RESUMEN: Sistema de gestión documental.

Antes de entender Qué es un sistema documental hay que saber qué es un sistema un sistema es un conjunto
relacionados entre sí componentes están estrechamente relacionados y en función de este se desarrolla unos
procesos Qué son lo que permiten llevar a cabo todas las actividades en gestión de sistema documental.

Los sistemas se desarrolla bajo unos procesos Y estos procesos hace relación a las secuencias de paso o de fases
que involucra un conjunto de actividades para lograr un fin común.

Sistema documental tiene 3 frente uno es la eficiencia la productividad y costo

En la parte de la eficiencia hace que mejore el desarrollo los procesos de manera general transversal y eficiente
ayudando a la toma de decisiones un ejemplo de eso teniendo la información a tiempo de un determinado tema nos
ayuda a tomar decisiones rápidamente frente algún tema específico dentro de la organización.

Desde punto de vista de la productividad en tener un sistema de gestión documental nos ayuda a evitar los reprocesos
producto de una mala entrega de la información de una mala gestión de datos de inconsistencias dentro de la
información que finalmente impacta la productividad a través de la generación de reprocesos

desde el punto de vista del costó un sistema de gestión documental impacta Los costos desde la gestión de los
recursos en la optimización de los recursos dentro de una organización

La gestión documental no es solamente son documentos en papel si no la manera de gestionar la información dentro
una compañía organización tiene diferentes frentes o puntos de vista el primer frente está estrechamente asociado
gestión documental pero también existe otro frente o características la gestión de contenidos la gestión de información
la gestión de conocimiento que es muy importante la gestión de los archivos y gestión de la calidad.

Desde punto de vista de la gestión documental se habla de conjunto de las actividades que permiten tener una buena
coordinación y control de los aspecto en función de la creación de la recesión de la organización de la almacenamiento
y el acceso y en función de los documentos

Cuando hablamos de gestión de la información son las actividades relacionadas con la manera cómo se obtiene la
información. Cómo se guarda Cuáles son las entradas y salidas de la información

Desde la gestión del conocimiento se habla de los procedimientos en función de mantener y estructurar la información
y en convertirla en un activo para transformar toda la Fuente llevarla a un procedimiento que permita que esa
información se convierta en conocimiento y en activos para sus empleados.

La gestión de archivos se basa en conjunto de actividades que se define para preservar para difundir y para controlar
el acceso a la documentación de un archivo de carácter administrativo o de carácter histórico desde un archivo general
del archivo que se maneja día de los archivos históricos que maneja la empresa.

Desde la gestión de documentos se habla que corresponde los procedimientos que permite mantener actualizar los
contenidos dentro de diferentes herramientas en la gestión de contenidos está asociada a las herramientas
tecnológicas sobre las cuales las empresas tienen su información.

La gestión de la calidad hace referencia a todas las actividades que van en función de dichas de dirigir y controlar en
la organización los procedimientos de la calidad de los productos y servicios.

La información dentro de una compañía tiene una forma qué puede ser una forma piramidal. Lo más importante dentro
de la gestión documental la gestión de conocimiento la gestión de documentos Esto es lo Que entendemos como flujo
de trabajo o la gestión electrónica de la información
Dentro de la pirámide también se habla la gestión de la información que puede ser a través de intranet la extranet hoy
en día Muchas empresas están emigrando hacia la nube eso también es una gestión de la información a través del
almacenamiento de la información.

Existen dos términos de unos temas asociado a la gestión documental regularmente se encuentra dentro de la gestión
documental tres temas que son muy importantes de entender la gestión documental y la información de una
organización tiene que ir orientada a que las personas pueden utilizar la información bien sea proveedores clientes o
trabajadores de la empresa Existen tres tipologías que dependiendo de la procedencia de la información trabajan la
documentación.

Hay unos actores que intervienen en los procesos documentales o la gestión documental los clientes de las
compañías los clientes de las organizaciones de los colaboradores son los que usan la información o hacen parte de
las entrada o salida de la información los proveedores las entidades externas

Hay diferentes actores que interviene directamente específica en los procesos de la gestión documental que pueden
representar una salida o una entrada de la información por eso es muy importante dentro de la gestión documental
tener unos perfiles de acceso de uso de la información Dado que los perfiles y acceso y uso de la información implica
2 temas en específico 1 en función de la seguridad de la información de la compañía y otro en función de calidad de
la información de la compañía

Teniendo en cuenta esos actores hacen parte del proceso de gestión documental de acuerdo a la procedencia de los
documentos existen 3 tipología de la información

La primer tipología ambiental la segunda de la información interna y la tercera la corporativa

Ambiental y corporativa a hace referencia desde el punto de vista ambiental estamos hablando de las fuentes de
información que se utiliza es decir normalmente estamos hablando de los centros de documentación donde se
encuentra la información las bibliotecas cuando hablamos de la de lo correspondiente a la tipología interna estamos
hablando de la información de la documentación operativo es decir aquí estamos hablando de facturas órdenes de
compra recibos formatos internos digamos los diferentes formatos que utilizan las diferentes áreas para realizar
solicitudes o realizar aprobaciones y es lo que define la información interna de la compañía desde el punto de vista
de la ecología corporativa pues entonces hablamos de la información que la empresa comunica al exterior Entonces
cuando hablamos de este tipo de información estamos hablando de los folletos de las presentaciones corporativas de
los catálogos de las memorias de la web.

Porque existe una estructura documental dentro de un sistema de gestión documental dentro de una compañía es
muy importante desde el punto de vista documental se puede generar un uso inadecuado puede implicar muchos
aspectos No sólo en el punto de vista organizacional sino desde punto de vista de costo que puede percutir a la
compañía un ejemplo de eso si no se tiene la información a tiempo para la generación de un reporte de una entidad
específica en el tiempo definido se puede llegar a tener una sanción.

La gestión documental es muy importante para la compañía desde punto de vista del control de la organización ya
que no permite que esa información se pueda transformar en conocimiento para la compañía.