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Aprovisionamiento
ADMINISTRACIÓN I
Aprovisionamiento 1/1
Universidad Católica Argentina
Facultad de Ciencias Sociales y Económicas
Cátedra de Administración I
INDICE:
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE ........................................................................ 3
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE APROVISONAMIENTO ................... 3
¿Qué se compra?............................................................................................................. 3
¿Qué importancia tendrá el Departamento de Compras?................................................ 4
EVOLUCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS De la
descentralización a la centralización............................................................... 5
Compras por Internet ....................................................................................................... 6
La venta a empresas. Diferencias con las ventas minoristas. .......................................... 7
Diferencias entre el mercado de negocios (venta a empresas) y el
mercado de consumo (venta al público):...........................................................................8
Mercados institucionales y gubernamentales................................................................. 11
Leasing........................................................................................................................... 12
Tipos de Leasing..............................................................................................................13
PROCESO DE COMPRAS ............................................................................... 14
Cuadro de las relaciones básicas entre el comprador y el proveedor ..............................14
Selección de proveedores y desarrollo de proveedores:..................................................15
Situaciones de compra................................................................................................... 15
Tipos de compras........................................................................................................... 17
Participantes en las compras en empresas.................................................................... 18
Etapas del proceso de compras ..................................................................................... 19
ALMACENES:................................................................................................... 21
Política de inventarios: ................................................................................................... 21
Clasificación ABC........................................................................................................... 23
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS: .................................................................... 24
Presupuesto de compras ............................................................................................... 24
Determinación del lote de compra – Sistemas tradicionales ...........................................25
Planeamiento de la Producción (M.R.P. Material Requirements Planning).................... 25
Comparación del MRP con los sistemas tradicionales de planificación de
la producción ...................................................................................................................28
Demanda Independiente ..................................................................................................29
Demanda Dependiente.....................................................................................................29
Lead Time........................................................................................................................30
NORMAS ISO 9000........................................................................................... 30
Significado actual de la gestión de la calidad- Qué es la calidad? ................................. 31
Desde el control de calidad hasta la gestión de la calidad total.......................................33
Panorama de las normas más importantes de gestión de la calidad ................................35
Introducción en la empresa de las normas ISO.............................................................. 36
PREGUNTAS DE REPASO Y RELACIÓN:...................................................... 37
BIBLIOGRAFÍA:................................................................................................ 38
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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
El presente Capítulo tiene por finalidad transmitir al lector los conceptos básicos
del funcionamiento del Departamento de Compras, brindando un panorama de las
herramientas más utilizadas y de los procesos relacionados con las gestiones de
compras en las Organizaciones, utilizando un lenguaje claro y sencillo.
Al finalizar la lectura el lector podrá comprender la importancia del sector en el
funcionamiento total de la empresa y la repercusión de su desempeño en la
sociedad.
Esto le permitirá contar con los elementos necesarios para iniciar un estudio más
profundo del tema.
¿Qué se compra?
• MATERIAS PRIMAS: comprende todo el material básico sin procesar o
con mínimos grados de elaboración, que va a formar parte del producto
terminado.
• INSUMOS NO PRODUCTIVOS: forman parte del producto terminado
pero no son transformados.
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Dependerá:
• De la actividad de la empresa.
• Del volumen y tipo de compras.
• De las costumbres del ramo – si es de uso habitual que el proveedor
tenga stock o no.
• De la ubicación geográfica –a mayor distancia mayor será el volumen de
cada compra, para minimizar los gastos de transporte y no retrasar el
aprovisionamiento de bienes.
La estructura del Departamento de Compras de una empresa que
fabrica y tiene que comprar 1000 items diferentes, será mucho
mayor que el de una compañía de seguros que solo comprará
artículos de librería y contratará algunos servicios.
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Hoy en día se tiende a centralizar las compras por los siguientes motivos:
• Se consiguen ahorros sustanciales: Hay mayor poder de negociación al
comprar un mayor volumen.
• Disponibilidad de abastecimiento: Se necesita planear a largo plazo y
esto implica la necesidad de asegurar la disponibilidad de materiales
críticos.
• Uso efectivo del personal: se necesita compradores con mayor
especialización y habilidad.
• Compras por Internet: esta herramienta permite conocer las necesidades
de todas las plantas de una empresa y negociar directamente con los
fabricantes.
El grupo Dalmine Siderca está tendiendo a centralizar las compras de
bienes de capital tanto para su planta de Méjico, Argentina, Italia; todo
desde su sede en Italia.
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Leasing
El leasing es una herramienta financiera para la adquisición de equipamiento y
tecnología.
Según la ley 25248 es: El contrato mediante el cual el dador (banco o
sociedad de leasing) conviene transferir al tomador (empresa) la tenencia
de un bien cierto y determinado para su uso y goce, contra el pago de un
canon y le confiere una opción de compra por un precio.
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El tomador puede usar y gozar del bien objeto del leasing conforme a su
destino, pero no puede venderlo, gravarlo ni disponer de él.
Objeto. Pueden ser objeto del contrato cosas muebles e inmuebles, marcas,
patentes o modelos industriales y software.
Opción de compra: La opción de compra puede ejercerse por el tomador una
vez que haya pagado tres cuartas (3/4) partes del canon total estipulado, o
antes si así lo convinieran las partes.
Tipos de Leasing
Estos contratos tienden a ser más largos y más rígidos que los del leasing
operativo pero tienen como ventaja que permiten a la empresa elegir el
proveedor (y consecuentemente negociar el precio). Tienden a ser más
convenientes a nivel financiero ya que se puede pactar la tasa y el plazo y tiene
ventajas impositivas. Además se financia el 100% de la operación (incluyendo
los costos de importación) y permiten adaptar las cuotas a las posibilidades de
pagos a los ciclos de facturación de la empresa.
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PROCESO DE COMPRAS
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Calificación de Proveedores:
Cada vez se le da más importancia a la calificación de los proveedores, sobre
todo las empresas que tienen algún tipo de certificación (ISO 9000, 9001 etc.).
Se evalúa el precio pero también la calidad, la entrega, el servicio post venta.
Hay empresas que usan un sistema de punitorios para los proveedores que se
atrasan en las fecha límites fijadas para la entrega de la mercadería y. puede
hasta descartárselo como proveedor.
Situaciones de compra
• Recompra Directa: El departamento de compras repite pedidos de forma
rutinaria.
El comprador escoge entre los proveedores que aparecen en una “lista
aprobada”. Estos proveedores hacen un esfuerzo por mantener la calidad
de los productos y servicios y a menudo implementan un sistema
automático para reponer la mercadería y ahorrarle tiempo al comprador. Los
proveedores excluidos tratan de ofrecer algo nuevo o aprovechar la
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Tipos de compras
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Aprovisionamiento 18/18
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Comprobante que lo
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS
origina o avala
reconocimiento del problema: algún miembro
de la empresa reconoce un problema o
necesidad que se puede satisfacer comprando Verificación del presupuesto
un bien o servicio. Este reconocimiento puede de compras. Control de
provenir de un estímulo interno (la empresa Stock o solicitud de algún
necesita nuevos equipos o materiales) o externo sector.
(una feria de exposiciones, una publicidad, la
visita de un vendedor con productos mejores).
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Comprobante que lo
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS
origina o avala
búsqueda de proveedores: identificar a los
Selección de los
proveedores más apropiados. Para ello puede
proveedores a quienes se
buscar en las páginas amarillas o guía de la
invitará a cotizar
industria, por Internet o pedir recomendaciones a
(dependiendo del tipo de
otras empresas. El comprador calificará a los
material a comprar y del
potenciales proveedores (esto puede incluir que
rubro del proveedor).
visite las instalaciones del proveedor).
solicitud de propuestas: se invita a los Emisión del PEDIDO DE
proveedores calificados a que presenten COTIZACIÓN solicitando
propuestas. Se exigirá que presenten una oferta cantidad, calidad y plazo de
por escrito. entrega.
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ALMACENES:
Política de inventarios:
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Inventarios en tránsito
"Llenar" el sistema de
Artículos que están en las Reducción de costos de
distribución física para hacer
diferentes fases de transportes.
posible su funcionamiento.
producción y distribución.
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Clasificación ABC
Aprovisionamiento 23/23
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PLANIFICACIÓN DE COMPRAS:
Presupuesto de compras
La confección del presupuesto de compras tiene los siguientes pasos:
1. Confección del presupuesto COMERCIAL (define cuánto se
venderá).
2. Confección del presupuesto PRODUCCION (se verifica cuándo hay
que comenzar a fabricar y si se puede hacer en los tiempos y
cantidades solicitados por el sector Comercial).
3. Confección del presupuesto de COMPRAS: (intenta asegurar la
regularidad en el abastecimiento de insumos de producción para
mantener el nivel de existencias y a un costo mínimo).
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Es necesario especificar para cada item el tamaño del lote a comprar, esto es
la cantidad a comprar en cada compra.
Hay tres reglas para calcular el tamaño del lote:
• Lote fijo: se compra siempre la misma cantidad.
• Por Períodos Fijos: este sistema permite comprar diferentes cantidades
por cada O/C emitida.
• Lote para Lote: es un caso especial del Lote por Periodo Fijo.
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Demanda Independiente
Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de
decisiones ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de productos
terminados acostumbra a ser externa a la empresa en el sentido en que las
decisiones de los clientes no son controlables por la empresa (aunque sí
pueden ser influidas). También se clasificaría como demanda independiente la
correspondiente a piezas de recambio.
Demanda Dependiente
Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa, por
ejemplo aún si se pronostica una demanda de 100 coches para un mes
(demanda independiente) la Dirección puede determinar fabricar 120 unidades,
para lo que se precisarán 120 carburadores , 120 volantes, 600 ruedas, etc. La
demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de
la decisión tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches.
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Lead Time
Es el tiempo que transcurre desde que se emite la orden de compra al
proveedor hasta el momento de la recepción del material. Las especificaciones
del lead time de un item determinan el tiempo disponible para hacer llegar el
material al inventario, luego de que la orden de compra fue emitida. Si el lead
time es mayor que el que se necesita, el item puede llegar al inventario antes
de lo que era necesario y esto produce un incremento del costo de almacenaje.
Si en cambio el lead time es muy corto se corre el riesgo de quedar
desabastecidos, o que tener excesivos costos de expedición.
Las normas no son leyes, solo describen los elementos que debe contener un
sistema de gestión de la calidad. No indican cómo se los va a implementar en
la empresa. Deben ser entendidas como recomendaciones.
La serie ISO 9000 es aceptada actualmente en todo el mundo dado que son el
resultado del trabajo comunitario de círculos interesados que definen un patrón
para un comportamiento técnico correcto.
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Para poder ser competitivo y satisfacer las expectativas cada vez más
exigentes manteniendo una buena rentabilidad económica, las organizaciones
deben implementar sistemas cada vez más eficientes y efectivos, que
conduzcan a un mejoramiento continuo de la calidad y a una creciente
satisfacción de los clientes y de todos los sectores involucrados (clientes,
propietarios, subproveedores, etc.)
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La gestión de la calidad según las normas ISO 9000 tiene como objetivo
dominar los procesos, con un gasto mínimo en ensayos y que aseguren
productos perfectos.
El aseguramiento de la calidad, operado correcta y consecuentemente, permite
ahorrar muchas veces el monto de lo que cuesta implementarlo. Para
implementar una “política de calidad” la cúpula directiva debe estar convencida
de la necesidad e importancia, para luego transmitirla al plano operativo.
La serie ISO 90000 brinda pautas de cómo y con qué alcance deben estar
organizadas las actividades más importantes en una empresa bien
conducida. Lo que se busca es la prevención de fallas, en vez de la
eliminación de sus consecuencias. El objetivo es el trabajo sin fallas.
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La "serie principal" está conformada por cuatro normas, diseñadas para ser
usadas como un paquete integral para obtener los máximos beneficios:
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4. Compare las diferencias entre MRP y JIT (Justi in Time). ¿Cree que son
sistemas antagónicos? ¿Cuáles son las condiciones para su aplicación?
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BIBLIOGRAFÍA:
Aprovisionamiento 38/38