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Estos mensajes deben estar a disposición de los voceros en todo momento con el
propósito de que los conozcan a la perfección y los puedan manejar al momento de
enfrentar a los medios de comunicación.
Es breve, máximo 2 cuartillas a doble espacio, lleva titular, sumario y si se desea que se
atribuya a alguien el artículo, se le coloca firma.
Lleva título (la palabra en negritas INVITACIÓN) acompañado del nombre del evento y una
brevísima explicación del qué, quién, dónde, cuándo, por qué y cómo. Se remata con la
fecha, horario, lugar y contacto de la persona para confirmar asistencia.
RECOMENDACIONES BÁSICAS
a) Hacer referencia a los hechos: qué, quién, dónde, cuándo, cómo y por qué ocurrieron.
b) Explicar, comentar o compartir las medidas que se están tomando: “se investigan las
causas del evento”, “estamos recopilando los antecedentes del caso”, “hemos procedido a
reparar los efectos negativos”, “brindamos asistencia a las víctimas”, “ estamos
colaborando con las autoridades para controlar la situación”, etc.
c) Mencionar la ética y valores del candidato: “Somos respetuosos de la ley”, “La campaña
mantiene una política de transparencia y apertura frente a este tipo de situaciones”, “Se ha
formado una comisión investigadora para aclarar la situación y tomar las medidas
correspondientes en este caso”, etc.
d) Externar las palabras de pesar y solidaridad con las víctimas fatales (en caso de que
éstas existan) y la disposición de colaborar con las familias para superar estos momentos
de dolor.
Tener una buena relación con los medios de comunicación requiere de constancia, crear los
vínculos y mantenerlos es una tarea continua. Si lo conseguimos podremos, en el momento de una
crisis, que nuestros contactos en los medios se dirijan con las personas correctas y adecuadas y
transmitiremos la información acordada y alineada con el candidato.
Es necesario tener actualizada nuestra base de datos de los medios nacionales y locales, así como
seleccionar a los más relevantes (confiables, alto tiraje, circulación nacional) para activar las
acciones comunicacionales que se consideren adecuadas.
Ante cualquier crisis, lo primero que se debe hacer es controlar la situación de emergencia
para después buscar la relación con los medios de comunicación, es decir, se comienza de
forma interna con el manejo y dominio del acontecimiento que propició la Alerta y una vez
solucionado se establece el contacto con la prensa.
Si la situación de crisis es moderada o grave –puede escalar y filtrarse a los medios de
comunicación, lo que afectaría a la imagen del candidato, líderes de opinión y opinión
pública- se recomienda que el Comité de Crisis siga los siguientes pasos:
PASO 1: Informa a nivel interno y a los niveles correspondientes (de acuerdo con una
lista de personas previamente establecida) qué es lo que está sucediendo, qué medidas se
están tomando y cuál es la postura del candidato ante dicho acontecimiento.
PASO 2: Haz un primer discurso con la posición oficial del candidato frente a la
situación: Describe los hechos, cuál es la posición de la institución y los mensajes básicos
(líneas a desarrollar, mensajes centrales del discurso corporativo). Se debe hacer un
resumen explicativo y un comunicado. Recuerda que el propósito es minimizar los posibles
efectos negativos que pueda ocasionar la crisis.
PASO 3: Revisa y da seguimiento a los medios. Analiza el impacto noticioso que la
situación genera en la prensa, es decir, determina si la crisis está escalando, o si se
mantiene en niveles de control (estatus actual).
PASO 4: Envía el primer comunicado de prensa con el discurso corporativo a los
medios elegidos. Después hay que confirmar que se recibió la información y que nuestra
versión de los hechos se publicará en la prensa.
PASO 5: Permite que los voceros hagan su trabajo. Busca, gestiona y consigue
entrevistas de prensa. Elige sólo a los medios previamente seleccionados y pacta
entrevistas cara a cara y uno a uno.
La idea es que nuestra postura se vea, escuche, lea en los medios de comunicación. Salvo
que la situación sea tan grave que amerite una rueda de prensa, organiza una conferencia
con los medios en la que estarán presentes el o los voceros designados.
Ellos (los voceros) deben tener todo el apoyo, toda la información y ser conscientes de que
el mensaje que transmitan es el designado como postura oficial del candidato. No permitas
que personas ajenas a los voceros de la organización hablen con los medios. Entrega,
además, resúmenes ejecutivos, cuadros sinópticos, avances de investigación (en caso de
que la situación lo requiera), un resumen con posibles preguntas y las respuestas
adecuadas para la situación de crisis. En caso de ser necesario, incluye también reportes
publicables, estándares de calidad, normas regulatorias de medio ambiente y seguridad,
entre otros.
PASO 6: Revisa los medios de comunicación seleccionados, realiza seguimiento y
verifica si el mensaje corporativo, la postura del candidato, se publicó, cómo se publicó, si
se editó o no, si no se distorsionó, si se ajusta a la versión entregada.
El candidato puede, también, responder solicitudes y/o requerimientos de los medios de
comunicación, ser proactivo con acciones determinadas (tomar la iniciativa, enviar
comunicados, gestionar entrevistas uno a uno con los voceros designados) para asegurar
que la postura y los mensajes sean los correctos.
PASO 7: Sigue con el seguimiento de prensa y gestiona más y nuevas entrevistas
uno a uno con algunos medios (si la situación lo requiere). El propósito es que nuestros
voceros refuercen la postura institucional del candidato ante la Crisis.
PASO 8: Continúa la relación con las autoridades, los líderes de opinión y los medios
de comunicación. Informa oportunamente de la situación, avances y control de
acontecimientos a través de reuniones privadas, llamadas telefónicas, y/o mensajes
privados en Redes Sociales (WhatsApp) y correos electrónicos.