Requisitos para legalizar una empresa

Lo primero para la creación de una empresa es: Inscribirnos en Cámara de

Comercio como Comerciante-Persona Natural o inscribirnos como Empresa
Unipersonal, la cual tiene características similares a la Sociedad Limitada.

Cuando tengamos claro qué tipo de empresa vamos a constituir damos inicio a los
tramites ante las diferentes entidades.

Los cuales describo a continuación:

1. ANTE CAMARA DE COMERCIO:

 Verificar la disponibilidad del Nombre.

 Diligenciar el formulario de Registro y Matricula.
 Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN.
 Pagar el Valor de Registro y Matricula.

2. ANTE LA NOTARIA:

 Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio

en el momento del Registro)

Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen menos de 10

trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la
constitución, no necesitan escritura pública para constituirse.

3. ANTE LA DIAN:

 Inscribir el RUT (Registro Único Tributario).

 Obtención del NIT (Número de Identificación Tributaria).

4. ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA:

 Registro de Industria y Comercio.

 Registro de Uso del Suelo, Condiciones Sanitarias y de Seguridad.

NOTA: Los trámites de DIAN y Secretaria de Hacienda, se pueden realizar en el

caso de algunas ciudades directamente en la Cámara de Comercio.

Cada caso particular tiene variables y además estos procedimientos pueden variar
en las diferentes ciudades.
Para poder constituir una empresa, es necesario conocer los requisitos y trámites
legales, laborales, tributarios y de funcionamiento. Puntos que son esenciales para
poder registrar y formalizar la empresa. Los Pasos son:

 Seleccionar el Tipo de Empresa

 Consulta de Homonimia
 Consulta de Logo
 Consulta de Actividad Económica
 Consulta de uso de Suelo
 Elaboración Minuta de Constitución
 Solicitud de Escritura de Constitución
 Realizar el Pago del Impuesto de Registro sobre Escritura
 Registro Mercantil
 Registro de los Libros de Comercio
 Registro Único Tributario
 Registro de Industria y Comercio
 Registro de Funcionamiento
 Inscripción al Régimen de Seguridad Social
 Inscripción a Caja de Compensación Familiar
Como legalizar una Sociedad Anónima o Limitada

PASO 1 - Documentos requeridos:

1. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad

inversionista, expedido por el funcionario competente del domicilio de la
sociedad. En caso de tratarse de una persona natural, deberá hacerse
llegar una copia del pasaporte.
2. Poder autorizando a un abogado o persona natural para actuar en
nombre del inversionista.
3. Definir los estatutos de la sociedad que va a ser constituida.

PASO 2 - Protocolizar el contrato en escritura pública:

Estatutos de la Sociedad:

1. Nombre y domicilio de los accionistas o socios.

2. Clase de sociedad que se constituye y su nombre.
3. Domicilio de la sociedad y de las sucursales si hubiere.
4. Objeto social.
5. Capital de la sociedad y valor nominal de las acciones/cuotas.
6. Nombre del representante legal de la sociedad y su suplente, incluyendo
sus atribuciones y limitaciones. Cuando la sociedad tenga por objeto
explotar, dirigir o administrar un servicio público o una actividad
declarada por el Estado como de interés para la seguridad nacional, el
representante legal deberá ser ciudadano colombiano.
7. Nombre de los miembros de la junta directiva (al menos tres) y sus
suplentes, incluyendo sus obligaciones.
8. Nombre del revisor fiscal y un suplente. La ley autoriza que se nombre a
una firma auditora la cual deberá designar a la persona que ejercerá el
cargo de revisor fiscal y su suplente.
9. Término de duración de la sociedad y las causales de disolución
anticipada de la misma.
10. La época y forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios
en sesiones ordinarias o extraordinarias, así como la manera de
deliberar y decidir sobre los asuntos de su competencia.
11. Las fechas en que se deben preparar los estados financieros.
12. La forma en que se deben distribuir los beneficios sociales con
indicación de las reservas que deben hacerse.
13. La forma de hacer la liquidación de la sociedad, una vez disuelta.
14. La forma en que los asociados y los administradores sociales,
resolverán sus eventuales diferencias.
La firma de la escritura pública de constitución genera el pago de derechos
notariales que oscilan entre 2,5% y 3% del valor del capital aportado. Para mayor
información sobre la escritura pública por favor visitar la página web de e-
regulations.org.

PASO 3 - Obtención del NIT o RUT para los accionistas extranjeros:

1. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad

inversionista, expedido por el funcionario competente del domicilio de la
sociedad. En caso de tratarse de una persona natural, deberá hacerse
llegar una copia del pasaporte.
2. Poder autorizando a un abogado o persona natural para actuar en
nombre del inversionista.

Una vez que los estatutos de la empresa de constitución se formalizaron mediante

escritura pública, es necesario registrar la empresa ante la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales (DIAN). El documento resultante de este registro se conoce
como un "pre-RUT". Este documento se solicita a través de Internet, mediante el
siguiente procedimiento:

1. Inicie la sesión en la página web de la DIAN (www.dian.gov.co).

2. Ir a la petición de enlace RUT: "Solicitud de RUT".
3. Ir a la inscripción de RUT-nuevos comerciantes enlace ("inscripción RUT
- Nuevos comerciantes") para las empresas que todavía no tienen un
NIT y que requieren un registro de empresas.
4. Complete la información requerida por el formulario.
5. Imprima dos formas: Una vez impresas las dos formas, deben firmarse
por el representante legal de la empresa. El representante legal debe
presentarse personalmente a comparecer ante un Notario Público.

El original de este documento “Pre-RUT”, firmado personalmente ante un Notario

Público por el representante legal de la empresa o apoderado, deberá adjuntarse
a la documentación que debe presentarse para el registro de la empresa en la
Cámara de Comercio de la ciudad donde la empresa se establezca. Para mayor
información sobre el "Pre-RUT" favor visite la página de e-regulations.org.

PASO 4 - Obtener las cartas de aceptación de los cargos de la sociedad o

sucursal:

Deberán obtenerse cartas de aceptación al cargo de las personas nombradas en

los estatutos de la compañía, como es el caso del representante legal y su
suplente, los miembros principales y suplentes de la junta directiva y el revisor
fiscal y su suplente, cuando haya lugar a cada nombramiento. Dichas cartas
deben incluir el nombre completo de la persona que acepta el cargo, el cargo, el
tipo documento y número de identificación de la persona y su firma.

PASO 5 – Inscripción en la Cámara de Comercio

La escritura pública de constitución, las cartas de aceptación, el NIT de los

inversionistas extranjeros, y el formulario adicional para fines tributarios (RUT y
NIT si es el caso) diligenciado indicando los impuestos a los que la compañía
estará sujeta, deberán inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la
compañía. Para ello debe diligenciarse el formulario de matrícula mercantil. Dicha
entidad expedirá un certificado de existencia y representación legal de la
compañía.

La inscripción en la Cámara de Comercio está sujeta al pago del impuesto de

registro equivalente al 0,7% del monto del capital de la compañía, y al pago de
derechos de matrícula mercantil por un valor de entre USD 13,5 y USD 669
dependiendo del capital.

Dicha inscripción debe renovarse anualmente ante la misma entidad, lo cual tiene
un valor de entre USD 13,5 y USD 669 dependiendo del capital.

PASO 6 - Registrar los libros de la compañía en la Cámara de Comercio.

Toda sociedad deberá tener los libros corporativos y de contabilidad. Entre los
libros que se deben registrar se encuentran los siguientes:

1. Libro de registro de accionistas.

2. Libro de actas de la asamblea general de accionistas o de la junta de
socios.
3. Libro de actas de la junta directiva.
4. Libro diario.
5. Libro mayor de balance.
6. Libro de inventarios

PASO 7 - Abrir una cuenta bancaria en la entidad de su elección.

Toda compañía debe abrir una cuenta a su nombre en una entidad

bancaria. En esta cuenta se hará el depósito del capital por parte de los
inversionistas.

Para información sobre las entidades financieras en Colombia puede

visitar la página de la Superintendencia Financiera.

PASO 8 - Registrar la inversión extranjera en el Banco de la

República.

Una vez efectuada la inversión, es decir una vez se cubra el capital

asignado a la compañía, y posteriormente en cada aumento del mismo,
deberá efectuarse el registro de la inversión extranjera ante el Banco de
la República. El procedimiento de registro de la inversión varía
dependiendo del tipo de sociedad. Para información detallada sobre este
procedimiento consultar el procedimiento de cómo registrar la inversión.