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2018

MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: MPP01
VERSIÓN: 01 Página
FECHA: 01/06/2018 1 de 7
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION

El presente trabajo consiste en la elaboración de un manual de procedimientos usando


información suministrada por la empresa SUPPLA en las áreas de gestión sustantiva, que
contempla los procesos logísticos de distribución.

La preparación del manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos


relevantes en los diferentes departamentos, obteniendo las técnicas con que se logran
realizar las actividades cotidianas en la compañía. Durante el proceso de preparación del
manual también podemos observar las fallas existentes en los diferentes procesos.

MISIÓN

La misión de SUPPLA es superar las expectativas de nuestros Clientes en todos los niveles,
generando y buscando una relación a largo plazo, con un compromiso continuo y una
excelente calidad humana que nos permita lograr un elevado nivel de eficiencia y
fiabilidad sin olvidar nunca que nuestra razón de ser es generar valor a nuestros Clientes:

Para nuestros Clientes externos en el almacenaje y transporte de documentos y


mercancías a cualquier lugar del mundo, entregándolas donde nuestro Cliente lo necesite,
en el momento que lo necesite y con unos costes ajustados a sus necesidades.

Para nuestros clientes internos, creando un entorno de trabajo en el que puedan


desarrollarse profesionalmente, en un entorno de innovación continua, iniciativa,
implicación y compromiso.

Para nuestros proveedores y colaboradores, estableciendo una relación basada en el


compromiso mutuo y la confianza.

VISIÓN

Ser el operador logístico líder especializado en PYMES, capaz de ofrecer servicios flexibles
y ajustados a los requerimientos de nuestros Clientes, para poder almacenar y trasportar
desde un sobre de documentos hasta un contenedor de mercancías a cualquier lugar del
mundo y con una vocación de trabajo a largo plazo.
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PILARES CORPORATIVOS

Al grupo logístico Suppla lo define en todas sus actuaciones con clientes, accionistas,
colaboradores y demás grupos de interés los atributos del movimiento, la capacidad,
la exactitud y la eficiencia.

Al grupo logístico Suppla lo define:

a. El Movimiento: Avanzamos constantemente implementando nuevas tecnologías e


infraestructura que garanticen una evolución. En Suppla creemos que siempre existirá
una forma más creativa y eficiente de hacer las cosas por lo que basamos nuestros
procesos en la mejora continua y la innovación.

b. La Capacidad: Brindamos respuestas basadas en la generación de valor para los


clientes. En Suppla creemos que la colaboración entre proveedor y cliente son la clave
para la obtención de resultados exactos.

c. La Exactitud: En Suppla trabajamos por hacer que las cosas pasen de manera exacta,
por eso basamos cada uno de nuestros procesos en una ingeniería orientada a la
eficiencia en costos y efectividad en resultados.

d. La Eficiencia: En el uso de los recursos y el enfoque en el desarrollo humano son las


claves para asegurar soluciones inteligentes para nuestros clientes.
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3. Objetivo del Manual.


El Principal objetivo del manual es registrar cada uno de los procesos del área de
distribución de la compañía para optimizar la producción y corregir los reprocesos.
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MAPA DE PROCESOS

PROCESO SUBPROCESO
GESTION GERENCIAL 1. Mantenimiento operación
empresa
2. Sistemas de calidad
3. Operación de la empresa
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 1. Mantenimiento estándares de
calidad
2. Presentación de auditorias
3. Realización de auditorías
internas de calidad
GESTION SUSTANTIVA 1. Programación de vehículos
2. Revisión de la documentación
3. Control carga propia y
tercerizada
4. Despacho de vehículos
5. Mantenimiento de vehículos
6. Control de tráfico
7. Seguimiento vehículos de carga
8. Geolocalización de la carga
COMERCIAL 1. Atención al usuario
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2. Reclutamiento de nuevos clientes


GESTION DE APOYO 1. Nomina
2. Gastos e inversión
3. Mantenimiento de vehículos e
instalaciones
4. Estado de pérdidas y ganancias
SERVICIO AL CLIENTE 1. Atención al usuario
2. Quejas y reclamos

FLUJOS DE INFORMACION
Como toda organización Suppla presenta diferentes formas para manejar la
información, al crearse se definió por políticas como sería el flujo de la información, a
continuación, mostramos el flujo de información que se maneja:
Información descendente información ascendente información horizontal
____________________ __________________ __________________
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DIAGRAMA DEL FLUJO DEL PROCESO


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1. IDENTIFICACION DEL PROCESO :


Operativo
2. NOMBRE DEL PROCESO :
Gestión Sustantiva
3. AREAS INVOLUCRADAS :
1. Programación de vehículos
2. Despacho de vehículos
3. Revisión de la documentación
4. Control carga propia y tercerizada
5. Mantenimiento de vehículos
6. Control de tráfico
7. Seguimiento vehículos de carga
8. Geolocalización de la carga
4. OBJETIVOS GENERALES :
Establecer la capacidad de cobertura y el tiempo para minimizar los tiempos de entrega de los Paquetes,
además de eliminar la mayor cantidad de reprocesos para lograr la plena satisfacción del cliente
5. RESULTADOS ESPERADOS DE OPERACIÓN :
Entregar a tiempo, el manejo adecuado de la información y que le cliente sea satisfecho con el resultado
6. RECURSOS TECNOLOGICOS Y DE INFORMACION:
Software CRM de Exact Sistema de información, Seguimiento vía página internet y app Móviles, Correos
corporativo, teléfonos y servicio al cliente en línea.
7. SOPORTES DE EVALUACION Y CUMPLIMIENTO:
Verificar Control de costos y gastos - Facturación, Guías etc.
8. RIESGOS OPERATIVOS :
Reprocesos
Fallas en el proceso información.
Retrasos que afecten el estado de la mercancía
Sobre costos de envió.

9. EJERCICIOS DE CONTROL INTERNO :


Revisión general de costos y procesos internos.
Revisión de facturas y solicitud de envíos completas
Actualización de la información diaria de operaciones.

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