Aguachica, 2 de noviembre de 2018

MEMORANDO DE AUDITORIA No.0001

PARA: gerencia
Jefe del departamento de contabilidad
Jefe del departamento de ventas
Jefe del departamento de cartera

DE: auditor externo

ASUNTO: informe de hallazgos confirmación externa

Durante el proceso de auditoría que se está llevando a cabo, para el cierre oficial de los estados
financieros con corte a treinta y uno (31) de diciembre de dos mil diecisiete (2017), se realizó un
procedimiento de auditoria llamado confirmación externa.

Por medio de las pruebas de auditoria de cumplimiento y sustantivas de conformidad con lo

establecido por las NIA, orientadas al estricto cumplimiento de decreto 302 de 2015 normas de
aseguramiento de la información NAI se realiza la siguiente exposición:

El objetivo que persigue la presente auditoria externa es la comunicación, ajuste y toma de medidas
preventivas sobre los procesos de arqueos de cajas y políticas de cartera, procedimientos
contables, además de los relacionados a estos mismos por su naturaleza, de forma específica en las
cuentas de:
Juan David Pérez, Andrés Pérez y el Hospital Local.

Quienes según documentos adjuntos se comprueba que:

 Juan David Pérez, mediante recibo de caja No 0356 de fecha 31-dic-2017 cancelo el total de
2´800.000 el cual cubre la totalidad de la cuenta.
 Andrés Pérez, mediante factura de venta FV-655 de fecha 23-sep-2017 con un valor total
de 1´580.000 la cual adeuda por completo (primera compra a crédito).
 Hospital Local, mediante trasferencia electrónica de No 221684893648996441 realizada el
día 30-dic-2016 cancelando la totalidad de la deuda (65´000.000).

Teniendo en cuenta que las políticas y procedimientos estipulados por la empresa ARCAS S.A.S
respecto a conceder ventas a créditos de combustible establece que su límite máximo es de 60 días
para empresas oficiales del estado, y a terceros independientes de 45 días de rotación, los cuales
son contado desde el inicio de la facturación y despecho del mismo, y los montos y cantidades
estipulados para terceros independientes corresponden a 3.000.000 millones con una cantidad
máxima de 100 galones de combustibles, se recomienda realizar los ajustes contables y el deterioro
correspondiente a las cuentas de sus respectivos clientes:

 Andrés Pérez, superando lo establecido en las políticas con un total de 99 según ajustes
realizados mediante factura de venta FV-655 de fecha 23-sep-2017 y con un valor total de
1´580.000.

De igual manera se recomienda hacer los ajustes correspondientes a razón de:

 14´000.000 divididas en 7 transacciones por valores iguales a 2.000.000 millones de pesos

por traslados inusuales en horarios no laborales a una cuenta no vinculada como proveedor
en lo que corresponde al 2017.

De acuerdo a lo anterior se expone la necesidad de realizar los ajustes en cuanto a la materialidad

de dichos hallazgos.

PROPORCION DE LOS CLIENTES QUE SUPERARN LOS LIMITES DE COBRO

CAPITAL PORCENTAJE DE PARTICIPACION

CLIENTES 8 853.890.000
AL DIA 7 852.310.000 99,81%
INFRACTORES 1 1.580.000 0,19%
 DESVIACIONES E INCORRECIONES
PROPORCION AFECTANTE DE LOS SALDO A 31 DE DICEMBRE DE 2017
CAPITAL PORCENTAJE DE PARTICIPACION
CLIENTES 8 890.810.000 88,24%
DESVIACIONES 2 67.800.000 7,61%
INCORRECIONES 1 36.920.000 4,14%

RENDIMIENTO E.R
PROPORCION AFECTANTE DE LOS SALDO A 31 DE DICEMBRE DE 2017
PORCENTAJE DE PARTICIPACION
UTILIDAD LIQUIDAD
ANTES DE AJUSTES 610.000.000
TOTAL DESVICIONES E
INCORRECIONES 118.720.000 19,46%

UTILIDAD LIQUIDA REAL 491.280.000 80,54%

Hallazgos:
Debido a la falta de implementación de controles rutinarios, la baja supervisión e inexistencia de
alarma de proximidad de caducación de términos en relación de las ventas a créditos de combustible
concedidos, se pueden evidenciar hallazgos como los anteriores mencionados, la falta de
estrategias que maximicen la eficiencia en la entrega de informes y la trasparencia en el seguimiento
de los procesos en las respectivas áreas encargadas de la asignación de ventas a crédito, cajas, y
trasferencias electrónicas.

Como consecuencias a estas falencias se puede observar el riesgo inherente que presenta en las
operaciones de ventas a crédito y una representativa desviación por $ 67.800.000 e incorreciones
por 36.920.000 que afectan directamente a su presupuesto y a los estados financieros.
Para este caso se puede percibir con preocupación la asignación de los cargos de caja y el
departamento encargado del recaudo por medios electrónicos, pues estos son los de menor
monitoreo y proceso de autorización en los diferentes cierres programados.

RECOMENDACIONES:

Surge la necesidad de que en las políticas establecidas por la entidad se dé un tratamiento de

relevancia en los aspectos vinculados al sistema de control interno. Apoyándose en manuales de
procedimientos, con planes operativos y administrativos debidamente formalizados.

Esto hace referencia a la implementación de un sistema de autorización de movimientos financieros

en cabeza del gerente financiero, administrativo y el contador, a partir de un monto mínimo
establecido y a la supervisión de los flujos acumulados del periodo.
En cuanto al área encargada del recaudo de cartera es importante rediseñar e implementar nuevas
estrategias que garanticen mejores resultados sobre esta temática.

Es de gran importancia que en la entidad se asuma un compromiso respecto a la necesidad del

control, de esta forma se alcanzaría el cumplimiento de la misión de la entidad.

Agradezco su colaboración

Original firmado
Representantes de la firma de auditoria