Politica Proteccion de Datos V - XX

Código: POL-PROT-
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DAT-PERSO-001

DE DATOS PERSONALES Versión: 1.2
Fecha: 13/08/2018
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. INTRODUCCIÓN
MULTIPAY S.A.S, como sociedad legalmente constituida en Colombia, y con el fin de

salvaguardar las garantías constitucionales y normativas consagradas en el Artículo 15 de
la Constitución Política de Colombia, referentes al derecho que tienen todas las personas
a su intimidad familiar y personal, y así mismo a la posibilidad de conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en
archivos de entidades públicas y privadas, ha establecido la presente política de protección
de datos personales acorde con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de
2013.
2. OBJETIVO
Proteger el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean
susceptibles de tratamiento por MULTIPAY S.A.S.
3. ALCANCE
Esta política debe ser divulgada, conocida y se aplicará a todas las Bases de Datos y/o
Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por MULTIPAY
S.A.S, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos
personales.
4. GLOSARIO
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica anterior
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Fecha: 13/08/2018
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida

al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca
de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los
datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido
puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones
filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos
humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado

del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra
dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos

dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales,

tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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5. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan

disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la
complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los
siguientes principios rectores:
5.1. PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: El tratamiento de datos es una actividad

reglamentada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones
que la desarrollen.
5.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de

acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
En lo correspondiente a la recolección de datos personales, MULTIPAY S.A.S. se

limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual
fueron recolectados o requeridos y deberá informar al titular el motivo por el cual se
solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
5.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento

previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos
o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que
releve el consentimiento.
5.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe

ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del

titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en
cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos
que le conciernan.
5.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta

a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá
hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o
terceros autorizados conforme a la ley.
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5.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por MULTIPAY

S.A.S. se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: MULTIPAY S.A.S, está obligada a garantizar

la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de
las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley.
6. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
6.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la MULTIPAY S.A.S en
su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MULTIPAY S.A.S, salvo cuando

expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no
es necesaria la autorización).
6.3. Ser informado por MULTIPAY S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado
a sus datos personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a

lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen
o complementen.
6.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
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7. DEBERES DE MULTIPAY
En virtud de la presente política de protección de datos personales son deberes de

MULTIPAY los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
7.1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
7.2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
7.3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten en virtud de la autorización otorgada.
7.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7.5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible.
7.6. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de
los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas
necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
7.8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
7.9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
7.10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del
titular.
7.11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
7.12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los

códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
7.13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de

Industria y Comercio sobre el tema en particular.
7.14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad
con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
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7.15. MULTIPAY S.A.S, hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas
finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo
caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
En virtud de la presente política de protección de datos personales son deberes de

MULTIPAY S.A.S los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
8.1. DATO SENSIBLE:

MULTIPAY S.A.S, restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo
estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares
informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. MULTIPAY S.A.S, utiliza y trata
los datos catalogados como sensibles:
a) El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos

sensibles, salvo en los casos que, por ley, no se requiera el otorgamiento de dicha
autorización.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales deberán otorgar la autorización.
c) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del
marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las
medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato esté
disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no
sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos
sensible.
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8.2. DATO PERSONAL:

El tratamiento de los datos personales de clientes, empleados, ex empleados, proveedores,
contratistas, o de cualquier persona con la cual MULTIPAY S.A.S tuviere establecida o
estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula
la materia.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
a) Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias,
contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por
MULTIPAY S.A.S.
b) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin
limitarse a las tributarias y comerciales
c) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y
de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y
candidatos a futuro empleo.
8.3. BASES DE DATOS:

MULTIPAY S.A.S ha clasificado las bases de datos tal como se relaciona a continuación:
8.3.1. BASES DE DATOS DE CLIENTES
Son bases de datos que contienen datos de personas jurídicas o naturales en calidad
de clientes los cuales de manera voluntaria y en ejercicio de su relación comercial, a
través de la prestación de servicios de MULTIPAY S.A.S.
8.3.2. BASES DE DATOS DE PROVEEDORES
Son bases de datos que contiene datos de las personas naturales que mantienen un
vínculo contractual cuyo tratamiento tiene la finalidad de cumplir con las disposiciones
contractuales estipuladas en los contratos para la adquisición de servicios y bienes
demandados por MULTIPAY S.A.S para su funcionamiento y/o cumplimiento de
algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos,
privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones
contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de
la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere
autorización previa del titular.
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Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores
serán:
a) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas

precontractual, contractual y pos-contractual.
b) Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
c) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas
por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la
normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.
MULTIPAY S.A.S, podrá recolectar datos personales de los empleados, de sus

proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de
determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se
contraten con el proveedor.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de

MULTIPAY S.A.S, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de
los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, MULTIPAY S.A.S devolverá
tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
Cuando MULTIPAY S.A.S, entregue datos personales de cualquier Titular a sus

proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo
dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria
respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales.
MULTIPAY S.A.S, verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y
no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los
mismos.
8.3.3. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS
Son las bases de datos que contienen datos de las personas naturales que se vinculan
laboralmente con MULTIPAY S.A.S, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con
las disposiciones legales y reglamentarias. Esta base de datos contiene datos privados,
públicos, sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes
a las obligaciones derivadas de las relaciones laborales requiere autorización del titular.
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9. RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LA INFORMACION
MULTIPAY S.A.S, como persona jurídica, es la responsable general de tratamiento de los

datos personales de clientes, empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, o de
cualquier persona con la cual MULTIPAY S.A.S tuviere establecida o estableciera una
relación, permanente u ocasional, para lo cual se ha designado a la Directora Administrativa
y Financiera, como responsable en el tratamiento de los datos bajo la supervisión del área
de seguridad de la Información.
10. LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los

datos personales que conforman las bases de datos de MULTIPAY S.A.S y la presente
política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de
Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la
resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la
República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de
Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual
con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será
objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su
recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario
el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser
necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de
carácter legal.
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Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales,

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan

5.1. PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: El tratamiento de datos es una actividad

5.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, MULTIPAY S.A.S. se

5.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento

5.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe

5.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del

5.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta

5.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por MULTIPAY

5.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: MULTIPAY S.A.S, está obligada a garantizar

6. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MULTIPAY S.A.S, salvo cuando

6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a

En virtud de la presente política de protección de datos personales son deberes de

7.2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

7.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

7.8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

7.12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los

7.13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de

8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

En virtud de la presente política de protección de datos personales son deberes de

8.1. DATO SENSIBLE:

a) El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos

8.2. DATO PERSONAL:

8.3. BASES DE DATOS:

8.3.1. BASES DE DATOS DE CLIENTES

8.3.2. BASES DE DATOS DE PROVEEDORES

a) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas

MULTIPAY S.A.S, podrá recolectar datos personales de los empleados, de sus

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de

Cuando MULTIPAY S.A.S, entregue datos personales de cualquier Titular a sus

8.3.3. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS

9. RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LA INFORMACION

MULTIPAY S.A.S, como persona jurídica, es la responsable general de tratamiento de los

10. LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los

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