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1.-Introducción.-
Antes de empezar con la lectura de este post , les recomiendo la lectura de su antecesor
titulado “La organización empresarial : definiciones ,evolución y escuelas organizativas”
.También recomiendo la lectura del post “El cambio estructural : las Formas
Organizativas, el Organigrama, sus tipos, ejemplos y recomendaciones para su diseño”
Descarga sistema_subsistemas
En lo que respecta a la organización en cuanto a estructura, hay que considerar que de la
misma manera en que es muy difícil que dos humanos sean completamente iguales, lo
mismo sucede en las empresas. Una empresa no necesariamente se parece a otra
aunque estén enmarcadas en el mismo sector y empleen igual tecnología de producción e
incluso similar estructura productiva. Siempre existirán factores diferenciadores, no solo en
el orden técnico-productivo, sino también en el orden social en cuanto a composición de la
fuerza de trabajo, nivel de pertenencia y motivación, nivel de calificación, relación con los
directivos, etc. De igual modo pueden existir diferencias de índole cuantitativas, respecto a
número de trabajadores, nivel de venta, utilidad, estructura de los activos, cuota de
mercado, entre otros.
Estas y otras diferencias determinan que a pesar de existir principios básicos para definir
la estructura organizativa de las empresas, así como estructuras típicas, la estructura de
dirección, de cargos, de funciones y la estructura por áreas, departamentos, divisiones,
gerencias, etc, estarán en dependencia de las características, complejidad y condiciones
de cada empresa.
saber:
1ª.-El núcleo de operaciones de la organización abarca a aquellos miembros (los operarios)
que realizan el trabajo básico directamente relacionado con la producción de productos y
servicios. Los operarios desarrollan las siguientes cuatro funciones principales:
1.Asegurar los inputs para la producción (compras, recepción)
2.Transformar los inputs en outputs ( fabricacion)
3.Distribuir los outputs(ventas,distribución)
4.Proporcionar un apoyo directo a las funciones de input, transformación y output (
mantenimiento, almacenes)
Dado que es este núcleo de operaciones lo que intentan proteger las demás partes de la
organización, suele ser ahí precisamente donde la normalizacion se aplica en mayor
profundidad. El núcleo de operaciones constituye el centro de toda la organización.
2ª.-El ápice estratégico abarca a todas las personas encargadas de una responsabilidad
general de la organización: el director general y los demás directivos de nivel superior
cuyas preocupaciones sean de carácter global, incluidos quienes les asistan directamente
como secretarias, adjuntos,etc. El ápice estratégico se ocupa de que la organización
cumpla efectivamente con su misión y de que satisfaga los intereses de las personas que
controlan o tienen algún poder sobre la organización. Ello implica tres conjuntos de
obligaciones, a saber:
o La supervisión directa, que implica velar porque toda la organización funcione
debidamente como una unidad integrada.
o La gestión de las condiciones, en los limites de la organización. Esto es, sus relaciones
con el entorno, como portavoces, negociadores, representantes,etc.
o El desarrollo de la estrategia de la organización, buscando llevar a cabo la misión de la
organización, intentando incluso, en algunos casos, cambiar dicha misión.
3ª.-La linea media es el vinculo de unión del ápice estratégico con el núcleo de
operaciones mediante la cadena de directivos de la linea media, provistos de autoridad
formal. Dicha cadena de mando pasa de los directivos superiores, situados justo debajo
del ápice estratégico, hasta los supervisores de primera linea(por ejemplo. Los jefes de
taller) , que ejercen una autoridad directa sobre los operarios, constituyendo el mecanismo
de coordinación que denominamos supervisión directa.
No obstante, el directivo medio, al igual que el superior, no puede limitarse a la supervisión
directa. Tiene también que gestionar una serie de condiciones en los limites, condiciones
horizontales relacionadas con el entorno de su unidad, que puede abarcar otras unidades
dentro de la organización total, así como otros grupos exteriores (analistas, asesores de
fuera, staff de apoyo, otros directivos de la linea media).
4ª.-La tecnoestructura en la cual se sitúan los analistas, así como su personal
administrativo que sirven a la organización afectando el trabajo ajeno. La tecnoestructura
solo resulta efectiva cuando puede recurrir a técnicas analíticas para hacer mas efectivo el
trabajo ajeno, suponiendo un compromiso implícito de cambio , de perpetuar mejoras en
continuidad. La organización perfectamente estable no necesita Tecnoestructura alguna.
Los analistas que la componen estudiaran la adaptación , el cambio de la organización, en
función de la evolución del entorno, y también habrá otros que estudiaran el control , la
estabilización y la normalizacion de las pautas de actividad en la organización. Estos
analistas de control de la Tecnoestructura sirven para afianzar la normalizacion en la
organización. Lo cual reduce la necesidad de supervisión directa, capacitando al personal
administrativo para ocuparse de lo que antes hacia el directivo.
Aparte de los analistas del cambio, distinguimos tres tipos de analistas de control, que
corresponden a tres formas de normalizacion, a saber:
—los analistas de estudios de trabajo , que normalizan los procesos de trabajo(ingenieros
industriales)
– los analistas de planificación y control (por ejemplo: los planificadores a largo plazo, los
analistas de métodos y tiempos, etc.)
En una organización plenamente desarrollada la Tecnoestructura puede funcionar en toda
la escala jerárquica. En los niveles inferiores de la empresa de fabricacion, los analistas
normalizan el flujo de trabajo de operaciones programando la producción, llevando a cabo
estudios de métodos y tiempos sobre el trabajo de los operarios, e instaurando sistemas
de control de calidad.
En los niveles intermedios, intentan normalizar el trabajo intelectual de la organización, por
ejemplo: formando a los directivos medios y realizando estudios de investigación de
operaciones sobre las tareas informativas.
Al nivel del ápice estratégico, se harán cargo del diseño de sistemas de planificación
estratégica y desarrollaran sistemas financieros y cuadros de mando para controlar los
objetivos de las unidades principales.
Así pues, los analistas dedicaran mucho de su tiempo a la comunicación informal.
5ª.-El staff de apoyo consiste en personal que forma parte de unidades especializadas,
cuya función es proporcionar un apoyo a la organización fuera del flujo de trabajo de
operaciones. Estas unidades de apoyo son claramente distintas de la Tecnoestructura, ya
que no se preocupan por la normalizacion y no pueden verse del todo como asesores,
aunque a veces si lo sean, sino que tienen una serie de funciones determinadas que
desempeñar. Gran parte de los servicios que ofrecen podrían adquirirse de proveedores
externos, pero la organización opta por proporcionarlos ella misma( p.e. El servicio de
limpieza, la cantina, el servicio de seguridad, etc.).Esto es así para reducir la incertidumbre
dentro de la organizacion y controlar los propios asuntos.
Muchas veces las unidades de apoyo constituyen microorganizaciones, incluso
disponiendo de su propio núcleo de operaciones ( p.e., taller de prototipos). Estas
unidades toman recursos de la organización global, proporcionándole a cambio una serie
de servicios concretos, funcionando siempre independientemente del núcleo de
operaciones. Por ejemplo, el servicio de mantenimiento, sera un servicio directo y parte
integrante del núcleo de operaciones , en cambio la cantina quedara separada de dicho
núcleo como unidad de apoyo.
Las unidades de apoyo pueden hallarse en distintos niveles jerárquicos, según quienes
reciban sus servicios. Normalmente, las relaciones publicas y el asesoramiento jurídico
ocupan posiciones elevadas, dado que suelen servir directamente al ápice estratégico. En
los niveles intermedios encontramos las unidades que se dedican a la determinación de
precios, la investigación y el desarrollo, etc. En los niveles inferiores encontramos la
cantina, el reparto del correo, la recepción y la oficina de pagos, por ejemplo.
En síntesis, la estructura de la organización se compone de diferentes elementos que pueden
ser agrupados de la forma siguiente.
1.- Componentes principales o partes básicas , que agrupan procesos ( funciones ),
actividades y tareas.
2.- Unidades organizativas o centros que desarrollan actividades diferenciadas.
3.- Relaciones formales e informales que conectan o comunican, según la naturaleza de
sus papeles, a las personas y grupos que integran la organización. Relaciones que
constituyen el sistema de flujos, que a continuación estudiaremos.
Asimismo, las cinco partes principales explicativas de las funciones organizativas básicas
son, en resumen y por lo expresado anteriormente :
1. ALTA DIRECCION:Conjunto que representa el papel de la dirección general de la
empresa o la función del empresario.
2. DIRECCION INTERMEDIA: Conjunto que representa el papel de los mandos
intermedios o de los ejecutivos o directivos de la linea jerárquica de la empresa.
3. BASE OPERATIVA: Conjunto que recoge los centros operativos de la empresa y el
grupo de personal ( técnicos y trabajadores ) que están directamente relacionados con
la producción y venta de los bienes y servicios.
4. TECNOESTRUCTURA: Conjunto que representa el papel de los analistas,
especialistas o expertos en las distintas funciones de la dirección y de la explotación
económica de la empresa.
5. ESTRUCTURA DE APOYO: Conjunto que integra el papel de los centros y de los
expertos que apoyan logisticamente y asesoran el desarrollo de las actividades
básicas y funciones directivas de la empresa.
que nos puede indicar puntos utiles aunque oculte otros. Por
tanto, aunque el organigrama no nos muestre las relaciones informales,
proporciona una fiel representación de la división del trabajo, permitiéndonos
ver en una rápida ojeada las posiciones existentes dentro de la organización ( niveles
jerárquicos),como se agrupan estas en unidades ( departamentos) y como fluye entre ellas
la autoridad formal ( linea de mando o apoyo) con su supervisión directa o indirecta.
Constituye de hecho el esqueleto de la organización o flujo de autoridad formal de la
misma, que estructura básicamente la organización.
Es interesante realizar una superposición del organigrama con la configuración básica de los
cinco sistemas de coordinación mencionados anteriormente, de manera que se vislumbra la
organización superpuesta a una red o sistema de flujos regulados., los cuales se muestran en
el gráfico como una red de flujos de materiales de trabajo, de información y de procesos de
decisión, ademas de las relaciones jerárquicas o de apoyo existentes en la organización,
identificándose cinco flujos claramente diferenciados, cuyas representaciones solo en parte
aparecen en los organigramas, aunque si se recogen en los manuales de organización de
las empresas.
Seguidamente , para su comprensión, incluimos una representación power point donde se
comprueba la superposición mencionada.
Descarga superposicion_flujos
1.- Flujos de trabajo de operaciones.-
Es el que atraviesa la base o núcleo de operaciones y que aparece en forma simplificada
con flechas en la zona inferior del gráfico, las cuales corresponden a las funciones de
input, proceso y output de las operaciones de transformación, tratándose de una
organización industrial o de fabricacion.
Los flujos de trabajo de operaciones abarcan los movimientos de los materiales y de la
información en muchas combinaciones distintas. En las empresas de servicios el material
que se transforma es la información que fluye en forma de documentos. Por ejemplo, en
una empresa de seguros se reciben solicitudes que se analizan, se confeccionan pólizas y
se facturan por primas que se cursan. A veces, el mismo cliente es objeto del flujo de
trabajo, como sucede en una clínica o en un centro de estética o peluquería.
Este flujo regulado de trabajo del núcleo de operaciones y con sus mismas peculiaridades
puede producirse en otros niveles de la jerarquía.
2.- Flujos de control regulados(Verticales).-
Serán aquellos involucrados con la información y toma de decisiones, y que regulan los
flujos verticales que suben y bajan desde la base de operaciones, atravesando la cadena
de autoridad.
Estos flujos verticales de control reglado aparecen como vías que suben y bajan por la
linea media. El flujo ascendente es la información de “ feed-back2 o retroalimentacion,
respecto al trabajo de operaciones, correspondiendo el descendente a las ordenes e
instrucciones de trabajo. Ademas, hay que considerar en cada nivel jerárquico, la
existencia de un rol de decisiones de los directivos medios del sistema de control.
Así tenemos que las ordenes e instrucciones van transmitiéndose en sentido descendente
a partir del núcleo de alta dirección o de un puesto de linea media de mando,
elaborándose a medida que van bajando de nivel jerárquico.
El sistema de control ascendente existe como sistema de información directa, que recopila
y clasifica datos sobre el rendimiento a partir de la base de operaciones. A medida que la
información atraviesa cada nivel de la jerarquía, se van agregando datos, hasta alcanzar
finalmente el núcleo de alta dirección o estratégico, en forma de un resumen aproximado
del rendimiento global de la organización,como cuadro de mando integrado de la misma.
El sistema de control regulado de la organización comprende también la definición de los
tipos de decisiones que pueden tomarse en cada nivel jerárquico, lo cual representa de
hecho la división vertical de la labor de toma de decisiones.
Cuando combinamos esta acción de la división vertical del trabajo de la toma de
decisiones con la de los flujos regulados de información agregada, en sentido ascendente
en la jerarquía y de las ordenes elaboradas en sentido descendente, descubrimos que los
directivos de distintos niveles pueden interrumpir dichos flujos para tomar decisiones
adecuadas para su nivel . Las ordenes que bajan de la jerarquía pueden detenerse en
determinado nivel y recibir un tratamiento determinado.
Por otra parte, la información sobre excepciones o situaciones de decisiones que no
pueden tratarse en un nivel determinado, va subiendo por la escala jerárquica , hasta
llegar a manos de un directivo con la suficiente autoridad formal como para poder efectuar
la gestión debida.
3.-Flujos de información, apoyo o staff(Horizontales).-
El tercer aspecto del sistema de control es el flujo de comunicación entre linea y staff, algo
que consiste en proporcionar la información y asesoramiento del personal de apoyo a las
decisiones de la linea de mando. Dichos flujos aparecen en sentido horizontal, entre
directivos de linea, en medio y entre el staff de apoyo y el de análisis de la tecnoestructura
en ambos lados del gráfico E.T.E. representado.
Suele ser la tecnoestructura , en especial los contables, los que diseñan y ponen en
funcionamiento el sistema de información para los directivos de linea. Por otra parte,
determinados grupos de staff se especializan en la recopilación de información de
inteligencia para dichos directivos, es decir, información externa a la organización,
proveniente del entorno.
4.-Flujos de comunicación informales.-
Estos flujos suceden tanto en sentido vertical como horizontal , de muy difícil
representación, y que pueden concebirse como una serie de vías de comunicación
informales, conectadas por centros neurálgicos formados por individuos situados en las
encrucijadas entre distintas vías de información. Estos individuos recopilan información de
distintas vías y la transmiten selectivamente a otras.
Es una realidad en cualquier organización la existencia de centros de poder carentes de
reconocimiento oficial, los cuales se basan en la adaptación mutua como mecanismo de
coordinación , en lugar de la supervisión directa o de la normalizacion.
Los directivos de todo tipo se inclinan mas por las vías verbales del sistema informal que
por los documentos protocolarios, aparte de comunicarse muchísimo fuera de la cadena
de autoridad formal, ya que, para ellos, las vías controladas formales son a menudo
demasiado lentas y de escasa confianza. Ademas, la gente necesita relacionarse como
seres humanos , tanto por razones de amistad como par descargar tensión.
Así tenemos que determinados especialistas del staff se encuentran en la situación de
centro neuralgico de información, debido a su acceso a una amplia gama de directivos de
lineas de distintos niveles jerárquicos. Otros adoptan este papel gracias a su condición de “
porteros” que controlan la entrada de importante información externa a la organización,
como sucede con la recepcionista de una empresa.
Por ultimo, los propios directivos tienen una función de centro neuralgico, dado que se
sitúan no solo en l flujo vertical de información, sino también en el horizontal, entre los
analistas tecnologías , el satanás de apoyo, los demás directivos y las personas del
exterior de la empresa.
5.- Flujos de agrupaciones de trabajo.-
Se basan en que, a menudo, la organización adopta la forma de un conjunto de
agrupaciones de trabajo de exclusivos círculos prácticamente independientes , con
individuos que intentan tomar decisiones adecuadas a su particular nivel jerárquico.
Normalmente, las personas de las organizaciones suelen trabajar en grupos exclusivos,
pequeños círculos de compañeros basados en relaciones que, sobre todo en los niveles
inferiores, se forman de acuerdo con la especialización funcional del flujo de trabajo,
mientras que en los niveles directivos suelen abarcar distintas especialidades y funciones.
Cuando las personas trabajan en estrecha colaboración y comparten una serie de
intereses comunes , se comunican extensa e informalmente entre si en grupos exclusivos.
Estos grupo o agrupaciones de trabajo están ligeramente acoplados, cabiendo suponer
que cada grupo informalmente se responsabiliza de una serie de decisiones determinadas
dentro de la organización, produciéndose, por tanto, una gran proporción de la
comunicación informal y de la toma de decisiones de la organización, en el seno de estas
agrupaciones, efectuando los mencionados centros neuralgicos mucha de la comunicación
entre ellas y recopilando los porteros o núcleos cognoscitivos gran parte de la información
externa.
Las agrupaciones de trabajo oscilan entre lo formal y lo informal, entre grupos de trabajo
que figuran como unidades claramente diferenciadas en el organigrama, y grupos
constituidos de modo informal al reunirse individuos de unidades distintas para formular
decisiones de cierto tipo. Por ejemplo, esto sucede cuando los investigadores , los
diseñadores y los jefes de producción y de ventas tienen que planificar juntos el
lanzamiento de nuevos productos, en cuyo caso, este grupo podría ser semi-formal si se
nombrara oficialmente como comité permanente.
Es de esperar que la mayoría de las agrupaciones de trabajo de la base operativa
correspondan al flujo de trabajo, quedando reflejada como unidades formales en el
organigrama.
Paralelamente, es de esperar el encontrar en el staff de apoyo una correspondencia
directa entre muchas de las unidades formales y las agrupaciones de trabajo,
constituyendo cada unidad de apoyo una agrupación con un estrecho acoplamiento
interno, pero ligeramente acoplada con el resto de la organización. Por ejemplo, la cantina
o el departamento de relaciones publicas o el centro de atención a los clientes ,
proporcionan servicios concretos y dentro del a propia organización formal.
En cuanto a la tecnoestructura y a la linea media, se puede suponer que contrariamente
las agrupaciones de trabajo serán menos formales, atravesando a menudo las fronteras
oficiales entre distintos departamentos. Los analistas realizan su trabajo modificando el de
los demás, por lo que tienen que formar agrupaciones con otros, particularmente con
directivos de linea, a fin de llevar a cabo dichos cambios. Los directivos de linea , por su
parte, participan en complejos conjuntos de relaciones , en realidad son agrupaciones de
trabajo, no solo con los analistas, sino también con determinados miembros del staff de
apoyo y con directivos de otras unidades.
Así tendremos , por ejemplo, una agrupación de nuevos productos , en la que participan
analistas, miembros del staff de apoyo y directivos de marketing de linea directa, ademas
de los ingenieros del departamento de investigación y desarrollo.
Otro ejemplo es la agrupación de administración de la producción, encargada de
programar la producción, normalizar el trabajo de fabricacion y hacer frente a los
problemas que surjan en la fabrica, abarcando a a analistas y supervisores de producción
de primera linea.
Por ultimo, hay dos agrupaciones de trabajo conectadas con la alta dirección, la
agrupación de finanzas, que enlaza a los altos directivos con los miembros del staff
financiero, mientras que la agrupación de planificación estratégica vincula a los altos
directivos con algunos miembros del consejo de dirección y con los analistas de alto nivel
dentro de la tecnoestructura.
En resumen , podemos considerar un conjunto de flujos de trabajo que pueden