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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN 1.0 PROPÓSITO Establecer los medios para la comunicación, participación y consulta hacia

1.0 PROPÓSITO

Establecer los medios para la comunicación, participación y consulta hacia las partes interesadas relacionados con la calidad, los aspectos ambientales, los peligros de seguridad,

salud ocupacional y del producto.

2.0 ALCANCE

Desde que se recibe una comunicación por cualquier medio a la organización o se genera de manera interna, hasta que la misma es difundida o respondida de acuerdo a los cauces establecidos. El presente procedimiento es de aplicación en toda la organización, incluyendo sus partes interesadas.

3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO 3.1.1 Aprobar las comunicaciones internas o externas de carácter estratégico. 3.2 DEL COORDINADOR DEL S.G.I.

3.2.1

Revisar, contestar y/o aprobar las comunicaciones relativas al S.G.I.

3.3 DE LOS JEFES DE ÁREA:

3.3.1 Revisar, contestar y/o aprobar las comunicaciones relativas a su

de trabajo.

3.4 DEL PERSONAL EN GENERAL.

3.4.1 Apegarse al presente procedimiento.

ámbito

GENERAL . 3.4.1 Apegarse al presente procedimiento. ámbito 3.4.2 Cumplir con los requisitos establecidos en nuestro

3.4.2 Cumplir con los requisitos establecidos en nuestro Sistema de Gestión

Integral (SGI) relativos a Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo,

tanto en lo relativo a las normas como a los requisitos legales y reglamentarios

aplicables.

3.4.3 Portar el equipo de seguridad apropiado a la actividad que realiza de

acuerdo al MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

.4.4 Cumplir al realizar sus actividades, con todos los cuidados de protección

ambiental que además de estar establecidos en el SGI, se determinan en la

reunión de 5 minutos antes de cada jornada.

4.0 DEFINICIONES

Comunicación Interna: se refiere a la transferencia de información exclusivamente dentro de los procesos. Comunicación Externa: emisión de información de carácter público (cuando aplique)

Partes Interesadas: persona o grupo de personas que influyen o participan dentro o fuera

de la compañía.

Partes Interesadas internas: se refiere a empleados, sindicato local.

Partes interesadas externas: se refiere a proveedores, contratistas, clientes, vecinos,

Sindicato Nacional, visitas, personal de las diferentes dependencias y la autoridad

competente que influyen o participan en la operación de la misma.

5.0 DESARROLLO DE ACTIVIDADES

1. Comunicación partes interesadas Internas

La comunicación interna se presenta entre los diferentes procesos en todos sus niveles y

funciones, así como partes interesadas externas.

La organización establece los siguientes canales de comunicación interna en lo relacionado con

aspectos institucionales como cambios organizacionales, eventos relevantes, de

responsabilidad social, actualizaciones a la normativa, aspectos ambientales, de seguridad,

salud ocupacional, Calidad y la eficacia del Sistema de Gestión Integral.

A continuación se detallan los Medios de Comunicación Interna:

Medio

Frecuencia

Responsable

Correo Electrónico

diariamente

Emisor

Periódico Mural

Por evento

Recepcionista

Carpetas Compartidas por Intranet

diariamente

El representante de cada proceso

Lonas o trípticos

Máximo Seis meses

Coordinador S.G.I.

Radio

Diariamente

Jefes de Áreas

Reuniones grupales

Al menos una vez por mes

El representante de cada proceso

El cuadro anterior no es limitativo y por tanto pueden aparecer otros medios de comunicación

que en un futuro sean viables para la organización.

La Dirección General comunica, resultados de la empresa, comunicados de interés general y

eventos relevantes en la compañía. La recepcionista comunica promociones y aniversarios. El

Coordinador del S.G.I. comunica los resultados y comportamiento del Sistema de Gestión

Integral, incluyendo aspectos de calidad, ambientales, y de seguridad, así como proyectos y

logros en la mejora. Es también el responsable de atender a las partes externas en caso de

comunicados al exterior en materias de su ámbito y en situaciones de emergencias. Los Jefes

de Área comunican eventos relevantes en la organización que tengan que ver con su ámbito de

trabajo.

2. Comunicación con las partes interesadas externas.

contamos con el siguiente mecanismo para la recepción, documentación y respuesta a las

partes interesadas externas acerca de la comunicación del Sistema de Gestión Integral.

2.1 Recepción de información

Para fines de recepción de los comunicados de partes interesadas externas de manera,

escrita o personalmente; la recepcionista, el personal en caseta de entrada, y el Coordinador

del S.G.I., son los primeros enlaces para recibir información y canalizarla al responsable o a

la persona autorizada para darle seguimiento y respuesta.

Para responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, se han asignado

a responsables, mismos que deben documentar el análisis realizado en conjunto con la

persona que autoriza la difusión de la información y responder en el periodo de tiempo

establecido.

Para el seguimiento y respuesta a los comunicados de las partes interesadas, se ha

asignado a los siguientes responsables y personal que autoriza:

 

Medio de

   

Solicitante

comunicación

Responsable

Autoriza

Autoridad

Oficio ó correo electrónico

Coordinador

Coordinador del

Ambiental

Ambiental

S.G.I.

Autoridad de

Oficio ó correo electrónico

Coordinador de

Coordinador del

Seguridad

Seguridad

S.G.I.

 

Oficio ó correo electrónico

Coordinador de

Coordinador del

Autoridad de Salud

Seguridad

S.G.I.

Autoridad laboral, Sindicato y de Seguridad Social

Oficio ó correo electrónico

Director

 

Administrativo

Director General

   

Residentes,

 

Vecinos

Verbal ó escrito

Gerente de

Director General

Construcción.

     

Director

Cliente

Correo electrónico Teléfono

Gerente de

Construcción

Administrativo,

Director General

 

Correo electrónico, Teléfono

Encargado de Compras/ Jefes de

Director

Proveedores

Administrativo

 

Personalmente

áreas

 
 

Correo electrónico, Oficio personalmente

Gerente de

Director

Contratistas

Construcción,

Administrativo,

Residentes

Director General

Auditor Externo para el S.G.I.

Oficio ó correo electrónico institucional.

Coordinador del

Director

S.G.I.

Administrativo

Por restricción de la Dirección General, solo las personas responsables y las que autorizan la

comunicación tienen autorización para responder por los medios descritos a las inquietudes

de las partes interesadas externas; el resto del personal tiene prohibido comunicar cualquier

tipo de información relacionada a la organización y al Sistema de Gestión Integral.

2.2 Documentación de la información

Las personas autorizadas para responder los comunicados deben analizar el objetivo del

mismo, la magnitud del contenido como también las consecuencias de su difusión.

Las acciones tomadas deben documentarse, ya sea a través de una minuta, un oficio, una

acción correctiva, preventiva, etc.

La documentación generada a raíz del proceso de comunicación a las partes interesadas

deberá ser resguardada por los responsables en su área de trabajo.

2.3 Respuesta a los comunicados.

Las inquietudes de las partes externas interesadas deben ser resueltas por el

responsable asignado por el medio que se solicite o bien por el más adecuado para el

tipo de información en un tiempo máximo de 5 días hábiles a la recepción de la solicitud.

2.4 Participación y consulta

La Dirección General para lograr la participación de los trabajadores ha definido los siguientes

medios:

El involucramiento apropiado en la identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles, a través del equipo del Sistema de Gestión Integral compuesto por Jefes y Supervisores de todos los procesos.

El involucramiento apropiado en la investigación de incidentes y accidentes, a través de la Comisión de Seguridad e Higiene (CSH) y los Jefes de cada Proceso.

La participación en el desarrollo y revisión de políticas y objetivos del Sistema de Gestión Integral a través de la Alta Dirección, Gerentes y Jefes de Procesos.

La consulta en la que se produzcan cambios que afecten su salud y la seguridad en el lugar de trabajo, para ello involucramos al personal operativo y contratistas.

La representación sobre temas de seguridad y salud a través de los miembros de la Comisión de Seguridad e Higiene.

La Coordinación del S.G.I. a través de los medios de comunicación interna, difunde los acuerdos, resultados y programas que establece la Comisión de Seguridad e Higiene en lo relacionado a Seguridad, Salud y Medio Ambiente. Con este mecanismo informamos a todo nuestro personal y contratistas sobre estos aspectos del Sistema de Gestión Integral.

Los procesos externos como parte importante dentro, son consultados con respecto a los cambios que afecten su Sistema de Gestión Integral, con la finalidad de involucrarlos y generar su participación.

La Dirección General, cuando sea apropiado, se asegura de consultar a partes interesadas externas acerca de asuntos pertinentes relacionados al Sistema de Gestión Integral.

6.0 FORMATOS

6.1 Para dar soporte y evidencia en la implantación de este procedimiento se utilizarán los siguientes formatos:

Oficios, Minutas, Memorándums, etc.

Registro de No Conformidades

7.0 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO:

7.1 La medición de la eficacia de este procedimiento se lleva a cabo a través de las auditorías internas al Sistema de Gestión Integral.

8.0 HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSION

FECHA

DESCRIPCIÓN