UNIDAD 2: FASE 3 - REALIZAR EL ESTADO DEL ARTE

PRESENTADO POR
JULIO ANTONIO TORRES SÁNCHEZ_CODIGO_
LUIS ISIDRO GAITAN_ CODIGO_79.839.348
ROSA EVA GOMEZ_CODIGO_ 1.052.020.454
JINETH ARIAS _CODIGO_1.012.341.220
LUZ ANDREA CASTANEDA_CODIGO_
102019_5

PRSENTADO A
JORGE ENRIQUE LEON RODRIGUEZ
TUTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD,

TEORIAS CONTEMEPORANEAS DE LA ADMINISTRACIÓN
COLOMBIA, AGOSTO DE 2018

1
 TABLA DE CONTENIDO

Introducción ............................................................................................................................ 3
Objetivos................................................................................................................................. 4
Desarrollo Actividad............................................................................................................... 5
Conclusiones......................................................................................................................... 15
Bibliografia ........................................................................................................................... 16

2
 INTRODUCCIÓN

De acuerdo al desarrollo de la actividad colaborativa se escoge la empresa “FUNDACION

PANAMERICANA PARA EL DESARROLO”, se realizara una breve reseña histórica,
identificando el foco principal del problema que a su vez será solucionado haciendo uso
de las teorías de la administración contemporánea, documentando durante el desarrollo de
la investigación se plasmaran las falencias que está sufriendo la compañía, donde se
plantearán posibles alternativas para direccionar de una mejor manera ese “problema”
transformándolo en una fortaleza que ayudara a optimizar los tiempos en la ejecución de
sus proyectos sociales a nivel nacional.

En este trabajo se contemplara más fondo las tendencias administrativas que ayudan a
incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo. Es una pausa para redefinir el
rumbo de la organización con los cual su orden tanto sistemático como lógico es más
dinámico y perdurable, es por ello que en este curso TEORIAS CONTEMPORANEAS
DE ADMINISTRACION es primordial para obtener conocimientos profesionales y así
lograr dar solución a los problemas dentro de las organizaciones teniendo como base las
tendencias administrativas.

3
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Investigar y determinar el problema que afecta a la FUNDACION PANAMERICANA

PARA EL DESARROLLO, identificando sus consecuencias con el fin de establecer

estrategias para darle solución haciendo uso de las teorías contemporáneas de la

administración, realizar un video con el resumen de los contenidos de la unidad 2, de forma

colaborativa realizar una página web en la herramienta WIX.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Comprender las teorías de la administración y su aplicación en la vida diaria,

basándose en las teorías antiguas o clásicas de la administración.

 Realizar el estado del arte donde se evidencie los antecedentes del problema y
solución

 Elaborar un video donde se resuman los contenidos de la unidad dos.

 Construir una página web (wix) que contenga dichos contenidos de forma dinámica
e innovadora

4
Actividades a desarrollar

• Seleccionar un rol y cumplir las funciones

• De manera individual, el participante debe realizar un video que resuma los
contenidos de la unidad dos y lo publica en youtube.
• Aporta a la recopilación de los antecedentes, estado actual del problema,
tendencias (estado del arte) y posibles soluciones del problema seleccionado.
• Ingrese al entorno práctico y desarrolle la sopa de letras (actividad no
evaluativa)

Colaborativo

• Consolidar la información relacionada con los antecedentes, estado actual,

tendencias y posibles soluciones, del problema seleccionado
• Construcción de página wix

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 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

ANTECEDENTES

 Fundación panamericana para el desarrollo es una organización independiente sin

fines de lucro con sede en Washington D.C., creada en 1962 mediante un acuerdo
único de cooperación entre la OEA y el sector privado.

 Tiene presencia en América Latina y el Caribe donde implementa proyectos de

desarrollo social para el fortalecimiento de las comunidades.

 En Colombia hace presencia desde el año 2001.

 Para la organización, la responsabilidad social es un compromiso basado en el bien

común de los derechos y deberes de las personas, como parte de una sociedad de la
cual se está recibiendo un beneficio y a la que se debe aportar para contribuir en el
mejoramiento de las condiciones de vida.

 Su principal falencia es que al momento de realizar las actividades el tiempo es de

6 meses los cuales no alcanzan y en varias ocasiones ha llegado el cierre del
convenio y aun no se ha logrado realizar las entregas a los participantes, esto
implica que al proyecto se extienda por 6 meses lo cual ha dejado perdidas
administrativas para la organización y familias sin atender

ESTADO ACTUAL DEL PROBLEMA

Su principal problema es la falta de Planeación estratégica en los planes operativos para la
ejecución de proyectos. Lo que causa dejado perdidas administrativas para la organización
y familias sin atender.

6
 ESTADO DEL ARTE

Los cambios en la planeación estratégica, planes operativos y la ejecución de proyectos

que afectan directamente el enfoque organizacional de una empresa lo hace susceptible a
problemas y contratiempos que afectan la reconfiguración de las actividades y procesos
empresariales que hacen imposible planeación y formulación de los proyectos, nace
entonces las teorías contemporáneas de administración con las cuales se identificaran las
falencias y entrar a mejorar , pudimos observar que la empresa FUNDACION
PANAMERICANA PARA EL DESARROLLO presenta deficiencias operativas y
estratégicas que afectan las ejecución de proyectos , Se entiende que es una empresa sin
ánimo de lucro y que los proyectos impactan y tiene un beneficio con las comunidades más
vulnerables.
Existe una necesidad de implementar una teoría la cual se adapte y facilite todos los
procesos , está la Reingeniería ”es el diseño rápido y radical de los procesos estratégicos de
valor agregado -y de los sistemas, las políticas y las estructuras organizacionales que los
sustentan- para optimizar los flujos de trabajo y la productividad de una organización”
(Gestiopolis, 2001).

1. Definir objetivos y dividir proyectos en unidades manejables, es decir olvidarse de

las metas grandiosas y concentrarse en avances pequeños pero permanentes, que al
ser metas alcanzables pueden ser cuantificadas con facilidad.
2. Reformar a la administración intermedia para convencerla de la necesidad del
cambio. Los acuerdos adoptados entre la dirección de la empresa y los empleados
de abajo fracasan muchas veces porque pasan por encima de los directores, jefes y
subjefes, es decir toda aquella plana que arbitra y que realmente dirige lo que se
pensó arriba.
3. Adoptar las tecnologías de información como una herramienta inherente a la
empresa. La tecnología permite acelerar la comunicación y disminuye el tiempo
usado en trámites y gestiones, permitiendo crear tiempo para concentrarse en la
estrategia (Gestiopolis, 2001).

7
 4. Realizar organización estratégica que permita el cumplimiento de metas en fechas
estipuladas.
5. Analizar la base central del problema en cuanto al incumplimiento, optando por
reorganizar las áreas encargadas y delegar distintas funciones a los empleados de tal
manera que se cumplan metas con los mejores resultados y sin afectar a los que se
beneficiaran de cada proyecto.
6. Optimizar planeación y estadísticas según las áreas a trabajar.

7. Realizar acuerdos de servicios con las áreas de apoyo de la organización (Área de

compras, administrativa, comunicaciones, jurídica, contabilidad y financiera)
estas son áreas de soporte que estan presentes en la ejecución de cada uno de los
proyectos que se desarrollan, tienen un rol muy importan ya que desde allí se
realizan operaciones financieras, jurídicas, compras y todo el material de publicidad
para los convenios, todos estos apoyos deben darse sincrónicamente para que no
afecten los planes operativos de los convenios.

Podemos observar entonces que la empresa FUNDACION PANAMERICANA PARA

EL DESARROLLO presenta inconvenientes para realizar las actividades en un tiempo
determinado y que conlleva al cierre de convenios, proyectos o contratos que ha dejado
perdidas administrativas para la organización y familias sin atender por extenderse y no
terminar dichas actividades. Trabaja temas muy importantes que ocurren con frecuencia y
realmente la falta de planeación estratégica en los planes operativos para la ejecución de
proyectos por lo general siempre afectos a las personas más vulnerables y que necesitan de
este tipo de ayudas, obteniendo en varias oportunidades como resultado que muchos de
estos proyectos no culminan de forma satisfactoria. Más aun los recursos que se utilizan en
dichos proyectos son el combustible del mismo y no se debe maniobrar de forma ilícita los
mismos o incurrir en incumplimientos es importantes diseñar una teoría contemporánea de
administración y enfocar caracterización de las familias en cada municipio, plan de
inversión para cada familia, búsqueda de proveedores, compra de los insumos herramientas
y semillas y las entregas de los productos en la vereda a cada participante. se ha
identificado una gran problemática que impide que los resultados de las actividades se

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realicen de manera acorde o en sincronía con lo establecido en el Plan Operativo de
Actividades o planeación estratégica.

Ficha Descriptiva

Nombre Empresa FUNDACION PANAMERICANA PARA EL DESARROLLO

Es una ONG la cual se dedica a la ejecución de proyectos sociales
a nivel nacional se identifican problemas planeación estratégica lo
cual se evidencia en los ciclos de la ejecución de los proyectos. Por
lo general estos proyectos esta dirigidos a familias que algún
momento fueron desplazadas del campo por algunos de los actores
Actividad económica de violencia que ha existido en el país, el proyecto busca brindar un
apoyo a estas familias que retornaron a sus tierras, esta ayuda que
reciben se denomina un componente de seguridad alimentaria en
cual incluye entregas de semillas, herramientas e insumos para la
construcción de huertas caseras.

El problema existe en los tiempos tan cortos planteados para cada

uno de los ciclos del convenio como lo es;
Caracterización de las familias en cada municipio
Producto / servicio Plan de inversión para cada familia
Búsqueda de proveedores
Compra de los insumos herramientas y semillas
Entregas de los productos en la vereda a cada participante
Para realizar las actividades anteriores el tiempo es de 12 meses los
cuales no alcanzan y en varias ocasiones ha llegado el cierre del
convenio y aun no se ha logrado realizar las entregas a los
Problema participantes, esto implica que al proyecto se extienda por 6 meses
más lo cual ha dejado perdidas administrativas para la
organización y cupos de ayudas sin entregar.
Para solucionar el problema susceptible identificado en la
Teoría seleccionada / organización selecciono la REINGENIERIA para la recreación y
solución reconfiguración de las actividades y procesos desarrollados en la
planeación y formulación de los proyectos.

9
 Organización y problema seleccionado, teoría que permite resolver el
problema e información sobre el tema

FUNDACION PANAMERICANA PARA EL DESARROLLO

Es una ONG la cual se dedica a la ejecución de proyectos sociales a
nivel nacional se identifican problemas planeación estratégica lo cual
se evidencia en los ciclos de la ejecución de los proyectos. Por lo
general estos proyectos están dirigidos a familias que algún momento
Nombre Organización fueron desplazadas del campo por algunos de los actores de violencia
que ha existido en el país, el proyecto busca brindar un apoyo a estas
familias que retornaron a sus tierras, esta ayuda que reciben se
denomina un componente de seguridad alimentaria en cual incluye
entregas de semillas, herramientas e insumos para la construcción de
huertas caseras.
Falta de Planeación estratégica en los planes operativos para la
Problema Seleccionado
ejecución de proyectos.
Para solucionar el problema susceptible identificado en la
organización se selecciona la Reingeniería para la recreación y
reconfiguración de las actividades y procesos desarrollados en la
planeación y formulación de los proyectos.
Se entiende que es una empresa sin ánimo de lucro y que los
proyectos impactan y tiene un beneficio con las comunidades más
vulnerables con la Reingeniería podemos incluir un valor
agregado en dichos proyectos, personal capacitado y estrategias
innovadoras que involucren a todos, y lo más importante fuentes
de empleo como base del “emprendimiento”, para mejorar la
calidad de vida de las familias y sus integrantes.

Teoría para la solución

10
 Todos los proyectos sociales ejecutados por la fundación son
formulados por el departamento para la prosperidad social en
Colombia (DPS) los beneficiarios de estos son proyectos son familias
las cuales están en una lista de afectados por el conflicto armado en
Colombia en los últimos 50 años, es decir que cuando inicia el
proyecto ya se tiene la ubicación y el número de familias que se van a
atender.

Es la revisión de los temas de origen en los procesos, el como se

ejecutan desde la raíz, se elige esta estrategia porque buscamos una
modificación extrema a un tema critico como lo es el incumplimiento
de los tiempos en la ejecución de los proyectos, buscamos cambios
Justificación de la elección
radicales que mejoren los procesos para no generar más pérdidas para
la fundación y se entiendan todas las familias seleccionadas
satisfactoriamente en tiempo establecido.

La organización trabaja proyectos sociales muy importantes de la

mano del estado colombiano con frecuencia se identifica la falta de
planeación estratégica en los planes operativos de la ejecución de los
proyectos y esto por lo general siempre afecta a las personas
vulnerables a las cuales va dirigida la ayuda, obteniendo en varias
oportunidades como resultado que muchos de esta familias no
reciben su ayuda en el tiempo establecido dejando insatisfacción y
poco credibilidad antes esta ayudas.

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 MATRIZ DE ANSOFF
Productos

Actuales
Nuevos
Penetración del mercado: Desarrollo de Nuevos productos:

 Alto numero de consumidores a  Búsqueda de socios estratégicos con los

los cuales no se les cumple cuales se pueda activar proyectos con más
 Nivel de penetración: alto riesgo y tiempo para a la ejecución.
Actuales

con cara a la violencia  Consumidores de población vulnerable

 Por lo general estos proyectos
están dirigidos a familias que
algún momento fueron
desplazadas del campo por
algunos de los actores de violencia 
que ha existido en el país.
Mercados
con proyectos que les de seguridad
financiera y civil y sean atractivos a los
inversores pequeños, medianos y grandes
del país.
Proyectos tengan buen presupuesto y una
ejecución de largo tiempo bien planificado

complicada para que se puedan cumplir de

manera satisfactoria.

Desarrollo del mercado Diversificación:

 La participación tanto de los  El agro en el país es un tema extenso, en

consumidores como de los donde se puede trabajar en los animales o
inversionistas deben estar cultivos, se puede vender no solo a nivel
enfocados al agro, un campo muy local si no con productos que se puedan
amplio dentro del país y que tiene exportar, al ser tan diverso, se puede
Nuevos

gran potencial. invertir casi que en cualquier producto

 Cada proyecto es una oportunidad orgánico y natural.
para la transformación, para  La ejecución de proyectos sociales a largo
cambiar situaciones y es una buena alternativa para
definitivamente mejorar la calidad sostenimiento de una organización
de vida de las personas más siempre cuando se tenga una planeación
vulnerables de nuestro país. estratégica con fase de ejecución definida.


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 INFORMACIÓN SOBRE EL TEMA

EJECUCIÓN DE PROYECTOS SOCIALES

1. Preparación del inicio:

Tipos de Ciclos de Vida de los Proyectos
 Ciclo Largo: Proyecto cuyo tamaño es grande o con un alto grado de complejidad
 Ciclo Corto: Proyecto de tamaño medio o pequeño y con grado de complejidad medio
 Ciclo de Desarrollo Rápido: Proyecto muy rápido con el objetivo de terminar en un
plazo limitado
 Ciclo Solución Externa (Paquetes): Proyecto donde parte se desarrollará a medida y otra
parte se realizará con paquetes ya existentes en el sector
 Ciclo Mantenimiento: Proyecto de mantenimiento de aplicaciones, recoge aquellas
actividades necesarias para incorporar nuevas funcionalidades, corregir incidencias y
resolver problemas técnicos
Responsabilidades
 Asegurar los productos y/o servicios con calidad cubriendo expectativas
 Proveer gestión efectiva para garantizar la finalización con éxito del proyecto
 Suministrar la información de la situación del proyecto
 Planificar y supervisar las actividades diarias del equipo
 Realizar las revisiones detalladas de todos los procesos y salidas del proyecto

2. Planificar la ejecución:
Gestión del alcance del proyecto
 ¿Qué es necesario hacer?

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  ¿Cuánto se tardará en completar cada tarea?
 ¿Cuál es el orden en que se deben realizar las tareas?
 ¿Cuándo debe empezar el trabajo?
 ¿Cuándo debe finalizar?
 ¿Quién llevará a cabo cada tarea?
 ¿Quién será responsable de cada tarea?
 Plantillas de Información a generar (informes)
 Tiempo dedicado a reuniones
 Formación del equipo
 Actividades Administrativas
 Generación de Estándares y Procedimientos del Proyecto
 Revisiones de Calidad
 Realizar estimaciones razonables: ni pesimistas ni optimistas
 Considerar la contingencia en función de los riesgos detectados
 La planificación ha de ser grafica
 Comenzar a planificar con el fin en la mente
 Preparación del software a utilizar
 Estándares y procedimientos a utilizar
 Material de formación, guías practicas

Replanificación

 Objetivo principal: proteger las fechas de entrega

 Causas
 No disponibilidad de Recursos
 Desviaciones entre el incurrido planificado y el actual
 Peticiones de cambio del Cliente a las especificaciones iniciales
 Riesgos no previstos o inevitables
 Deficiencias en el Trabajo realizado

3. Organizar los recursos:

Objetivos
 Identificar los propósitos a conseguir en la etapa
 Identificar los cuatro estilos de comportamiento que impactan en la comunicación
interpersonal efectiva en los equipos
 Identificar acciones que contribuyan a una organización efectiva y una adecuada
gestión de recursos humanos
 Determinar los factores clave para organizar los recursos.

Propósitos de la etapa
 Obtener los recursos específicos necesarios para la realización del proyecto
 Organizar los recursos, incluyendo el equipo de proyecto
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  Asignar los recursos
 Disponibilidad de recursos para un uso productivo
 Orientar, Formar, Motivar, Gestionar, y Evaluar los miembros del equipo, durante el
proyecto.

4. Controlar el trabajo

Acciones orientadas al control efectivo del proyecto

 Identificar y controlar el alcance

 Crear una planificación detallada
 Descomponer el trabajo en unidades manejables
 Identificar y cuantificar las variaciones sobre el plan inicial
 Identificar las acciones correctivas comunicando al equipo de trabajo
 Minimizar los Riesgos / Problemas
 Re planificar cuando sea necesario
 Liderar al equipo y el proyecto
 Usar habilidades de comunicación efectivas
 Mantener soporte y compromiso
 Conducir las reuniones de revisión de estado
 Tomar decisiones proactivamente
 Fortalecer al equipo

Barreras para controlar el alcance

1. Alcance demasiado amplio:

 Productividad no optima
 Deslizamiento en la planificación
2. Planificación y Comunicación inadecuada
3. Liderazgo “pobre”
4. Fracasos por no:
 Planificar a suficiente nivel de detalle
 Gestionar los conflictos
 Asegurar la calidad
 Identificar, valorar y evitar los riesgos
 Controlar los cambios

5. Informar el estado

Importancia de la información del proyecto

 Es la comunicación formal del Proyecto. Ha de servir para cubrir las necesidades de

comunicación.
 Debe proveer información para realizar cambios, replanificacion y evaluación del
estado del Proyecto
 Debe permitir a los/as responsables del proyecto

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 - Afirmar el liderazgo
- Demostrar su Competencia
- Obtener compromiso y soporte

Entradas al proceso de información

 Informe de situación de los paquetes de trabajo (control incurridos)

 Disponibilidad de los recursos
 Problemas/riesgos y resoluciones adoptadas
 Análisis de la evolución del proyecto respecto a la planificación
 Impactos en la planificación
 Avances conseguidos
 Conocimiento del estado del proyecto
 Observaciones diarias

6. Evaluar el proyecto
Un proyecto se finaliza cuando:
 Se han satisfecho todas las especificaciones de la petición
 Se ha recibido la aprobación formal de todos los productos entregados
 Los productos han sido transferidos
En ese momento podremos:
 Liberar los recursos del proyecto
 Conducir la revisión de los beneficios obtenidos

Por lo general estos proyectos esta dirigidos a familias que algún momento fueron
desplazadas del campo por algunos de los actores de violencia que ha existido en el país, el
proyecto busca brindar un apoyo a estas familias que retornaron a sus tierras, esta ayuda
que reciben se denomina un componente de seguridad alimentaria en cual incluye entregas
de semillas, herramientas e insumos para la construcción de huertas caseras.
El problema existe en los tiempos tan cortos planteados para cada uno de los ciclos del
convenio como lo es;
 Caracterización de las familias en cada municipio
 Plan de inversión para cada familia
 Búsqueda de proveedores
 Compra de los insumos herramientas y semillas
 Entregas de los productos en las veredas a cada participante
Para realizar las actividades anteriores el tiempo es de 6 meses los cuales no alcanzan y en
varias ocasiones ha llegado el cierre del convenio y aun no se ha logrado realizar las
entregas a los participantes, esto implica que al proyecto se extienda por 6 meses lo cual ha
dejado perdidas administrativas para la organización.

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 1. Enlaces de videos publicados en YouTube
Estudiante Link de ingreso video YouTube
Luis Isidro Gaitán https://www.youtube.com/watch?v=KqkFus6p-0o
Julio Antonio Torres https://www.youtube.com/watch?v=fHz0hx7yQhg
Jineth Arias
Luz Andrea Castañeda https://youtu.be/p7QmnWAIXEw
Rosa Gómez https://youtu.be/9np31A4Orp0

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 CONCLUSIONES

 El estado del arte es una investigación documental que tiene como objeto recuperar el
conocimiento clave de un estudio determinado para así alcanzar su punto crítico,
generar nuevas y refrescantes comprensiones del mismo.

 Dimos a conocer planteamientos estratégicos en una compañía tomando como caso

puntual FUNDACION PANAMERICANA PARA EL DESARROLO; realizando un
diagnóstico basado en nuestro punto de vista y de acuerdo a lo planteado en el curso;
con el fin de asociar la realidad con la teoría siendo capaces de dictaminar un problema
que se solucionará tomando como eje fundamental la teoría de la reingeniería de
procesos para conseguir un cambio sustancial y lograr una mejora en el rendimiento
corporativo organización y productivo de la organización.

 La ejecución de proyectos sociales implica ciclos largos de vida para asegurar

planificar, suministrar, enfocar tanto las responsabilidades, mantenimiento actividades,
productos o servicios e información del proyecto.

 Las teorías contemporáneas de administración sirven para enfocar un problema y dar

pronta solución a este, pero con la diferencia de reconfigurar los objetivos y metas
corporativas a un nuevo nivel con más innovación y creatividad.

18
 BIBLIOGRAFÍA
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