CURSO: GESTIÓN POR PROCESOS

Módulo IV: Los Procedimientos en el marco de la gestión

por procesos
Módulo IV: Los Procedimientos en el
marco de la Gestión por procesos

7.- SITUACIÓN ACTUAL DE LOS PROCESOS E

IDENTIFICACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES DE
MEJORA
CONSIDERACIONES SOBRE
PROCEDIMIENTOS
DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTO
• El procedimiento es la forma detallada y específica con la que debemos realizar
una actividad o proceso (Norma ISO 9000:2005).

• El procedimiento establece CÓMO tenemos que hacer las cosas.

• Son protocolos o herramientas que ayudan a simplificar y ordenar partes y/o

elementos de un proceso.

• Incluye:

 Qué materiales.

 Qué equipos.

 Qué documentos deben utilizarse.

 Cómo debe controlarse.

 Cómo debe evidenciarse.

DIFERENCIAS ENTRE PROCESOS y
PROCEDIMIENTO
 DOCUMENTACIÓN DE UN
PROCEDIMIENTO

• El procedimiento es un documento escrito.

• Todos los procedimientos se agrupan en un documento llamado Manual

de Procedimientos.

• Los procedimientos llevan asociados una serie de documentos para

evidenciar su cumplimiento, denominados Formatos.

• Los formatos son las plantillas o herramientas para recoger la información

que establece el procedimiento.

• Cuando los formatos se cumplimentan con datos, pasan a denominarse

registros.
 CARACTERIZACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO Y
HERRAMIENTAS A UTILIZAR
Esta fase consiste en:

Caracterizar
actividades

Áreas involucradas

Tiempo que demanda

Recursos empleados
PROCEDIMIENTO
ACTUAL
PASOS PARA CARACTERIZACIÓN

Recorrido Físico de inicio a fin

Construcción de la tabla ASME

Elaborar Diagrama de Bloques

DIAGNÓSTICO DE COSTOS
Recorrido Físico
de inicio a fin
Usar la Metodología de
Determinación de
Construcción de la Costos de los
tabla ASME Procedimientos
Administrativos

Elaborar Diagrama
de Bloques
MAPEO DE LAS CAPACIDADES
DE RECURSOS HUMANOS
Los objetivos planteados en esta fase son:

Identificar las habilidades y destrezas del personal

CAPACIDADES
MAPEO DE

Nivel de asimilación por parte de los funcionarios

Detectar futuras necesidades de capacitación

Identificar personas que puedan ejercer las funciones de

orientadores o gestores
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marco de la Gestión por procesos

8.- REDISEÑO DE LOS PROCESOS Y

HERRAMIENTAS A UTILIZAR
ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO
Preguntas a plantearse:

¿Es necesaria esta actividad?

¿No es redundante con una anterior y no lo será con una

subsiguiente?

¿Cuál será lo lógica más eficiente que deba seguir el

procedimiento administrativo para que éste sea seguro y
eficiente a la vez?
PROPUESTA DE ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO A TRAVÉS DEL
DIAGRAMA DE BLOQUES Y TABLA ASME
PROPONER EL NUEVO
PROCEDIMIENTO
 Esbozar el nuevo procedimiento
Modificar la secuencia
Eliminar actividades innecesarias
correspondiente

Modificar el procedimiento administrativo

Nueva Tabla ASME Diagrama de Bloques

CÁLCULO DEL TIEMPO TOTAL DEL PROCEDIMIENTO REDISEÑADO PARA

CONSIDERAR EN EL TUPA
MODIFICACIÓN O ELABORACIÓN
DEL MARCO NORMATIVO QUE
REGULE EL PROCEDIMIENTO
DISEÑADO
PASOS PARA LA MODIFICACIÓN O ELABORACIÓN DEL MARCO NORMATIVO

Elaborar
Propuesta Modificar el
Diagnóstico Norma
de rediseño MAPRO
Legal
 PROPUESTA DE
ACONDICIONAMIENTO DE LA
INFRAESTRUCTURA Y EL
EQUIPAMIENTO
 Elaborar
Propuesta
Diagnóstico Norma
de rediseño
Legal

• Situación del hardware y • Redistribución del

software espacio físico
• Competencias del • Adecuada atención al
personal de sistemas Público
• Buen Clima Laboral

RECOMENDABLE QUE LO REALICE UN PROFESIONAL ESPECIALISTA

 PASOS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA
MEJORA
 FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MEJORA

Fase 2: Fase 3:
Fase 1:
Aprobación del Adecuación de Fase 4:
Capacitación y
Marco ambientes, Difusión
Sensibilización
Normativo que difusión de masiva de la
específica a
fundamente el características reforma
todas las áreas
nuevo del emprendida
involucradas
procedimiento procedimiento
 FASES 1

Capacitación y Sensibilización
específica a todas las áreas

Compartir y socializar la propuesta

involucradas

Entrenar al personal

Talleres dirigidos al EMC

Aprobación del Marco Normativo
que fundamente el nuevo
procedimiento
FASES 2

Formalizar la propuesta

Realizar los cambios normativos

 FASES 2

Las modificaciones del marco normativo pueden implicar la modificación de las

siguientes normas:

Instrumentos de gestión: muchas veces el ROF y el MOF tendrán

que modificarse; en casos más específicos, habrá que modificar el
CAP.

Manual de Procedimientos.

Norma que regula el procedimiento: la que corresponda.

Texto Único de Procedimientos Administrativos.

Norma que aprobó los derechos de tramitación

 FASES 3

Reorganización de ambientes

de características del procedimiento

Adecuación de ambientes, difusión

Evaluación de apoyo político para recursos en caso sea necesario

Preparación de folletos para información

Flujo del nuevo procedimiento

Uniforme de Personal

Hardware y software en caso se requiera

 FASES 4

Comunicar al público usuario

Difusión masiva de la
reforma emprendida Conferencias de prensa si fuera
necesario

Revistas, folletos institucionales

Programas radiales

Canales regionales o locales

 DESARROLLO METODOLOGICO
DE MEJORA DE PROCESOS Y DE
PROCEDIMIENTOS EN EL MARCO
DE LA SIMPLIFICACIÓN
ADMINISTRATIVA
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Módulo IV: Los Procedimientos en el marco de la gestión
por procesos