2016

MANUAL DE PAGOS
A PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS

GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

CORPORACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO COMUNITARIO
DE LA COSTA ATLANTICA
 Fecha: 31/10/2016
GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Código: GP-PP-M1
MANUAL PARA EL PAGO A PROVEEDORES
Versión: 1

1. Objetivo.

Establecer las pautas que permitan un pago oportuno a los proveedores o

prestadores de servicios a través de políticas de pago.

2. Alcance.

Desde la recepción de los soportes de las acreencias, programación de los pagos y

termina con el documento de comprobante de egreso

3. Responsable.

o Asistente administrativo y/o auxiliare contable.

o Área Financiera.
o Pagaduría.
o Talento humano.
o Área Logística.

4. Definiciones.

- Pasivo: Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones

contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su
actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios.
- Proveedor: es la persona que surte a otras empresas con existencias
necesarias para el desarrollo de la actividad.
- Prestación de servicio: Una prestación puede ser el servicio convenido en
un acuerdo o exigido por una autoridad. Lo habitual es que la prestación esté
estipulada mediante un contrato que impone derechos y obligaciones.
- Documento equivalente: El documento equivalente a la factura, es aquel
documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones
económicas realizadas con no Obligados a facturar.
- Factura: título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y
entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. (artículo 773 del
código de comercio colombiano)

1
 Fecha: 31/10/2016
GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Código: GP-PP-M1
MANUAL PARA EL PAGO A PROVEEDORES
Versión: 1

5. Normatividad aplicable.

- Código de comercio colombiano.

- Estatuto tributario colombiano.
- Código sustantivo del trabajo.

6. Disposiciones Generales de Pago a Proveedores.

La corporación COINCCA, comprometida con la eficiencia y eficacia de sus

procesos, ha establecido disposiciones estratégicas encaminadas al pago a tiempo
de las posibles obligaciones a adquirir con los proveedores y/o contratistas, las
cuales se establecen a continuación:

 Factura de proveedor un mes como máximo para su pago.

 La recepción de la factura se hará inmediatamente ocurriere el hecho que la
genero.
 Solo se recibirá en sede principal y en original, las que se han enviadas por
correo electrónico solo se tendrán en cuenta para fines informativos, para
efectuar el pago debe de aportar la original.
 Las cuentas de cobro o facturas deberán llegar con todos los soportes, los
cuales se describen a continuación:

PROVEEDORES PRESTADORES DE SERVICIO

 Orden de compra  Contrato (única vez)

 Factura (requisitos tributarios)  Copia de Rut (única vez)
 Copia de Rut (primera vez)  Copia de Cedula (única vez)
 Cámara de comercio  Pago de seguridad social (40%
(Actualizada a la fecha) con respecto al ingreso base de
 Para pagos electrónicos o cotización)
abono a cuenta (certificación  Para pagos electrónicos o abono
bancaria.) a cuenta (certificación bancaria)
 factura o documento equivalente
 Informe de las actividades
realizadas.
Tabla 1.

2
 Fecha: 31/10/2016
GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Código: GP-PP-M1
MANUAL PARA EL PAGO A PROVEEDORES
Versión: 1

 Quienes no cumplan estos requisitos serán devueltas, para su subsanación

y continuidad del proceso.

7. Actividades.

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO

Recepcionar el De lunes a
Recepción de pago
documento, con viernes
de factura o Auxiliar
1 sus respectivos 8 am -12 pm
documento Administrativo
soportes 2 pm – 6 pm
equivalente.

Validar el tipo
de pago a
realizar, los
Seguido a la
cuales difiere
recepción de
Validar tipo de pago a entre Auxiliar
2 la
realizar. proveedores y Administrativo
documentaci
contratistas,
ón
según la
documentación
entregada.
Se procede a
revisar que se
cumplan con los Seguido a la
Revisión de los
requisitos para recepción de
soportes de las Auxiliar
3 legalización de la
facturas o documento Administrativo
cuentas, de no documentaci
equivalente.
cumplirlos serán ón
devueltos. (ver
tabla 1)
Se entregan las
Seguido a la
cuentas por
recepción de
Entrega de facturas pagar y Auxiliar
4 la
al área financiera soportes físicos Administrativo
documentaci
al área
ón
financiera.

3
 Fecha: 31/10/2016
GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Código: GP-PP-M1
MANUAL PARA EL PAGO A PROVEEDORES
Versión: 1

Pagaduría Máximo 30
generara la días
orden de pago calendario
Generar orden de (efectivo, desde la
5 cheque, Área Financiera
pago recepción de
consignación, la factura y/o
transacción cuenta de
electrónica). cobro
Sello de
cancelado,
Inmediatam
comprobante de
Realizar pago. ente se
6 egreso, Pagaduría
Soporte de pago proceda al
consignación o
pago
soporte de pago
electrónico.
Guardar en
orden
Inmediatam
cronológico
Auxiliar ente se
7 Archivar todos los pagos
Administrativo proceda al
efectuados con
pago
sus respectivos
soportes.

4
 Fecha: 31/10/2016
GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Código: GP-PP-M1
MANUAL PARA EL PAGO A PROVEEDORES
Versión: 1

8. Flujo de Procesos.

INCIO

Recepción de
facturas o
documento
equivalente

Verificar con talento

No Si humano el No
¿pago a ¿Pago a cumplimiento de las ¿Cumplimiento
proveedores? contratistas? obligaciones contractual?
contractuales de los
Si No contratistas Si
Nueva emisión de
facturas o
Verificar con el área Remitir factura o
Factura con sello de documentos
de logística, la documento
recibido equivalentes del
entrega a equivalente a proveedor o
satisfacción del contabilidad contratista
pedido realizado

Devolución de
No facturas o
¿pedido documentos
verificado? equivalentes al
proveedor o
Si contratista

Revisión de
Soportes de
facturas o
documentos Generación de
Orden de pago
equivalentes orden de pago por
parte de pagaduria

No Comprobante de
¿Cumplimiento egreso,
de requisitos? consignación,
Realizar pago transferencia
Si electronica

Entregar facturas o
documentos
equivalentes al área Medio Almacenamient
Archivar
financiera magnético o físico
documentación de
(Software (carpetas y/o
pago
Triden) AZ´s

Fin

5

GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
MANUAL PARA EL PAGO A PROVEEDORES
9. Anexo.
N° TIPO DE AGENTE
1 PROVEEDOR
2 PROVEEDOR
3 PROVEEDOR
4 PROVEEDOR
5 PROVEEDOR
6 PRESTADORES DE SERVICIO
7 PRESTADORES DE SERVICIO
8 PRESTADORES DE SERVICIO
9 PRESTADORES DE SERVICIO
10 PRESTADORES DE SERVICIO
11 PRESTADORES DE SERVICIO
12 PRESTADORES DE SERVICIO
OBSERVACIONES:
Fecha: 31/10/2016
Código: GP-PP-M1
Versión: 1
GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Fecha: 31/10/2016
PAGO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Código: GP-PP-F1
LISTA DE CHEQUEO Versión: 1
CUMPLIMIENTO
DOCUMENTACIÓN A VERIFICAR
SI NO
Orden de compra
Factura (requisitos tributarios)
Copia de Rut (primera vez)
Cámara de comercio (Actualizada a la fecha)
Para pagos electrónicos o abono a cuenta
Contrato (única vez)
Copia de Rut (única vez)
Copia de Cedula (única vez)
Pago de seguridad social (40% con respecto al
ingreso base de cotización)
Para pagos electrónicos o abono a cuenta
(certificación bancaria)
Factura o documento equivalente
Informe de las actividades realizadas.