TERMINOS DE REFERENCIA

I. INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO

Título del puesto Asistente de Recursos Humanos
Grado del puesto G5
Lugar de destino Ecuador
Sector del puesto Unidad de Gestión de Recursos
Unidad institucional
Número del puesto
Clasificación del puesto G5
Sujeto a rotación No
Bajo supervisión directa de Jefe Nacional de Gestión de Recursos
Bajo supervisión general de Jefe de Misión
Responsabilidades directivas (de
gestión)
Personal bajo su supervisión
directa
II. CONTEXTO

Bajo la supervisión general del Jefe de Misión y directa de la Jefatura Nacional de Gestión de
Recursos, el/la Asistente de Recursos Humanos será responsable de desempeñar las siguientes
funciones de acuerdo a las políticas, reglamentos y procedimientos de OIM.

III. RESPONSABILIDADES

1. Siguiendo las políticas de la Organización, coordina, lleva a cabo y participa de los procesos de selección,
entrevistas y contratación de personal (coordinación de exámenes médicos, chequeos de referencias,
chequeos de seguridad).
2. Realiza la inducción de personal nuevo y asegura que todas las políticas indispensables estén
comprendidas y aceptadas por el nuevo empleado (PSEA, Código de Ética, otros)
3. SES Agent: produce anualmente los formularios y hace el seguimiento anual del sistema de evaluación del
personal existente.
4. Elabora contratos de trabajo, registra personal nuevo en sistema SAP, IESS y Ministerio de Trabajo (MdT).
5. Junto con la Jefatura Nacional de Gestión de Recursos, ingresa en SAP, IESS y MdT novedades de
nómina mensualmente, registro de incrementos, descuentos, avances salariales y seguro médico de OIM.
Participa activamente del proceso de elaboración de la nómina mensual.
6. Informa al personal sobre beneficios del seguro médico y sirve de enlace con Dpto. de Health Claims en
Panamá (personal local). Escanea exámenes médicos y archiva en files electrónicos del staff y envía a
PAC para medical clearance.
7. Realiza procesos de notificación, cálculo de Separation Clearance Statements (con PAC) y Actas de
finiquito en sistema de MdT, así como coordina el Separation Checklist y requisitos de salida.
8. Mantiene al día y actualizados archivos físicos y electrónicos del personal local e internacional.
9. Time Keeper (elabora reportes mensuales de asistencia del personal). Ingresa Overtime en sistema y
 confirma en SAP las ausencias y vacaciones del personal.
10. Se encarga de procesos de obtención de visados, credenciales, liberación de menajes, liberación de
vehículos y RUCs del personal internacional, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana.
11. Elabora reportes mensuales de staff activo
12. Comunica al personal sobre nuevas políticas o cambios en las instrucciones existentes relativas al
personal.
13. Sirve de enlace con las oficinas de HRAS en Panamá y LEG HR en Ginebra, cuando se requiera.
14. Lleva a cabo otras tareas inherentes al puesto que su supervisor considere pertinentes
15. Administra las distintas cuentas de correo electrónico de la Unidad de Recursos Humanos.

IV. COMPETENCIAS
Responsabilidad
▪ Acepta y propone críticas constructivas
▪ Cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos
▪ Desarrollo por objetivos, manejando los plazos, calidades y costos para la obtención de resultados
▪ Monitorea su propio trabajo para corregir errores.
▪ Adquiere responsabilidad por los compromisos adquiridos y por inconvenientes.

Orientación al Cliente:
• Establece y mantiene efectivas relaciones de trabajo con las contrapartes y socios.

Aprendizaje Continuo:
• Demuestra interés en mejorar sus habilidades y técnicas.
• Demuestra interés en adquirir destrezas y conocimientos en otras áreas de trabajo.

Comunicación
• Comparte activamente información relevante.
• Comunica claramente sus ideas y escucha con interés las retroalimentaciones
• Escribe clara y efectivamente

Creatividad e Iniciativa
• Siempre busca la manera de mejorar actividades y procesos.
• Proactivamente desarrolla nuevas ideas para resolver problemas

Liderazgo y Negociación
• Identifica oportunidades y propone cambios
• Persigue metas y comparte logros

Trabajo en Equipo
▪ Contribuye a las metas y objetivos del equipo y grupo de trabajo.
Técnicas

• Aplica con eficacia los conocimientos de la disciplina financiera para los distintos pagos
relacionados a Recursos Humanos.
• Desarrolla / sigue los procedimientos de control interno para prevenir el fraude y la mala gestión.

V. EDUCACION Y EXPERIENCIA
 - Diploma de tercer nivel en Administración de Empresas; Recursos Humanos o carreras afines.
Título de cuarto nivel en áreas relacionadas será una ventaja para el aplicante.
- Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).
- Experiencia general mínima de cuatro años en procesos administrativos en cargos relacionados
con las áreas de RRHH.
- Conocimientos de legislación laboral local (Código de Trabajo).
- Excelentes habilidades de negociación y atención al usuario.
- Conocimiento en SAP una ventaja.
- Indispensable manejo fluido del idioma inglés (oral y escrito)

VI. IDIOMAS

- Español Fluido
- Inglés Avanzado