PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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 INTRODUCCIÓN

Gestión documental se define como el “Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

El Programa de Gestión Documental debe contemplar:

 La normatividad interna y externa a la Institución

 La Gestión de las comunicaciones internas y externas.
 La Gestión de las historias laborales del personal vinculado a la Institución.
 La Gestión de los documentos electrónicos.
 Las Políticas de conservación y custodia de los documentos.

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 PRESENTACIÓN

La eficiencia en la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las

Instituciones, tanto públicas como privadas. En los últimos años se han
desarrollado directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de
optimizar la labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la
información documental.

Con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los documentos

hacia la utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría
de la información documental se está generando y conservando electrónicamente.

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OBJETIVOS

1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar el Programa de Gestión Documental para orientar a los funcionarios de
las Dependencias en los procesos y procedimientos para hacer más eficiente la
Gestión Documental.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Definir el Programa de Gestión Documental con los procesos que conlleva
durante el ciclo vital del documento, actividades, formatos y técnicas que se
aplican en la Institución.
- Orientar a los funcionarios sobre las normas que reglamentan las
comunicaciones oficiales para su recibo, despacho y organización
archivística.
- Ofrecer una herramienta sencilla que permita el adecuado manejo y
gestión de las comunicaciones oficiales, normalizando los trámites.
- Contribuir a la reducción de costos de producción y conservación
documental, a través de archivos electrónicos.
- Realizar seguimiento y control documental alas Dependencias para que
desarrollen adecuadamente los procesos documentales.
- Integrar los formatos y formas de comunicaciones oficiales, generados en la
Institución en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
- Contemplar los archivos electrónicos conforme a los principios y procesos
archivísticos de la gestión documental.
- Dar a conocer las orientaciones normativas impartidas por el Archivo
General de la Nación y demás normas aplicables a la Gestión Documental
de la Institución.

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 .PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En el Programa de Gestión Documental se determinan los siguientes procesos

interrelacionados entre sí y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico):

Eficiencia
administrativa

1.
PLANEACIÓN

2.
8. VALORACIÓN
PRODUCCIÓN

GESTIÓN
7. 3. GESTIÓN Y
DOCUMENTAL -
PRESERVACIÓN TRÁMITE
PROCESOS

6. DISPOSICIÓN
DE 4. ORGANIZACIÓN
DOCUMENTOS

5.
TRANSFERENCIA

La Gestión Documental es un eje transversal en todas las entidades, enmarcado

dentro de los Sistemas organizacionales. Esta política es liderada por el Archivo
General de la nación, cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000.

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 PLANEACIÓN

Todas las Entidades u organizaciones, independientemente de su naturaleza,

tamaño o actividades, generan información a través de su desarrollo histórico
laboral. Los documentos, como un tipo de recurso de información, son activos –
parte del capital intelectual- de las mismas.

La Gestión Documental es un eje transversal en todas las entidades, enmarcado

dentro de los Sistemas organizacionales..

El proceso de Planeación comprende la creación y diseño de formas, formularios y

documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema
de gestión documental, encaminados a la generación y valoración de los
documentos de la entidad, y en cumplimiento de los contextos administrativo,
legal, funcional y técnico.

Este proceso analiza legal, funcional y archivísticamente la utilidad de la creación

de los documentos como evidencia con miras a facilitar su gestión. El resultado
de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. Es decir, los
documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y
documentados en los cuales se determine su identificación, formato y
características.

Una vez identificados los formatos,formularios y documentos, análisis de

procesos, que se requieren para la labor administrativa, y antes de
implementarlos, se dirige el formato diseñado a la oficina de Planeación, la
cualrealiza los controles de estandarización y codificación de formatos,en el
Listado Maestro de Documentos, siguiendo los lineamientos establecidos en el
Sistema de Gestión de la Calidad, para definir los flujos documentales y
determinar los metadatos que se deben crear en cada uno de ellos. Una vez
registrado, unificado y aprobado el formato, formulario o documento y asignado su
código, se podrá implementar en el proceso correspondiente de la Dependencia.

Este proceso está conformado por:

 Análisis de procesos
 Análisis diplomático
 Creación y diseño de formas, formularios

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  Registro en el sistema de calidad

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La Producción Documental es el proceso mediante el cual se generan los

documentos de las instituciones en el cumplimiento de sus funciones.

Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos,

conforme al desarrollo de las funciones propias de cada Institución.

Cada una de las dependencias produce diferentes tipos de documentos (tipologías

documentales) que conforman las Series, Sub series y Tipos documentales, los
cuales son identificados en la Tabla de Retención Documental.

DETERMINACIÓN DE USO Y FINALIDAD DE LAS COMUNICACIONES

OFICIALES

Comunicaciones oficiales son todas las comunicaciones recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. Las podemos clasificar en:

 Comunicaciones internas o memorando: Son las comunicaciones oficiales

generadas por los funcionarios, entre las dependencias académicas y / o
administrativas y cuyo trámite es de carácter interno).

 Comunicaciones externas u oficio: Son las comunicaciones de carácter

externo generadas o recibidas en la institución en función de sus
actividades.

 Comunicaciones académicas: Son las solicitudes, presentadas por los

docentes y estudiantes dirigidas a la decana tura o Consejo de facultad,
para su trámite.

Técnicas de Producción

Adoptando las normas ISO que definen las directrices para la documentación del
Sistema de Gestión de la Calidad, estipula que para la elaboración de documentos
tales como: procesos, procedimientos, subprocesos, planes de calidad,

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instructivos y manuales se debe seguir lo establecido en el Procedimiento de
Control de Documentos con Código, de la Oficina de Planeación.

 Para la elaboración de comunicaciones oficiales externas se empleará

papel membreteado tamaño carta u oficio, según la necesidad.

 Para las comunicaciones oficiales internas se empleará papel sin

membrete (tipo memorando) tamaño carta u oficio

 El papel debe tener el gramaje adecuado 75 y 90 g libre de ácido.

 La tinta que se utiliza para la impresión debe poseer estabilidad química,

ser insoluble en contacto con la humedad, se recomienda utilizar cartuchos
originales para los documentos que sean de conservación permanente, de
esta forma se garantiza la nitidez y permeabilidad del documento

 Evitar el uso de micro-puntas o lapiceros de tinta húmeda para la firma, ya

que por la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles al
agua, tienden a expandirse, pierden su coloración y legibilidad de la
información con el tiempo; a cambio, se debe utilizar lapicero de mina
negra para la firma, de esta manera se garantiza la nitidez en los procesos
de tecnificación y conservación.

 La asignación de número consecutivo interno (memorando), o externo

(oficio), son asignados por el aplicativo SGD -Sistema de Gestión
Documental- a través del proceso de radicación. Al comenzar cada año la
numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el 001 y
finalizando con el último número de radicación al cierre de las labores
administrativas en la institución, al finalizar el año.

 En razón a lo anterior, en las comunicaciones internas (memorando) y

externas (oficio), no se deben colocar consecutivos internos en las
dependencias, pues estos pueden generar confusión al momento de dar
respuesta a las comunicaciones y no permiten el encadenamiento de las
comunicaciones en el aplicativo SGD.

 El Aplicativo SGD, permite archivar documentos electrónicos, formando

carpetas en la misma forma en que se hace con los documentos impresos.

 La capacitación sobre el aplicativo SGD y los instructivos para su manejo

son coordinados por el personal del Archivo Central

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  La oficina de Informática y Telemática de la Institución se encargará de
realizar el respaldo de seguridad de la Base de datos generada con las
comunicaciones oficiales periódicamente.

 La documentación de carácter oficial externa debe ser firmada únicamente

por los funcionarios que tengan la competencia para ello.

 Para enviar memorandos internos, solamente se imprimirá y se firmará

cuando la dependencia requiera el documento físico y con la firma, de lo
contrario será enviado únicamente a través del aplicativo, implementado
para tal fin. Los actos

 Los actos de notificación se harán directamente en la dependencia que

expide el acto administrativo.Las márgenes establecidas para la papelería
tamaño carta, serán las mismas para tamaño oficio.

 El tipo de letra a utilizarse es “Arial”, y el tamaño de fuente es (12) doce

 Las comunicaciones que se envíana través dedispositivos electrónicos

como anexos, deben tener una lista de los archivos que contienene
identificar en la etiqueta del mismo, el nombre de la dependencia,
funcionario remitente, referencia de la comunicación y nombre del
dispositivo en la comunicación.

Uso de mayúsculas y minúsculas

Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de

cargos y dependencias se escriben con mayúscula inicial.

Los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del año se escriben
con minúscula, excepto después de punto y al comienzo de párrafo.

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Escritura de fechas, hora y números

Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio
ni con punto. Ejemplo Año 2011.En un texto la fecha se escribe completa,
representada en orden de día, mes, y año. Los nueve primeros días del mes se
escriben sin anteponer el cero. El año siempre debe ir con los cuatro dígitos
para identificar el siglo en el cual se generó el documento.

Ejemplos 5 de abril de 2010

9 de agosto de 2012
La reunión se realizará el 2 de julio de 2011

Las fechas abreviadas sólo se utilizan para indicar el momento en que se

recibe el documento, en formatos contables y financieros.

Ejemplo 28-03-2011

La hora del día está basada en el sistema internacional de 24 horas y después

de la cifra se escribe la palabra hora.

Ejemplo La reunión del comité será a las 08:30 horas

El refrigerio se sirve a las 15:30 horas

Expresiones numéricas

Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del
10 en adelante en cifras.

Ejemplo. Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que

desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra y del treinta y uno
en adelante se escribe en tres palabras.

Ejemplo 16 Dieciséis 31 Treinta y uno

17 diecisiete 32 Treinta y dos
23 veintitrés 37 Treinta y siete

Números telefónicos:

10
 Al escribirlos se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir entre
paréntesis.

Ejemplo Teléfono (92) 224 22 02

Celular 317 846 90 00

Los documentos de identificación se cifras en grupos.

Ejemplo Cédula de Ciudadanía C.C 34. 795.073

Cédula de Extranjería C.E 22.931.321
Registro Único Tributario RUT 91.754.054-3

Grados porcentajes y proposiciones:

Siempre se utilizan las cifras, aunque sean menores de 10.

Ejemplo para grados: 5º
Para porcentaje 8%
Para escala 1:1000

Comunicaciones Oficiales y mensajes electrónicos

 La información institucional debe estar almacenada en una unidad de disco

duro diferente a la del sistema operativo (Generalmente C). No se debe
guardar información en el escritorio ni en "mis documentos".

 La información institucional debe estar almacenada en una carpeta cuyo

nombre debe estar compuesto por el código de la dependencia seguido de
un guion bajo y el nombre de usuario asignado al funcionario. Ejemplo:
"1130_mbeltran".

El cumplir estas indicaciones facilita labores como realizar copias de seguridad

(backup) y cambios de equipo; además de minimizar los riesgos de pérdida de
información en caso de daños en Software y/o Hardware.

Las Redes sociales abiertas al público, tales como Facebook o Twitter, entre otras,
son comunicaciones informales que no hacen parte de la Gestión Documental, ya
que los escritos a través de estos medios masivos, hacen parte del Sistema de
Comunicación, su nivel básicamente es informativo, por lo tanto no se consideran
documentos oficiales.

Recomendaciones para escribir mensajes electrónicos

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  Al escribir un correo electrónico, es apropiado usar letra minúscula, se dice
que al utilizar mayúscula sostenida, se está gritando en Internet.
 Identificar claramente la persona a quien se enviará el correo ya que
existen direcciones electrónicas muy semejantes.
 Utilizar el campo con copia oculta (Cco), cuando se envíe o se responda un
mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes
que incluyan personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar
las direcciones de correo y que después se utilicen con otros fines.
 Usar prudentemente la lista de las direcciones. Se recomienda no enviar
copias de correos electrónicos a personas que no necesiten un correo
determinado.
 No adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o
descargar el destinatario.
 Tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada, para
ello se sugiere crear carpetas. Las carpetas se pueden organizar por temas.
 El correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no
ser confidencial.
 Tener cuidado al momento de enviar información a través del correo
institucional, éste se utiliza sólo para correos oficiales, no para información
personal, y recordar que la información que publique por redes sociales o
por Internet se queda en INTERNET.
Control en la Producción de Documentos

Formatos:

 Los formatos institucionales que sean generados por necesidad de las

dependencias deben ser elaborados en la misma y enviados a la oficina
Asesora de Planeación que desarrolla el Programa Institucional de Sistema
Gestión de la Calidad; esta oficina asignará el código respectivo al formato
y una vez el formato se ingrese al listado de registros institucionales, la
oficina solicitante podrá hacer uso y socializar el formato; para cualquier
cambio o modificación al mismo, debe informarse a la oficina competente
para su actualización y número de código en la versión correspondiente.
 Para la organización y control de consecutivos en el aplicativo SGD, se
exceptúan los actos administrativos, tales como Resoluciones, Acuerdos,
procesos de contratación, Convenios Institucionales, entre otros, los cuales
serán adjudicados por la dependencia que los genere.
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS

Comunicaciones oficiales

se utilizan dos estilos de comunicaciones oficiales, lo que anteriormente se

denominaba carta.
 Memorando para las comunicaciones internas y

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  Oficio para las comunicaciones externas.

Las comunicaciones no deben presentar errores técnicos, ortográficos,

gramaticales o de puntuación, borrados, ni repisados.

Las comunicaciones generadas a través del aplicativo SGD, tienen validez

administrativa por lo tanto no es necesario imprimirlas a menos que el destinatario
por razones de trámite legal o administrativo, exija el documento impreso y
firmado.

De acuerdo con sus objetivos, la comunicación oficial se usa para:

 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;

 Regular o aclarar una situación;
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
 Dar respuesta a una comunicación recibida;
 Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
 Impugnar o corregir una situación,
 Solicitar o remitir documentos u objetos.
 Felicitar, convocar, entre otros.

Memorando (comunicación oficial interna); recomendaciones:

 Redactar en forma clara, sencilla, breve, cortés y en modo impersonal,

 Utilizar papel con logo, sin membrete.
 Utilizar preferiblemente un solo tema por memorando.

Se utiliza para:
 Informar sobre un hecho brevemente
 Hacer requerimientos,
 Aclarar una situación,
 Tramitar un asunto,
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos,
 Hacer llamados de atención entre otros.

Circular:

Su objetivo es dar a conocer información de carácter general tanto normativo

como informativo, Informa sobre disposiciones, normas, lineamientos y políticas.
Se debe tener en cuenta:
 Tratar un solo tema;
 iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;

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  Redactar en forma clara, precisa, concreta,
 Usar tratamiento respetuoso y cortés;
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
 Utilizar estilo bloque.

Acta:
Expresa el asunto tratado o acordado en una reunión o situación específica.
Adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su
creación.
Debe llevar el nombre del grupo que reúne, aclarar si el carácter de la reunión es
ordinario o extraordinario.
No deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas.
Sin embargo por solicitud expresa de algún participante, se anotan las
discrepancias o aclaraciones necesarias.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en
contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los
nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario
anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar
la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

Clases de Actas

 De Consejos Directivo,
 De Consejo Académico,
 De Consejo de Facultad
 Actas de Comité,
 Actas de grado general,
 Actas de sustentación trabajo de grado
 Actas de conciliación
 Actas de baja,
 Actas institucionales
 Actas de entrega de cargo
Informe

Se debe tener en cuenta:

 Redactar en forma clara y concisa, en tercera persona.

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  Los informes que se envían a los organismos de control deben ser
elaborados en papel membreteado.
 Los informes de gestión internos seelaboran en papel con logo sin membrete.
 Disponer el orden en que se van a describir las actividades realizadas y
 Elegir el lenguaje técnico adecuado.

Certificado:

En este documento probatorio público o privado, se asegura la veracidad y la

legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia
o norma)

Constancia:

En este documento probatorio, se describen hechos o circunstancias que no

requieren solemnidad.

La constancia y la certificación tienen el objetivo de dar a conocer información de

carácter personal.

Sobres comerciales

Su propósito es servir de cubierta a los documentos para su entrega o envío.Al

registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en
la comunicación, en forma clara y completa. El tamaño del sobre para el envío de
anexos debe permitir guardarlos sin dobleces.

Para distribuir la información en el sobre tamaño carta u oficio, se recomienda

escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación sencilla.
Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.

CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS

A. Dimensiones:
Estas dimensiones son aplicadas a todos los tipos documentales mencionados,
tanto en papelería tamaño carta como oficio.
B. Zona 1

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Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, logo tipo y el
número de identificación tributaria (NIT). Las medidas recomendadas son: 14 cm
horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde
el borde superior.

C. Zona 2

Espacio destinado para la dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre
1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

D. Zona 3

Espacio superior derecho destinado al registro radicación del documento; es

complementaria de la zona 1.

ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CARTA u OFICIO

Márgenes

Se recomiendan las siguientes márgenes.

Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
Estilo:

Bloque extremo. Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Fuente:

Todas las comunicaciones se deben digitar en una fuente clara, agradable a la

vista del lector. La fuente debe ser homogénea, con el fin de no presentar
inconvenientes para su lectura, impresión y digitalización. Se recomienda para la
redacción utilizar tipo de fuente Arial y el tamaño 12.

Código de la Dependencia:
Lugar de origen y fecha de elaboración:
Datos del destinatario:

NOTA: En la elaboración de las comunicaciones oficiales Memorando y Oficio, los

tres pasos anteriores son generados automáticamente por el aplicativo SGD.

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Denominación o título académico:

El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula inicial. Se

deja una interlinea después del destinatario.

Ejemplos Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Economista, entre otros.

Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y profesionales.

Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con

minúscula, porque se convierten en sustantivos comunes.

Ejemplos Vendrá la ingeniera Alicia Vargas

El diseño de la presentación estará a cargo de la jefa de ventas.

Asunto:Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida dos puntos,
sin negrilla y sin subrayar. Se debe escribir a dos interlineas libres, a partir del
último dato del destinatario constituyendo la síntesis del tema del documento,
expresado máximo en cuatro palabras.

Saludo:

Se utiliza precedido del título para las damas, el nombre sencillo o compuesto,
según aparece en el destinatario; para los caballeros el apellido, si el saludo es
breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de comas; si
el saludo es extenso se recomienda que la despedida termine en punto.

NOTA. El uso de estimado o apreciado, se hace solamente para personas de

confianza.
Ejemplo Apreciado señor Botero García:
Respetada Ingeniera Gloria María:
Señora Ministra:
Cordial saludo, señor Martínez Orejuela.

Cuerpo de texto:

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Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en
forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales.

Datos del remitente:

Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se
sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y
el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial. No utilizar negrilla,
no subrayar, no centrar.

Anexos:Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas

libres del remitente. La palabra anexo o anexos, se escribe con mayúscula inicial,
seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis
el número de hojas, escrito en forma continua horizontalmente y separados por
coma (,).

Ejemplos Anexo: uno (15 folios).

Anexo: dos (ocho folios y un CD-ROM).
Anexo: tres (10 folios, un cheque y un folleto).

Copia:

La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y se seguida de

dos puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a
interlineados sencillo de anexos contra el margen izquierdo. A un espacio se
relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y
organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite el nombre
de la institución.

Datos del transcriptor:

Consignar los nombres y el apellido a tres interlíneas del firmante, de anexo o

copia según sea el caso.

Firma:

El documento Oficio generado a través del aplicativo, se debe imprimir y firmar,

debido a que es un documento que va dirigido al medio externo.

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 Recepción, Distribución, Trámite y Consulta de documentos

La adecuada Gestión de documentos de archivo de una Institución, debe

garantizar que ésta sea capaz de crear, recibir, utilizar y consultar los documentos
que necesita. Norma ISO 15489-1 1

RECEPCIÓN

El proceso de Recepción se desarrolla en La Ventanilla Única, la cual cumple con

la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de
los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.

La ventanilla única.

El principio fundamental de la Ventanilla Única es administrar adecuadamente las

comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios.

La ventanilla única debe contar con el talento humano y recurso tecnológico

necesario para desarrollar el proceso de recibir, registrar, radicar, enviar y
controlar el trámite de las comunicaciones oficiales, mediante servicios de
mensajería interna, externa y por medios electrónicos; que faciliten la atención de
las solicitudes presentadas por los usuarios internos y externos a la Institución,
además de brindar el servicio de información a los usuarios sobre las
comunicaciones oficiales que salgan o ingresen a la institución, al igual que sobre
información institucional y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida
reserva, celeridad, imparcialidad respetando el derecho de turno con oportunidad y
guardando estricta reserva sobre los documentos y la información a la cual se
tiene acceso.

Las principales funciones de la Ventanilla única son:

 Recibir documentos
 Verificar la información de los documentos

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 Clasificar en documentos externos e internos para su trámite
 Radicar
 Registrar
 Distribuir interna y externamente las comunicaciones oficiales
 Brindar atención personalizada y telefónica al usuario
 Servicio de alerta sobre las comunicaciones recibidas, para dar respuesta
oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.
Puede realizarlo a través del aplicativo SGD adquirido por la Institución,
implementado a partir de septiembre de 2011.

Etapas del proceso de recepción

 La ventanilla única institucional debe recibir únicamente las comunicaciones

que conciernan a la entidad, para legalizar su radicación y distribución,
verificar si amerita su radicación y, en caso de que no sean para la
institución deberán ser devueltas al remitente.

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y

medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables,
invitaciones, correo electrónico, entre otros.

 Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa,

firmada, contiene los anexos anunciados, datos de origen del remitente,
dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado. Se procede a
desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa
el sobre y verificar lo anexos.

 Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
 Revisar que este firmado, verificar anexos

 El registro y radicación de las comunicaciones oficiales se hace en forma

permanente, atendiendo con carácter de prioridad los documentos jurídicos
tales como acciones constitucionales, derechos de petición, tutelas,
demandas, embargos, documentos contables como facturas, recibos de
servicios públicos.

20
 El horario para el reparto y distribución de las comunicaciones se hará teniendo
en cuenta el horario institucional:

 En la mañana 8:00 a 12:00 m.

 En la tarde 2:30 a 6:00 p.m.

 Las publicaciones, libros, revistas, folletos, tarjetas de invitación y demás

documentos de carácter informativo como plegables, publicidad, no se
radican. Para control de su recepción se registra su información en el
formato Registro de Libros revistas y publicaciones recibidas.

Registro de documentos

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan

todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD. Se registran
los siguientes datos:

 Fecha
 Nombre del Remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
 Asunto
 Número de folios y anexos

Radicación e impresión de rótulo

“Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser

revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
procederá a la radicación del mismo”. (Acuerdo 060 de 2001).

Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a

escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón
de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento. (Ver anexo SGD Registro y radicación de comunicaciones (final
dedeste documento)

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Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el
aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD).

Cuando un usuario o peticionario presente personalmente una comunicación

oficial en la Ventanilla Únicase le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada, con el fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa
asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,

iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al
cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

Radicación de fax:

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo

en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.

Generalidades para la radicación de comunicaciones:

 Para todas las comunicaciones oficiales tanto internas como externas,

y académicas, su recepción, radicación y distribución, se hará
únicamente a través de la ventanilla única.

 Todas las COMUNICACIONES ACADÉMICAS presentadas por los

docentes y estudiantes de los diferentes programas académicos diurnos
y nocturnos tales como peticiones, quejas, y reclamos (PQR SF s), sin
excepción, dirigidas a los Decanos y/o Consejos de Facultad, deberán
radicarse en la Ventanilla Única Institucional. Para su trámite hay dos
formas de realizar el proceso. La primera es a través del Link de la
Institución donde existe el formato PQR SF s, el cual se puede
diligenciar de manera presencial o vía Web; o a través de un oficio, el
cual se radica en Ventanilla única de lunes a viernes en el horario de
8:00 a 12:00 y de 2:30 a 6:30 p.m.

22
  Las PQR SF s que lleguen a los correos electrónicos a cualquiera de las
Facultades y que por su importancia ameritan ser tramitados, deberán
imprimirse y llevarse a la Ventanilla Única de la Institución para la
correspondiente radicación.

 La radicación debe contener la siguiente información: Fecha y hora de

recibo, número de anexos, el nombre completo y claro de quien recibe
el documento.

 Se exceptúan las solicitudes de supletorios, las cuales se tramitarán en

las respectivas Facultades.

 Teniendo en cuenta que la oficina de Educación Virtual a Distancia

labora fines de semana, las solicitudes que sean presentadas por
estudiantes y docentes el día sábado, se recibirán en esta oficina y
serán enviadas el primer día hábil de la semana siguiente a la Ventanilla
Única para su radicación y respectivo trámite.

DISTRIBUCIÓN

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior

de la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la
celeridad en la entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo
como externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno,
y un mensajero externo en cuanto a la entrega local y a través de Outsoursing se
entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida,
nacional e internacional)

En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

Distribución de documentos internos enviados

 Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través

del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal
o administrativo.
 Después de enviado el documento por el aplicativo SGD,si es requerido en
forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el
mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas
despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado
por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El

23
 destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antesmencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.
.

Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas

Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio

de mensajería externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en
la Ventanilla Única Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se
realiza de la siguiente manera:
 La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias
 Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas
recibidas.Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato,
para que proceda a su distribución.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace
firmar el formato para verificación y control del recibido en la Ventanilla
única.

Distribución y envío de documentos externos

 Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por
medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única
Institucional.

 La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional para

su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el
número de copias requeridas, sus anexos y el sobre diligenciado. Para lo
cual se diligencia el formato Comunicaciones enviadas al medio externo.

 La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos

conforme a lo estipulado en la producción documental de la institución
(código de serie documental, radicación del antecedente destinatario,
firmas, copias, anexos).

 La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos

básicos: número de radicación, fecha del documento, hora, datos del
destinatario (nombre, entidad, cargo, ciudad del destinatario, anexos).

24
  La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento
físico, para el envío a través del servicio de mensajería externa diligencia y
firma las guías para el control de entrega, y realiza la distribución utilizando
los medios de mensajería.

La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia del envío de los

documentos y da por concluido el trámite de entrega.

. TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Recepción de solicitud o trámite:

 Identificación del trámite.

 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta

Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que se realicen

podrán formularse, a través de la página web en el link PQRSF, o a través de un
oficio, el cual será registrado y radicado en la Ventanilla Única Institucional, en el
aplicativo SGD e inmediatamente remitidas a la dependencia competente,
electrónica y físicamente, con copia a la Secretaría General, para el control
institucional del trámite.
Las PQRSF que lleguen a los correos electrónicos de las respectivas De
canaturas y facultades, que por su importancia ameriten ser tramitados deberán
imprimirse y llevarse a la Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente
radicación.

Las PQRSF dirigidas a Unidad Central del Valle del Cauca deberán ser
diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener
la siguiente información.

 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

 Nombres completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado

verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.

25
Conforme al principio de Celeridad que rige las instituciones públicas de nuestro
país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible. Teniendo
en cuenta el tipo de manifestación, en la UCEVA las PQRSF’s deberán ser
resueltas dentro de los siguientes plazos, según la Resolución No. 750 de junio 4
de 2009.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
La expedición de copias de documentos que reposan en la Institución dará lugar
al pago previo de las mismas. Para tal efecto se le comunicará por escrito al
peticionario que tiene cinco días calendario para la cancelación de dichas copias
en la Tesorería de la Institución, una vez el peticionario presente el recibo de pago
se procederá a su entrega dentro de los cinco días hábiles siguiente.

Procedimiento:

 La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de

otra dependencia.

 Todas las PQRSf –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones

– deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.

 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente para que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.

 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los

tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al
Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.

26
  El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío
de documentos externos o internos según sea requerimiento.

 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie

correspondiente.

CONSULTA

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia,

persona natural etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de
archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por funcionarios entre

dependencias o por los ciudadanos, se debe facilitar con los controles
correspondientes y si la persona interesada desea que se le expidan copias o
fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo
se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la
Constitución y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal, telefónica o escrita dirigida a

los funcionarios responsables del Archivo de Gestión o del Archivo Central.

Para dar cumplimiento al proceso de consulta la Unidad Central del Valle del
Cauca, procede de la siguiente manera en atención a los requerimientos y
solicitudes:

 El solicitante debe facilitar los datos necesarios del documento requerido

(tipo documental, serie o Subserie, fecha).

 Los funcionarios tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central

proceden a ubicar la información solicitada.

 En el Archivo de Gestión la documentación se encuentra ubicada dentro de

los archivadores.

 En el Archivo Central la documentación se encuentra ubicada en estantes.

 Los funcionarios del Archivo Central consultan la base de datos

(descripción documental) para conocer la ubicación de la carpeta y/o tipo
documental solicitado.

 Ubicada la documentación requerida se diligencia el formatoControl

préstamo de documentos.Si el documento o carpeta, está disponible en el
Archivo Central y es requerido físicamente, se hace el préstamo a través

27
 del mensajero interno, anexando el formato de control de préstamo de
documentos.

 Si el solicitante no requiere el documento físico, se escanea el documento y

se envía a través del correo institucional.

 En caso de que la información solicitada se requiera con mucha urgencia, el

solicitante se debe desplazar hasta el Archivo Central donde se hará
entrega de la información.

 Firman el formato Control Préstamo de Documentos tanto el solicitante

como quien hace entrega de la carpeta.

 En el espacio que ocupa la carpeta que se ha prestado, inmediatamente se

ubicará la Guía de AFUERA; esto nos indica que esta información se
encuentra fuera de la dependencia.

 El tiempo estimado como préstamo para consulta de documentos es de tres

días, si el solicitante requiere de más tiempo, se le hace una prórroga por el
espacio de tiempo solicitado.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Los archivos son la imagen propia de las Institución que los produce. Gracias a
los archivos, las instituciones se pueden afirmar como entidades con capacidad de
respuesta organizada y un archivo que está correctamente organizado se
constituye en memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora.

La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y

modernización administrativa, es un proceso mediante el cual se desarrollan un
conjunto de acciones orientadas a la clasificación ordenación y descripción de los
documentos institucionales.

Este proceso tiene como instrumento archivístico las Tablas de Retención

Documental, aprobadas en la Institución, las cuales contienen un listado de
series y Subseries con sus respectivos tipos documentales. A las TRD se les
asigna el tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo vital de los
documentos y se establece su disposición final. De ahí que las TRD son la base
fundamental para la correcta organización de los archivos de gestión teniendo en
cuenta los siguientes elementos:

28
 CLASIFICACIÓN

En este punto se identifican y establecen las series que conforman cada

agrupación documental (fondo, sección, subsección, serie, subserie) que reflejan
la estructura orgánico-funcional de la entidad.

ORDENACIÓN
Se ubican físicamente los documentos en las respectivas series en secuencias
naturales (cronológicas y/o alfabéticas), dentro de los grupos definidos de la
clasificación.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Una vez agrupados los documentos, se materializa representativamente su
identificación, localización y recuperación, para la gestión o investigación.

Al clasificar, se separa o divide un conjunto de elementos estableciendo clases o

grupos y al ordenar, se unen todos los elementos de cada grupo siguiendo una
unidad de orden.

Procedimiento

Una vez clasificadas las series definidas en las TRD de cada dependencia, se
agrupa la documentación con el fin de formar los respectivos expedientes.

Posteriormente se ordena en unidades de conservación o carpetas, las cuales son

identificadas con el formato Portada carpetas

DOCUMENTOSCLASIFICADOS

ACUERDOS ACTAS

CIRCULARES INFORMES PLANES

La documentación que será archivada en las respectivas carpetas debe guardar

uniformidad, por lo tanto si los documentos de una carpeta están en tamaño carta

29
y oficio, se deben alinear en el borde superior, se perforan con el tamaño oficio y
se archivan.

Documento Documento
tamaño oficio tamaño
carta

Separador de series documentales: Elaborare los separadores de cada una de las

series y Subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la
localización física de la documentación.

Para distinguir las Series de las Subseries elabore los marbetes de las series en
un solo color y los marbetes de las Subseries en otro color.

20. ACUERDOS 20. 01 Acuerdos Consejo Directivo

Separador de series Separador de Subseries

Principio de Procedencia

Cada documento debe conservarse en la dependencia que lo originó, teniendo en

cuenta que debe mantener la independencia, integridad y serie de los
documentos.

Principio de orden original

Los procedimientos administrativos determinan el orden en que los documentos se

producen para el desarrollo de un trámite. Ordene al interior de las carpetas cada
uno de los asuntos teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite
manteniendo la estructura del servicio activo, de esta manera se está dando inicio
al principio de orden original ejemplo.

Acta 01 del 22 enero de 2011

Acta 02 del 10 de marzo de 2011
Acta 03 del 26 de marzo de 2011

30
Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y
Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que
aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental.

Identifique cada archivador con su respectivo número de gavetas de tal forma que
permita la localización física de los expedientes, marque las Series y las
Subseries con sus respectivos códigos en cartulina tamaño media carta o
memorando y péguela a manera de porta índice en la gaveta donde quedaron
ubicadas las carpetas, de esta forma se podrá observar a primera vista en que
gaveta está la documentación que se necesita consultar.

FOLIACIÓN

La foliación consolida la ordenación, es parte constitutiva del Inventario

documental y es requisito para realizar las transferencias documentales. Permite
ubicar y localizar de manera puntual un documento; es una tarea previa a
cualquier empaste, proceso de descripción, proceso técnico, reprografía,
microfilmación, digitalización y transferencia documental al Archivo Central.Se
recomienda mantener al día la foliación para evitar que se acumule el proceso.

Requisitos antes de foliar la documentación:

 Verifique si los documentos responden al trámite o tipo documental de la

respectiva serie documental.
 Analice si existe duplicidad (documentos repetidos).
 Identifique si además de los tipos documentales propios de la serie existen
otros de apoyo.
 También si los documentos están correctamente ordenados.

Procedimiento

Folie la documentación previamente depurada, clasificada y ordenada, en forma

consecutiva, sin repetir u omitir números.
 Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben emplearse.

31
  Escriba el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del
texto.

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una

hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio dejando en el área de
NOTAS del formato de inventario y transferencia documental las características
del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha
de los mismos.

Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren

se numerarán como un solo folio en el área de notas del formato de inventario y
transferencia documental, se debe dejar constancia de título, año y número total
de páginas.

Las unidades de conservación o carpetas que se utilizan para archivar los

documentos deben ser carpetas desacidificadas para evitar el deterioro por
oxidación del papel y deben contener máximo 200 folios por unidad.

En caso de unidades de conservación como tomos, libros de contabilidad, que ya

vienen encuadernados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como
mecanismo de control sin necesidad de re-foliar a mano.

Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como:
aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías,
dibujos, grabados o para evitar migración de tintas por contacto no se deben
foliar.

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos

digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia en el aérea de
notas del formato de inventario y transferencia documental de su existencia y de
la unidad documental a la que pertenecen, mediante una hoja de referencia
cruzada.

La hoja de control cruzado oreferencia cruzada, se utiliza con el fin de evitar

duplicidad de información, es un referente que ayuda a recuperar y acceder a
cierta tipología documental que hace parte de un expediente. Cuando existan
tipologías que hacen parte de otras Subseries o anexos en soportes CD,
fotografías, entre otros, se hace la respectiva referencia cruzada para indicar la
ubicación del soporte.
.

ACTAS
32
 Series Documentales Simples. En series como: Acuerdos,
Resoluciones, Actas, Circulares, Informes, la foliación debe
realizarse de manera permanente, cada que se produce el
documento y se legaja.

Series Documentales Complejas. En seriescomo contratos,

historia laboral, procesos jurídicos, proyectos etc. La foliación
de sus documentos tendrá una sola foliación de manera
CONTRATO
continua y si el expediente se encuentra repartido en más de
una unidad de conservación (carpeta) la foliación se realizará
de tal forma que la segunda será continuación de la primera.

Teniendo en cuenta que la foliación en algunos expedientes

tales como contratos, historias laborales, procesos jurídicos,
entre otras, es compleja puesto que la documentación no se
encuentra disponible al mismo tiempo, la foliación podrá
realizarse cuando finalice el trámite administrativo.

Al momento de realizar la foliaciónidentifique la documentación

4 que es objeto de conservación y proceda a foliar cada uno de los
documentos que forman las series y Subseries documentales,
3 Previendo para ello la numeración de los folios en el extremo
2 Superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B),
1 en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el
documento más antiguo al cual le corresponderá el número 1
hasta el más reciente de la carpeta.

Los planos o cualquier documento que por su formato o

tamaño estén doblados se numerarán como un solo folio de igual
forma se procede con impresos, insertos en la unidad
documental (folletos, estudios, boletines plegables, etc.)
BOLETINES

DOCUMENTOS DE APOYO

Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos

que no se pueden ubicar dentro de las series y Subseries, estos constituyen los
documentos de apoyo que son de carácter general, sirven únicamente de soporte

33
a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto
pierden valor administrativo y no son objeto de transferencia al Archivo Central e
histórico.

Dentro de los documentos de apoyo podemos encontrar: fotocopias de normas

externas, decretos nacionales, circulares, resoluciones, artículos de prensa,
publicaciones o impresos como invitaciones, tarjetas, plegables y propaganda,
correspondencia etc.

Estos documentos carecen de valor administrativo y documental, en consecuencia

no se requiere su foliación.

Separadores para documentos de apoyo. Una vez se identifican los documentos

de apoyo, se elaboran separadores para cada uno de los asuntos identificados en
el paso anterior y se ubican al final de las series y Subseries de la dependencia.

Los documentos de apoyo se deben identificar únicamente con el nombre del

asunto, no tienen codificación.

Después de cumplir su misión para el cual fue guardado el documento de apoyo,

se debe proceder a su eliminación, el funcionario encargado del archivo de gestión
elaborará el acta donde quedará registro de los documentos destruidos, con el
visto bueno del jefe inmediato, mediante el formato Acta de eliminación de
documentos (Acuerdo 042 de 2002).2

ÍNDICE DOCUMENTAL

Con el registro del índice documental se sabrá exactamente qué información se

conserva y se genera en la dependencia.

Para esta actividad se diligencia el formato Índice documental,el cual se

recomienda diligenciar en forma posterior y paralelo a la foliación de documentos
que conforman cada unidad documental y su ubicación puede ser en el inicio o en
el final de la carpeta, con el contenido completo de esta.

ORGANIZACIÓN HISTORIA LABORAL3

2
3
Bogotá: DAFP – Archivo General de la Nación. Circular No. 004 de 2003. Organización de las Historias
Laborales.

34
Para la organización de la serie “HISTORIAS” - Subserie “Historia Laboral”, la
Unidad Central del Valle del Cauca se rige por las directrices establecidas en las
circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la
Función Pública y del el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia
laboral debe contemplar como mínimo los siguientes documentos:
 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los
requisitos del cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de
compensación, etc.
 Actos de inscripción en el escalafón de carrera administrativa, pagos de
prestaciones, evaluación del desempeño, suspensiones y cumplimiento de
sanciones,
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del
funcionario: vacaciones, licencias, comisiones,
ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripción en carrera administrativa,
suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre
otros.
 Evaluación del Desempeño
 Acto administrativo de retiro o desvinculación
del servidor de la entidad, donde consten las razones
del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de
renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

Igualmente llevará una hoja de control que corresponde al formatoControl

Historia laboral y/o académica.

ORGANIZACIÓN HISTORIAS ACADÉMICAS

Las Historias Académicas de los Egresados de la Unidad Central del Valle del
Cauca, deben contener los siguientes documentos, los cuales deben ir descritos
en el formato Control Historia laboral y/o académica.

1. Certificado médico
2. Registro civil
3. Fotocopia documento de identidad

35
 4. Fotocopia libreta militar
5. Fotocopia diploma de bachiller y acta de grado de bachiller
6. ICFES
7. Certificado de notas de bachiller
8. Solicitud de grado
9. Formato de paz y salvo
10. Acta sustentación trabajo de grado
11. Encuesta seguimiento a egresados.

El procedimiento que se debe realizar para la depuración de la

documentación de los estudiantes que por diversos motivos se han retirado
de la Institución es el siguiente:

Teniendo en cuenta el Acuerdo 021 del 25 de septiembre de 2007 del

Consejo Directivo en su capítulo IV artículo 25, se debe tener en cuenta la
conservación de la documentación presentada por los estudiantes los cinco
(5) años inmediatamente siguientes al retiro del estudiante.

Pasado este tiempo -cinco años siguientes al retiro del estudiante- , la

documentación presentada por el estudiante será eliminada toda vez que se
ha vencido el tiempo estimado para su reclamación ó reintegro.

. RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS

La Ley 594 de 2000 en su artículo 15 establece que los servidores públicos, al

desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos que
estén a su cargo, debidamente inventariados conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello
implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.

Los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la

gestión pública. El numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece
como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación
e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

El numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a
los servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes,
elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón
de sus funciones”.

36
De acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil,
“el documento público es el otorgado por un funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención”; y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de
2000, “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del
Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”. Por lo tanto,
el servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no podrá retirar de la
entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el
patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado
enel artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

El funcionario que se retire de sus funciones, de su cargo, cambie de

dependencia o de la Entidad, deberá entregar inventariado el archivo a su cargo,
utilizando para ello el formato de Inventario Documental (anexo 12), dispuesto
para tal fin.

PROCESO 5. TRANSFERENCIA

37
 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Cuando la documentación ha
cumplido su ciclo vital en los
archivos de las dependencias se
trasladan o transfieren al Archivo
Central, cumpliendo con los
tiempos establecidos en la Tabla
de Retención Documental.

El Archivo Central enviará a las respectivas

dependencias el cronograma anual para las
transferencias documentales, cada una de las
dependencias deberá acatar la fecha en que le
corresponden enviar la documentación.

PROCEDIMIENTO

Depure: Seleccione la documentación que va a ser objeto de transferencia y

retire aquellos documentos que no representen valor documental tales como
duplicados ,impresos o publicaciones, revistas, periódicos, tarjetas de invitación,
folletos, hojas en blanco, boletines fotocopias informativas, catálogos de
productos, documentos repetidos, escritos a mano, fotocopias de leyes, decretos
siempre y cuando no hagan parte integral del documento .Los documentos de
apoyo no se transfieren al Archivo Central.

Al documento denominado “FAX”, si es de gran importancia su contenido y no

reposa en la carpeta el documento original, es necesario tomarle una fotocopia,
esto debido a que el papel térmico tiende a borrar su contenido muy pronto.
Limpie

Elimine todos los elementos metálicos tales como clips, ganchos y grapas de
cosedora, evitando ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación

38
 Diligencie el formatoCuando transfiera la documentación al Archivo Central, debe
enviar original y copia del formato Transferencia e inventario documental,
debidamente firmados. Una vez el Archivo Central, revise la documentación
transferida, hará devolución de la copia del formato. Recuerde que:

 En cada unidad de conservación (caja de archivo) se almacenan entre 10 y

12 carpetas
 Cada carpeta no debe contener más de 200 folios y
 Las carpetas que se utilizan son carpetas desacidificadas

.
Una vez se tenga la documentación debidamente revisada,
inventariada y foliada se procederá al embalaje o empaque el
cual debe mantener el orden estricto del inventario.

Igualmente cada carpeta enviada llevará una hoja de control,

correspondiente al formato Índice documental.

Ajustes: Cuando la Institución y/o alguna Dependencia tenga cambios

estructurales o se adicionen o eliminen procesos internos o en el caso en el que
se cree una nueva Dependencia, es necesario ajustar la Tabla de Retención
Documental.

Para realizar este proceso de cambio en la estructura de la TRD, se debe enviar

una solicitud, diligenciando el formato Solicitud de actualización de Tablas de
Retención Documental. Una vez el Archivo Central realice el cambio, se
convocará al Comité de Archivo Institucional para la aprobación de dicha
actualización.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

La disposición de documentos es la selección de los documentos en cualquier

etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación conforme a lo dispuesto en las TRD o TVD.
La disposición final de la documentación está enmarcada dentro de las Tablas de
Retención y Valoración Documental, cumplido el tiempo de retención de los

39
documentos, se debe tener presente el ciclo vital de los mismos desde su creación
hasta la disposición final, siendo esta, su eliminación o conservación permanente.
La clasificación de los documentos tanto en archivo de gestión como en archivo
central tiene un valor primario y secundario que corresponde de la siguiente
manera:
Primera etapa del ciclo vital del documento.
Valores: Administrativo
Legal
Contable
Fiscal y
Técnico.
Segunda etapa del ciclo vital del documento.
Valores: Cultural
Histórico y
Científico

La primera etapa del ciclo vital se cumple cuando el documento completa su

trámite de gestión y es transferida al archivo central, la segunda etapa en que se
conserva la documentación es por el espacio de tiempo estimado en la tabla de
retención.
Estos documentos Mientras los documentos permanezcan en el archivo de gestión
son de consulta permanente, es decir su trámite y gestión son de vigencia actual,
por lo tanto adquiere valor primario.
Amparados en la Tabla de Retención Documental y cumplida la retención de la
documentación en los archivos de gestión se procederá a realizar las
transferencias al Archivo Central de la institución; recibida la documentación en
Archivo Central se revisará que las mismas cumplan con los parámetros
expuestos para esta actividad (ver transferencias documentales).

SELECCIÓN DOCUMENTAL
La conservación permanente de la documentación de carácter histórico debe
tener una durabilidad útil para lo cual se recomienda papel con un gramaje de 75 a
90º gramos libre de ácido de esta manera se garantiza la durabilidad de la
información por lo menos de 200 años.
40
Los documentos dispositivos como acuerdos, actas, resoluciones, documentación
de gran tamaño voluminoso como historias laborales, nóminas, historias
académicas, contratos de obra y contratos de prestación de servicios; como
medida preventiva se recomienda la digitalización conservando en backup
copias de seguridad de tal forma que se garantice su durabilidad y consulta.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO (papel)

Al momento de la destrucción se debe tener en cuenta la garantía,

confidencialidad y el valor administrativo que el documento represente para la
institución. El método a seguir para la eliminación de la documentación que ha
perdido valor administrativo tanto en los archivos de gestión como en archivo
central, es la destrucción manual o en su defecto se utilizará la picadora, para su
posterior entrega a los depósitos de material reciclable que existen en la ciudad.

La eliminación de la documentación en archivos de gestión deberá quedar

registrada en el formato institucional Acta de eliminación elaborado para tal fin y
debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el auxiliar administrativo.

Cumplida la retención documental en archivo central se procederá a su selección y

posterior relación en el formato institucional, se notificará al funcionario
responsable de la misma, para ser firmada por el jefe de la dependencia,
posteriormente se procederá a la destrucción física del documento.

NOTA: NO se debe incinerar la documentación, pues este medioocasiona

contaminación y daño al medio ambiente.

PRESERVACIÓN

La conservación y/o preservación de documentos, independientemente del

soporte que respalde la información, es el conjunto de medidas preventivas o
correctivas que se deben adoptar para garantizar la integridad física y funcional
de los documentos sin alterar su contenido, garantizando las condiciones mínimas
encaminadas a la protección de los documentos.

41
Los ganchos utilizados para sujetar la documentación deben ser plásticos con el
fin de evitar la oxidación de la documentación, en los archivos de gestión la
documentación es guardada en archivadores tipo vertical metálico de gavetas y
archivador horizontal igualmente metálico.

Los archivadores dentro de las dependencias deben estar ubicados en lugar seco
y fresco, debe evitarse la ubicación cerca de ventanales, y alejados de fuentes
directas tanto de la luz natural como artificial.

Para preservar el material audiovisual, grabaciones en vídeo, audio, fotografías

entre otros, la oficina que edita y preserva este tipo de material es el denominado
Proyecto “Productora Audiovisuales TV UCEVA” de la Facultad de Ciencias
Administrativas, Económicas y Contables de la UCEVA, y el personal adscrito a
este proyecto, preserva esta tipología, a través decasetes de video y Cd,
envueltos en película plástica, dentro de vitrinas de almacenamiento de casetes y
Cd, lo apropiado para estos casos es conservar la temperatura requerida (20ºc
para este tipo de soporte y conservarlos libres de polvo y deterioro ambiental. El
material está plenamente documentado a través de fichas de organización de
casetes y en registros electrónicos con copias de seguridad en formatos
electrónicos.

FACTORES MEDIOAMBIENTALES

Los factores medio ambientales a los cuales está expuesta la documentación en

los archivos central y de gestión de la Unidad Central del Valle del Cauca son:

Fenómenos Naturales: son eventos ocasionados

por inundaciones, incendios y terremotos. En el
caso de inundaciones las medidas a tomar son:
mantener alejada la documentación de puertas
ventanales y espacios abiertos por donde pueda
penetrar las aguas lluvias.
En caso de presentarse fuertes aguaceros sobre
todo en temporadas de invierno y por consiguiente
se vea afectada la documentación, se deberá
proceder de la siguiente manera:

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 Disponer abiertos los documentos sobre papel absorbente el cual deberá
cambiarse regularmente.

Utilizar secador de cabello de esta forma se evapora la humedad, esta

labor es lenta pero eficaz.

Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas teniendo cuidado

de no ocasionar rasgaduras.

Solo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden

suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente.

Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se podrán lavar

ligeramente pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia.

Todos los documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre

papel y sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas.

No es aconsejable secar la documentación al sol pues el papel tiende al tostado

con lo cual se estaría ocasionando daño irreversible al documento.
Como medida de prevención en el evento de presentarse incendio, se recomienda
la instalación de alarmas potentes detectoras de humo las cuales darán dar aviso
al personal de vigilancia, esto en caso de presentarse incendio en horas no
laborales. Como primeros auxilios en la Unidad Central del Valle se encuentran
estratégicamente ubicados extintores tipo Solkaflam 123 y multipropósito ABC.
Los cuales nos permiten apagar papel, cartón, madera y equipos de oficina.

Fenómenos medio ambientales. Es producido por partículas aerotransportadas

(polvo) representando uno de los factores de alteración más nocivos para los
bienes documentales tales como: debilitamiento, manchas de humedad,
reblandecimiento de encolados (tomos) deterioro y pérdida de resistencia
estructural; lo cual ocasiona pérdida de información, ilegibilidad de lo impreso en
el documento y acumulación de oxidación.

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La medida que se debe tomar es la limpieza manual es decir, limpiar por lo menos
una vez por semana gavetas, carpetas, lomo de libros, tomos y cajas de archivo;
para lo cual se debe utilizar dulce abrigo, igualmente se aconseja hacerlo con una
brocha de cerda suave.
La limpieza de los documentos en el Archivo Central se realiza con aspiradora
que se utiliza para succionar el polvo depositado sobre las cajas de archivo y
sobre el lomo de los tomos contables.
Para el aseo del piso se utiliza Varsol mezclado con agua para evitar levantar
polvo mientras se hace limpieza a los pisos.
Fenómenos Externos. Son los ocasionados
directamente por el hombre, tal es el caso del
vandalismo manipulación, adulteración,
enmendaduras, depósitos inadecuados etc.
En este proceso la actividad más importante
consiste en la implantación de un Sistema
Integrado de Conservación que conlleva las
siguientes acciones:
Evitar enmendaturas con cintas adhesivas
o pegantes.
No Utilizar ganchos metálicos.
No realizar anotaciones sobre el
documento.
No rayar el documento con resaltador, lápiz o lapicero.
Si se necesita comentar sobre la comunicación, se recomienda utilizar
papel reciclable para las anotaciones pertinentes y sujetar con clip al
documento.

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 GLOSARIO

Acta: Documento en el que se expresa lo tratado o acordado en una reunión. El

Acta adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de
su creación.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su

valor sustantivo, histórico o cultural.

Acuerdo: Documento oficial aprobado por varios miembros de la Entidad. Forma

de pronunciamiento de los órganos de gobierno.

Archivo (Archivo General de la Nación): Conjunto de documentos, sea cual fuere

su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo general de la nación: Institución nacional pública encargada de formular,

orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema
Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio
documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental
que lo integra y del que se le confía en custodia.

Bases de datos: Es una herramienta de captura y consulta de la información con

fines específicos.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.

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Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre
empresas y personas naturales o entre las empresas y sus empleados. Su
objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario.

Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado
de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento,
ceremonia, norma y que requiere registro notarial).

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Circular: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el

mismo texto o contenido dirigida a un grupo de personas específico.

Clasificación: Proceso archivístico mediante el cual se identifica y establecen las

series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsecciones), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe
responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Comité de archivo: Grupo asesor dela alta Dirección, responsable de cumplir y

hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos

Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo

de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es
pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se
adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de
2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

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Comunicaciones internas: Son todas las comunicaciones oficiales generadas
entre las dependencias tanto académicas como administrativas (funcionarios
administrativos y cuyo trámite sea de carácter interno). Para la UCEVA las
comunicaciones internas se encuentran representadas en el formato
MEMORANDO.

Comunicaciones externas: Son todas las comunicaciones oficiales recibidas o

generadas en la institución en función de sus actividades.

Comunicaciones académicas: Las solicitudes presentadas por los docentes y

estudiantes dirigidas a la decanatura o Consejo de facultad, para su trámite y
resolución se consideran como COMUNICACIONES ACADÉMICAS.

Conservación preventiva: Estrategias de orden político u operativo, que directa o

indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a
intervenir su materia, contempla manejos administrativos, uso de materiales
adecuados, sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación,
manipulación y mantenimiento periódico.

Constancia: Documento de carácter probatorio, en el que describen hechos o

circunstancias que no requieren solemnidad.

Contrato: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El

contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil,
dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles.

Convocatoria: Llamado con un propósito definido de acuerdo con las exigencias

propias del evento.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado y/o personal

que llegan a las entidades, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trámites para las instituciones.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y sub series documentales.

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Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que
consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Digitalizar: Tecnología de imágenes. Es transformar por medio de un dispositivo

electrónico o scanner, la imagen de un documento para que esta pueda ser
almacenada, visualizada y consultada.

Distribución:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción.

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el
cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser
generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las
series documentales de las oficinas.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto
de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida,

almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada
electrónicamente durante su ciclo vital, producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o
de valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a
los principios y procesos archivísticos.

Documentos fiscales: Documentos legales que pueden formar parte de una

Historia Laboral, de un Contrato, de un Proceso.

Documento original: Es la fuente primaria de la información, con todos los rasgos y

características que permitan garantizar su autenticidad.

Documento privado: Es aquel elaborado por persona natural o jurídica de carácter

privado y no tienen relación con funciones o servicios públicos.

Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.
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Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en
las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.

Escanear: Actividad por medio de la cual se ingresan las imágenes de los

documentos al sistema.

Expediente: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo

de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia
o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan
manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta
su resolución definitiva.

Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos

documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato
electrónico mediante procesos de digitalización.

Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones

electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o
procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y
vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo
del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo
su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos

análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad
documental por razones del trámite o actuación.
Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o
procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o
de información que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico,
pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados
mediante procedimientos tecnológicos seguros.

Fax: Es un medio de comunicación de información recibida o entregada de forma

mucho más rápida que el correo normal.

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Foliación: Procedimiento de asignación de un número a cada documento por su
cara recta, permitiendo controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación, es el registro técnico y legal de la gestión administrativa.

Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice

electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de
garantizar su integridad, orden y autenticidad.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural

o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Formato: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso.

Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su trámite, utilización, conservación y consulta.”

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales

de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.

Historia Laboral: Carpeta que contiene los documentos que soportan todas las
novedades administrativas de un funcionario en la historia de la Entidad.

Indicador: Es una herramienta que mide el rendimiento de una actividad

específica, en su parte porcentual y en tiempo asignado.

Informe: Documento que relaciona detalladamente las actividades desarrolladas o

por desarrollarse dentro de una función asignada.

Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un

expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la
metodología reglamentada para tal fin.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico

en un país.

Logotipo: Símbolo que identifica a la organización, proyecta la imagen corporativa

y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

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Memorando: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitaría. Escrito
utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir
información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión
institucional.

Mensaje electrónico: Comunicación es un sistema que permite intercambiar

información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la
Internet. Por este medio se pueden enviar adjuntos como cartas, memorandos,
circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del
contenido.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como

pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Novedad: Suceso que se presenta sin frecuencia. Documento que lo informa:

Oficio: Documento externo de carácter oficial. Comunicación escrita que se utiliza

en las relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y personas naturales
o jurídicas.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En

archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas

cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos como parte integral de los
procesos archivísticos, basados en la Tabla de Retención documental, aprobada
por el Comité de Archivo Institucional.

Planeación: La Planeación es el conjunto de actividades encaminadas a la

Planeación, generación y valoración de los documentos oficiales de la Entidad,
dentro del contexto administrativo, académico, legal, funcional y técnico.
Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y
estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la
estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la
integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico
(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y
formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.

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Presupuesto: Es una proyección para calcular los recursos requeridos en el
desarrollo de una actividad, durante un tiempo determinado.
Principio de orden original: Es un principio fundamental de la teoría archivística por
el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de
fondos, series y unidades documentales. Menciona que los documentos se
producen en un orden secuencial, lógico y natural. Estos deben guardar la
sensatez uno con el otro, pues al respetar el origen en consecuencia se mantiene
el orden.
Producción documental: Generación de documentos en las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Proyecto: Actividad programada para realizarse a mediano o largo plazo.
Radicar: Asignación de un numero consecutivo, hora y fecha a las comunicaciones
recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo y del
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley, teniendo en cuenta que los términos empiezan
a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la
persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia
competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite
y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Resolución: Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los altos

mandos institucionales. Norma que se establece a través de una decisión dada
por un supervisor o un grupo directivo.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo para su conservación
permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como

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consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una

unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros

Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas

entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos
archivísticos.

Sub serie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, series y Subseries con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los

cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o

recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al

central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.

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Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento
como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada

con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de
una entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre
otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos
de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios
de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que,

por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una

institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

BIBLIOGRAFÍA

54
1. ACUERDO 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la
administración de comunicaciones oficiales. Archivo General de la Nación.
Bogotá D.C.

2. Decreto 2609 de diciembre 13 de 2012. Bogotá: República de Colombia.

Ministerio de Cultura, 2012. “Por el cual se reglamenta el título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y
se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas
las Entidades del Estado”.

3. Metodología para la implementación del Modelo integrado de Planeación y

Gestión. Bogotá: Presidencia de la República. Programa Gobierno
enLínea, dic., 2012., pág. 53 (Gestión Documental).

4. GUÍA para la implementación de un Programa de Gestión Documental.

Archivo General de la Nación. Bogotá D.C.

5. GUÍA TECNICA COLOMBIANA – 185. Documentación Organizacional.

ICONTEC. 2009.9.30

6. DESCRIPCIONY ORDENACIÓN de Archivos. Lecturas de apoyo III de

Tecnología en Documentación y Archivística. Universidad Católica de
Manizales.

7. GUÍA. PARA la implementación de un Programa de Gestión Documental.

Archivo General de la Nación. Bogotá D.C.

8. GUÍA TECNICA Colombiana – 185. Documentación Organizacional.

ICONTEC. 2009.9.30.

9. GUÍA PARA LA Administración de Comunicaciones Oficiales. Ministerio de

Cultura- Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. 2003.

10. GESTIÓN DE Documentos. Lecturas de apoyo II semestres Tecnología en

Documentación y Archivística. Universidad Católica de Manizales.

11. LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS. Archivo General de la

Nación. Bogotá D.C.

12. MEMORIAS: Organización de Documentos, Servicio Nacional de

Aprendizaje SENA. Tuluá 2010.

55
13. MEMORIAS: Diplomado Gestión Documental, Universidad del Valle. Tuluá
2011.

14. PGD: programa de Gestión Documental, Archivo General de la Nación.

Bogotá D.C. 2010

56