PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS

1.0 PROPÓSITO
1.1 Establecer el método para la planificación y realización de las auditorías, para
informar de los resultados y mantener los registros generados del proceso de
auditoría interna.

2.0 ALCANCE
2.1 Los procesos definidos en el Sistema de Gestión Integral.

3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 DE LA ALTA DIRECCIÓN
3.1.1 Revisar el programa al menos cuatrimestralmente para poder hacer los
ajustes que correspondan.
3.1.2 Aprobar el PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS DEL SGI.
3.2 DEL COORDINADOR DEL S.G.I.
3.2.1 Generar el PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS DEL SGI en forma
anual y para un año calendario.
 3.2.3 Informar a la Dirección el resultado de las Auditorías Internas del Sistema
de Gestión Integral.
3.2.4 Asignar los Auditores Internos del Sistema de Gestión Integral a cada
auditoria según competencias.
3.2.5 Mantener los registros generados de la realización de Auditorías Internas
del Sistema de Gestión Integral.
3.2.6 Definir y dar seguimiento a las no conformidades detectadas durante las
auditorías.
3.2.7 Participar en la realización de Auditorías Internas del Sistema de Gestión
Integral.

3.3 DEL PERSONAL EN GENERAL.

3.3.1 Apegarse al presente procedimiento.
3.3.2 Cumplir con los requisitos establecidos en nuestro Sistema de Gestión
integral (SGI) relativos a Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo,
tanto en lo relativo a las normas como a los requisitos legales y reglamentarios
aplicables".
3.3.3 Portar el equipo de seguridad apropiado a la actividad que realiza de
acuerdo al MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
3.3.4 Cumplir al realizar sus actividades, con todos los cuidados de protección
ambiental que además de estar establecidos en el SGI, se determinan en la
reunión de 5 minutos antes de cada jornada.

4.0 DEFINICIONES
4.1PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS DEL SGI.- Documento que contiene la
programación anual de las AUDITORIAS INTERNAS, las REVISIONES POR LA
DIRECCIÓN y la MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE así como el
PROGRAMA DE AUDITORIAS POR PROCESOS.

5.0 DESARROLLO DE ACTIVIDADES

5.1 INICIO DE LA AUDITORIA:
5.1.1 El Coordinador del S.G.I. elabora el PROGRAMA ANUAL DE
AUDITORIAS DEL SGI y el PROGRAMA DE AUDITORIAS POR PROCESOS.
 5.1.2 Entrega copia del programa a cada uno de los jefes de área para que
estén enterados y estos a su vez notifiquen al resto del personal de su área. De
esto se deberá de recabar firma de recibido o guardar evidencia electrónica de
su entrega.
5.1.3 El Coordinador del S.G.I., revisa el programa para verificar la fecha de la
próxima auditoria.
5.1.4 El Coordinador del S.G.I. designa al auditor líder y al equipo auditor
tomando en consideración el PERFIL DE PUESTOS DE AUDITOR INTERNO y
los siguientes puntos:
5.1.4.1 Selección del auditor líder:
• Escolaridad mínimo preparatoria.
• Antigüedad mínima de 1 año en la organización.
• Experiencia en Auditorías Internas del Sistema de Gestión
Integral.(Deseable)
• Ser auditor calificado interna o externamente
5.1.4.2 Selección de auditores:
• Escolaridad a nivel secundaria mínimo.
• Antigüedad mínima de 1 año en la organización.
• Calificado como auditor de manera interna o externa.
5.2 REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN:
5.2.1 Una vez conformado el equipo auditor, proceden a la revisión de la
documentación del sistema para posteriormente poder elaborar las LISTAS DE
VERIFICACIÓN y el PLAN DE AUDITORIA. Los documentos a revisar pueden
incluir la MATRIZ DE INFLUENCIA.
5.3 PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA:
5.3.1 Una vez analizada la información, el Coordinador del S.G.I. y el auditor
líder designado, proceden a definir los detalles del PLAN DE LA AUDITORIA y
la elaboración de éste, debiendo incluir al menos los siguientes puntos:
• Método de la auditoria: Procedimiento, cláusulas, proyecto, etc.
• Áreas a auditar.
• Horarios
• Responsable de cada una de las áreas ante la auditoria.
• Detalles de cláusulas o procedimientos a auditar por área
 • Auditor (es) por área
• Observaciones: Auditores en entrenamiento, tiempos fraccionados, etc.
5.3.2 Una vez terminado el PLAN DE LA AUDITORIA, el Coordinador del S.G.I.,
verifica con los encargados de área los detalles de tiempos y fechas, para
contemplar y corregir a tiempo cualquier detalle que se pueda presentar y que
pueda interrumpir ésta. Así también, debe vigilar que las áreas a auditar no
sean evaluadas por auditores que realicen dichas tareas.
5.3.3 Una vez aprobado el plan, es enviado a cada uno de los jefes de las áreas
involucradas en la auditoria y debe darse a conocer al menos con 5 días hábiles
previos a la ejecución de la misma, de esto se recaba firma de recibido o
confirmación por medio de correo electrónico del encargado de área a auditar.
5.3.4 Los auditores proceden a elaborar las listas de verificación, con base en el
análisis de la información revisada en el punto 5.2 de este procedimiento, así
como a preparar los documentos y material a utilizar durante el desarrollo de la
auditoria:
• NormasNMX-CC-9001-IMNC-2008, NMX-SAA-14001-IMNC-2004 y
NMX-SAST-001-IMNC-18001:2008
• Formatos: Véase sección de formatos
• Otros: Reloj, borrador, lápiz, pluma, tabla, etc.
• Registro de no conformidades de auditorías anteriores (para verificar o
para darles seguimiento).
5.4 DESARROLLO DE LA AUDITORIA:
5.4.1 Si aplica, se lleva a cabo la reunión de apertura entre el grupo auditor y
los jefes de cada área a ser auditada. Esta reunión será dirigida por el auditor
líder cubriendo los siguientes aspectos:
• Repartir hoja de asistencia
• Presentación del equipo auditor
• Revisar alcance y objetivo de auditoría
• Lectura del plan de la auditoria
• Resumen de métodos y procedimientos
• Establecer canales de comunicación
• Confirmar recursos y facilidades
• Confirmar fechas y horas
 • Aclarar detalles
5.4.2 Los auditores llevan a cabo la auditoria en las áreas que les correspondan
con base en el plan de la auditoría, las matrices de influencia y las listas de
verificación previamente elaboradas, pero podrán adicionar preguntas o solicitar
demostraciones para contar con las evidencias suficientes y poder determinar
los hallazgos de la auditoria.
5.4.3 Una vez finalizada la auditoria, los auditores llevaran a cabo una reunión
donde se analicen las evidencias y posteriormente definirán los hallazgos de la
auditoria.
5.4.4 Una vez definidos los hallazgos de la auditoria, se lleva a cabo la reunión
de cierre o de presentación de resultados, si aplica, la cual será dirigida por el
auditor líder y se verán los siguientes puntos:
• Repartir la hoja de asistencia
• Informar responsabilidades
• Decir norma contra la que se audito
• Resumir hallazgos por cada auditor:
• Conformidades encontradas.
• No conformidades encontradas.
• Deficiencias por departamentos.
• Oportunidades de mejora
• Observaciones
• Resumen general
• Preguntas y respuestas
• Acordar acciones correctivas si es necesario
• Definir actividades de seguimiento
5.4.5 Si durante la reunión de cierre se presenta alguna inconformidad por parte
de los auditados o se requiere aclarar alguna situación, el auditor responsable
de esa área procederá a aclararla.
5.5 PREPARACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME:
5.5.1 En caso de no presentarse alguna inconformidad o al esclarecer todas
ellas, el equipo auditor procederá a redactar el informe final de la auditoria.
5.5.2 Este informe se entrega a la dirección y a los encargados de las áreas
involucradas para que sea comunicado al resto del personal de la organización
como máximo dos días después de la reunión de cierre.
5.5.3 El equipo auditor procede a entregar los formatos de no conformidades a
los jefes de las áreas auditadas para que asienten la corrección o acción
correctiva a tomar para eliminar la no conformidad. Los auditados tendrán un
periodo de 24 horas hábiles a partir de la fecha en que se les entregó el formato
para definir las acciones a tomar.
5.5.4 El Coordinador del S.G.I. y/o Líder procede a llenar el formato de control
de no conformidades, para posteriormente dar seguimiento a la tarea de los
auditores en cuanto al seguimiento que se les dé a las no conformidades.
5.5.5 El Coordinador del S.G.I. y/o líder integra un expediente de la auditoría
realizada, incluyendo los puntos que se indican a continuación:
• Plan de auditoria
• Registros de no conformidades
• Registro de oportunidades de mejora y acciones preventivas
• Informe de la auditoria
• Listas de asistencia
5.5.6 Los auditores y/o el Coordinador del S.G.I. darán seguimiento a las
acciones implementadas con base en el formato de registro de no
conformidades en fecha posterior a la establecida como fecha cumplimiento.
Las acciones serán evaluadas con base en evidencias objetivas
documentándose la solución o no de las mismas utilizando para ello el formato
de REGISTRO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS.
5.5.7 Si las acciones tomadas realmente eliminaron la no conformidad, el
auditor asienta la evidencia de dicha acción en el formato antes mencionado.
5.5.8 Una vez verificada la corrección o acción correctiva, se dará nuevamente
seguimiento a la acción realizada para efecto de asegurar la eficacia de la
acción tomada. Como evidencia se pueden simular las condiciones y ver si ya
no aparece la no conformidad, o bien basta con que no se haya vuelto a repetir
la no conformidad en un lapso de 60 días para considerar que la eficacia de la
acción llevó a buen término.
 5.5.9 Si no se eliminó satisfactoriamente la no conformidad o bien el auditado
no cumplió con lo que había establecido, el auditor la documentará nuevamente
pero ahora levantada al nivel inmediato superior del área auditada,
manteniendo el estatus de no conformidad abierta y por tanto se le sigue dando
seguimiento.
5.5.10 La auditoría se considerará cerrada cuando no exista ninguna no
conformidad en seguimiento o vigente.
5.6 AJUSTES AL PROGRAMA DE AUDITORIA
5.6.1 De acuerdo a resultados de auditoría, se hacen ajustes al programa de
auditorías tomando en cuenta los siguientes criterios:
• Si en una auditoria, un proceso muestra 3 ó más No Conformidades, el
tiempo entre auditorías a dicho proceso, se reduce a la mitad.
• Cuando un proceso, en dos auditorías seguidas, muestra cero No
Conformidades, el tiempo entre auditorias se dobla.

6.0 FORMATOS
- Programa Anual de Auditorías del SGI
- Programa de auditorías por procesos.
- Registro de no conformidades y acciones correctivas
- Registro de oportunidades de mejora
- Lista de asistencia a auditoría
- Lista de verificación
- Matriz de Influencia norma ISO 9001
- Matriz de Influencia norma ISO 14001
- Matriz de Influencia norma OHSAS 18001
- Matriz de Influencia por Procesos
- Plan de Auditoria

7.0 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO:

7.1 Se lleva una medición del número de no conformidades por auditoría, así como
del número de no conformidades y oportunidades de mejora por área.
 7.2 El Coordinador del S.G.I., elabora gráficos de estos puntos por cada auditoría y
los envía a la Dirección para su análisis, incluyendo un apartado de conclusiones y
recomendaciones.
7.3 A continuación se muestra un ejemplo de las gráficas mencionadas:

Fig. 1 de 3
NO CONFORMIDADES POR AREAS

5
4
3
2
1
0 Dirección Coordinador de Construcción Compras Almacen
SGI

COMPARATIVO DE NO CONFORMIDADES
Fig. 2 de 3 CON LAS DOS ULTIMAS AUDITORIAS

8
6
4
2
0
Auditoria 1 Auditoria 2 Auditoria 3

OPORTUNIDADES DE MEJORA
POR AREAS
Fig. 3 de 3
6
4
2
0 Dirección Coordinador SGI Construcción Compras Almacen

8.0 HISTORIAL DE CAMBIOS

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