Implementación del teletrabajo en las organizaciones

Primera etapa:

Compromiso institucional

La implementación del teletrabajo en Bella Femme supone una transformación de fondo en la

organización desde sus formas de hacer hasta sus formas de evaluar.

El proyecto de adopción de esta modalidad laborar nos exige un liderazgo y la participación

de un equipo de trabajo coordinado, la utilización de recursos y la movilización hacia un
cambio cultural y de procedimientos, que no serán posibles de alcanzar si no existe una
voluntad clara de las directivas que respalde las acciones derivadas.

Paso 1. Acuerdo a nivel directivo

El proyecto avanzara en el proceso de adopción del teletrabajo teniendo en cuenta el apoyo

de la alta dirección. Para esto, es necesario que las áreas de Bella Femme presenten a los
líderes de la organización la propuesta y que ellos les den apoyo durante el proceso.

Paso 2. Conformación del equipo líder del proyecto de teletrabajo

Una vez que la dirección de Bella Femme se ha decidido por realizar el proyecto de
implementación de modelo de teletrabajo, es necesario la conformación del equipo que lidere
y represente las áreas de Recursos Humanos, Finanzas, Bienestar Social y del sindicato que
coordine el proceso. Las funciones que deberán cumplir radican en diseñar y acompañar el
proceso de implementación del modelo de teletrabajo y de sensibilizar a todas las instancias
de la organización sobre su alcance.

Paso 3. Formalización inicio del proyecto de teletrabajo

Se emitirá un comunicado a las distintas direcciones de la organización confirmado la

voluntad de realizar el proceso y la asignación de responsabilidades para su desarrollo.
Segunda etapa:

Planeación general

La implementación del teletrabajo requiere de una planificación que oriente las acciones
hacia el logro de los objetivos que se proponen, garantice los recursos necesarios y mitigue
los riesgos posibles para la organización y las partes interesadas.

Paso 1. Planeación general del proyecto

El equipo líder deberá definir la forma en que se adelantará el proyecto después de crear una
estructura al iniciar el proceso y recopilar información.

El objetivo que se propone la organización con el proyecto de teletrabajo es mejorar la

productividad, facilitar o evitar el desplazamiento de los trabajadores a la sede de la
organización, reducir el impacto de la alta rotación de los colaboradores, conciliar la vida
personal y laboral de los trabajadores, resolver los problemas organizacionales relacionados
con las jornadas o espacios de trabajo, ampliar la capacidad competitiva y operativa de la
organización y dar respuesta a una necesidad especifica que la organización haya
identificado.

Los pasos para seguir es crear un plan de acción, que tenga etapas y metas definidas para
cada proceso, acciones a desarrollar para poder lograr esas metas, cronograma y fechas
limites e indicadores de avances y resultados.

Debemos tener en cuenta la disponibilidad de recursos tecnológicos y organizacionales,

además de presupuestos de inversión para la adopción del modelo.

Algunos obstáculos que podría tener el proceso podrían ser las dificultades del trabajador
para adaptarse al modelo, los cuales deriven en atrasos en el cumplimiento de los objetivos y
por ende la baja en la productividad, amenazas o riesgos informáticos por la inadecuada
gestión de la información por parte del trabajador y pérdida del sentido de pertenencia del
trabajador respecto de la organización que impacte la calidad del trabajo o el compromiso con
el mismo.

Paso 2. Sensibilización general

La sensibilización general es un componente de preparación para el cambio que

experimentara Bella Femme, este deberá apoyarse en una estrategia de comunicación y en
una matriz de cambio que identifique los públicos objetivos en los distintos momentos del
proceso para así facilitar el avance y la gestión de cambios culturales y de procedimientos
que se requieren.

Considerando que la implementación del proyecto requiere de la participación de diferentes

áreas y niveles de la organización, es conveniente que, dar a conocer los objetivos del
proyecto y la metodología general a aquellas personas que estarán involucradas inicialmente
en la planeación, de esta manera se facilitará que comprendan la importancia de su aporte y
se comprometan con esta. Posteriormente, al iniciar la etapa de Pilotaje y Apropiación podrá
hacerse una divulgación masiva que ayude a generar el ambiente positivo y de cooperación
con las actividades que se van a desarrollar, ya sea de parte de los posibles teletrabajadores,
como de sus jefes y colegas. El trabajo de sensibilización es muy importante a nivel de los
líderes y jefes quienes deben ser conscientes de su responsabilidad en las decisiones sobre la
participación del área a su cargo y la orientación y apoyo que deben brindar para el desarrollo
del proyecto.

Tercera etapa:
Autoevaluación de la organización

Para poder implementar el teletrabajo dentro de la organización Belle Femme se debe tener
en cuenta la viabilidad y la metodología para adoptar este modela, la organización tendrá que
realizar un diagnóstico de los requisitos y las condiciones para poder seguir con el modelo de
teletrabajo. Esta autoevaluación tiene como fin en analizar la situación de la organización
frente a las expectativas del modelo de teletrabajo

Paso 1. Autoevaluación en el componente jurídico

Para el sector privado se debe tener en cuenta lo siguiente para así poder implementar el
teletrabajo:

 Modificar el reglamento interno de trabajo, donde se dispondrá una sección que

determine la modalidad del teletrabajo en l organización.
 Incluir otrosí para los contratos, donde se esclarece las actividades adicionales
 Diligenciar el formato de autorreporte de condiciones laborales del teletrabajador,
para identificar los aspectos y condiciones en el entreno del trabajo.
Paso 2. Autoevaluación en el componente tecnológico

Al implementar el teletrabajo en la organización implica el uso de las TIC, de acuerdo con

esta modalidad Belle Femme debe validar sí cuenta con las herramientas tecnológicas
necesarias para el desarrollo del teletrabajo de acuerdo a las necesidades de cada perfil, se
deberá identificar los elementos tecnológicos que la organización debe hacer frente al
teletrabajo así:

 Infraestructura de red
 Telefonía
 Acceso a internet
 Seguridad de la red y la información
 Mesa de ayuda
 Procesos de administración para el uso de herramientas

Paso 3. Autoevaluación en el componente organizacional

La organización deberá analizar los aspectos fundamentales dentro del proyecto que se va a
realizar como: identificación de los cargos que pueden teletrabajar, costos y presupuestos, y
los riesgos que el proyecto puede tener.

Paso 4. Informe de conclusiones de la autoevaluación

La organización deberá realizar un informe final de la autoevaluación donde incluirá los

resultados arrojados y las conclusiones que orienten sobre la capacidad que tiene la
organización al implementar el teletrabajo.

Cuarta etapa:
Prueba de pilotaje
Antes de adoptar el modelo de teletrabajo se deberá realizar una prueba piloto para saber si el
proyecto es viable dentro de la organización, de acuerdo a los resultados de esta prueba se
iniciara el proceso de implementación de este modelo con su debido procedimiento y las
políticas que se validaran. La prueba de pilotaje tiene una duración de 4 a 6 meses para poder
realizar las mediciones que arrojan los resultados de esta prueba.
Paso 1. Definición de la población objetivo del piloto y modalidad a aplicar

Para ejecutar el proyecto se deberá escoger la población que desee teletrabajar, se escogerá
un colaborador de cualquier área de la empresa siempre y cuando cumpla con los requisitos.

Paso 2. Convocatoria de participación en el piloto

Mediante la convocatoria se busca identificar a los colaboradores que estén interesados en

participar de esta prueba, es importante tener en cuenta de acuerdo con la legislación que se
encuentra vigente para los trabajadores que cuentan con un contrato laboral, el teletrabajo
puede ser reversible y voluntario.

Paso 3. Proceso de selección de los participantes

La selección de los teletrabajadores es primordial para la buena ejecución del proyecto, los
empleados que desarrollarán el trabajo a distancia serán los encargados de atravesar toda
transición, para ellos se debe considerar criterios objetivos y subjetivos que conlleven a una
selección acertada.

Como todo proceso de selección se debe partir de un perfil básico el cual ayudará a
determinar si el colaborador es competente para desarrollar las actividades de su cargo,
trabajando desde lugares diferentes a las instalaciones de la organización por medio del uso
de las TIC.

El proceso de selección debe responder a las necesidades de la organización y debe

considerar una serie de características personales y competentes las cuales permitan a que el
empleado se adapte y alcance los objetivos propuestos.

Paso 4. Capacitación para el teletrabajo

Ya seleccionados los teletrabajadores, es necesario capacitarlos para que conozcan los procesos,
técnicos, de comunicación, la gestión del tiempo y los lineamientos generales, también deberán
entender la relevancia de su participación y facilitar a la organización el monitoreo de los resultados.
Paso 5. Preparación de ellas herramientas de tecnología, recursos y documentación
De acuerdo al autodiagnóstico y a los resultados de las evaluaciones hechas durante el proceso de
selección, se tendrán que revisar los requerimientos de cada uno de los candidatos a continuación se
realizará el alistamiento de las herramientas que se requieren tanto a nivel administrativo, tecnológico
y de los espacios para teletrabajar.
Paso 6. Seguimiento y medición de indicadores durante la ejecución
Para considerar si la prueba piloto es fundamental para probar si está modalidad laboral es pertinente
para la organización, el seguimiento y las mediciones de los indicadores es indispensable para la toma
de decisiones.
Paso 7. Pilotaje
Éste paso es el más esperado por la organización y los teletrabajadores ya que aquí es cuando
realmente se teletrabaja fuera de las instalaciones de la organización utilizando las TIC. LaLa
organización deberá estar al tanto de la evaluación y m función de resultados mientras el colaborador
este teletrabajando para identificar hasta que punto de cumplen sus expectativas.
Paso 8. Evaluación del piloto
Durante el pilotaje el seguimiento y evaluación debe ser permanente y paralelo a su implementación
ya que gracias a este proceso es posible identificar los inconvenientes más comunes para así poder
darles solución y una respuesta definitiva para así poder evitar complicaciones luego de adoptar por
completo el modelo de teletrabajo.
Paso 9. Socialización del proceso
Es recomendable socializar el proceso y los avances de forma permanente para que el grado de
claridad de este modelo sea efectivo en la organización para así poder transmitir con confianza y
seguridad este modelo a los colaboradores.
Quinta etapa

Paso 1: Adoptación del modelo

La adopción dentro de la organización se deberá hacer paulatinamente, con el fin de dar el
tiempo para la evolución necesaria, y general así un buen acogimiento del mismo sin la
inclusión de presión en su ejecución.
Paso 2: Estrategias de seguimiento y comunicación
Como estrategia de seguimiento y comunicación de usará la asignación de tareas vía virtual
por medio de una plataforma la cual sabrá decidir el desempeño del teletrabajador luego de
culminada su labor, lo cual permitirá llevar un registro del mismo dando así una base de
seguimiento y control.
Como estrategia añadida de control se usará una serie de visitas paulatinas para evaluar
presencialmente el desempeño del individuo dentro del puesto de trabajo.
Paso 3. Generación del Banco de buenas prácticas
Se tendrán en cuenta los diferentes eventos que generen una buena evolución del programa de
teletrabajo implementado por la organización, dichos eventos se clasificarán y almacenarán
como aprendizaje y se adoptarán cuando sean necesarios.