POLITICA DE CONTROL DE VIÁTICOS.

OBJETIVO:

La finalidad de esta política es establecer lineamientos y conducto regular para estandarizar y

optimizar el control del manejo presupuestal de las cuentas de gastos generadas por viajes,
alimentación y hospedaje, adicionalmente mantener un control óptimo de los gastos generados
ajustándolos al consumo del presupuesto.

ALCANCE:

Esta política aplica para todos los empleados de la compañía que requieren aprobación de
gastos por viáticos, alimentación y hospedaje en el desarrollo de sus actividades para GT
GROUP S.A.S.

LOS USUARIOS DE GASTOS POR COMPROBAR DEBEN CUMPLIR LO SIGUIENTE:

1. El empleado deberá asumir el transporte de ida al trabajo y retorno a su residencia si

estos son dentro del perímetro urbano al que corresponde.

2. El empleado no deberá realizar gastos de desplazamiento, alimentación ni hospedaje

que no se encuentren reportados a Service Desk
(geraldine.rojas@gtgroupcolombia.com) o autorizados por el área administrativa
(administrativa@gtgroupcolombia.com) según corresponda el caso.

3. Conciliar y mantener su cuenta de gastos siempre al corriente, sin tener cantidades por
comprobar.

4. La relación de gastos debe ser entregada al área Administrativa

(administrativa@gtgroupcolombia.com) máximo 3 días hábiles posteriores a la llegada
del viaje.

5. Anexar a su cuenta de gastos las copias de los Boucher cuando se utilicen tarjetas
empresariales o personales para los casos de altos ejecutivos.

6. Todos los comprobantes de pago sin excepción deberán emitirse a nombre de GT

GROUP S.A.S. más el nit de nuestra compañía (900513249-3) y en ningún caso a
nombre del empleado, de igual manera aplica para la compra de herramientas,
insumos, etc.
 POLITICA DE CONTROL DE VIÁTICOS.

EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS DEBE TENER EN CUENTA LO SIGUIENTE:

1. No reembolsar ningún gasto que no cumpla con la política de viáticos (transporte,

alimentación y/o alojamiento).
2. Mantener un expediente de reporte de gastos por empleado.
3. Los límites autorizados deberán ser entregados en cada caso por el área administrativa
con Anggy Sanchez email: administrativa@gtgroupcolombia.com.
4. Realizar el descuento al empleado después de la segunda notificación de control.

SOLICITUD DE VIATICOS:

Todo colaborador que solicite gastos de viáticos (transporte, alimentación y/o alojamiento)
deberá presentar su solicitud de viáticos mediante correo electrónico o llamada telefónica a
Service Desk quien se encargara de registrar y tramitar la solicitud con el área administrativa y
financiera de la compañía, el área administrativa será la encargada de realizar la aprobación y
consignación de los valores acordados.

La solicitud de viáticos (transporte, alimentación y/o alojamiento) al área administrativa deberá

estar soportada por del número de servicio (ticket) generado por el área Service Desk y este
deberá contener:

a) Nombre del técnico asignado.

b) Lugar de origen y destino.
c) Indicar si requiere alimentación.
d) Indicar si requiere alojamiento.
e) Cliente principal.

1. Todas las solicitudes de viáticos estarán sujetas a una autorización por parte del área
administrativa (Erika Trujillo).

2. Los gastos generados por concepto de viáticos (transporte, alimentación y/o

alojamiento) no deberán exceder el valor aprobado por el área administrativa.

3. Sera susceptible el gasto de alimentación por parte de la compañía en lo viajes cuyo

desplazamiento tome un recorrido en tiempo mayor a 1,5 horas.
 POLITICA DE CONTROL DE VIÁTICOS.

4. Para los casos de desayuno este será otorgado por la compañía cuando la salida de la
casa sea antes de las 5:00 am cumpliendo con los parámetros de justificación de gastos
contenidos en esta política.

5. Para los casos de Cena esta será otorgada por la compañía cuando la salida del sitio de
trabajo se da después de las 9:00 pm cumpliendo con los parámetros de justificación de
gastos contenidos en esta política.

6. El monto máximo aprobado para alimentos es el siguiente:

 Desayuno……….....$7.000.
 Almuerzo………...…$10.000.
 Cena………............…$10.000.
Los cuales deberán justificarse de acuerdo con los parámetros de legalización de
gastos contenidos en esta política.

7. En caso de algún consumo de alimentos en el hotel o lugares de hospedaje, estos

deberán ser facturados de manera desglosada, es decir, la factura deberá mostrar los
cargos por alojamiento, alimentación e impuestos de cada día de la estancia de manera
desglosada.

8. No se encuentra permitido los consumos en hoteles por conceptos de mini bar, bebidas
alcohólicas, artículos de baño, telefonía o internet, toda excepción deberá estar
autorizada por el área administrativa.

9. La compañía no realizara el reembolso de cantidades que excedan de los límites

autorizados sin la debida autorización del área administrativa.

10. Para el transporte terrestre, se deberá indicar en forma detallada la ruta de traslado,
indicando la localidad de origen y destino.

11. No se pagarán recargas a teléfonos celulares que no sean de la empresa; a menos que
sea previamente autorizado por el área administrativa.

12. No se pagarán servicios por pérdida de equipaje, llaves, etc.

13. No se aprobarán para pago gastos de bebidas alcohólicas, cigarros, dulces, revistas,
películas, etc. Tampoco por el uso de instalaciones deportivas, saunas, masajes, etc.

14. No se aceptarán documentos que contengan una fecha distinta a la que contenga el
reporte de comprobación de gastos.
 POLITICA DE CONTROL DE VIÁTICOS.

15. Es muy importante mencionar que las facturas o comprobantes de pago no deben
contener tachones ni enmendaduras, deben ser perfectamente legibles.

16. Toda cuenta de gastos que no sea enviada en la fecha que corresponda, (máximo 3
días hábiles posteriores a la llegada del viaje), no será acreditada por el departamento
de Finanzas, y se realizará el descuento vía nómina.

17. Para el debido desarrollo de este proceso se hará llegar el documento “FORMATO DE
LEGALIZACION DE GASTOS.xls” teniendo en cuenta que no se aceptará cualquier otra
forma de reporte.

18. Se entenderá que el proceso de comprobación de gastos está concluido cuando se

cuente con la comprobación electrónica y documental completa.

19. Todos los colaboradores de GT GROUP S.A.S. serán responsable de cumplir

estrictamente con la política para gastos de viáticos, así como el personal que realiza la
autorización será el responsable de revisar detalladamente los reportes de gastos para
asegurarse que cumple a cabalidad con la política.

20. Todos los comprobantes deberán contar con los siguientes requisitos fiscales para su
consecuente deducibilidad:
a) Nombre, Denominación o Razón Social.
b) Domicilio Fiscal.
c) Nit.
d) Comprobante de pago a nombre de GT GROUP S.A.S.
e) Nit de GT GROUP S.A.S. (900513249-3)
f) Cantidad y clase de servicio o producto.
g) Valor unitario en número.
h) Impuesto al Valor Agregado (IVA) por separado en los casos que este aplique.
i) Fecha de impresión.

21. Cualquier comprobante de pago que no reúna los requisitos fiscales anteriormente
mencionados no será rembolsado para su pago.

22. Los gastos que por su naturaleza no cuentan con un comprobante fiscal, como es el
caso de algunas taxis, etc. se deberán comprobar mediante el formato “FORMATO DE
LEGALIZACION DE GASTOS.XLS”, indicando claramente el concepto del gasto.

23. Sera responsabilidad del colaborador recurrir en todo momento a la verdad en cada
reporte de gastos que no pueda contar con un comprobante fiscal previamente
autorizado y estos serán auditados de manera aleatoria.
 POLITICA DE CONTROL DE VIÁTICOS.

24. Al momento que el colaborador deje de laborar para GT GROUP S.A.S. todos los
gastos y anticipos de viaje deberán ser comprobados en su totalidad de lo contrario el
departamento de finanzas podrá descontar los saldos pendientes de su liquidación
correspondiente.

25. La presente política de gastos es de cumplimiento obligatorio y entra en vigor a partir

del día 10 de septiembre de 2017.

____________________________ __________________________
NOMBRE DEL EMPLEADO FIRMA DEL EMPLEADO

________________________________
ERIKA DEL PILAR TRUJILLO ROJAS
GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA