PLAN DE MEJORAMIENTO EN LA SECCIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA

OCCIDENTAL DE VITAMINAS

LAURA CRISTINA GAMBOA AGUILAR

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD TECNICA Y TECNOLOGICA
CENTROS REGIONALES DE EDUCACION SUPERIOR
PROGRAMA TECNOLOGIA EN GESTION CONTABLE Y COSTOS
CANDELARIA VALLE
2011
PLAN DE MEJORAMIENTO EN LA SECCIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA
OCCIDENTAL DE VITAMINAS

LAURA CRISTINA GAMBOA AGUILAR

Pasantías como opción de grado para optar al título de

Tecnóloga en Gestión Contable y Costo

Directora
VERONICA ROMERO
Contadora

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD TECNICA Y TECNOLOGICA
CENTROS REGIONALES DE EDUCACION SUPERIOR
PROGRAMA TECNOLOGIA EN GESTION CONTABLE Y COSTO
CANDELARIA VALLE
2011
 Nota de aceptación:

Aprobado por el comité de grado

en cumplimiento de los requisitos
exigidos por la universidad Autónoma
de Occidente para optar el titulo de
tecnóloga en Gestión Contable

Verónica Romero
Directora

Santiago de Cali junio 22 del 2011.

Como primera medida le doy gracias a Dios por la energía y fuerzas que me ha dado
para poder llegar al final de mis estudios y completar este trabajo y obtener un nuevo
logro con éxito para mi vida.

Además este trabajo se lo dedico mis padres María Eugenia Aguilar Echeverry y Alfredo
Gamboa Blandón porque creyeron en mis conocimientos son quienes a través de su
apoyo y confianza me han dado los ánimos para seguir adelante a pesar de las
dificultades.

Gracias a mis amigos que compartí con ellos parte de este proceso vivido y a mis
maestros porque sin ellos no habría ocurrido esto ya que fueron quienes me sembraron
el conocimiento para educarme profesionalmente y crecer cada día.
 AGRADECIMIENTOS

En primera instancia a Dios porque permitió que tuviera la oportunidad de estudiar y

adquirir un conocimiento para mi futuro; Agradezco a la Dr. Diego Fernando Pérez
Colonia por haber confiado en mi persona, por la paciencia y por la dirección de este
trabajo. A Merlyn por los consejos, el apoyo y el ánimo que me brindó. Marlyn por su
paciencia ante mi inconsistencia, Lic. Verónica Romero por sus comentarios en todo el
proceso de la elaboración de mi proyecto y sus correcciones.

A mi madre, a mi padre, a mi hermana y sobrina que me acompañaron en esta aventura

que significó la maestría. y que de forma incondicional, entendieron mis ausencias y mis
malos momentos estuvieron atentos para saber cómo iba mi proceso.
 Tabla de contenido

Pág.

INTRODUCCIÓN..............................................................................................................11
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA EN LA SECCIÓN DE INVENTARIOS DE LA
EMPRESA OCCIDENTAL DE VITAMINAS......................................................................12
1.1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA..................................................................12
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.................................................................12
1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA....................................................................12
2. OBJETIVOS...............................................................................................................13
2.1. OBJETIVO GENERAL........................................................................................13
2.1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...........................................................................13
3. JUSTIFICACIÓN........................................................................................................14
4. METODOLOGIA........................................................................................................15
4.1. TIPOS DE ESTUDIO..........................................................................................15
4.1.1. De forma Descriptiva....................................................................................15
4.1.2. De forma Explicativa....................................................................................15
4.2. MÉTODO.............................................................................................................15
4.3. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE LA INFORMACION............16
4.3.1. Fuentes Primarias........................................................................................16
4.3.2. Fuentes Secundarias...................................................................................16
5. MARCO REFERENCIAL...........................................................................................17
5.1. MARCO TEÓRICO.............................................................................................17
5.1.1. Antecedentes de la investigación.................................................................17
5.1.2. Control de inventario....................................................................................17
5.1.3. Método de control de inventarios.................................................................18
5.2. MARCO CONCEPTUAL.....................................................................................18
5.3. MARCO HISTORICO..........................................................................................20
 Proyecciones para el Año 2011.................................................................................20
5.4. MARCO JURIDICO.............................................................................................21
5.5. MARCO CONTEXTUAL.....................................................................................23
5.5.1. Estructura organizacional.............................................................................23
5.5.2. Valores de la empresa..................................................................................24
5.5.3. Misión...........................................................................................................24
5.5.4. Visión............................................................................................................24
5.5.5. Políticas de calidad......................................................................................24
5.5.6. Política ambiental.........................................................................................25
5.5. INTERES DE LA PASANTIA...............................................................................25
5.6. INTERES LABORAL...........................................................................................25
6. PROPUESTA E IMPLEMENTACION PARA LA OPTIMIZACION DEL INVENTARIO..
...................................................................................................................................26
6.1. POLÍTICAS PARA DESARROLLAR LAS PROPUESTAS.................................26
6.2. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS..............................................................27
6.3. DISTRIBUCIÓN FÍSICA ÓPTIMA DE LA BODEGA...........................................27
6.4. EN EL MANEJO DE LAS DEVOLUCIONES......................................................27
6.5. ANÁLISIS DE COSTOS......................................................................................28
7. PRESUPUESTOS.....................................................................................................29
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.........................................................................32
9. ANÁLISIS DOFA........................................................................................................33
10. RECOMENDACIONES..........................................................................................34
11. CONCLUSION........................................................................................................35
BIBLIOGRAFIA.................................................................................................................36
 Lista de Tablas

Pág.

Tabla 1. Presupuesto de Compra.....................................................................................29

Tabla 2.Presupuesto de venta..........................................................................................30

Tabla 3. Gastos de ventas................................................................................................30

Tabla 4. Presupuesto de gastos administrativo...............................................................31

Tabla 5. Analisis de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas de la Empresa.

..........................................................................................................................................33
 ANEXOS

Pág.

Anexo A. Balance general de la empresa Occidental de Vitaminias...............................37

Anexo B Estado de resultados de la empresa Occidental de Vitaminas.........................38

Anexo C Sección del área de almacenaje.......................................................................39

Anexo D. Línea de productos...........................................................................................40

Anexo E. Deterioro en los productos almacenados.........................................................41

 RESUMEN

El siguiente trabajo muestra la necesidad de realizar una investigación en la empresa

Occidental de Vitaminas, con el objetivo de conocer su situación actual de su área de
inventarios, para así idear una estrategia en el mejoramiento del inventario permanente,
controlando la mercancía de entrada y salida de la empresa y evaluando el método de
inventario que se utiliza en la empresa.

Toda empresa debe poseer un área de inventarios, en Occidental de vitaminas sea un

área de importancia para esta, evaluando de manera preventiva el valor del inventario
establecido, mejorando el sistema contable y administrativo.

Con lo anterior podemos proponer que lo que indagaremos a lo largo de la investigación

es viable y busca un encauzamiento de eficiencia máxima dentro de la empresa en
puntos estratégicos como: el mejoramiento en el balance general, el estado de
resultados, mercancía disponible para la venta, evaluar cuanta cantidad de mercancía
se halla en la empresa y equilibrarla de acuerdo a las ventas de esta, no
sobresaturándolo con pedidos innecesarios.
 INTRODUCCIÓN

Desde tiempos antiguos, los egipcios y demás pueblos, acostumbraban almacenar

grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o
desierto. Es así como surge o nace la necesidad de los inventarios, como una forma de
hacer frente a las épocas de escasez.

Esta forma de almacenamiento de los bienes dio como resultado el inventario. Como es
de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y
servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma.
Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del periodo contable un estado confiable y seguro de la
situación económica de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales, es

decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro
del proceso referente a la oferta y de esta forma afrontar la demanda.

11
 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA EN LA SECCIÓN DE INVENTARIOS DE
LA EMPRESA OCCIDENTAL DE VITAMINAS.

1.1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

En la empresa Occidental de Vitaminas se está llevando a cabo un monitoreo de

investigación se observó que el mal manejo del control que se llevaba a cabo en el
ingreso de productos puesto que se observaba la cantidad de mercancía era excesivo
en comparación con la demanda que esta tiene actualmente.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Existe en el mercado comercial distintas empresas dedicadas a la comercialización de

medicamentos, siendo un negocio viable y con intereses altos; entrando un poco a nivel
municipal vemos que estos mercados son pocos sin embargo de manera visionaria
surgen de manera óptima, en el municipio de candelaria-valle hallamos una empresa
denominada Occidental de Vitaminas conociendo su manejo y movimiento en el
mercado encontramos que esta ha ido decayendo de manera significativa
comercialmente y por ventas viendo causas como la falta de una supervisión efectiva
en el inventario y la entrada de mercancía solicitada por la empresa que sea coherente
con la demanda que esta posee.

1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué elementos del proceso actual de inventarios deberán revaluarse de conformidad

a optimizar esta gestión en la empresa Occidental de vitaminas?

12
 2. OBJETIVOS.

2.1. OBJETIVO GENERAL

Revisar cada uno de los procesos que sean acordes al inventario y mejorar el control
interno del sistema de inventario que se maneja actualmente en la empresa.

2.1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

 Establecer un manejo adecuado en el control de inventarios para mantener la

calidad del producto y no salga a la venta sin imperfecciones.

 Controlar la mercancía de entrada y salida de la empresa para que no se

presente perdida.

 Evaluar el método de inventario para llevar el control interno de cuanta

mercancía hay disponible para la venta.

13
 3. JUSTIFICACIÓN.

Este proyecto se desarrolla para implementar de manera eficaz y óptima el

mejoramiento de los control interno del sistema permanente de inventario de la
empresa Occidental de Vitaminas, buscando en este un control satisfactorio; generando
así estrategias que reflejen información veraz que define el proceso contable y logístico
que se lleve a cabo, dando un mejoramiento en las ventas, entradas y salidas de
mercancía que tenga la empresa.

Además se mejora el control de mercancía disponible para la venta incrementando los

ingresos de la empresa permitiendo capacitar al personal que hace parte de la sección
de inventario y de ventas para el manejo del producto brindado más información a los
clientes acerca del producto.

Por esta razón es importante la mejora en el área de inventario y capacitar a los

vendedores porque hace parte de un desarrollo más efectivo en la empresa siendo
beneficiados de manera inmediata tanto empleados como los propios consumidores
pues recibirán productos con un alto índice de calidad y sabrán los beneficios del
producto que se están consumiendo para sus cuerpos.

14
 4. METODOLOGIA

Para poder llevar a cabo un plan de mejoramiento en un área se debe realizar una
excelente investigación para obtener la información necesaria y determinar los aspectos
relevantes en la elaboración de este. En este orden, la investigación que se llevara a
cabo es de mejoramiento en el área de inventarios en la entrada y salida de mercancía
debido al mal manejo de los inventarios se han presentado inconvenientes en esta
sección como la perdida de mercancía, déficit en el balance general o en el estado de
resultado en algunas ocasiones. Por lo tanto el no contar con un control en el inventario
conlleva a una información incorrecta que conduce a la sobreproducción de pedidos o
no producción, así mismo, limitando las ventas.

Siendo así una investigación empleada para indagar profundamente sobre el problema,
las alternativas de mejoramiento que tenemos acerca de este y las variables a
considerar.

4.1. TIPOS DE ESTUDIO

4.1.1. De forma Descriptiva. Se realizó un estudio de la empresa Occidental de

vitaminas para establecer cuál es la situación actual en el sistema de inventario para
mejorar control y calidad de los productos de esta área.

4.1.2. De forma Explicativa. De acuerdo a avances realizados se identificó cual es la

viabilidad del proyecto.

4.2. MÉTODO

Los métodos que se emplearon fueron de análisis y de síntesis del sistema

permanente. Se analizó cada uno de los factores que influyen en la recepción del
proyecto en mejoramiento de la sección de inventarios.

La síntesis del proyecto es lograr que la área de inventarios de Occidental de vitaminas

la reconozca como una sección de suma importancia, para determinar el valor del
inventario estableciendo, el costo de las mercancías vendidas para así obtener con
exactitud un balance general y un estado de resultado que dependen de la evaluación
del inventario; de igual manera que mejore el sistema contable y administrativo por
medio del método de inventario permanente, puesto que este inventario nos permite
conocer los productos tangibles que están dentro de la empresa y disponibles para la
venta, determinando el costo de venta del producto.

15
 4.3. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE LA INFORMACION

Se recopila la información a través de:

4.3.1. Fuentes Primarias. Se realizará entrevista directa a los vendedores y la

secretaria de gerencia que es la encargada del almacén y de entregar la mercancía a
los vendedores para conocer y determinar el estado actual de la compañía en la
sección de inventario. Además, se tienen en cuenta como punto de partida los balances
y estado de resultados que permite generar una idea de cómo la empresa está a nivel
de inventarios y de ventas (Ver Anexo A y B).

4.3.2. Fuentes Secundarias. Se realizó una búsqueda exhaustiva en páginas de

Internet documentos relacionados con el tema a tratar, consulta de libros que
permitieron fortalecer el conocimiento para realizar un excelente proyecto.

16
 5. MARCO REFERENCIAL.

5.1. MARCO TEÓRICO

Los inventarios son parte esencial de la contabilidad y la administración de una

empresa ya sea pequeñas, medianas o grandes, estos sirven de control para llevar las
ventas del día, además proporcionan datos, estadísticas y costos de los movimientos
del producto y por tal razón es necesario conocer los métodos de inventario.

El inventario es un componente crítico y esencial en el control de un producto. El

inventario es la contabilidad de un producto que es de manera exequible y que se tiene
a la mano en cualquier momento. El buen manejo y control del inventario permite
conocer la cantidad de producto que se está utilizando dando así la información de las
ventas que se están teniendo.

5.1.1. Antecedentes de la investigación. Se revisaron diversa fuentes referentes a los

sistemas de información y sobre el control de inventario, pudiéndose recolectar
investigación relacionadas sobre el diseño, desarrollo e implementación de sistemas de
información pero encontrando un vacío de información sobre el control de inventario de
la empresa Inversiones Occidental de vitaminas.

Como investigación resaltante en el área, se puede destacar:

No se ha elaborado un proyecto en el control de las Entrada y Salida de los productos

apenas ahora se está implementa un programa computarizado de inventario que lleve a
cabo todos los registros de los productos de la empresa para así poder preservar más
tiempo los productos en el cuarto de almacenamiento sin perder el control de lo que allí
se encuentra porque ya se han presenta inconsistencia en la perdida de mercancía.

5.1.2. Control de inventario. ”El control del inventario es uno de los aspectos de la
contabilidad y la administración en el micro y pequeña empresa es muy pocas veces
atendida, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le
ayuden a esta fácil pero tediosa tarea” 1 .

1
TOVAR, Edgar. Control interno de los inventarios [En línea]. Monografias.com. 2011 [Consultado el 16
de Junio de 2011]. Disponible en Internet: http://www.monografias.com/trabajos82/control-interno-
inventarios/control-interno-inventarios.shtml

17
5.1.3. Método de control de inventarios. En cuanto a este aspecto Montaño et. Al. 2 hace
referencia a que las funciones de control de inventario pueden apreciarse desde dos
puntos de vista: Control Operativo y Control Contable (presupuestal).

 El Control Operativo. Es el que conservar lo almacenes a un nivel apropiado, en

términos cuantitativos y cualitativos, para que el control empieza a realizar con
anticipación a las operaciones. Si no se compra con ningún criterio, nunca se controla el
nivel de los inventarios.

 El Control Preventivo. Se compra lo que se necesita, evitando acumulación.

Además el autor menciona que la auditoría, el análisis de inventario y control contable,

conocen la eficiencia del control preventivo y busca la debilidad para la acción
correctiva, puesto que los registros y la técnica del control contable se utilizan como
herramientas en el control preventivo; teniendo en cuenta la fijación de existencias
mínimas y máximas. A parte de la aplicación del criterio especialmente cuando las
especulaciones entran en juego

 Control Presupuestal. Para una empresa comercial, el inventario comprende

todas las mercancías de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo.

 El Inventario final de un año es el inventario inicial del próximo año. Por ende, un
error de inventario de fin de año afecta estado de resultados de los dos años
consecutivos. Causando una sobreestimación en el inventario final repercutiendo asi
una sobrestimación en los ingresos neto de este año o subestimación compensatoria
del año siguiente.

En conclusión es importante que en cualquier empresa se lleve el control interno del

inventario puesto que son aquellos artículos tangibles de propiedad los cuales están
disponibles para la venta para comercializarlos productos además hacer los pedidos
necesarios de acuerdo a la demanda.

5.2. MARCO CONCEPTUAL

Occidental de vitaminas, es una empresa dinámica y dedicada a ofrecer productos

naturales a la Comunidad puesto que las vitaminas son sustancias indispensables para
nuestro cuerpo además de que no perjudica el medio ambiente.

2
MONTAÑO,Renny. Diseño de un sistema de control del inventariopara la empresa de inversionesMiwill,
C.A., Maturin Estado Monaga [en línea]. Monografias.com, 2009. [Consultado el 16 de Junio de 2011].
Disponible en Internet: http://www.monografias.com/trabajos75/sistema-control-inventario-empresa-
inversiones/sistema-control-inventario-empresa-inversiones2.shtml

18
En Occidental de Vitaminas creemos en la importancia de destacar que la equidad
social y la práctica son esenciales del desarrollo sostenible, debe comenzar al interior
de la empresa, para desde allí proyectarse a los ciudadanos. Estos conceptos han sido
apropiados para definir nuestra forma de gestionar, a través del tiempo.

Nuestro modelo de negocio, nuestra visión, misión y nuestros valores, se encuentran

alineados en esta empresa que es de todos los Candelareños. Con el compromiso de
impulsar modelo de crecimiento en la sociedad que se lleva a cabo las actividades,
además esta organización nos facilitad a los estudiantes a realizar las practicas tanto
universitarias como de colegios.

Así hoy somos conscientes que el cumplimiento equilibrado de nuestras obligaciones es

de manera social, ambiental y económica, sobre la base de criterios de sostenibilidad,
son esenciales para nuestro liderazgo y fortalecimiento hacia el futuro.

A continuación se nombran algunos productos disponibles en Occidental de vitaminas

(Ver Anexo D).

Bio cerebrina: nos permite estimular el cerebro en días de fatigamiento o cansancio

además no permite que nos del síndrome de Alzheimer

Megaboy: son vitaminas sintéticas pueden no tener la misma estructura (levo gira y
dextrogira) que las que se encuentran en los alimentos naturales y que por ello pueden
no actuar de forma tan beneficiosa (se asimila sólo la forma dextrógira) y que carecen
de la matriz, presente en los alimentos naturales, que permite y/o dinamiza su
asimilación y metabolización en el organismo y el crecimiento en los niños.

QB: A veces, nuestro ritmo de vida no nos permite llevar una dieta sana y equilibrada,
libre de un exceso de grasas. Cada vez nos vemos más obligados a realizar comidas
fuera de casa, lo que nos impide el correcto control de nuestra alimentación.

Vita calcin: Suplemento de Colágeno y Magnesio Al ser un complemento nutricional

Proteico con Magnesio y Vitamina C ayuda a regenerar los tejidos especialmente
cartílagos, tendones y huesos. Propiedades

Jalea: Deliciosa jalea real especialmente elaborada para adultos con propoleo,
vitaminas, minerales, hierro, zinc y jugo de mirtilo.

Prostá: próstata Los hombres, con la edad, presentan situaciones en las que existen
dificultades para orinar, una urgencia repetitiva en orinar con una disminución eréctil.

19
 5.3. MARCO HISTORICO

La empresa Occidental de Vitaminas (ver Fotografía 1) fue creada en el año 2.000 por
el Señor Diego Fernando Pérez Colonia, él era un joven de 29 años de edad,
emprendedor, entusiasta que ya se había desempeñado en muchas labores, entre
ellas, trabajó en un galpón, como veía que ese trabajo era demasiado duro se conectó
con un amigo que era cobrador de cartera de una empresa y lo acompañaba a cobrar,
al cabo de un tiempo hace parte de esa empresa como cobrador, después de un
tiempo pasa a trabajar en la parte administrativa como jefe de cartera; al ver el manejo
del negocio se dice el mismo yo soy capaz de crear un negocio , empieza a ahorrar
cuando tiene una buena cantidad de dineros se retira de la empresa y empieza a
comercializar con diferentes productos, pero ve que ninguno le deja la rentabilidad que
él esperaba.

Después de un tiempo el señor Diego Fernando Pérez Colonia , decide formar una
empresa en la sala de su casa, consigue dos personas que le ayuden en la labor de las
ventas, también contacta personas que quedaron desempleadas de la empresa donde
el laboraba y los lleva a trabajar con él, es así como empieza a comercializar los libros
en pequeñas proporciones, al ver que el negocio era rentable aumenta el número de
vendedores y la cantidad de productos a comercializar, al cabo de un tiempo decide
comercializar otro producto y se decide por las vitaminas. El señor Diego Fernando en
la actualidad está casado con la Señora Sonia Mercedes Delgado, padre de dos hijos
David Fernando y Cristian.

Es de admirar la Gestión de su Dueño porque es un hombre de empuje, echado para

adelante que siempre tiene una respuesta a la dificultad.

Hoy día la empresa OCCIDENTAL DE VITAMINAS cuenta con 29 trabajadores

indirectos y 3 trabajadores directos. Esta pequeña empresa se destaca en el Municipio
porque tiene mucha calidad humana, es una empresa que brinda a sus trabajadores un
ambiente agradable.

Proyecciones para el Año 2011. La empresa Occidental de Vitaminas actualmente está

trabajando las zonas de Candelaria, Villa Gorgona, Pradera, Florida, Corinto, Miranda,
Tuluá, zarzal, Rol dañillo y en el departamento de Caldas se trabaja en los municipios
de Zupia, Marmato, La Feliza, Irra, Riosucio, Guamal entre otras.

Para el año 2.011 la empresa tiene proyectado ampliar la cobertura a otros

departamentos como el Departamento del Cauca y Nariño.

20
Fotografía 1. Empresa Occidental de Vitaminas

Fuente: Fotografia tomada por Laura Gamboa

5.4. MARCO JURIDICO

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,

inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y
demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de
sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y
correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos
de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones,
siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y
fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios 3.

Además para “los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio,
se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares
necesarios para el completo entendimiento de aquéllos” 4.

En cuanto a la contabilidad, esta “…solamente podrá llevarse en idioma castellano, por

el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia

3
República de Colombia.Congreso. Decreto 410 de 1971, Marzo 27, por la cual se expide el Codigo de
Comercio. Titulo IV, Capitulo I, Artículo 48. Bogotá: Congreso; 1971
4
Ibid. Articulo 49

21
clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las
reglamentaciones que expida el gobierno” 5.

El código de comercio promulga que “Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo
menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general
que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio” 6. Se
debe tener en cuenta ademas que “…en los libros se asentarán en orden cronológico
las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del
comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las
respalden”7. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha,
origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el
asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen

5
Ibid. Artículo 50
6
Ibid Artículo 52
7
Ibid. Articulo 53

22
 5.5. MARCO CONTEXTUAL

Occidental de Vitaminas, consiente de la responsabilidad que posee con la comunidad

Candelareña y el país, sigue de manera continua un liderazgo excepcional y serio, así
cuando realiza negocios y demás presentaciones de manera interna y externa rige de
manera primordial principios de ética y de moralidad basados en responsabilidad,
honestidad, lealtad y compromiso.

5.5.1. Estructura organizacional.

Ilustración 1. Organización Estructural de la empresa Occidental de vitaminas

Fuente: Elaboración propia

23
 5.5.2. Valores de la empresa

Responsabilidad. Ofrecer al cliente un producto de excelente calidad para así lograr su

satisfacción.

Compromiso. La constante labor lleva a agregar nuevos productos a la lista para

satisfacer las necesidades de los clientes.

Puntualidad. El atender oportunamente la necesidad del cliente es la mejor carta de

presentación.

Sentido de Pertenencia. Conformamos un equipo de trabajo comprometido con el

cliente; somos una gran familia.

Honestidad. Se caracteriza porque siempre se habla con la verdad a los cliente, no por
vender más ofrecemos mala calidad.

5.5.3. Misión. La empresa está en caminada a fomentar el desarrollo del municipio de

candelaria. Contribuyendo a la generación de empleo, brindando a jóvenes y adultos la
posibilidad de tener un empleo digno, mediante la comercialización de productos
educativos y vitamínicos y así obtener ingresos que contribuyan al sustento de sus
familias.

5.5.4. Visión. En el 2012 la empresa estará posicionada en el Municipio de Candelaria

como la mejor empresa comercializadora de productos vitamínicos que se distinga por
proporcionar una calidad de servicio excelente a sus clientes, y una ampliación de
oportunidades de desarrollo profesional y personal a sus empleados.

5.5.5. Políticas de calidad. Ofrecer productos y servicios de calidad para satisfacer a

los clientes internos y externos, dándoles alternativas en cuanto a salud a costos
competitivos y asequibles al público, mediante el mejoramiento continuo de la empresa
como tal.

Elementos de política de calidad:

24
Enfoque hacia el mejoramiento de la salud de las personas con calidad.

Crecer como empresa de manera constructiva y óptima.

Tener un servicio responsable y eficaz.

5.5.6. Política ambiental. La empresa comercializadora de Vitaminas está

comprometida con la salud y el bienestar de las personas concientizándolas de
llevar una vida menos dañina y más nutritiva, de alguna manera ayudando a su
vez con el medio ambiente que es parte integral de la vida de un ser humano.

5.5. INTERES DE LA PASANTIA

La pasantía es de importancia puesto que se adquiere un conocimiento práctico a

diferencia de la universidad que es teórico; siendo aplicado en la empresa donde se va
a realizar la investigación, hallando en la práctica más eficacia en el campo laboral.

5.6. INTERES LABORAL

Las personas para satisfacer sus necesidades deben laborar sin embargo esto es de
interés, puesto que permite que explotemos nuestras capacidades a nivel creativo,
teórico, etc. A nivel personal considero que esto permitirá que los conocimientos
recogidos a lo largo de la carrera sean profundos y permitan que estando en el campo
de la práctica crezca personalmente y profesionalmente obteniendo ingresos
satisfactorios que beneficien a su vez a otros.

25
 6. PROPUESTA E IMPLEMENTACION PARA LA OPTIMIZACION DEL
INVENTARIO.

Las propuestas para optimizar el inventario de los productos, está basado en políticas
que la empresa ha proporcionado que son limitantes pero a su vez sirven de guía,
sobre todo en las deficiencias más relevantes que se han presentado en el área de
inventarios.

El área que la propuesta busca encauzar es en un ambiente de máxima eficiencia en la

administración de inventarios, proponiendo una distribución óptima para el almacenaje,
para disminuir al máximo las devoluciones además de saber con cuanta mercancía
cuenta la empresa disponible para la venta y cómo manejar la implementación de ésta
propuesta.

6.1. POLÍTICAS PARA DESARROLLAR LAS PROPUESTAS

Las políticas que a continuación se presentan son establecidas por la empresa que en
cierta forma facilita la amplitud de la propuesta.

1. Que se profundice el estudio del control de inventario permanente, para mejorar el

sistema de cómputo donde se lleva el control del inventario.

2. La planificación de los productos que conlleva el inventario del almacén sea de

carácter privado en donde la gerencia general interviene y considera que es altamente
eficaz.

Se considera relevante que la secretaria de gerencia debe tener reuniones con

planificación presentando inventarios reales (actuales) y no basarse en las
planificaciones anteriores.

3. En este caso las instalaciones sólo se deben modificar en cuanto a señalización, por
lo demás, son aptas para la capacidad de almacenaje que se necesita cubrir por cada
período.

26
 6.2. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Según lo menciona MARROQUIN8 Debe de existir una jefatura de almacén que solo le
competa prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar la adquisición, conservación y
salida del producto.

Para poder administrar el inventario es necesario que el control de las existencias sea a
diario, verificando la recepción del producto tanto física como teórica, llevando el
registro correspondiente, como también, en los despachos del producto. Además, para
mejorar el control del inventario se debe aplicar el sistema permanente y el método
PEPS (primero en entrar, primero en salir). Solamente así, se controlan las existencias
y podrán manejarse los niveles de inventario, para tener reabastecimientos óptimos.

6.3. DISTRIBUCIÓN FÍSICA ÓPTIMA DE LA BODEGA

Se propone una distribución en el almacén basada en un almacenamiento ordenado

que es una forma de almacenaje del tipo colocación de las mercaderías y que cumple
con las necesidades del almacén; puesto que no hay un orden de almacenaje,
ocasionando daños o deterioro en los productos al ser manipulados o almacenados .
(Ver Anexo C y D).

En el almacenaje ordenado que se propone se va a distribuir el producto por

características similares, es decir, por semejanza, la cual se basa en la cantidad de
unidades por caja y la cantidad de contenido en cada unidad, otro factor primordial para
dicha distribución es la demanda quincenal, esta designa la posición de cada uno de los
productos.

6.4. EN EL MANEJO DE LAS DEVOLUCIONES

 Elaboración del manual informativo para los clientes, si devuelven el producto se

les cobrara $20000 siempre y cuando el producto haya sufrido daño físicamente.

 Elaboración de los documentos a utilizar.

 Información al personal responsable.

8
MARROQUIN RAMÍREZ, Freddy Eladio. Optimización de proceso y del recurso humano, en la bodega
de producto terminado, de la empres Kern de Guatemala, S.A Guatemala, 2008, p. 59 trabajo de grado
(ingeniero Mecánico Industrial) Universidad de San Carlos de Guatemala. Facultad de Ingeniería. Escuela
de Ingeniería Mecánica [En línea]. Disponible en Internet:
http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/08/08_8614.pdf

27
 6.5. ANÁLISIS DE COSTOS

Preparar y ejecutar una propuesta implica un costo. Si el costo es demasiado elevado y

el beneficio es mínimo no es rentable ejecutar las propuestas. Por lo tanto, se presenta
un costo para cada propuesta.

- Para la administración de inventarios:

Elaboración de documento Q 60.000

Planificación 70.000

Programa de inventario 300.000

Ejecución 100.000

Total Q 530.000

- Para la distribución de la bodega:

Fabricación de estanterías 100.000

Total Q 100.000

- Para la administración de personal en el área de inventario:

Capacitación Q 130.000

Total Q 130.000

- devolución del producto

Elaboración del documento 20.000

Total Q 20.000

COSTO TOTAL = 780.000

28
 7. PRESUPUESTOS.

Para el presupuesto de compra se determina a partir de tope de venta de cada mes;

obteniendo los productos a un precio estimado de $40000 (ver Tabla 1). El total de
compras de mercancía son proporcionales al total de ventas de la empresa y el costo
es pagado según el acuerdo que se haya pactado con los proveedores.

Tabla 1. Presupuesto de Compra.

Marzo abril mayo junio

Unidades 120 132 145 159

Precio de
40000 40000 40000 40000
compra

TOTAL 4800000 5280000 5800000 6360000

Fuente: Elaboración propia con base a los datos estimados proporcionados por la empresa

En el caso del presupuesto de venta se propone un tope inicial para cada uno de los
vendedores de 120 unidades mensuales al inicio, las que se irán incrementando en un
10% cada mes (Ver tabla 2). Para el presupuesto de venta se tendrá en cuenta el precio
de venta de cada uno de los productos el cual es de $68000 (valor estimado), este valor
es cancelado por los clientes de la siguiente manera:

29
Tabla 2.Presupuesto de venta

marzo abril mayo junio

Unidades 120 132 145 159

Precio de venta 68000 68000 68000 68000

68000

TOTAL 8160000 8976000 9860000 10812000

Fuente: Elaboración propia

Además de los procesos presupuestales mencionados anteriormente, también se tiene
en cuenta los gastos de ventas como son las fletes de los empleados, las comisiones y
las remuneraciones (Ver Tabla 3); y lo s gastos administrativos mensuales como son
Remuneraciones del personal del área administrativa, seguridad social, servicios
básicos, útiles de oficina (Ver tabla 4)

Tabla 3. Gastos de ventas

marzo abril mayo junio

Remuneraciones 400000 400000 400000 400000

Comisiones 20400 20400 20400 20400

Fletes 120000 120000 120000 120000

TOTAL 540400 540400 540400 540400

Fuente: Elaboración Propia


El valor de las remuneraciones y las comisiones para los vendedores esta relacionado con las ventas
realizadas por cada uno de ellos, y el gasto de fletes con el desplazamiento de los vendedores a las
zonas que serán visitadas.

30
Tabla 4. Presupuesto de gastos administrativo.

marzo abril mayo junio

Remuneraciones 400000 400000 400000 400000

Seguros 70000 70000 70000 70000

Servicios básicos 200000 200000 200000 200000

Útiles de oficina 50000 50000 50000 50000

TOTAL 720000 720000 720000 720000

Fuente: Elaboración propia

El pago de impuestos corresponde al 2% de la utilidad disponible de la empresa.

31
 8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

Fuente: Elaboración propia

32

Tabla 5. Análisis de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas de la Empresa.
12. ANALISIS DOFA
EMPRESA OCCIDENTAL DE
VITAMINAS
OPORTUNIDADES
1. Único en el mercado.
2.La aceptación del producto
por parte de los consumidores.
3. lograr mejores acuerdos con
los proveedores.
AMENAZAS
1. los cambios de clima pueden
deteriorar el producto
2. El riesgo del inventario en coordinación en el área de inventario
la empresa debe tener un
inventario importante ante
cambios de la demanda.
3. vulnerabilidad ante nuevos
competidores.
Fuente: Elaboración propia
9. ANÁLISIS DOFA
FORTALEZA DEBILIDADES
1. la variedad de productos que se
ofrecen en el mercado como Bio la competencia desleal que podría traer
cerebrina, Megaboy, Prosta, la jalea, consecuencias que afectarían a la empresa.
Protevitam entre otros.
2. mejor tiempo de vida y durabilidad
Que no haya el suficiente capital humano
del producto puesto que son vitaminas
ni capacitado para la comercialización del
naturales tienen mayor tiempo de
producto.
caducidad.
3. capacidad de entrega directa ya que
el control del producto es más alto y el
La demanda del mercado es variable.
consumidor puede satisfacer su
necesidad sin poner el riesgo su salud.
ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
hacer un estudio de mercadeo para dar valor agregado a la labor de los
saber lo gustos de los clientes en vendedores para generar confianza y
cuanto a los productos. credibilidad.
la aceptación del producto en los
Revisar que el producto llegue en consumidores permitiría incrementar las
excelente condiciones para mejorar la ventas de manera que el capital humano en
salud de los clientes. el área de inventarios se capaciten y dar
oportunidad de empleo.
Cotizar con diferentes proveedores, Se mejora el área de inventarios en cual
los productos sean a un menor costo serian pedidos que requiera la empresa y se
sin disminuir la calidad del producto logra acuerdos con los proveedores en
además de mejorar el canal de donde la demanda no afecta tanto en el
distribución del producto. balance general ni estado de resultado.
ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
el producto llega a los cliente puerta a Llevar el control de los productos con el
puerta usar otros medios para llegar inventario periódico para que así no se
el producto a los clientes sin que se extravié la mercancía.
deteriore el producto por medio de
envíos o mensajería.
Mejorar el control, planeación, y
Capacitar a los vendedores y al encargado
del almacén para que sepa manipular la
ya que la empresa cuenta con
mercancía y entregue el producto en una
productos naturales y su tiempo de
buena calidad además de conocer las
caducidad es mayor ante cambio de la
necesidades de los clientes.
demanda.
Satisfacer la necesidad de los clientes
entregándoles los productos en
Mantener la calidad del producto para que
optimas condiciones de calidad así
no hay perdida en el costo de venta.
mantenerse en el mercado ante
nuevas competidores.
33
 10. RECOMENDACIONES.

 Como practicante de pasantía le recomiendo al dueño del negocio, implementar este

proyecto del mejoramiento de inventario, como guía para la planificación, coordinación,
control y rentabilidad de la empresa.

 Supervisar de forma aleatoria, por medio de la persona encargada de entregar los

productos para que salgan a la venta.

 Evaluar del movimiento de cada producto, para determinar si la cantidad de filas es la

correcta o si estas pueden disminuir o aumentar, para perfeccionar la nueva distribución
del producto.

 Llevar el control del inventario del sistema permanente, llevando acabo un informe
donde muestre los productos con que cuenta la empresa permitiendo hacer los pedidos
que requiere esta organización, además aprovechar el espacio del almacén logrando
disminuir el mal trato en el producto, el costo y por ende, el desorden.

34
 11. CONCLUSION

Se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en

llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en
sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en
diversas formas para lograr su fin. En un principio, lo realizó en procesos muy simples a
partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo
con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los
procesos y técnicas contables han evolucionado como:

Al implementar de forma de ordenado el almacenamiento, de acuerdo los productos por

familias con su respectiva demanda, se logra un diseño en la distribución del producto,
mejorando así el reabastecimiento del inventario y por ende se obtiene el personal
óptimo en el almacén, el producto.

Creando los niveles de inventario, se logra que la preparación de pedidos se dirija en

una planeación estructurada bajo fundamentos de orden y existencias en el inventario.

El proceso debe de contarse y registrarse datos financieros tanto de inventarios como

de ventas se desarrolla de una manera más eficaz para del contador, donde se rige por
los principios establecidos para elaborar la contabilidad empresarial.

35
 BIBLIOGRAFIA

Colombia. Congreso. Decreto 410 de 1971, Marzo 27, por la cual se expide el Codigo
de Comercio. Bogotá: Congreso; 1971

MARROQUIN RAMÍREZ, Freddy Eladio. Optimización de proceso y del recurso

humano, en la bodega de producto terminado, de la empres Kern de Guatemala, S.A
Guatemala. biblioteca.usac.edu.gt<http://biblioteca.usac.edu.gt>

TOVAR, Edgar. Control interno de los inventarios.

www.monografias.com<http://www.monografias.com>

36
Anexo A. Balance general de la empresa Occidental de Vitaminas.

37
Anexo B Estado de resultados de la empresa Occidental de Vitaminas.

38
Anexo C Sección del área de almacenaje

Fuente de fotografía tomada por Laura Gamboa

39
Anexo D. Línea de productos

40
Anexo E. Deterioro en los productos almacenados

41