósitos a ordem e uma diminuição de 25.77%
dos valores em caixa. Do ponto de vista do controlo interno esta diminuição é positiva uma vez
que diminui os valores em dinheiro na empresa, diminuído também a probabilidade destes
serem sujeito a apropriação indevida.
Na tabela 3, podemos observar que existe coerência entre os saldos evidenciados nos
balancetes, e os que efectivamente estão no extrato do banco e na contagem física da empresa.
O que confirma a medida de controlo interno, referente a inspeção física das disponibilidades.
42
estável e permitem honrar os seus compromissos a medida que se vão vencendo. Maria Duarte
(2007)28
Rácio Fórmulas
Fundo de Maneio Activo Circulante – Passivo Curto Prazo
Liquidez Geral Activo Circulante/Passivo Circulante
Liquidez Imediata Disponibilidades/Passivo Circulante
Autonomia Financeira Capitais Próprios/Activo
Solvabilidade Capitais Próprios/Capitais Alheios
Fonte: elaboração própria.
332.825.353,25
340.000.000,00
320.000.000,00 Fundo de Maneio 2016
288.571.249,33
300.000.000,00 Fundo de Maneio 2015
280.000.000,00
260.000.000,00
1
No que tange Fundo Maneio, podemos ver que Houve uma variação positiva de 2015
para 2016 de 15.34%. nos dois anos o FM>0, é uma situação estável para a empresa, pois
implica pouca dependência de operações financeiras de tesouraria e boa estruturação do Activo
28
Maria Duarte, citada por (Lopes. K.F., 2012, p. 71) O Controlo Interno na Área Dos Inventários
Caso: Firma, Bento S.A. Universidade Do Mindelo. São Vicente – Cabo Verde [PDF]. Recuperado de:
http://www.portaldoconhecimento.gov.cv/bitstream/10961/3355/1/Lopes%202014.%20O%20controlo%20interno%20na%20
%C3%A1rea%20dos%20invent%C3%A1rios.%20Caso%20Bento%20SA.pdf. Acesso em 26/03/2018
43
Circulante. Os recursos gerados pelo ciclo de exploração são manifestamente suficientes para
as necessidades da empresa.
1,43
1,44
1,42 1,39 Liquidez Geral
1,40 2016
1,38 Liquidez Geral
1,36 2015
1
Quanto ao grau de liquidez geral, quanto maior melhor. Podemos verificar que houve
uma queda de 2015 para 2016, este índice cuja finalidade é verificar a saúde financeira a curto
prazo da empresa, através da comparação do Activo circulante com o Passivo Circulante,
indica-nos neste caso que o Activo circulante da empresa, nos dois anos, cobre a totalidade do
passivo circulante, o que constitui uma situação saudável para empresa.
Podemos verificar que houve um aumento da liquidez imediata da empresa de 2015 para
2016. Este índice mede a capacidade de fazer ao Passivo Circulante, utilizando somente as
disponibilidades da empresa. E podemos observar que as disponibilidades da empresa
Omatapalo, cobrem até 33% do Passivo circulante.
44
Gráfico 4 - Autonomia Financeira
0,40
Aut. Financeira
0,40 0,39 2016
Aut. Financeira
0,38 2015
1
Gráfico 5 - Solvabilidade
0,65
0,66
0,64 Solvabilidade 2016
0,64 Solvabilidade 2015
0,62
1
A solvabilidade de uma empresa será tanto maior quanto maior for o valor deste rácio.
Um valor muito baixo pode indiciar uma fraca viabilidade da empresa no futuro, pois significa
uma elevada fragilidade económico-financeira.
Podemos observar, que apesar da variação negativa de 2015 para 2016, o capital próprio
da empresa consegue satisfazer com até 65% do capital alheio, o que constitui um bom
indicador.
47
CAPITULO V – CONCLUSÕES GERAIS E PROPOSTAS
48
Na empresa estudada, apesar de algumas ineficiências, verificamos que Controlo
Interno na área das Disponibilidades, tem um impacto positivo, visto que garante maior
celeridade na preparação das demonstrações financeiras, maior fiabilidade as
informações evidenciadas nas demostrações financeiras, e permite a empresa assegurar
os seus Índices Económico-Financeiros;
Portanto, como análise final, concluímos que o Sistema de Controlo Interno nos Meios
Financeiros Líquidos tem um impacto positivo nas Demostrações Financeiras e na actividade
geral da empresa, já que dinamiza a actividade contabilística e financeira, permite elaboração
mais eficiente e a tempo oportuno das Demostrações Financeiras, garante a fidedignidade das
informações, garante maior desempenho económico-Financeiro, apoia o processo de tomada de
as decisões, e acima de tudo garante a salvaguarda dos activos e concomitante a continuidade
da empresa.
5.2. Propostas
Para melhoria dos pontos fracos identificados nas medidas de controlo interno adoptadas
pela empresa, elaboramos as seguintes propostas:
Dada dimensão da empresa e a mesma funciona apenas com um auditor, propomos que
constitua um departamento específico de auditoria interna com uma equipa estruturada,
uma vez que, quanto maior a empresa mais complexa torna-se a implementação do
sistema de controlo interno, apesar de implementados há grandes probabilidades de
alguns controlos não estarem a funcionar como deviam, quer nas disponibilidades, quer
em outras rúbricas. Portanto uma maior equipa de auditoria interna tornaria os controlos
mais eficazes;
Propomos também a constituição do um manual dos controlos interno. Pois entre outras
o manual constitui um recurso fundamental para os auditores externo. Alem disso, numa
média ou grande empresa o sistema de controlo interno deve ser estabelecido através de
um manual de processos e procedimentos com descrição de funções, um manual de
políticas e procedimentos contabilísticos e de um manual de medidas de controlo
interno;
Para que a empresa tenha uma visão mais realista dos seus fluxo de caixas, propomos
que, além da elaboração do orçamento de tesouraria efetue comparação do orçamentado
49
face ao real, pois isto constitui um controlo dedutivo, a fim de poder apurar os desvios
e fazer face as medidas corretivas;
Que os funcionários que efectuam registros nas contas correntes de clientes não tenham
acesso a valores recebidos ou as funções de tesouraria, para se evitar apropriação
indevida de fundos, através de contabilizações impróprias;
Para a real demonstração do saldo de caixa é importante que a qualquer momento os
valores da contagem física dos numerários sejam efectivamente igual ao saldos
registrados, portanto, não deverá incluir para a composição do saldo do caixa a empresa
cheques, vales, selos entre outros, porém no final do exercício económico, apenas inclui
dinheiro. Pode-se adoptar a medida de adiantamento debitando o funcionário e
creditando a conta caixa, para fazer fase a despesas corrente (deslocação e estadia) e
controla-los através da apresentação dos comprovativos de despesas.
Quanto aos Cheque a empresa pode adoptar a medida de depósitos diários, os que por
algum motivo não forem depositados, a empresa pode utilizar um caixa de passagem
para efectuar os registros, e salda-lo quando o depósito for efectivamente efectuado.
50
Referências Bibliográficas
51
Verde UNS. Praia: Disponível em:
http://www.portaldoconhecimento.gov.cv/handle/10961/2502pdf. Acesso em. 15 de
Março de 2018.
TOURINHO, Josimar Morais (2013). Auditoria Interna / Controlo Interno Na Área Da
Disponibilidade e Recursos Humanos: Estudo de caso Da Enapor, S.A. (Monografia
para obtenção do grão de licenciatura) Universidade Do Mindelo, Cabo Verde:
Disponível em: http://www.portaldoconhecimento.gov.cv/bitstream/10961/3268.pdf.
Acesso em: 26 de fevereiro de 2016.
52
Anexos.
Anexo1: Questionário.
53
54
55
56
57
Anexo 2: Entrevista.
58
Fonte: Elaboração própria.
59
Anexo 3: Balanço e Demostração de Resultados.
60
Fonte: Fornecido pela Empresa
61
Anexo 5: Composição das Disponibilidades:
62