Project 2010 PDF

CENEAC Producciones, C.A.
Universidad Central de Venezuela, Facultad de Ciencias, Edif. III, Av. Los Ilustres, Los Chaguaramos, Caracas, Venezuela
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CENEAC - Curso Project 2010: Definición y Planificación de Proyectos
MICROSOFT PROJECT 2010:
DEFINICIÓN Y PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
Material elaborado por CENEAC Producciones C.A. Prohibida su reproducción total o parcial sin autorización del Autor. Pág. ii
Tabla de contenido
CAPÍTULO 1 .......................................................................................................................................................................... 1
1.1. AMBIENTE, INTERFAZ ................................................................................................................................................ 1
1.2. BACKSTAGE ............................................................................................................................................................. 2
1.3. ENCONTRAR COMANDOS RÁPIDAMENTE ........................................................................................................................ 2
1.4. ESCALA DE TIEMPO ................................................................................................................................................... 4
1.5. PROGRAMACIÓN MANUAL .......................................................................................................................................... 5
1.6. FORMATO A LA VISTA DIAGRAMA DE GANTT ................................................................................................................. 10
CAPÍTULO 2 ........................................................................................................................................................................ 14
2.1. USAR MICROSOFT PROJECT ...................................................................................................................................... 14
2.2. BUSCAR LA VISTA ADECUADA..................................................................................................................................... 15
2.3. AJUSTAR LA VISTA................................................................................................................................................... 16
2.4. PERSONALIZAR PROJECT PARA SATISFACER SUS NECESIDADES ............................................................................................ 16
2.5. USAR EL TECLADO PARA LA CINTA DE OPCIONES ............................................................................................................. 18
CAPÍTULO 3 ....................................................................................................................................................................... 20
3.1. ADMINISTRAR RIESGOS ............................................................................................................................................ 20
3.2. INFORMACIÓN SOBRE EL ANÁLISIS DE RUTA CRÍTICA ........................................................................................................ 20
CAPÍTULO 4 ....................................................................................................................................................................... 21
4.1. VINCULAR DATOS DE EXCEL A PROJECT O INCRUSTARLOS ................................................................................................. 21
4.2. INFORMACIÓN GENERAL SOBRE PROYECTOS PRINCIPALES ................................................................................................. 21
CAPÍTULO 5 ........................................................................................................................................................................ 23
5.1. CREAR UN PROYECTO .............................................................................................................................................. 23
5.2. AGREGAR TAREAS AL PROYECTO ................................................................................................................................. 26
5.3. ESQUEMA DEL PROYECTO ......................................................................................................................................... 37
5.4. CREAR CALENDARIOS ............................................................................................................................................... 40
CAPÍTULO 6 ........................................................................................................................................................................ 47
6.1. AGREGAR RECURSOS ............................................................................................................................................... 47
6.2. ADMINISTRAR RECURSOS.......................................................................................................................................... 47
6.3. DISTRIBUIR EL TRABAJO DEL PROYECTO MEDIANTE REDISTRIBUCIÓN .................................................................................... 48
6.4. PRIORIDADES DE LAS TAREAS ..................................................................................................................................... 50
6.5. MOVER UNA TAREA A OTRO MOMENTO EN LA PROGRAMACIÓN......................................................................................... 52
6.6. AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN CON LA VISTA ORGANIZADOR DE EQUIPO ............................................................................... 52
6.7. AGREGAR RECURSOS AL PROYECTO ............................................................................................................................. 54
CAPÍTULO 7 ........................................................................................................................................................................ 56
7.1. COSTOS DE RECURSOS ............................................................................................................................................. 56
7.2. UN COSTO FIJO PARA UNA TAREA O EL PROYECTO ........................................................................................................... 56
7.3. COSTOS DE UN RECURSO DE COSTO............................................................................................................................. 56
CAPÍTULO 8 ........................................................................................................................................................................ 59
8.1. SEGUIMIENTO DE LOS FACTORES DE PROGRAMACIÓN ...................................................................................................... 59
8.2. ANÁLISIS DE RUTA CRÍTICA ........................................................................................................................................ 61
8.3. REVISAR DIFERENCIAS DE PROGRAMACIÓN ................................................................................................................... 62
8.4. IDENTIFICAR TAREAS RETRASADAS EN LA PROGRAMACIÓN ................................................................................................ 63
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8.5. LINEA DE BASE....................................................................................................................................................... 64

8.6. ANALIZAR DATOS DE LÍNEA DE BASE Y PROVISIONALES ..................................................................................................... 67
TALLER Nº 1 .................................................................................................................................................................... 69
TALLER Nº 2 .................................................................................................................................................................... 71
TALLER Nº 3 .................................................................................................................................................................... 74
TALLER Nº 4 .................................................................................................................................................................... 84
TALLER Nº 5 .................................................................................................................................................................... 89
TALLER Nº 6 .................................................................................................................................................................... 94
TALLER Nº 7 .................................................................................................................................................................... 97
TALLER Nº 8 .................................................................................................................................................................. 102
TALLER Nº 9 .................................................................................................................................................................. 103
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CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN A PROJECT 2010
1 .1 . Ambiente, interfaz
(Comandos de menú)
barra de herramientas Cinta de opciones
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PRESENTACIÓN DE LA CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones, que le ayudará a encontrar fácilmente los comandos que necesita para completar una tarea. Los
comandos están organizados en grupos lógicos, que se reúnen a su vez en pestañas.
En Project 2010, todas las fichas y grupos de la cinta se pueden personalizar. Si su organización tiene características
exclusivas de su negocio, puede agruparlas en su propia ficha de la cinta.
1 .2 . Backstage
Haga clic en la pestaña Archivo y estará en Backstage, un destino de gráficos sin escalas para administrar sus archivos de
proyecto. Backstage contiene los mismos comandos básicos disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de
Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyecto.
El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha movido a Backstage. Este comando abre el
cuadro de diálogo Opciones de proyecto en el que podrá introducir, revisar o modificar las preferencias que controlan la
forma en que se muestra y trabaja Microsoft Project.
1 .3 . Encontrar comandos rápidamente
Puede encontrar los comandos de uso más frecuente con un solo clic, es decir, haciendo clic con el botón secundario del
mouse. Al hacerlo sobre cualquier elemento de la vista, como barras, celdas de tabla o gráficos, se mostrará una minibarra
de herramientas con una lista en la que se incluyen los comandos usados frecuentemente. Cuando tenga prisa, esta es una
forma de usar Project que le ayudará a ahorrar tiempo.
2
3
1 Una tarea está retrasada respecto a lo programado. Esta tarea podría arrastrarse hasta Tom o Cheryl, que no están
trabajando.
2 Una tarea se desarrolla según lo programado.
3 Tareas que se encuentran actualmente sin asignar. Estas tareas podrían arrastrarse hasta Tom o Cheryl, que no están
trabajando.
1 .4 . Escala de tiempo
Project 2010 incluye una vista Escala de tiempo que se muestra automáticamente encima de otras vistas y muestra una
introducción concisa de toda la programación. Puede agregar tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un
atractivo informe resumido del proyecto completo. También puede pegarla en un mensaje de correo electrónico para enviar
un informe instantáneo y de forma sencilla.
Personalización de vistas
Manipular las vistas en Project casi siempre ha sido algo complicado. Ya no. Eche un vistazo a las formas en las que puede
organizar cómo se presenta y se controla su proyecto.
AGREGAR NUEVAS COLUMNAS RÁPIDAMENTE

Agregar nuevas columnas en Project es mucho más sencillo. Solo haga clic en el encabezado Agregar nueva columna en
el extremo derecho de la vista de hoja y escriba o seleccione el nombre de una columna. También puede cambiar el nombre
de una columna existente rápidamente con solo hacer clic en el título y escribir un nombre de columna distinto. Nunca había
sido tan fácil personalizar una columna.
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CONTROL DESLIZANTE DEL ZOOM
Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control deslizante del zoom en la barra
de estado. Simplemente mueva el control deslizante a la derecha para acercar la programación (muestra intervalos más
reducidos, como días u horas) o a la izquierda para alejarla (muestra intervalos más prolongados, como semanas o meses).
El control deslizante del zoom funciona en los diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario y en
todas las vistas de gráficos.
Programación controlada por el usuario

Project 2010 incorpora elementos para optimizar el control sobre la programación. También puede crear tareas iniciales en
Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project sin tener que cambiar el formato.
1 .5 . Programación manual
Los cambios en factores como las dependencias de tareas y el calendario del proyecto ya no ajustan las fechas de tareas de
manera automática al programar manualmente una tarea.
Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier parte de la programación y Project no la moverá.
Aquellos jefes de proyecto acostumbrados a la programación automática en las versiones anteriores de Project pueden
desactivar la función de programación manual para alguna tarea específica, o bien para todo el proyecto. Algunos
proyectos, especialmente los complicados, podrían necesitar que el eficaz motor de programación de Project se encargue
de la programación por usted.
TAREAS INACTIVAS
Puede dejar tareas inactivas y aún así conservarlas en el proyecto. Las tareas inactivas contienen por lo general
información necesaria (como datos reales e información de costos) que puede resultar muy valiosa para fines de archivo.
TAREAS DE RESUMEN DESCENDENTES
Los jefes de proyecto ya no están limitados a crear subtareas para después reunirlas en tareas de resumen. En Project
2010, puede crear tareas de resumen primero y estás pueden tener fechas que no tienen que coincidir necesariamente con
las fechas de resumen de las subtareas.
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Al inicio de la fase de planeación, es posible que los jefes de proyecto solo tengan cierta información de alto nivel acerca de
los resultados clave y de los hitos principales de su proyecto. Con Project, puede dividir los proyectos en fases de alto nivel
según la escala general de tiempo y el presupuesto. Esto significa que las fechas de los elementos de trabajo individuales
no tienen que coincidir necesariamente con las fechas de las fases de alto nivel.
COMPARACIÓN DE VERSIONES DE PROJECT
La característica para comparar versiones de Project 2010 incluye barras de Gantt e imágenes gráficas que le ayudarán a
ver claramente en que se diferencia una versión del proyecto de otra.
Colaboración
Los proyectos no están aislados de las demás personas en su organización.
FUNCIÓN DE COPIAR Y PEGAR
Nadie creería que la colaboración puede aumentar gracias a algo tan sencillo y antiguo como es copiar y pegar información
de Project. Con esta nueva funcionalidad, puede copiar y pegar contenido entre los programas de Office y Project 2010 sin
perder el formato, los niveles de esquema ni los encabezados de columnas.
Simplemente con dos clics, puede generar un informe instantáneo y copiarlo en casi todos los programas de Office.
PROGRAMACIÓN DESCENDENTE
En la vista Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen por encima de las tareas que desee incluir en ella.
Seleccione el conjunto de tareas que desee colocar debajo de una tarea de resumen.
En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botón Sangría.
Para ver una descripción detallada de la programación descendente, vea el tema sobre planeación descendente con tareas
de resumen (o fases).
PROGRAMACIÓN CONTROLADA POR EL USUARIO
En la vista Diagrama de Gantt, seleccione una o varias tareas programadas manualmente.
En la ficha Tarea, en el grupo Programación, haga clic en Programación automática.
Project 2010 incorpora dichas tareas a la programación existente.
Para ver una descripción detallada de las opciones de programación de Project 2010, vea el tema sobre cómo funciona la
programación en Project. (El vínculo se incluirá próximamente).
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Ficha Recurso
Los botones de la ficha Recurso le ayudan con la tarea a menudo compleja de administrar los recursos que realizan el
trabajo en un proyecto. En esta ficha, puede agregar recursos, asignarles tareas y redistribuir los recursos sobreasignados.
En esta ficha, también puede iniciar el eficaz Organizador de equipo.
ORGANIZADOR DE EQUIPO
Abra un proyecto que tenga recursos asignados a tareas.
En la ficha Recurso, en el grupo Vista, haga clic en Organizador de equipo.
Aparece el organizador de equipo.
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Ficha Proyecto
Use la ficha Proyecto para manejar funciones de proyecto avanzadas con propiedades, programación e informes. Por
ejemplo, puede agregar campos personalizados, definir códigos WBS, insertar subproyectos y generar informes visuales en
la ficha Proyecto.
ESTABLECER UNA LÍNEA BASE
Desde una vista Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desee incluir en su plan de línea base. Para establecer una
línea base para todo el proyecto, omita este paso.
En la ficha Proyecto, en el grupo Programación, haga clic en Establecer línea base y, a continuación, haga clic
en Establecer línea base nuevamente en el menú que aparece.
En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base y los parámetros que desee establecer.
Para ver un análisis detallado sobre líneas base, vea el tema sobre cómo crear o actualizar una línea base o un plan
provisional. (El vínculo se incluirá próximamente)
Ficha Vista
La ficha Vista permite seleccionar desde el mismo lugar las diferentes vistas disponibles en Project 2010 y personalizar la
vista actual. También permite agregar una escala de tiempo a una vista.
AGREGAR UNA ESCALA DE TIEMPO A UNA VISTA
Seleccione cualquier tipo de vista.
En la ficha Vista, en el grupo Vista en dos paneles, active la casilla de verificación Escala de tiempo.
La vista de escala de tiempo aparece debajo de la cinta.
Haga clic en la pestaña Formato para obtener acceso a las opciones para personalizar la escala de tiempo.
NOTA No es posible activar las casillas de verificación Escala de tiempo y Detalles al mismo tiempo. Debe elegir una vista o la otra.
Ficha Formato
Los botones de la ficha Formato le ayudan a personalizar el texto, las columnas, los colores y otros elementos de cada tipo
de vista. Los grupos y los botones de la ficha Formato son completamente diferentes para cada tipo de vista. Cambian
automáticamente al cambiar de vista.
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El siguiente gráfico muestra la ficha Formato correspondiente a una vista Diagrama de Gantt.
EJEMPLO DE USO: CAMBIAR EL COLOR DE LAS BARRAS DE GANTT

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Gráfico de Gantt.
En la ficha Formato, en el grupo Estilo de diagrama de Gantt, haga clic en un estilo de la lista Estilo de diagrama de
Gantt.
Los colores de las barras de Gantt para todo el proyecto se actualizan instantáneamente.
Pero hay muchas otras formas de personalizar las barras de Gantt además de aplicando estilos predefinidos. Vea el tema
sobre cómo dar formato al gráfico de barras de una vista Diagrama de Gantt.
Dar formato al gráfico de barras de una vista Diagrama de Gantt

Las barras de Gantt parecen simples, pero pueden ser confusas a medida que los proyectos se tornan más complejos. Por
lo general, lo primero que hace un administrador de proyectos para dar claridad a un proyecto y ayudar a determinar las
áreas conflictivas rápidamente es personalizar las barras en una vista Diagrama de Gantt.
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1 .6 . Formato a la vista Diagrama de Gantt
Las vistas Diagrama de Gantt le permiten ver, a simple vista, la información sobre la tarea en filas y columnas con las barras
correspondientes en una escala de tiempo. Puede personalizar la parte del diagrama específica de estas vistas en Project
de la manera que más le convenga. Por ejemplo, puede cambiar el modo en que se observan los horarios no laborables o
puede dar formato a la vista Diagrama de Gantt para identificar rápidamente las tareas específicas. Asimismo, es posible
que desee agregar texto a determinadas barras para poder identificarlas fácilmente.
Recuerde que los cambios realizados en una vista Diagrama de Gantt no modifican el aspecto de otras vistas Diagrama de
Gantt.
Cambiar el color, la forma o el modelo de las barras de Gantt

Para resaltar las barras de tareas en una vista Diagrama de Gantt, tal como una tarea de resumen o hito, puede cambiar su
color, su forma o modelo para distinguirlas de otras barras de un determinado tipo.
Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra
la ficha Formato.
En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha Formato y, a continuación, haga clic en Estilos de barra.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
En el campo Nombre, haga clic en el tipo de Barra de Gantt (por ejemplo Tarea o Progreso) al que desea dar formato y, a
continuación, haga clic en la pestaña Barras.
Si el tipo de barra de Gantt no aparece en la tabla, puede crear una nueva barra de Gantt para el tipo de tarea que desea.
En Inicial, Central y Final haga clic en las formas, tipos o modelos, y colores para la barra.
Algunas categorías tienen únicamente una forma inicial (tal como hito), mientras que otras tienen una forma inicial, una
barra central y una forma final (como por ejemplo, las tareas de resumen).
SUGERENCIA Para resaltar una sola barra de Gantt al cambiar su formato, haga clic con el botón secundario en la barra y seleccione un color de relleno.
Cambiar rápidamente las barras de Gantt usando un estilo

Con un solo clic puede aplicar un estilo predefinido a todas las barras de una vista Diagrama de Gantt.
la ficha Formato.
Haga clic en el grupo Estilos de Diagrama de Gantt.
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El estilo se aplica instantáneamente a todas las barras de la vista.
Crear un nuevo tipo de barra de Gantt

Para resaltar una categoría de tareas en particular que no esté representada por una barra de Gantt específica, puede crear
un estilo nuevo de barra de Gantt. Por ejemplo, puede crear un tipo de barra de Gantt que muestre el margen de demora
disponible o que llame la atención respecto de tareas demoradas.
la ficha Formato.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en
cada una de las barras.
En la lista de la barra de Gantt, seleccione la fila que se encuentra debajo de donde desea insertar un nuevo estilo de barra
de Gantt y, a continuación, haga clic en Insertar fila.
En la columna Nombre de la nueva fila, escriba el nombre del nuevo estilo de barra.
En la columna Mostrar para tareas, escriba o seleccione el tipo de tarea que desea representar mediante la barra.
Si desea excluir algunas tareas con un tipo de barra específico, escriba no antes del tipo de tarea. Por ejemplo, puede
definir un tipo de barra como no hito para que muestre solamente las tareas que no son hitos.
Si desea que una barra de Gantt se muestre para tareas de diferentes tipos (tales como tareas críticas e hitos), escriba una
coma (,) después de la categoría de tarea en el cuadro de entrada de texto y, luego, escriba o seleccione una segunda
categoría de tareas en el campo Mostrar para tareas.
En las columnas Desde y Hasta, escriba o seleccione los campos que desea usar para indicar los puntos de inicio y
finalización de la nueva barra de Gantt.
Si desea crear un símbolo que represente una única fecha, escriba o seleccione el mismo campo en las
columnas Desde y Hasta.
Haga clic en la pestaña Barras y, a continuación, en Inicial, Central y Final, seleccione las formas, modelos o tipos, y los
colores para la barra.
SUGERENCIA Para ahorrar tiempo, puede copiar el estilo de barra de Gantt existente que tiene varios de los atributos que desea y puede pegarlo donde
quiera. En el cuadro de diálogo Estilos de barra, seleccione la fila que desea copiar y luego haga clic en Cortar fila. Haga clic en Pegar fila para restablecer la
fila cortada, seleccione la fila que se encuentra arriba del lugar en donde desea insertar la fila copiada, haga clic en Pegar fila nuevamente y, a continuación,
modifique la copia.
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Agregar texto a las barras de Gantt
Puede agregar información específica del proyecto, como nombres de tareas, nombres de recursos, porcentajes de
finalización y fechas de inicio a las barras de la vista Diagrama de Gantt.
En la mayoría de los casos, es posible que desee agregar texto a ciertos tipos de barras de Gantt.
la ficha Formato.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
En la tabla, haga clic en el tipo de barra de Gantt (por ejemplo, Tarea o Progreso) a la que desea agregar texto y, a
continuación, haga clic en la pestaña Texto.
En los cuadros Izquierda, Derecha, Superior, Inferior e Interior, escriba o seleccione el campo que contiene los datos que
desea mostrar en la barra de Gantt.
Si desea agregar un texto que es específico de dicha tarea, escriba o seleccione un campo de texto personalizado, tal como
Texto1, Texto2 o Texto3. El texto que escriba en estos campos desde otras vistas se agrega automáticamente a las barras
de Gantt.
También puede agregar texto a una barra de Gantt específica.
Para ello, haga doble clic en una barra dentro de la parte del diagrama de una vista Diagrama de Gantt, pero no en el
espacio que se encuentra entre las barras.
En el cuadro de diálogo Formato de barra, haga clic en la pestaña Texto de la barra.
En los cuadros Izquierda, Derecha, Superior, Inferior e Interior, escriba o seleccione el campo que contiene los datos que
desea que se observen en la barra de Gantt.
Si desea agregar un texto que es específico de dicha tarea, escriba o seleccione un campo de texto personalizado, tal como
Texto1, Texto2 o Texto3. El texto que escriba en estos campos desde otras vistas se agrega automáticamente a las barras
de Gantt. No puede agregar texto individual a las barras de Gantt sin escribir el texto en los campos de texto
personalizados.
NOTAS Para cambiar el formato de las fechas de las barras de Gantt, haga clic en Diseño en el grupo Formato y, a
continuación, haga clic en el formato de fecha que desea en el cuadro Formato de fecha. Haga clic en las otras barras para
agregarles la información del proyecto. Tenga cuidado de señalar las barras y no los espacios que las rodean. Si para cada
tarea se muestra más de una barra, podrá mostrar únicamente la información de la barra de nivel superior al hacer clic
en Barra en el grupo Estilos de barra.
Cambiar el alto de las barras de Gantt
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Para que sea más sencillo revisar las barras de la parte del diagrama de la vista Diagrama de Gantt, es posible que desee
ajustar el alto de las barras de Gantt.
la ficha Formato.
En el grupo Formato, haga clic en Diseño.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en
cada una de las barras.
En el cuadro Alto de barras, haga clic en el tamaño de punto que desea.
Cambiar el aspecto de las líneas de vínculo entre las barras de Gantt
Cuando vincula tareas, Project muestra las líneas de vínculo de la vista Diagrama de Gantt que muestran las dependencias
de tareas de las tareas vinculadas. Puede cambiar el modo en que se observan estas líneas de vínculo u ocultarlas.
Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de Diagrama de Gantt y debajo de dicha ficha se
muestra la ficha Formato.
En el grupo Formato, haga clic en Diseño.
SUGERENCIA También puede hacer doble clic en el vínculo entre las tareas en la parte del diagrama de una vista
Diagrama de Gantt, no en cada una de las barra. En Vínculos, haga clic en el tipo de línea de vínculo que desea usar. Si
desea usar el primer tipo de vínculo, no se observarán las líneas de vínculo.
NOTA Si desea cambiar la relación entre las tareas (como por ejemplo, cambiar a una dependencia de tareas de fin a
comienzo por una dependencia de tareas de comienzo a comienzo) debe cambiar el tipo de dependencia de tareas.
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CAPÍTULO 2
2 .1 . USAR MICROSOFT PROJECT
¿Cómo se adapta Microsoft Project al sistema de administración de proyectos?
Si volvemos un poco hacia atrás, un "sistema" de administración de proyectos hace referencia al conjunto integrado de
procesos, técnicas, metodologías y herramientas que se usan para programar proyectos y realizar un seguimiento de ellos.
Microsoft Project 2010 es una herramienta dentro del sistema de administración de proyectos más grande. Los proyectos,
también denominados planes del proyecto, se guardan como archivos separados dentro de Project 2010 y pueden
agruparse en iniciativas más grandes, tales como fases, procesos, programas y carteras.
Información general: Microsoft Project
¿Usa Microsoft Project por primera vez?
Es posible que sea responsable de un largo y complejo proyecto y que nunca haya usado este programa antes.
Hacer que Project calcule el efecto de los cambios de fecha

Supongamos que ha estado realizando el seguimiento de un proyecto en una hoja de cálculo. Este proyecto tiene una tarea
que no puede comenzar hasta que un proyecto diferente genere un resultado específico. Este resultado está programado
para producirse el 18 de junio. Ya es 25 de junio y aún lo está esperando. ¿Cuánto tiempo le llevará actualizar su hoja de
cálculo con una nueva fecha para la tarea que depende de ese resultado? Tal vez no mucho si la tarea está casi al fin del
proyecto, pero ¿qué ocurre si está cerca del principio? ¿Qué ocurre si su proyecto tiene mucho más que 50 tareas? ¿Más
que 100 tareas?
Project puede ayudarle rápidamente a ajustar la programación de su proyecto y las asignaciones de recursos gracias a su
motor de programación dinámica. Administra los cambios de fecha y sus efectos sin problemas, teniendo en cuenta todas
las dependencias, resultados y asignaciones de recursos. No solo vuelve a calcular automáticamente la programación,
Project también resalta las fechas que cambia, por lo que puede ver rápidamente el efecto de cada cambio de
programación.
Utilizar métodos flexibles para generar informes

Con Project puede generar rápidamente un informe visual mediante una plantilla que exporta los datos a una tabla dinámica
(Tabla dinámica: tabla interactiva que resume grandes cantidades de datos. Puede girar sus filas y columnas para ver
distintos resúmenes de los datos originales, filtrar los datos mediante su visualización en distintas páginas, o bien mostrar
los detalles.) en Excel o a un diagrama dinámico en Microsoft Visio Professional. Puede elegir los campos que desee
resaltar en el informe, incluidos los campos personalizados que ha configurado para el proyecto, y presentar un informe
limpio y conciso para la reunión con el director.
Integración con Excel

Al exportar los datos del proyecto a Excel, puede seguir usando su versátil funcionalidad de hoja de cálculo a la vez que
aprovecha Project para hacer un seguimiento de la programación y los recursos del proyecto. También puede importar o
incrustar datos de Excel en el plan del proyecto.
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Crear un calendario para una tarea dentro de Project
Las tareas pueden tener sus propios calendarios. De forma predeterminada, las tareas se programan según el calendario
del proyecto . Para definir excepciones únicas o específicas, como por ejemplo maquinaria que se ejecuta durante los
períodos no laborables, o un traslado de oficina que puede producirse solo en un fin de semana, puede crear un calendario
de tareas para tareas individuales. Un calendario de tareas asociado con una tarea invalida el calendario del proyecto.
Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario laboral.
Haga clic en Crear nuevo calendario.
En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, escriba un nombre para el nuevo calendario y, a continuación, elija
si desea crear un nuevo calendario base o hacer un calendario en función de una copia de otro calendario.
Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.
Para cambiar la semana laboral para el calendario de tareas, haga clic en la pestaña Semanas laborales.
Haga clic en la fila en la tabla que indica la programación predeterminada para el calendario de tareas, y, a continuación,
haga clic en Detalles.
En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione los días de la semana que desea cambiar en la programación de la tarea y,
a continuación, seleccione una de las opciones siguientes:
Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los períodos laborables
predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los períodos no
laborables en fines de semana.
Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo. Los cambios
que realice se reflejarán en todos los meses del calendario.
Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos Para establecer los períodos laborables para los días
seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros
Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A.
Notas
Después de crear un calendario base, debe asignar dicho calendario a una tarea. Seleccione la tarea, haga clic con el botón secundario en Información, haga
clic en la pestaña Avanzada y, a continuación, seleccione el calendario en la lista Calendario. Para eliminar un calendario, use el Organizador. Haga clic en la
pestaña Archivo. Haga clic en Información y, a continuación, en Organizador global. Haga clic en la pestaña Calendarios. A la derecha, seleccione el
calendario de tareas que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.
2 .2 . BUSCAR LA VISTA ADECUADA

La forma clásica de ver información de Project siempre ha sido la vista Diagrama de Gantt. No obstante, Project 2010 ofrece
muchas otras vistas que le permiten ver solo los datos que le interesen. Además, puede usar estas nuevas vistas para
administrar tareas y los integrantes de su equipo de formas que no eran posibles con versiones anteriores de Project.
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2 .3 . AJUSTAR LA VISTA
Si de algo no hay duda en relación con las vistas de un proyecto es que seguramente deseará modificarlas a medida que
vaya conociendo mejor el proyecto y su equipo de trabajo. Éstos son algunos aspectos que hay que tener en cuenta cuando
desee ajustar una vista.
Agregar una columna Agregar columnas a una vista de proyecto permite controlar la información que se
ve. También es posible ocultar una columna para proteger información confidencial.
Inspeccionar la tarea (el vínculo se Por más sencillo que sea usar Project 2010, los proyectos pueden complicarse.
incluirá próximamente) Inspeccione problemas de programación manteniendo el mouse sobre una tarea o
usando el Inspector de tareas en la ficha Tarea.
Filtrar una vista (el vínculo se Filtrar una vista permite quitar los elementos que estorban en una programación
incluirá próximamente) para poder concentrarse en tareas o recursos específicos.
Ordenar la información del Ordenar la información permite organizar las tareas o recursos numérica o
proyecto (el vínculo se incluirá alfabéticamente para detectar problemas de programación a través de tendencias
próximamente) que se pueden crear.
Agrupar información del proyecto Agrupar la información permite clasificar las tareas o recursos para poder ver
(el vínculo se incluirá información relacionada en el mismo lugar.
próximamente)
2 .4 . PERSONALIZAR PROJECT PARA SATISFACER SUS NECESIDADES

Para personalizar Project de forma que se ajuste a sus necesidades, tenga en cuenta las siguientes opciones.
Cambiar la ampliación y el color del texto Puede cambiar la ampliación de un proyecto para que la información sea más
fácil de leer en la pantalla si expande vistas e informes, cambia la escala temporal o amplía la presentación en pantalla.
También puede agrandar los botones de la cinta de opciones para que sean más fáciles de ver y utilizar. Si emplea el
dispositivo señalador Microsoft IntelliMouse, puede desplazarse y ampliar directamente desde el mouse en lugar de hacer
clic en los botones en la pantalla. También puede crear una paleta de colores personalizada para utilizar solo los colores
que defina.
Cambiar la apariencia de las vistas Puede cambiar la forma en que aparecen barras, cuadros, líneas de vínculos y texto
en una vista. Por ejemplo, puede aplicar formato directamente a cualquier selección para que la vista Diagrama de Gantt
tenga exactamente la apariencia que desee. Para cambiar la apariencia de una barra de Gantt, simplemente haga doble clic
en la barra y, a continuación, seleccione la apariencia que desee, como cambiar el tamaño de fuente o aumentar el tamaño
del texto en las barras.
Personalizar barras de herramientas y menús Si utiliza solo un subconjunto de botones y comandos, puede agregar
botones a la barra de herramientas de acceso rápido ubicada encima de la cinta de opciones.
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Trabajar más eficientemente
Project incluye características que le ayudan a automatizar tareas repetitivas y trabajar más eficientemente.
Utilizar el corrector ortográfico Project puede corregir los errores comunes de ortografía y escritura a medida que trabaja
y, cuando escribe unos pocos caracteres de identificación, puede completar automáticamente las entradas que se repiten
en una columna.
Automatizar tareas de uso frecuente Puede utilizar una macro para automatizar tareas complejas, lo que reduce el
número de pasos necesarios para completar una tarea que realice con frecuencia. Puede asignar una macro a una tecla de
método abreviado para que la macro resulte tan cómoda de utilizar como cualquier comando estándar de Project.
SEGURIDAD Se recomienda precaución a la hora de activar código o archivos ejecutables en macros o aplicaciones, pues podrían utilizarse para
desempeñar acciones capaces de comprometer la seguridad de los datos y los equipos.
17
Vista Backstage de Microsoft Office
Uno de los cambios más notorios de Office 2010 es que las acciones anteriormente ubicadas en el menú Archivo o el botón
Microsoft Office se encuentran en la Vista Backstage de Microsoft Office. Aquí puede encontrar las herramientas que se
usan para ejecutar acciones en un archivo completo, en lugar de partes del contenido, como Imprimir y Guardar. Al ofrecer
un espacio más amplio y proporcionar más detalles acerca de los comandos disponibles, los usuarios preocupados por la
accesibilidad tienen más contexto e información acerca de cómo usar los comandos. Además, al aprovechar el espacio en
pantalla adicional, los comandos se presentan de una forma más lógica en la interfaz de usuario.
Interfaz de usuario Microsoft Office Fluent (cinta)
Office 2010 aplica Interfaz de usuario de Fluent, o la cinta, a todas las aplicaciones de Office, lo que proporciona un aspecto
coherente en todas las aplicaciones. Además, para ayudar a los usuarios que se desplazan por la cinta mediante el teclado,
es posible saltar de grupo en grupo al presionar Ctrl+flecha derecha/izquierda en una ficha de la cinta y pasar al grupo
siguiente o anterior.
Comprobador de accesibilidad
Word 2010, Excel 2010 y PowerPoint 2010 incluyen un comprobador de accesibilidad para facilitar la creación de contenido
más accesible. El comprobador de accesibilidad se ejecuta automáticamente mientras se crea el archivo e identifica áreas
que pueden representar un desafío para los usuarios que tienen discapacidades para ver o usar el archivo. Mediante el
panel de tareas del comprobador de accesibilidad, que se abre desde la Vista Backstage, puede revisar y corregir posibles
problemas en el contenido.
2 .5 . USAR EL TECLADO PARA LA CINTA DE OPCIONES

Office 2010 proporciona métodos abreviados de teclado para la cinta de opciones, que forma parte de Interfaz de usuario
Microsoft Fluent, para realizar tareas rápidamente sin usar el mouse.
Obtener acceso a cualquier comando de la cinta de opciones con unas pocas pulsaciones de tecla
Las claves de acceso proporcionan un medio para usar un comando rápidamente presionando unas pocas teclas, sin
importar dónde se encuentre en el programa. Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones permiten el
acceso mediante una tecla de acceso. Puede llegar a la mayoría de los comandos usando de dos a cuatro pulsaciones.
Presione y suelte la tecla ALT.
Se muestra información sobre teclas para cada función disponible en la vista actual. El ejemplo siguiente procede de
Microsoft Office Word.
Presione la letra que aparece en la información sobre teclas acerca de la función que desee utilizar.
En función de la tecla que presione, quizá se muestre KeyTips adicionales sobre las teclas. Por ejemplo, si está activa la
ficha Inicio y presiona N, se muestra la ficha Insertar junto con la KeyTip sobre las teclas relativa a los grupos de esa ficha.
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Siga presionando letras hasta que presione la letra del comando o control específicos que desea utilizar. En algunos casos,
en primer lugar debe presionar la letra del grupo que contiene el comando:
Sugerencia Para cancelar la acción que esté realizando y ocultar la información sobre teclas, presione y suelte la tecla ALT.
Cambiar el enfoque del teclado sin usar el mouse

Otra forma de usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones es mover el enfoque entre las fichas y
los comandos hasta encontrar la característica que se desee usar. La tabla siguiente muestra algunas formas de desplazar
el enfoque del teclado sin usar el mouse.
19
CAPÍTULO 3
3 .1 . ADMINISTRAR RIESGOS
Observar lo que impulsa la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)
Uno de los primeros pasos en la administración de proyectos es descubrir la forma en que cambia la fecha de finalización
del proyecto a medida que cambian los requisitos de las tareas y los recursos. Se denomina Ruta crítica.
La ruta crítica es la serie de tareas (o incluso una única tarea) que dicta la fecha de inicio (fecha de comienzo: fecha en la
que está programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duración, los calendarios y las restricciones de las
tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea también se basa en sus propios calendarios y
restricciones.) o la fecha de finalización (fecha de finalización: fecha en la que está programado que se complete una tarea.
Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las
dependencias entre tareas y las restricciones de la tarea.) calculadas del proyecto. Si una sola tarea presenta un retraso en
la ruta crítica, la fecha de finalización del proyecto completo también sufrirá un retraso. Ver la información del proyecto de
este modo también se conoce como el método de ruta crítica para la administración del proyecto.
3 .2 . INFORMACIÓN SOBRE EL ANÁLISIS DE RUTA CRÍTICA

Para aprovechar el análisis de ruta crítica al máximo, realice lo siguiente:
Vea regularmente la ruta crítica Tenga en cuenta que la ruta crítica puede cambiar de una serie de tareas a otra a medida
que avanza en la programación. La ruta crítica puede cambiar cuando se completan las tareas críticas o cuando se retrasan
otras series de tareas.
Supervise atentamente las tareas críticas Cualquier tarea en la ruta crítica es una tarea crítica. Supervise regularmente
estas tareas para ver si alguna de ellas se atrasa. Si una tarea crítica se atrasa, también lo hará la fecha de finalización.
Puede guardar una línea base y usar la vista Gantt de seguimiento para ver las tareas atrasadas.
Revise las series de tareas que pueden convertirse en la ruta crítica Si una serie no crítica de tareas vinculadas se
atrasa lo suficiente respecto a sus fechas, dicha serie de tareas se convertirá en la ruta crítica. Puede ver otras tareas
potencialmente de riesgo al mostrar varias tareas críticas en un proyecto.
Protéjase y vea las tareas que pueden atrasarse sin afectar la ruta crítica De forma predeterminada, la ruta crítica
muestra las tareas que no se pueden atrasar de ninguna manera porque, de lo contrario, la fecha del proyecto se atrasaría.
Es posible que desee ver las tareas que en ese momento pueden atrasarse en un día sin afectar la ruta crítica, ya que si se
atrasan más de un día, se convierten en tareas críticas. Ver las tareas con demora (o las tareas "flotantes") le permitirá
poner en alerta las tareas que se están convirtiendo en críticas mientras todavía dispone de algún tiempo de margen de
flexibilidad.
SUGERENCIA Para cambiar la sensibilidad de las tareas críticas, haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y, a continuación, haga clic en
Avanzadas. En la lista Las tareas son críticas si la demora es menor o igual a, especifique el número de días de demora por debajo de los cuales una tarea se
considera crítica.
20
CAPÍTULO 4
ADMINISTRAR PROYECTOS
4 .1 . VINCULAR DATOS DE EXCEL A PROJECT O INCRUSTARLOS

Puede insertar datos de Microsoft Office Excel en Microsoft Office Project como un objeto vinculado que se actualizará
dinámicamente a medida que se realicen cambios en el archivo de origen. También puede incrustar los datos de modo que
sean independientes del archivo original.
En Excel, seleccione los datos (como campos, celdas, registros o filas) que desee vincular o incrustar y, a continuación,
haga clic en Copiar.
En Project, haga clic en la vista que desee en la ficha Vista.
Para usar una vista que no se encuentra en la ficha Vista, haga clic en la flecha en Otras vistas y, a continuación,
seleccione Más vistas. En la lista del cuadro de diálogo Más vistas, seleccione la vista que desea y haga clic en Aplicar.
En Project, seleccione el lugar donde desea insertar los datos.
Haga clic con el botón secundario para seleccionar Pegado especial.
En el cuadro de diálogo Pegado especial, realice uno de estos procedimientos:
Para pegar los datos, sin un vínculo al documento de origen, haga clic en Pegar.
Para vincular los datos insertados a los datos del documento de origen, haga clic en Pegar vínculo.
En la lista, seleccione Datos de texto y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Planes dentro de planes: proyectos principales y subproyectos

Los proyectos pueden escapársele de las manos rápidamente. Sin darse cuenta, un simple proyecto de construcción se
convierte en un collage de proyectos más pequeños, como diseño, excavación, cimientos y marketing. Puede tener un
mayor control sobre su proyecto si crea proyectos más pequeños en Microsoft Project 2010 y los vincula en un único archivo
de Project para mostrar dónde encajan en su proyecto principal.
4 .2 . INFORMACIÓN GENERAL SOBRE PROYECTOS PRINCIPALES

Considere un proyecto principal También se denomina proyecto consolidado como una serie de proyectos consolidados que
muestran una jerarquía entre varios proyectos relacionados. Los proyectos insertados dentro de un proyecto principal se
denominan subproyectos
21
Cuando se inserta un subproyecto, un pequeño icono de Project lo distingue de las tareas de resumen que forman parte
del proyecto principal.
En el proyecto principal, los subproyectos aparecen como tareas de resumen que pueden organizarse fácilmente en un
esquema.
Haga clic en el signo más situado junto a un subproyecto para expandir sus tareas y poder verlas.
Cada subproyecto representa una fase distinta u otro grupo funcional en el proyecto principal.
Cuando se inserta un subproyecto en el proyecto principal, los dos proyectos se vinculan y puede verse toda la información
del subproyecto desde el proyecto principal.
Cuando se actualiza un subproyecto desde el proyecto principal, se actualiza también en su archivo de origen. Si solo debe
combinar archivos para crear un informe o imprimir una vista de la información combinada del proyecto, también puede
consolidarlos temporalmente en una vista.
La creación de un proyecto principal y subproyectos permite dividir un proyecto grande y delegar sus componentes en las
personas adecuadas. En términos de administración de proyectos, asignar los subproyectos de este modo hace
responsables a los encargados de realizar las tareas y combina autoridad con responsabilidad. En términos de Project, la
creación de subproyectos dentro de un proyecto principal ayuda a los administradores de proyectos a obtener acceso a sus
partes de la programación y a controlarlas.
22
CAPÍTULO 5
CONFIGURAR UN PROYECTO
5.1. CREAR UN PROYECTO

La forma habitual de comenzar a usar Project 2010 es crear un nuevo plan de proyecto en blanco. O bien, puede basar el
nuevo archivo en un proyecto o plantilla existente que contenga tareas o recursos parecidos a los que necesita.
Comenzar un proyecto
Al crear un proyecto nuevo, puede optar por programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo (fecha de comienzo:
fecha en la que está programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duración, los calendarios y las
restricciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea también se basa en sus propios
calendarios y restricciones.) o una fecha de finalización (fecha de finalización: fecha en la que está programado que se
complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de tareas
predecesoras, las dependencias entre tareas y las restricciones de la tarea.), y puede definir propiedades de archivo
específicas que ayuden a organizar o buscar el proyecto.
Crear y programar un proyecto nuevo

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo.
Asegúrese de que la opción Proyecto en blanco esté activada y, a continuación, haga clic en Crear en el panel derecho.
En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del proyecto.
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Programe el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto:
Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el
cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.
Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, haga clic en Fecha de finalización del proyecto en el
cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalización.
SUGERENCIA Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalización si tiene que averiguar la fecha límite en la que puede comenzar un proyecto.
Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuración para programar a partir de la fecha de inicio cuando el trabajo comience en el proyecto.
Si está utilizando Project Professional 2010, puede incluir campos personalizados de la empresa en el proyecto. En la
sección Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a continuación,
seleccione el valor.
NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podrá guardar el
proyecto.
Si cambian los planes, puede modificar esta información inicial del proyecto en cualquier momento en el cuadro de diálogo
Información del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de
finalización reales, las tareas se reprogramarán en función de la información actualizada del proyecto. Además, si ha
aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazará necesariamente todas
las tareas basándose en la nueva fecha.
Algunas notas para los usuarios de Project Professional 2010:
Definir las propiedades del archivo para el proyecto

Abra el proyecto.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Información.
En el panel derecho, haga clic en Información del proyecto y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas.
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En la ficha Resumen, escriba la información pertinente del proyecto en los cuadros.
En la ficha Personalizar, escriba la información personalizada en los cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuación, haga
clic en Agregar.
Haga clic en Aceptar.
Obtener más información sobre cómo se calculan los valores de las tareas de resumen
No todos los valores de las tareas de resumen muestran el total combinado de los valores de las subtareas. Aunque
algunos valores de las tareas de resumen (como costo y trabajo) representan los valores totales de las subtareas, no es el
caso de otros valores (como duración y línea de base). Por ejemplo, Project calcula la duración de una tarea de resumen
como el tiempo de trabajo total entre la fecha de inicio más reciente y la fecha de finalización más alejada de sus subtareas.
Esta información de la tarea de resumen resume el período entre la fecha de inicio más temprana y la fecha de
finalización más reciente de todas las subtareas incluidas. No muestra la suma de todas las duraciones de las subtareas.
Como Project calcula los valores de las tareas de resumen, la mayoría de ellos no se pueden modificar. Si tiene que
cambiar los valores de una tarea de resumen, como la duración, actualice las subtareas individuales. Los valores de la tarea
de resumen se recalculan.
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5.2. AGREGAR TAREAS AL PROYECTO
La mayoría de los proyectos empiezan con una lista de tareas cuya complejidad irá aumentando hasta convertirse en un
proyecto, un plan y una programación completamente desarrollados. Una vez que haya creado o importado su lista de
tareas, podrá definir la relación entre las mismas.
Tareas
Crear tareas únicas y repetitivas
Con Project 2010, puede crear tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de
tareas. Para dividir el trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para
completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos,
corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a
duración de tarea.) del proyecto en varias partes. Algunos administradores de proyectos se refieren a las tareas como
"actividades" o "paquetes de trabajo".
Crear una tarea nueva
Agregar una tarea a una lista de tareas

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.
En un campo Nombre de tarea vacío, escriba el nombre de la tarea y luego presione ENTRAR.
Insertar una tarea entre otras tareas existentes
Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea.
En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botón Tarea.
Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente
después de que se inserta una tarea.
Agregar una tarea en la vista Diagrama de red
Para pasar a la vista Diagrama de red, en el grupo Vista de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de red.
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En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botón Tarea.
En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

Puede usar un esquema para organizar su programación a medida que escribe las tareas; o bien, puede esperar a escribir
todas las tareas del proyecto. Cuando diseña una programación para su proyecto, simplifica su organización, de modo que
será más sencillo crear, administrar y mantener el proyecto.
Crear varias tareas
Si está agregando varias tareas con asignaciones de recursos y dependencias de tareas (dependencias entre tareas:
relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin.
Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y
Comienzo a fin [CF].) al mismo tiempo, quizás le resulte útil escribir esta información en el proyecto usando la vista
Formulario de tareas.
En la ficha Vista, en el grupo Vista en dos paneles, seleccione Detalles.
La ventana se divide para mostrar la vista Diagrama de Gantt en la parte superior y la vista Formulario de tareas en la parte
inferior. No puede ver la escala de tiempo mientras se encuentra en la vista en dos paneles.
En la vista Diagrama de Gantt (parte superior), haga clic en la primera fila vacía al final de la lista de tareas.
En la vista Formulario de tareas (parte inferior), escriba la información relativa a la nueva tarea:
En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea nueva.
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En el cuadro Duración, indique la duración de la tarea.
Si desea que la duración de la tarea permanezca fija a pesar de las asignaciones de recursos, active la casilla Por el
esfuerzo.
En las columnas del formulario, escriba la información detallada acerca de la tarea (como los recursos asignados y la tarea
predecesora).
Haga clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuación, haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente fila en
la vista Diagrama de Gantt.
Nota No puede usar la vista Formulario de tareas para escribir subtareas en su proyecto. Para crear subtareas, aplique y anule sangría a las tareas en la vista
Diagrama de Gantt.
Crear una tarea repetitiva
Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escríbala como una tarea repetitiva (tarea repetitiva: tarea que se produce
repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podría definir la reunión semanal sobre el estado del
proyecto como una tarea repetitiva.). Si no se repite en determinados intervalos, escríbala como una tarea regular cada vez
que se lleva a cabo.
Seleccione la fila debajo de donde desea observar la tarea repetitiva.

En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del botón Tarea y, a continuación, haga clic en Tarea
repetitiva.
En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

En el cuadro Duración, escriba la duración de una única repetición de la tarea.
En la sección Frecuencia, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.
Seleccione la casilla junto a cada día de la semana en que debe repetirse la tarea.
En el cuadro Iniciar, escriba la fecha de inicio y realice uno de los siguientes procedimientos:
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Seleccione Finalizar después de y, luego, escriba la cantidad de repeticiones de la tarea.
Seleccione Finalizar el y, luego, escriba la fecha en que desea que finalice la tarea repetitiva.
NOTA Si no escribe una fecha en el cuadro Iniciar, Project usa la fecha de inicio del proyecto.
En la sección Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario de recursos de la lista Calendario para
aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione Ninguno.
Cuando inserta una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar automáticamente y se observa un
indicador de tarea repetitiva en la columna Indicadores .
Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el campo Nombres del
recurso, el recurso se asignará al trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales cada vez que
se repiten.
Para definir las tareas más efectivamente, tenga en cuenta las siguientes pautas:
Desglose las tareas al nivel de detalle del que desea realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en más detalle para las
áreas más peligrosas.
Asegúrese de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas.
Defina las tareas cortas en comparación con la duración total del proyecto. Las tareas cortas le permiten estimar más
fácilmente el tiempo y los recursos.
Evite definir las vacaciones o cursos como tareas. En su lugar, puede definir calendarios de recursos para contabilizar el
tiempo (administrativo) no laborable.
Vincular tareas dentro del proyecto

Después de crear tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) en un
proyecto, es necesario vincular (vincular: en un proyecto, establecer una dependencia entre tareas. La vinculación de tareas
define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. En OLE, establecer una conexión entre programas de modo
que la información de un documento se actualiza siempre que cambia la información del otro.) estas tareas para mostrar las
relaciones entre ellas. Cuando se vinculan tareas, se crean dependencias de tareas (dependencias entre tareas: relación
entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro
tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].).
SUGERENCIA También puede mostrar las relaciones entre varios proyectos vinculando las tareas entre distintos proyectos, o usando dependencias dentro
del proyecto.
Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt
En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular, en el orden en que desee vincularlas.
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Para seleccionar tareas que estén una junto a la otra, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la
primera y en la última tarea que desee vincular.
Para seleccionar tareas que no estén una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que
desee vincular.
En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botón Vincular tareas.
Project, de manera predeterminada, crea un vínculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo de tarea a
los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.
Vincular tareas en la vista Diagrama de red
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de red.
Sitúe el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora.

Arrastre la línea hasta el cuadro de la tarea sucesora.
Vincular tareas en la vista Calendario
En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Calendario.
Sitúe el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora.

Arrastre la línea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.
Activar y desactivar el vinculado automático
Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea se vincule
automáticamente a las tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automático. Por ejemplo, si tiene tres tareas con
vínculos Fin a Comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptará el vínculo Fin a Comienzo con las
tareas anteriores y posteriores a ella.
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El vinculado automático está deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo, siga los pasos a continuación.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de
programación de este proyecto.
Para activar el vinculado automático, active la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas insertadas o
desplazadas. Para volver a desactivar el vinculado automático, desactive la casilla de verificación.
Acerca de vincular tareas
Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vínculo predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vínculo de tipo
Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vínculos de
tareas de modo que pueda diseñar su proyecto de forma realista:
Tipo de Ejemplo Descripción
vínculo
Fin a La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya

comienzo completado la tarea de la que depende (A).
(FC)
Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos" y "Verter
cemento", la tarea "Verter cemento" no puede comenzar hasta que
se haya completado la tarea "Preparar cimientos".
Comienzo a La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que comience la

comienzo tarea de la que depende (A).
(CC)
La tarea dependiente puede comenzar en cualquier momento una
vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de
vínculo CC no requiere que ambas tareas comiencen al mismo
tiempo.
Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y "Nivelar
cemento", la tarea "Nivelar cemento" no puede comenzar hasta que
comience la tarea "Verter cemento".
Fin a fin (FF) La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que se haya
completado la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una
vez que se haya completado la tarea de la cual depende. El tipo de
vínculo FF no requiere que ambas tareas se completen al mismo
tiempo.
Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar
instalación eléctrica", la tarea "Inspeccionar instalación eléctrica" no
puede completarse hasta que se complete la tarea "Agregar
cableado".
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Comienzo a La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que comience
fin (CF) la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una
vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de
vínculo CF no requiere que la tarea dependiente se complete de
forma simultánea en cuanto comience la tarea de la que depende.
Por ejemplo, las cimbras del techo para su proyecto de construcción
se construyen en otro lugar. Dos de las tareas de su proyecto son
"Entrega de cimbras" y "Montar techo". La tarea "Montar techo" no se
puede completar hasta que comience la tarea "Entrega de cimbras".
Acerca de vincular las tareas programadas manualmente
Cuando vincula una tarea programada manualmente a otra tarea, Project respeta el tipo de vínculo y coloca la tarea
programada manualmente relativa a la otra tarea. Por ejemplo, la tarea sucesora con un vínculo Fin a comienzo se muestra
al comienzo cuando finaliza la tarea predecesora.
Sin embargo, puede configurar Project 2010 de modo que una tarea programada manualmente no se mueva cuando se
vincule a otra tarea:
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de
programación de este proyecto.
Desactive la casilla de verificación Actualizar tareas programadas manualmente al editar vínculos.
Hito
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del
proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También puede
marcar como hitos otras tareas de cualquier duración.
Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas (tarea externa: tarea que representa la tarea vinculada en
el otro proyecto y constituye un modo sencillo de revisar los atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de
proyecto. Una tarea externa sólo se puede cambiar en el proyecto de origen.). Por ejemplo, una de las tareas del proyecto
requiere una aplicación que otra empresa está desarrollando. Puede crear un hito con duración cero en el proyecto para
representar la finalización de esa aplicación.
Crear un hito
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Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista.
Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
Escriba 0 en el campo Duración del hito y, a continuación, presione ENTRAR.
Cuando escriba una duración cero en una tarea, Project 2010 muestra automáticamente el símbolo de hito en la sección
de gráficos de la vista Diagrama de Gantt en ese día.
Crear un hito con una duración mayor que cero
Por lo general, los hitos tienen una duración cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duración. Por ejemplo,
si un proyecto tiene un hito de aprobación al final de una fase y sabe que el proceso de aprobación tardará una semana.
En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.
Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista.
Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic en Información de tarea.
En el cuadro de diálogo Información de tarea, haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación, especifique
la duración del hito en el cuadro Duración.
Active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Project 2010 muestra el símbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el último día de la tarea.
Interrumpir el trabajo en una tarea (dividir una tarea)
Si tiene que interrumpir el trabajo en una tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se
componen de tareas.), puede dividir (tarea dividida: tarea cuya programación se interrumpe. Por ejemplo, una tarea de dos
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días que no requiere un trabajo continuo se puede dividir de forma que el primer día de trabajo se programe para el lunes y
el segundo para el jueves.) la tarea de tal forma que una parte de ella comience después en la programación.
Cuando se mueven tareas divididas, puede optar por mover únicamente una parte de la tarea dividida o mover toda la tarea
dividida, con sus intervalos.
Dividir una tarea

En el grupo Programación de la ficha Tarea, haga clic en Dividir tarea.
En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra sobre la fecha donde desea que tenga lugar la división, y
arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que desea que comience de nuevo el trabajo.
Notas
Puede dividir una tarea varias veces.
Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt de forma que toque otra parte.
Si identifica el tiempo de descanso en un calendario para indicar una división, este tiempo de descanso no aparecerá como
una tarea dividida en la vista Diagrama de Gantt.
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible que el proyecto se haya
redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la ficha Recurso, en el menú Herramientas, en el grupo
Nivel, haga clic en Opciones de redistribución. En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, active la casilla de
verificación La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la
redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para impedir las divisiones durante la redistribución de recursos.
Mover una parte de una tarea dividida

Sitúe el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte. El cursor cambia a una flecha de cuatro
puntas .
Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience antes o a la derecha para que comience después.
Notas
Si arrastra la primera parte de una tarea dividida, se mueve la tarea completa.
Si arrastra una parte de una tarea dividida y la coloca directamente junto a la parte siguiente, se incorporará a la otra parte
de la tarea dividida.
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Mover todas las partes de una tarea dividida

Sitúe el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida. El cursor cambia a una flecha de cuatro puntas .
Arrastre la barra de tareas a la izquierda para que la tarea comience antes, o a la derecha para que comience después.
Notas
Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, moverá sólo esa parte de la tarea en lugar de
la tarea completa.
También puede modificar la fecha de comienzo o de finalización para mover la tarea completa y sus partes relacionadas.
Ajustar la duración de una tarea dividida
Para cambiar la duración de la tarea dividida completa (incluidas todas sus partes divididas), especifique una nueva
duración en el campo Duración de la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede convenirle mover partes de la tarea
dividida después de cambiar la duración.
También puede ajustar la duración de cada parte de una tarea dividida.
Sitúe el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida, hasta que el cursor cambie a una flecha de
expansión .
Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para alargar su duración.
SUGERENCIA Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y
se unan.
Modificar el estilo de las barras de Gantt en las tareas divididas
De forma predeterminada, las tareas divididas se representan en la vista Diagrama de Gantt con líneas de puntos que
conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la división si se modifica el estilo de la barra de división.
En la ficha Formato, haga clic en el cuadro en la parte inferior derecha del grupo Estilo de diagrama de Gantt.
En el cuadro de diálogo Estilos de barra, haga clic en Dividir en la columna Nombre de la tabla.
En la ficha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la barra de división en las listas Forma, Trama y Color.
35
Cambiar la duración de una tarea
Cuando crea una tarea programada automáticamente, Project 2010 asigna una duración estimada de forma predeterminada
para un día. Puede modificar la duración en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo que requiere la
tarea.
NOTA Lo que ocurre cuando crea o modifica la duración de una tarea será diferente si está trabajando con una tarea programada automáticamente o con
una tarea programada manualmente. De forma predeterminada, las tareas se programan manualmente y no tienen duraciones predeterminadas. Para que las
tareas nuevas se programen automáticamente, en la ficha Tarea del grupo Programación, haga clic en Programación automática.
Cambiar la duración de una tarea
Si fuera necesario, agregue la tarea al plan del proyecto.

En la columna Duración de la tarea, escriba la duración en minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) o meses (me).
Si la nueva duración es una estimación, escriba un signo de interrogación (?) a continuación.
Presione ENTRAR.
Cambiar las unidades predeterminadas
Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones.

En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación en el panel izquierdo.
En el cuadro Mostrar duración en, seleccione una unidad de duración.
Permitir mejores estimaciones
Es posible que algunos proyectos no usen duraciones estimadas para las tareas programadas automáticamente. Si su
proyecto no usa duraciones estimadas y se escribe un signo de interrogación en la columna Duración de una tarea, el valor
no se considera una estimación. Para permitir las duraciones estimadas de tareas en su proyecto, realice lo siguiente:
Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación en el panel izquierdo.
Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan duraciones estimadas.
Cambiar el tipo de duración predeterminado
En Project 2010, la unidad predeterminada para la duración de la tarea es el día, pero puede cambiarla por minutos, horas,
semanas o meses:
Para ello, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación.
36
En Opciones de programación en este proyecto, seleccione una unidad de duración de la lista Mostrar duración en.
Para usar automáticamente la misma configuración en todos los proyectos futuros, seleccione Todos los proyectos
nuevos en la lista Opciones de programación en este proyecto.
5.3. ESQUEMA DEL PROYECTO

Puede organizar mejor su lista de tareas y hacer que sea más fácil de leer con tan solo aplicar sangrías a las tareas del
proyecto para crear así un esquema de las tareas de resumen y las subtareas. A diferencia de las versiones anteriores,
Project 2010 permite comenzar con una lista de tareas de resumen y crear subtareas para cada una de ellas, y no al revés.
Agrupar tareas o recursos
Puede usar los grupos de Project 2010 para categorizar y crear informes de la información del proyecto de diversas
maneras. Los grupos también permiten ver información resumida de tareas, recursos o asignaciones en las vistas de hoja.
Agrupar tareas o recursos por un solo criterio

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos, haga clic en la vista que desee.
Para agrupar tareas, seleccione una hoja de vista como la vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas.
También puede agrupar tareas en la vista Diagrama de red.
Para agrupar recursos, seleccione una hoja de vista como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos.
En la ficha Vista, en el grupo Datos, haga clic en Más grupos en el cuadro Agrupar por.
Para restablecer la vista a su estado no agrupado, en el cuadro Agrupar por, haga clic en Sin agrupar.
Agrupar tareas o recursos por varios criterios

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos, haga clic en la vista que desee.
Para agrupar tareas, seleccione una hoja de vista como la vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas.
También puede agrupar tareas en la vista Diagrama de red.
Para agrupar recursos, seleccione una hoja de vista como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos.
Siga uno de estos pasos:
En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso, seleccione un criterio de agrupación y, a continuación, haga clic en Editar.
En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso y, a continuación, en Nuevo para crear un grupo nuevo.
En la fila Agrupar por, en la columna Nombre de campo, haga clic en uno de los campos que desea usar para agrupar
tareas o recursos.
En la fila Segundo criterio (debajo de la fila Agrupar por), en la columna Nombre de campo, haga clic en uno de los
campos que desea usar para agrupar tareas o recursos.
37
En la columna Criterio de ordenación, haga clic en Ascendente o Descendente para cada campo.
Para seleccionar opciones de formato para cada campo, haga clic en la columna Nombre de campo en la fila Agrupar por
o Segundo criterio y, a continuación, bajo Agrupar por valor de, haga clic en las opciones que desee en los cuadros
Fuente, Fondo de celda y Trama.
Agregue más niveles de agrupación rellenando otras filas de Criterio.
Haga clic en Guardar y, a continuación, en Aplicar.
Agrupar asignaciones
En la ficha Vista del grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos, haga clic en la vista que desee. Para agrupar
asignaciones, seleccione la vista Uso de tareas o Uso de recursos.
En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso, seleccione un criterio de agrupación y, a continuación, haga clic en Editar.
Active la casilla de verificación Agrupar las asignaciones, no las tareas o Agrupar las asignaciones, no los recursos.
Haga clic en Guardar y, a continuación, en Aplicar.
Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones

De forma predeterminada, Project 2010 muestra las unidades de asignación como un porcentaje (donde 100% corresponde
a una asignación de recurso a tiempo completo), pero si lo prefiere puede mostrarlas en formato decimal.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación.
En la lista Mostrar las unidades de asignación como, haga clic en Porcentajes o en Valores decimales.
Organizar tareas en subtareas y tareas de resumen

Puede desglosar la lista de tareas para que se vea más organizada y legible al aplicar sangría (aplicar sangría: mover una
tarea a un nivel inferior del esquema [hacia la derecha] en el campo Nombre de tarea. Al aplicar sangría, la tarea se
convierte en una subtarea de la tarea predecesora más cercana de un nivel de esquema superior.) y anular sangría (anular
sangría: mover una tarea a un nivel del esquema más alto [hacia la izquierda] en el campo Nombre de tarea.) a las tareas
del proyecto para crear un esquema (esquema: estructura jerárquica de un proyecto que muestra cómo algunas tareas se
ajustan en agrupaciones más amplias. En Project, las subtareas se sitúan con una sangría en tareas de resumen.) de las
tareas de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear
tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el
costo) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.) y subtareas (subtarea: tarea que forma parte de
una tarea de resumen. La información de la subtarea está consolidada dentro de la tarea de resumen. Puede utilizar la
función de esquema de Project para designar subtareas.).
38
Elegir un método para organizar las tareas
Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a
completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de
resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto.
Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede
aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización del proyecto.
Existen dos métodos de organización de la lista de tareas:
Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las fases en tareas
individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales.
Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases.
Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y
subtareas en Project.
Crear tareas de resumen y subtareas
Para crear un resumen de las tareas, aplique o anule la sangría para crear tareas de resumen y subtareas. De forma
predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría y las subtareas, debajo de ellas, con sangrías
aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de resumen también puede ser una subtarea de otra tarea superior.
En la vista de Diagrama de Gantt, haga clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangría como subtarea o anular la
sangría como tarea de resumen.
En la cinta de opciones, en el grupo de tareas, haga clic en Aplicar sangría para aplicar la sangría a la tarea, de modo que
se convierta en una subtarea.
Obtener más información sobre cómo se calculan los valores de las tareas de resumen
No todos los valores de las tareas de resumen muestran el total combinado de los valores de las subtareas. Aunque
algunos valores de las tareas de resumen y trabajo representan los valores totales de las subtareas, no es el caso de otros
valores (como duración y línea de base). Por ejemplo, Project calcula la duración de una tarea de resumen como el tiempo
de trabajo total entre la fecha de inicio más reciente y la fecha de finalización más alejada de sus subtareas.
39
Esta información de la tarea de resumen resume el período entre la fecha de inicio más temprana y la fecha de
finalización más reciente de todas las subtareas incluidas. No muestra la suma de todas las duraciones de las subtareas.
Como Project calcula los valores de las tareas de resumen, la mayoría de ellos no se pueden modificar. Si tiene que
cambiar los valores de una tarea de resumen, como la duración, actualice las subtareas individuales. Los valores de la tarea
de resumen se recalculan.
5.4. CREAR CALENDARIOS

Cuando tenga una idea más clara sobre lo que debe hacer y cómo se relacionan entre sí todas las partes del proyecto,
podrá comenzar a ajustar la programación. Puede establecer calendarios para todo el proyecto, para tareas específicas y
para recursos que trabajen en el proyecto.
Calendarios
Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y días festivos para el proyecto

Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los días y horas laborables generales del proyecto, así como los
períodos no laborables normales (por ejemplo, fines de semana y noches) y días de descanso especiales (como los días
festivos).
Agregar un día de descanso para un recurso
En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para calendario, haga clic en el recurso cuyo calendario
desea cambiar.
Haga clic en la pestaña Excepciones.
Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Día de descanso, y las horas de comienzo y fin durante las
que se producirá la excepción.
40
Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles.
Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuación, seleccione
cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad.
En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a
continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.
Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada.
Si seleccionó Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.
Si seleccionó Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.
Cualquier tarea a la que este recurso esté asignado se programará en función del día de descanso. Para ello, por lo general
se aumenta el número de días necesarios para completar la tarea.
Agregar un día festivo al calendario del proyecto
Nota Project no incluye un calendario de festividades preestablecido. Para agregar las festividades de su organización a un proyecto, debe especificarlas una
por una en el calendario del proyecto. Si va a usar esta programación de festividades para varios proyectos, considere la posibilidad de que el proyecto sea
una plantilla o de agregar el calendario al archivo global. Si usa Project Professional, considere pedirle al administrador del servidor que agregue el
calendario a la plantilla de la información global de la empresa.
En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra
(Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estándar (Calendario del proyecto). También puede seleccionar
la opción 24 horas o Turno de noche.
En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, haga clic en la pestaña Excepciones.
Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin
durante las que se producirá la excepción.
Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles.
Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuación, seleccione
cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad. Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de
si desea crear un patrón diario, semanal, mensual o anual.
En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a
Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada.
Si seleccionó Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.
Si seleccionó Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.
Cualquier tarea programada durante la festividad será reprogramada de forma automática para tener en cuenta el tiempo no
laboral del día festivo.
41
Establecer los períodos laborables para recursos o tareas en el proyecto
El procedimiento siguiente se aplica al cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido el proyecto estándar
predeterminado, un calendario de recursos específico o un calendario de tareas.
En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra
Puede usar esta característica para personalizar el calendario del proyecto según las necesidades de su organización
(como crear una semana laboral que incluya fines de semana).
Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario de proyecto, calendario de recurso o para un
calendario nuevo, haga clic en la pestaña Semanas laborales.
En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una programación adicional de semanas laborales para un rango
de días que difieren del día laborable predeterminado, como un calendario de verano para obras en carretera o una semana
laborable que incluya fines de semana. En la tabla Períodos laborales escriba un nombre descriptivo para la programación
de la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuación, escriba las fechas de inicio y
finalización del período en que tendrá lugar la programación adicional.
Haga clic en Detalles.
En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione a su vez los días que desea cambiar de laborables a no laborables, o
viceversa, y seleccione una de las siguientes opciones:
Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los períodos laborables
predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los períodos no
Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo. Por ejemplo,
si nadie en su organización trabaja los viernes, seleccione Viernes y, a continuación seleccione Establecer días como
tiempo de descanso.
Establecer días en estos períodos laborables específicos Para establecer los períodos laborables para los días
Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su
organización trabajan los sábados, seleccione Sábados y, a continuación seleccione Establecer día(s) en estos períodos
laborables específicos.
Cambiar la disponibilidad de recursos sin usar el calendario
Si está trabajando con tareas programadas automáticamente, puede cambiar la disponibilidad de un recurso sin cambiar el
recurso en el calendario. Aparte de los efectos del calendario de proyecto, la disponibilidad también se refleja en el período
laborable de un recurso, en las fechas iniciales y finales de disponibilidad y en cualquier disponibilidad de unidades variable
en diferentes períodos. Project usa esta información para determinar si un recurso está sobreasignado. Esto es útil si sabe
42
que un recurso estará disponible para trabajar por cierta cantidad de tiempo en una tarea específica, pero no quiere cambiar
la disponibilidad del recurso para otras tareas del proyecto.
Si usa Project Professional para realizar cambios en la información de programación de un recurso de empresa, primero
debe desproteger el recurso.
Haga clic en la pestaña Ver y, en el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre del recurso y, a continuación, haga clic en Información del
recurso.
En el cuadro de diálogo Información del recurso, haga clic en la pestaña General.
En el campo Disponible desde, escriba la fecha de comienzo del recurso en el proyecto.
En el campo Disponible hasta, escriba la fecha de finalización del recurso en el proyecto.
En el campo Unidades, escriba el número de capacida máxima que este recurso está disponible durante este período.
Para ajustar la asignación de un solo recurso a esfuerzo a tiempo completo, en el campo Unidades del recurso que desee,
escriba o seleccione 100%.
Para ajustar la asignación de un recurso único a esfuerzo a tiempo parcial, escriba o seleccione un porcentaje inferior a 100
para reflejar el nivel de esfuerzo a tiempo parcial con que trabajará este recurso. Por ejemplo, si el recurso estará
trabajando en esta tarea la mitad del tiempo, escriba 50%.
Para ajustar la asignación unitaria de un grupo de varios recursos, escriba un porcentaje que represente el nivel de esfuerzo
de este grupo de recursos. Por ejemplo, si el grupo de recursos es Operario, hay tres recursos en este grupo y desea
asignarlos a todos a tiempo completo, escriba 300%.
Descripción general de calendarios del proyecto
Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los recursos y la forma en que se programan las tareas:
Calendario del proyecto Éste es el calendario que se usa para designar la programación de trabajo predeterminada de
todas las tareas de un proyecto.
Calendario de recursos Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos individuales basados en
la configuración del calendario Estándar. Para modificar dichos calendarios, haga clic en Cambiar calendario laboral, en la
ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso. También puede crear y asignar calendarios de recursos para
recursos individuales o grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un
recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificar los calendarios de recursos para indicar períodos no
laborables, como vacaciones y permisos.
Calendario de tareas Las tareas se programan según los períodos laborables del calendario del proyecto. No obstante,
puede personalizar los períodos laborables desde el calendario del proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que
necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de
tareas resulta especialmente útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que están
designados como períodos no laborables en el calendario del proyecto.
43
Calendario base Un calendario base (calendario base: calendario que se puede utilizar como calendario del proyecto y de
tareas en el que se especifican los períodos laborables y no laborables predeterminados de un conjunto de recursos. Difiere
del calendario de recursos en que este último especifica los períodos laborables y no laborables para un sólo recurso.) se
usa como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project
ofrece tres calendarios base:
Estándar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en días de la semana con una hora para comida)
24 horas
Turno de noche
Guardar un proyecto
Guardar un proyecto con Project Standard 2010

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga
clic en Guardar.
Nota Si va a guardar un archivo con varios proyectos, se le podría solicitar un nombre de proyecto.
Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.
Haga clic en la pestaña Archivo.
Haga clic en Enviar y guardar.
Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo.
En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea
guardar.
Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.
Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.
Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuación, haga clic en .
Escriba un nombre para el archivo.

Haga clic en Guardar.
Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:
Project 2007
Project 2000 - 2003
44
Formato de documento portátil (PDF)
Especificación de papel XML (XPS)
Libro de Excel
Texto delimitado por tabulaciones
Delimitado por comas (CSV)
XML
Guardar un proyecto con Project Professional 2010
En Project Professional 2010, dispone de la siguiente opción para guardar su proyecto:
Guardar el proyecto localmente
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
En el cuadro de diálogo Guardar en Project Server, haga clic en Guardar como archivo.
En el cuadro de diálogo Guardar como archivo realice una de las siguientes operaciones:
Para guardar todos los elementos de la plantilla de la información global de la empresa, excepto los campos personalizados,
haga clic en Todos los elementos globales y campos personalizados de la empresa.
Para guardar solo los elementos, de la plantilla de la información global de la empresa, usados en el proyecto, haga clic
Sólo los elementos globales y campos personalizados de la empresa cargados actualmente.
Seleccione una ubicación para guardar el archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.
Haga clic en la pestaña Archivo.
Haga clic en Enviar y guardar.
Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo.
En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea
guardar.
Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.
Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.
Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuación, haga clic en .
Escriba un nombre para el archivo.

Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:
Project 2007
Project 2000 - 2003
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Formato de documento portátil (PDF)
Especificación de papel XML (XPS)
Libro de Excel
Texto delimitado por tabulaciones
Delimitado por comas (CSV)
XML
Guardar un proyecto como plantilla
Para volver a utilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto, puede guardarlo como plantilla.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
Usuarios de Project Professional: Si el proyecto que desea guardar como plantilla está guardado en Project Server, haga
lo siguiente:
En el cuadro de diálogo Guardar en Project Server, haga clic en Guardar como archivo.
En el cuadro de diálogo Guardar como archivo, haga clic en Sólo los elementos globales y campos personalizados de
la empresa cargados actualmente para guardar únicamente aquellos elementos de la plantilla de la información global de
la empresa que se usan en este proyecto.
Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.
En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantillas (*.mpt) o Plantillas Microsoft Project 2007 (*.mpt).
Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y, a continuación, haga clic en
Guardar.
46
CAPÍTULO 6
Recursos
Información general: Agregar y usar recursos
Sin recursos, un proyecto no podría llevarse a cabo. Normalmente, los recursos son las personas incluidas en el plan del
proyecto, estén o no asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier cosa que sirva para llevar a
cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo, cemento o servidores web).
6 .1 . AGREGAR RECURSOS
Para poder administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al proyecto. Tenga en cuenta que agregar
personas no es lo mismo que asignarlas a tareas. Esta diferencia es motivo común de confusión cuando se trabaja con
cualquier software de administración de proyectos.
Un proyecto es temporal y único Es un programa único y no una serie de actividades continuadas. El diseño de una
fábrica de automóviles es un proyecto porque se trata de una actividad única. La fabricación de los automóviles, si bien
implica numerosos pasos vinculados, es una serie continuada de actividades y, por lo tanto, no es un proyecto.
Un proyecto tiene un ciclo de vida con un comienzo y un final En el ejemplo anterior, el diseño de una fábrica de
automóviles tiene una fecha de finalización, pero la fabricación de los automóviles es continua. Cuando finaliza el diseño de
la fábrica, termina el proyecto.
Los proyectos consumen recursos Los recursos, ya sean personas o recursos materiales como herramientas o textiles,
deben administrarse cuidadosamente, especialmente si se comparten entre varios proyectos.
Un proyecto tiene fondos limitados que se describen en el presupuesto Normalmente, los jefes de proyecto se ocupan
de la rentabilidad general de un proyecto y de si las actividades del proyecto se encuentran dentro de los costos asignados
al mismo.
.
6 .2 . ADMINISTRAR RECURSOS
Después de agregar personas y otros recursos al proyecto, es hora de administrarlos.
Organizar trabajo rápidamente con el nuevo Organizador de equipo: El Organizador de equipo le permite asignar trabajo a
los recursos y redistribuir tareas arrastrándolas y colocándolas en el lugar deseado. Administrar el trabajo de su equipo es
mucho más fácil con Project 2010.
Imprimir una vista o un informe de información de recursos: Una de las actividades más comunes en la administración de
proyectos es la impresión de información del proyecto. Imprimir información del proyecto es mucho más fácil con Project
2010.
Actualizar el trabajo en un proyecto: Realizar el seguimiento del trabajo de un proyecto no solo es fundamental para
asegurar que termine dentro del plazo, sino que además permite aprender de los errores cometidos proporcionando un
historial de riesgos, problemas y logros del proyecto.
47
Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos): La gente puede exigirse
demasiado, especialmente si está trabajando en dos cosas al mismo tiempo. Redistribuir las asignaciones de recursos es
una forma de equilibrar la carga.
Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y días festivos para el proyecto: Todos necesitamos vacaciones. Todos nos
ponemos enfermos. Y a todos nos gustan los días festivos. Aprenda a tener en cuenta este tiempo no programado mediante
su inclusión en el programa.
Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones: Puede mostrar asignaciones para personas y otros
recursos como porcentaje o como un valor decimal.
Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos)
¿Parte de los recursos de trabajo tienen demasiado trabajo asignado? Los conflictos o sobreasignaciones de recursos
pueden resolverse mediante la característica de redistribución de recursos de Project. La redistribución retrasa las tareas o
las divide de forma tal que los recursos asignados a dichas tareas ya no estén sobrecargados.
Cuando se redistribuye, Project no cambia las asignaciones a las tareas. Project redistribuye solo los recursos de trabajo,
recursos genéricos y recursos asignados. No distribuye los recursos materiales, recursos de costos ni recursos propuestos.
Antes de realizar la redistribución, es posible que desee modificar algunas opciones de configuración.
Prioridades de tareas, que indican la importancia de una tarea y si está disponible para su redistribución.
Prioridades de proyectos, que determinan si un proyecto está disponible para su redistribución.
Opciones de redistribución, que le ayudan a especificar de qué forma Project determina qué tareas se redistribuyen y en
qué grado.
6 .3 . DISTRIBUIR EL TRABAJO DEL PROYECTO MEDIANTE REDISTRIBUCIÓN
Haga clic en la pestaña Recursos.

En el grupo Redistribuir, haga clic en una de las opciones siguientes.
Redistribuir selección Use esta opción para redistribuir solo las tareas seleccionadas. Para seleccionar varias tareas
contiguas, seleccione la primera tarea de la selección y, a continuación, presione MAYÚS mientras selecciona la última
48
tarea de la selección. Para seleccionar varias tareas que no son contiguas, seleccione cada tarea presionando CTRL
mientras selecciona la tarea.
Esto resulta útil cuando puede ser aceptable sobreasignar recursos en ciertas tareas del plan del proyecto, pero los
administradores del proyecto desean resolver la sobreasignación para otras tareas específicas.
Redistribuir recurso Use esta opción para redistribuir solo las tareas con recursos específicos asignados. Haga clic en
Redistribuir recurso y, a continuación, seleccione el recurso que tiene asignadas las tareas. Use CTRL para seleccionar
varios recursos.
Si el recurso seleccionado está trabajando en tareas que tienen varios recursos, las demás asignaciones no se moverán.
Redistribuir todo Use esta opción para redistribuir todos los recursos de todas las tareas del plan de proyecto.
Opciones de redistribución Use esta opción para modificar la configuración que usa Project para la redistribución. Vea la
sección sobre cómo modificar la configuración de redistribución en este artículo.
Borrar redistribución Use esta opción para deshacer los efectos de la redistribución anterior.
Siguiente sobreasignación Use esta opción para ir a la siguiente tarea con recursos sobreasignados. Use esta opción
para ver más fácilmente los efectos de la redistribución en tareas específicas.
Modificar configuración de redistribución
Es posible modificar la redistribución para especificar de qué forma Project determina qué tareas se redistribuyen y en qué
grado.
Haga clic en la pestaña Recursos. En el grupo Redistribuir, haga clic en Opciones de redistribución.
En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos, en Redistribución, seleccione cómo desea realizar la redistribución.
Automática Si elige la redistribución automática, desactive la casilla de verificación Borrar valores de redistribución
antes de redistribuir. Cuando esta casilla está desactivada, Project redistribuye únicamente las asignaciones nuevas y no
redistribuidas. Esta casilla de verificación está activada de forma predeterminada, pero cuando se produce la redistribución
automáticamente, dejarla activada puede ralentizar considerablemente el trabajo de la programación, ya que se
redistribuyen todas las tareas.
En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, haga clic en el período de tiempo o base que desee utilizar para
detectar sobreasignaciones. Por días es el valor predeterminado. Este valor establece el punto en el que debe intervenir la
redistribución: cuando tenga una sobreasignación justo de un minuto, un día, una semana o un mes.
Manual La redistribución manual (el valor predeterminado) se produce sólo al hacer clic en Redistribuir todo. La
redistribución automática se produce instantáneamente al cambiar una tarea o un recurso. Utilice la redistribución
automática si desea volver a programar tareas cuando se asigne más trabajo a los recursos del que se puedan ocupar.
49
En Alcance de la redistribución de, seleccione la redistribución del proyecto completo o solo las tareas de un intervalo de
tiempo específico.
En el cuadro Orden de redistribución, seleccione el orden de redistribución que desee:
Seleccione Sólo identificador para redistribuir las tareas en orden ascendente según sus números de identificación antes
de tener en cuenta cualquier otro criterio.
Seleccione Estándar para examinar primero las dependencias predecesoras (predecesora: tarea que debe comenzar o
finalizar antes de que otra tarea comience o finalice.), el margen de demora (margen de demora: período de tiempo que se
puede retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas o a la fecha de finalización del proyecto. La demora permisible
es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso para otra tarea. El margen de demora
total es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de finalización del
proyecto.), las fechas, las prioridades y las restricciones (restricción: restricción establecida en la fecha de comienzo o fin de
una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada. Las
restricciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) para
detectar si se deben redistribuir las tareas y cómo llevar a cabo esta acción. (Éste es el valor predeterminado.)
Seleccione Prioridad, estándar para comprobar las prioridades de las tareas en primer lugar y solo después examinar los
criterios estándar.
Para evitar que se retrase la fecha de fin del proyecto, active la casilla de verificación Redistribuir sólo conforme al
margen de demora disponible.
Para que la redistribución se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea independiente del resto de los recursos que
trabajen en la misma tarea, active la casilla de verificación La redistribución puede ajustar asignaciones individuales.
Si desea redistribuir para interrumpir tareas mediante la creación de divisiones en el trabajo restante de las tareas o las
asignaciones, active la casilla de verificación La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante. Si se
asigna un recurso a varias tareas a la vez y se sobrepasa lo que puede controlar la programación del recurso, se puede
dividir una tarea que aún tenga trabajo pendiente y se puede trabajar en ella cuando lo permita la programación del recurso.
Para incluir los recursos propuestos active la casilla de verificación Redistribuir tareas con el tipo de reserva propuesta.
Para permitir que la redistribución cambie manualmente tareas programadas, active la casilla de verificación Distribuir
tareas programadas manualmente.
Si desea borrar los resultados de la redistribución anterior antes de volver a redistribuir, haga clic en Borrar redistribución.
Si realiza la redistribución manualmente, haga clic en Redistribuir todo y si lo hace automáticamente, haga clic en
Aceptar.
6 .4 . PRIORIDADES DE LAS TAREAS

Establecer las prioridades de las tareas permite especificar la importancia de una tarea y su disponibilidad para la
redistribución. El valor de prioridad que especifique es un valor subjetivo comprendido entre 1 y 1000, que permite
especificar el nivel de control que tiene sobre el proceso de redistribución. Por ejemplo, si no desea que Project redistribuya
una tarea en particular, establezca su nivel de prioridad en 1000. De manera predeterminada, los valores de prioridad se
establecen en 500; es decir, un nivel medio de control. Las tareas que tienen una prioridad inferior se retrasan o dividen
antes que las que tienen un nivel más alto.
En el campo Nombre de tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea cuya prioridad desee cambiar y, a continuación,
haga clic en Información de la tarea .
50
Haga clic en la pestaña General y, a continuación, escriba o seleccione una prioridad en el cuadro Prioridad.
Ver el trabajo del equipo
En la Cinta, haga clic en la pestaña Vista.

En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Organizador de equipo.
Aparece el Organizador de equipo. Se muestra una fila para cada recurso del proyecto. A la izquierda, aparecen los
nombres de los recursos. Todas las tareas asignadas a un recurso aparecen en la misma fila a la derecha. Las tareas de
recursos que no tengan fecha de inicio o fecha de finalización también aparecen a la izquierda junto al nombre del recurso.
Las tareas que no están asignadas a ninguna persona aparecen en la parte inferior.
Una tarea completada Esta tarea es una tarea completada con 100% de trabajo real (trabajo real: cantidad de trabajo
llevado a cabo de una tarea o asignación. Cuando se especifica el trabajo real de una tarea, el trabajo restante se calcula
según esta fórmula: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. El trabajo real se denomina en ocasiones "datos reales".). No
se puede mover con el Organizador de equipo.
Dos tareas asignadas a la misma persona La tarea de la parte superior está programada automáticamente y
parcialmente completada (lo que se indica con el cambio de color en la barra). La tarea de la parte inferior está programada
manualmente. Ambas están programadas a la misma hora y asignadas a la misma persona. La sobreasignación resultante
está señalada con líneas rojas. Para resolver la sobreasignación, cualquiera de estas tareas se puede mover a una hora
diferente en la programación (o a otra persona).
Una tarea no programada Esta tarea está asignada a una persona específica pero no tiene la suficiente información de
programación para convertirse en una tarea programada. Para que se programe una tarea (y de esta manera se mueva a la
derecha de la vista), debe tener establecidas al menos dos configuraciones de programación. Por ejemplo, si se ha
establecido la duración y la fecha de inicio (pero no la fecha de finalización), la fecha de finalización se establecerá
automáticamente y se convertirá en una tarea programada. De manera similar, si tiene una fecha de inicio y una fecha de
finalización establecidas (pero no la duración), también se convertirá en una tarea programada. Si solo está establecida la
fecha de inicio, seguirá siendo una tarea no programada.
Una tarea sin asignar Esta tarea no se ha asignado a ninguna persona. Para asignarla, se puede arrastrar la tarea
hasta la programación de la persona en la sección de la derecha. Para mantener la tarea sin programar pero asignada a
una persona, arrástrela verticalmente hasta el nombre de la persona en la sección superior izquierda.
51
6 .5 . MOVER UNA TAREA A OTRO MOMENTO EN LA PROGRAMACIÓN
Existen diferentes motivos por los cuales podría necesitar mover una tarea. Quizás alguna persona tenga demasiado trabajo
asignado. O puede que desee reasignar el trabajo a otra persona. Tal vez descubra que no hay nadie trabajando en una
tarea importante. El Organizador de equipo se encarga de todos estos problemas y de mucho más.
Con el Organizador de equipo, reprogramar una tarea es tan simple como arrastrarla a otro lugar.
Mover una tarea verticalmente para resolver una sobreasignación (sobreasignación: el resultado de asignar más
tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.) Antes de que se moviera la tarea, este
recurso estaba trabajando en dos tareas al mismo tiempo.
Mover una tarea verticalmente para asignar trabajo nuevo a una persona El trabajo que no está asignado a una
persona se puede asignar a alguien mediante arrastrar y colocar.
Mover una tarea horizontalmente
Se puede programar una tarea para retrasarla dentro de la programación de una persona.
6 .6 . AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN CON LA VISTA ORGANIZADOR DE EQUIPO
Si ha leído las demás secciones de este artículo, ya estará bastante familiarizado con el desplazamiento de tareas en el
Organizador de equipo. En esta sección, se describen otras acciones que se pueden realizar en el Organizador de equipo
para aprovechar mejor el tiempo.
La mayoría de las acciones que se pueden llevar a cabo en la vista Diagrama de Gantt, y en otras vistas, también se
pueden realizar en el Organizador de equipo. Descubrirá que el Organizador de equipo es una manera más sencilla de
ajustar la programación de las tareas.
Para Realice esta acción
Cambiar el modo en que Para cambiar una tarea de programada automáticamente a programada manualmente, haga
están programadas las clic con el botón secundario en la tarea y, a continuación, haga clic en Programada
tareas automáticamente o en Programada manualmente.
Resolver En la ficha Formato, haga clic en Impedir sobreasignaciones. Cuando esta configuración está
52
automáticamente activada, si al mover una tarea se crea un conflicto con otra, la segunda tarea se moverá
problemas de trabajo automáticamente para impedir cualquier sobreasignación.
excesivo
Desactivar una tarea Haga clic con el botón secundario en la barra de tareas para desactivar una tarea. Si desactiva
una tarea, ésta no se elimina del proyecto aunque la tarea desaparecerá del Organizador de
equipo. Esto impide que se informen datos reales acerca de la tarea.
Reasignar una tarea La manera más simple de reasignar una tarea es arrastrarla hasta otra persona. También puede
hacer clic con el botón secundario en una tarea y luego en Volver a asignar a. Esto resulta
especialmente útil cuando desea mantener las mismas fechas.
Cambiar la información Para cambiar el nombre de la tarea u otras propiedades (como el tipo de restricción, el código
de la tarea de esquema, las fechas límite o el tipo de tarea), haga doble clic en la tarea. También puede
hacer doble clic en el nombre del recurso para ver y cambiar la información del recurso.
Dividir la vista Para los jefes de proyectos avanzados que se sienten cómodos con la tradicional vista dividida
(o combinada), puede mostrar más detalles en un panel inferior independiente. Haga clic en la
pestaña Tarea y, a continuación, en el grupo Propiedades, seleccione Mostrar detalles de
tarea. El panel inferior mostrará información detallada acerca de la tarea seleccionada y de los
recursos asignados a la tarea.
Personalizar el Organizador de equipo
Puede cambiar la presentación del Organizador de equipo para adecuarlo a sus necesidades y también para obtener una
vista más atractiva.
Realice una de las siguientes acciones:
Para Realice esta acción
Cambiar el color de las barras Haga clic en la pestaña Formato. Elija el tipo de barra que desea cambiar en el grupo
del Organizador de equipo Estilos y, a continuación, haga clic en Color de borde o en Color de relleno.
Las barras individuales también se pueden modificar.
Expandir el alto de las filas para Haga clic en la pestaña Formato. En el grupo Formato, seleccione un número de líneas
mostrar más texto en la lista Líneas de texto.
Ver más o menos detalles Use el control deslizante del zoom que se encuentra en la parte inferior derecha de la
ventana del proyecto para cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en el lado
derecho de la vista.
Cambiar la apariencia del Haga clic con el botón secundario en un área en blanco del lado derecho de la vista (no
período no laborable en una tarea) y, a continuación, haga clic en Período no laborable.
53
Agrupar, filtrar u ordenar Haga clic en la flecha hacia abajo en la columna Nombre del recurso y, a continuación,
rápidamente haga clic en Ordenar, Agrupar, Filtros para los filtros definidos o personalizados.
Ocultar las columnas que no Puede ocultar las columnas de tareas no programadas o sin asignar. Haga clic en la
son necesarias pestaña Formato. En el grupo Mostrar u ocultar, seleccione el tipo de columna que desea
ocultar o mostrar en la vista.
Cambiar el tamaño de las Para cambiar el tamaño de las secciones, arrastre los bordes verticales y horizontales
secciones del Organizador de que hay entre ellas.
equipo
Cambiar la unidad de tiempo predeterminada para el trabajo
En Microsoft Project 2010, la unidad de tiempo predeterminada para el trabajo es la hora, pero puede cambiarla a minutos,
días, semanas o meses:
Para ello, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en la pestaña Programación.
En la lista Mostrar trabajo en, haga clic en la unidad de tiempo que desee.
6 .7 . AGREGAR RECURSOS AL PROYECTO
Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o no asignadas a tareas. Pero un
recurso también puede incluir cualquier elemento que sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales
(por ejemplo, cemento o servidores web).
Agregar recursos al proyecto
Haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.
En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso genérico.
Si desea designar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.
Especifique el tipo de recurso:
Para especificar que se trata de un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic en Trabajo.
Para especificar que se trata de un recurso material, en el campo Tipo, haga clic en Material. En el campo Etiqueta de
material, especifique la etiqueta (por ejemplo, yardas, toneladas o cajas) del recurso.
54
Para especificar que se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en Costo.
En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades de disponibilidad de este recurso para
este proyecto. El valor de capacidad máxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por
ejemplo, tiempo parcial o múltiplos.
Por ejemplo, si tiene un recurso disponible dos días por semana para el proyecto, puede especificar como capacidad
máxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar las distintas disponibilidades de designación de un recurso. Por
ejemplo, supongamos que cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros
individuales del equipo. Puede especificar la capacidad máxima de Ingenieros como el 300%. Puede programar a los tres
ingenieros a tiempo completo en un momento dado sin sobreasignar el recurso Ingenieros.
55
CAPÍTULO 7
CONTROL DE COSTOS
7 .1 . COSTOS DE RECURSOS
Microsoft Project 2010 calcula los costos de recursos basados en una serie de factores y tipos de recursos.
Microsoft Project calcula los costos de recursos en función de la tasa normal y las tasas horas extra, en los costos por uso
de, en los costos fijos de o en los costos de recursos de costo de (por ejemplo, la tarifa aérea o mantenimiento del hogar)
que están asignados a tareas. Antes de guardar los cambios realizados en la información de un recurso de empresa de
costo, el recurso debe estar abierto para su edición.
Los distintos tipos de costos funcionan de diferentes maneras, dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una
persona), un recurso material de (por ejemplo, cemento o una herramienta) o un recurso de costo.
7 .2 . UN COSTO FIJO PARA UNA TAREA O EL PROYECTO

Los costos fijos se asignan a una tarea y son útiles para la planificación y captura el costo de tarea que se producen
también en los que se derivan de los recursos asignados. Los costos fijos se aplican a una tarea y no a un recurso.
En la Vista ficha, en el de Vistas de tareas grupo, haga clic en Diagrama de Gantt .
En la Datos del grupo, haga clic en la flecha hacia abajo en Tablas y, a continuación, seleccione Coste .
En la Nombre de tarea campos, seleccione el de tarea de para la que desea establecer un costo fijo de .
En el de Costo fijo campo, escriba un valor de costo.
También puede introducir los costos fijos de todo el proyecto, que puede hacer si está interesado únicamente en los costos
generales de proyecto (y no en los costos de tareas), o si desea agregar costos indirectos del proyecto (por ejemplo, el
costo de utilidades).
En la Formato ficha, en el de Mostrar u ocultar grupo, seleccione Tarea de resumen del proyecto .
En el Nombre de tarea campo, seleccione la tarea de resumen del proyecto de
En el de Costo fijo campo, escriba un costo para el proyecto.
7 .3 . COSTOS DE UN RECURSO DE COSTO

Un recurso de costo permite aplicar un costo para una tarea mediante la asignación de un elemento de costo (como un
gasto de capital en equipamiento, o los costos variables, como la tarifa aérea o de alojamiento) a dicha tarea. A diferencia
de los costos fijos, puede aplicar cualquier número de recursos de costo a una tarea. Los recursos de costo permiten un
mayor control cuando se aplican a distintos tipos de costos para las tareas.
Antes de introducir un costo de un recurso de costo, debe crear el recurso de costo:
En la Vista ficha, en el de Vistas de recursos grupo, haga clic en Hoja de recursos .
En la Nombre de recurso, escriba un nombre para el recurso de costo (por ejemplo, de alojamiento ) y, a continuación, haga
clic para seleccionar Información .
En la Información del recurso cuadro de diálogo, en el de General ficha, seleccione Costo en la lista Tipo.
56
Una vez creado el recurso de costo, puede asignar el recurso de costo a una tarea. Una vez asignado el recurso de costo a
una tarea, puede introducir los costos de la asignación de recursos mediante el uso de la vista Uso de tareas.
En la Vista ficha, en el de Vistas de tareas grupo, haga clic en Uso de tareas.
Seleccione la tarea que está asignado el recurso de costo a, a continuación, haga clic para seleccionar Información .
En la Información de la tarea cuadro de diálogo, haga clic en el Recursos ficha y, a continuación, escriba un valor de costo
en la Coste campo.
Cuando se aplica un costo por uso de un recurso de costo que se asigna a una tarea, la cantidad de los recursos de costo
puede variar dependiendo de cómo se utiliza el recurso de costo.
Especificar una tasa de un recurso material

En la Datos del grupo, haga clic en la flecha que aparece en Tablas y, a continuación, seleccione Entrada .
En Nombre de recurso campo, seleccione un recurso material o escriba un nombre de recurso material nuevo.
Si se trata de un recurso material nuevo, haga lo siguiente:
Seleccione Material en el campo Tipo
Escriba un nombre de la unidad de medida en la Material campo, por ejemplo, l (para litros), m3 (para metros cúbicos), o
c/u (para cada uno).
En Tasa estándar, escriba una tasa.
Si este campo no está visible, haga clic en TAB para moverse a el.
Puede especificar más de una tasa por recurso material:
El botón secundario para seleccionar Información y por la Información del recurso en el cuadro de diálogo, haga clic en
la ficha Costos.
En las tablas de tasas de costo , haga clic en un valor de una de las fichas (o la predeterminada).
En la Tasa estándar, escriba una tasa.
En la siguiente fila, escriba un valor o cambio porcentual de la tasa anterior en Tasa estándar. Por ejemplo, escriba + 10 %
para indicar que la tasa ha aumentado el 10% de la tasa anterior.
En la Fecha efectiva, introduzca la fecha cuando el cambio de tasa surtirá efecto.
Para introducir grupos de tasas adicionales, haga clic en la ficha y, a continuación, repita los pasos 3 a 5.
Especifique un costo por uso para un recurso material

En la Datos del grupo, haga clic en la flecha que aparece en Tablas y, a continuación, seleccione Entrada .
En el de Nombre de recurso campo, seleccione un recurso material o escriba un nombre de recurso material nuevo.
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Si se trata de un recurso material nuevo, seleccione Material en el Tipo de campo .
Si se trata de un recurso material nuevo, escriba un nombre de la unidad de medida en la Etiqueta de material, por
ejemplo, l (para litros), m3 (para metros cúbicos) o de c/u (para cada uno)
En el de Costo/Uso campo, escriba un valor de costo.
Si este campo no está visible, haga clic en TAB para moverse a el.
Puede especificar más de un costo por uso para cada recurso:
Si se trata de un recurso material nuevo, seleccione Material en el Tipo campo.
Escriba un nombre de la unidad de medida en la Material cuadro.
El botón secundario para seleccionar Información y en el Información del recurso en el cuadro de diálogo, haga clic en el
Costos ficha.
Haga clic en la Un valor (predeterminado) en la ficha del Las tablas de tasas de costo .
En la Costo por uso, escriba un valor de costo.
En la siguiente fila, escriba un valor o cambio porcentual del costo anterior en Costo por uso.
En la Fecha efectiva columna, introduzca la fecha cuando el cambio de costo surta efecto.
Para introducir grupos de costos por uso adicionales, haga clic en la L ficha y, a continuación, repita los pasos 5 a 7.
58
CAPÍTULO 8
Seguimiento
Información general: Realizar el seguimiento del progreso
La principal cualidad del éxito de un proyecto es el grado de colaboración que ocurra dentro de éste. Compartir la
información de proyectos es más fácil con Project Professional 2010. Tanto Project Server como SharePoint Server y
Outlook se pueden usar para comunicar información sobre un proyecto a las partes interesadas.
8 .1 . Seguimiento de los factores de programación

Puede usar el inspector de tareas de Project 2010 para ver cómo los cambios realizados en una tarea afectan al resto del
proyecto. También puede usarlo para realizar un seguimiento de los cambios en la programación.
Para abrir el inspector de tareas, haga clic en una tarea. A continuación, en la ficha Tarea, en el grupo Programación, haga
clic en Inspeccionar tarea. El panel Inspector de tareas aparece a la izquierda de la información del proyecto.
SUGERENCIA Puede hacer clic en distintas tareas sin cerrar el panel Inspector de tareas.
La siguiente información aparece en el panel Inspector de tareas, según corresponda.
Encabezado Descripción Ejemplo
Comienzo real y Si se especificaron datos reales para la tarea, Planea que una tarea comience el 1 de marzo y se la
Asignaciones se muestra la fecha de inicio real junto con los asigna a Jaime. Jaime comienza a trabajar e informa
datos que han iniciado la tarea. de 40 horas de trabajo real entre el 1 y el 5 de marzo.
La semana siguiente, tiene que revisar el plan de la
tarea para acomodar una fecha de inicio posterior.
Después de intentar mover la fecha de inicio a una
fecha posterior, revisa el panel Inspector de tareas
para ver si está causando un conflicto de
programación. Se muestran la asignación de Jaime y
la fecha de inicio real.
Retraso por Si ha aplicado la redistribución para ayudar a Su tarea se retrasa continuamente a medida que se
redistribución equilibrar la carga de trabajo del recurso, las redistribuyen los recursos en el proyecto. Revisa el
tareas se pueden retrasar para evitar la panel Inspector de tareas y comprueba que la tarea
sobreasignación. El panel Inspector de tareas se ha retrasado 10 días mientras espera la
muestra la cantidad de tiempo que se retrasará disponibilidad del recurso asignado. En función de
la tarea seleccionada debido a la redistribución esto, decide asignar la tarea a otro recurso para que
de los recursos. la tarea se complete sin retraso alguno.
Tipo de Es el tipo de restricción actualmente colocado Recientemente ha recibido un nuevo conjunto de

restricción y en la tarea, incluida la fecha asociada con la tareas para administrar. La persona que ha
59
Fecha restricción. administrado previamente la tarea ya las ha
especificado en Project 2007. Cuando modifica una
de las tareas para reflejar un cambio en una de las
dependencias entre tareas, tiene problemas al
intentar ampliar la programación en dos semanas.
Revisa el panel Inspector de tareasy descubre que
la tarea tiene una restricción No finalizar después de
establecida en una fecha que coincide con la mitad
del período de dos semanas.
Tarea de Si tiene restricciones colocadas en una tarea La fecha del proyecto es 1 de marzo. Crea una tarea
resumen de resumen que afectan a las fechas de las de resumen con varias subtareas y establece una
subtareas, la tarea de resumen se mostrará en restricción No comenzar antes del en la tarea de
el panel Inspector de tareas cuando se resumen con la fecha 10 de marzo. El panel
seleccione la subtarea. Inspector de tareas muestra la tarea de resumen
para las subtareas, porque sus fechas de inicio están
controladas por la restricción No comenzar antes del
en la tarea de resumen, y no por la fecha de inicio del
proyecto.
Tareas Si vincula sus tareas, las tareas predecesoras Dos de las tareas del plan de proyecto son Prueba y
predecesoras se muestran en el panel Inspector de tareas Lanzamiento. Configura el plan de proyecto para
con sus tipos de restricción y la cantidad de reflejar que la tarea Lanzamiento comienza 5 días
tiempo de retardo o de adelanto. Puede hacer después de que finalice la tarea Prueba, con el fin de
clic en el nombre de una tarea predecesora tener tiempo para buscar anomalías en el producto
para ver los controladores. antes de entregarlo a los clientes. Cuando revisa el
panel Inspector de tareas para la tarea Lanzamiento,
observa el vínculo a la tarea Prueba, con una
restricción de tipo Comienzo a fin y un tiempo de
retardo de 5 días.
Subtareas Si ha seleccionado una tarea de resumen, el Su plan tiene tareas de resumen que representan
panel Controladores de tareas muestra las cada fase del proyecto. Bajo cada tarea de resumen
subtareas y las tareas de resumen que están hay varias subtareas para reflejar el trabajo realizado
controlando la programación. en cada fase. Cuando revisa el panel Inspector de
tareas para una tarea de resumen, verá un vínculo a
la subtarea más antigua que está controlando la fase
de inicio de esa fase.
Calendarios Si el tiempo de trabajo que se esquematiza en Está planeando un proyecto con una fecha de inicio
el calendario para la tarea seleccionada está establecida en el 1 de marzo. El plan de proyecto usa
afectando a la programación de la tarea, se un calendario predeterminado que sólo considera de
muestra el nombre del calendario en el panel lunes a viernes como período laborable. El 1 de
Inspector de tareas. Puede hacer clic en el marzo coincide en sábado. Cuando crea las tareas
nombre del calendario para mostrar del proyecto usando el calendario predeterminado, las
información sobre el tiempo de trabajo y de tareas se retrasan automáticamente para comenzar el
descanso. primer día laborable del mes, el 3 de marzo. Para
entender por qué la fecha de inicio de la tarea es el 3
de marzo en lugar del 1 de marzo, revisa el panel
60
Inspector de tareas para ver las tareas. Se muestra
un vínculo al calendario predeterminado.
Programación Si seleccionó una tarea programada Al crear un plan de proyecto, deja varias tareas a un
manual o manualmente, el panel Inspector de tareas lado porque no sabe cuánto tiempo llevarán. Una vez
Programación cuenta con la opción de programar la tarea que lo sepa, puede programar las tareas
automática automáticamente, lo que permite a Project automáticamente para que Project haga el cálculo por
calcular las fechas basándose en los vínculos, usted. Use el panel Inspector de tareas para ver
las restricciones y otros factores. cómo le afectan a esta tarea las otras tareas.
Notas
Si insertó otro proyecto en el proyecto actual, debe expandir la tarea de resumen del proyecto antes de ver la información de
dicho proyecto en el panel Inspector de tareas. Si no se expande la tarea, recibirá un mensaje de error.
Si la información del panel Inspector de tareas no es correcta o no está seguro de su exactitud, presione F9 para volver a
calcular el proyecto y actualizar la información usando los datos del proyecto actual.
Observar lo que impulsa la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)
Uno de los primeros pasos en la administración de proyectos es descubrir la forma en que cambia la fecha de finalización
del proyecto a medida que cambian los requisitos de las tareas y los recursos. Se denomina Ruta crítica.
La ruta crítica es la serie de tareas (o incluso una única tarea) que dicta la fecha de inicio o la fecha de finalización
calculadas del proyecto. Si una sola tarea presenta un retraso en la ruta crítica, la fecha de finalización del proyecto
completo también sufrirá un retraso. Ver la información del proyecto de este modo también se conoce como el método de
ruta crítica para la administración del proyecto.
8 .2 . Análisis de ruta crítica

Para aprovechar el análisis de ruta crítica al máximo, realice lo siguiente:
Vea regularmente la ruta crítica Tenga en cuenta que la ruta crítica puede cambiar de una serie de tareas a otra a medida
que avanza en la programación. La ruta crítica puede cambiar cuando se completan las tareas críticas o cuando se retrasan
otras series de tareas.
Supervise atentamente las tareas críticas Cualquier tarea en la ruta crítica es una tarea crítica. Supervise regularmente
estas tareas para ver si alguna de ellas se atrasa. Si una tarea crítica se atrasa, también lo hará la fecha de finalización.
Puede guardar una línea base y usar la vista Gantt de seguimiento para ver las tareas atrasadas.
Revise las series de tareas que pueden convertirse en la ruta crítica Si una serie no crítica de tareas vinculadas se
atrasa lo suficiente respecto a sus fechas, dicha serie de tareas se convertirá en la ruta crítica. Puede ver otras tareas
potencialmente de riesgo al mostrar varias tareas críticas en un proyecto.
Protéjase y vea las tareas que pueden atrasarse sin afectar la ruta crítica De forma predeterminada, la ruta crítica
muestra las tareas que no se pueden atrasar de ninguna manera porque, de lo contrario, la fecha del proyecto se atrasaría.
Es posible que desee ver las tareas que en ese momento pueden atrasarse en un día sin afectar la ruta crítica, ya que si se
atrasan más de un día, se convierten en tareas críticas.
Resaltar la ruta crítica
61
No tiene sentido analizar la ruta crítica si no puede verla. Puede mostrar la ruta crítica en la vista Gantt detallado.
Haga clic en la pestaña Ver.
En el grupo Vistas de tareas, haga clic en la flecha situada debajo de Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en
Más vistas.
En el cuadro de diálogo Más vistas, en la lista Vistas, seleccione Gantt detallado y, a continuación, haga clic en Aplicar.
De forma predeterminada, las barras de Gantt y las líneas de vínculo de la tarea crítica son rojas.
El cambio de este formato invalida cualquier cambio de formato directo que pueda haber realizado en los estilos de barras o
en las barras individuales. Este formato de las tareas críticas solo se aplica a la vista Diagrama de Gantt actual del proyecto
actual. Para guardar este formato, haga clic en Organizador en el cuadro de diálogo Más vistas.
Mostrar únicamente la ruta crítica

Vaya a una vista Diagrama de Gantt, si no está ya en una.
En la ficha Ver, en el grupo Datos, haga clic en la lista Filtro y, a continuación, seleccione Crítico.
Para mostrar de nuevo todas las tareas, en la lista Filtro, haga clic en Sin filtro.
8 .3 . Revisar diferencias de programación

Cuando realiza el seguimiento del progreso del proyecto, puede revisar las diferencias entre el trabajo real, el planeado y el
programado. Esto le ayuda a evaluar si el trabajo en el proyecto está avanzando como se espera. Puede comparar
cantidades de trabajo para tareas en conjunto o para recursos y sus asignaciones individuales.
La forma más sencilla de comparar cantidades de trabajo con el plan original es aplicar la tabla Trabajo a una vista de hoja,
como la vista Diagrama de Gantt o la vista Uso de recursos. El valor del campo Trabajo representa el valor de trabajo
programado actual que muestra el total del trabajo real y restante para las tareas que han comenzado, y el valor más
reciente del trabajo proyectado para aquellas tareas que todavía no han comenzado.
Si ha guardado una línea base, las cantidades de trabajo planeado original se guardan en el campo Línea base. En este
campo puede comparar las cantidades de trabajo del plan original con las cantidades de trabajo actualmente programadas.
El campo Variación muestra la variación calculada entre el trabajo planeado y el programado, es decir, la diferencia entre
los campos Línea base y Trabajo.
62
También puede revisar cantidades de trabajo reales en los campos Real. En el caso de tareas completadas, los campos
Trabajo y Real contienen el mismo valor.
Ver el trabajo del proyecto a lo largo del tiempo

Si se ve el trabajo fragmentado por períodos de tiempo, puede ver el trabajo dentro de los períodos que van desde un
minuto a un año.
En la ficha Ver del grupo Vistas de tareas, haga clic en Uso de tareas, o bien, en el grupo Vistas de recursos, haga clic
en Uso de recursos.
En el grupo Zoom, haga clic en la flecha en Escala temporal. En la lista, seleccione Escala temporal y, a continuación,
haga clic en la pestaña Nivel superior, Nivel intermedio o Nivel inferior.
En la ficha del nivel de la escala temporal mostrada, en el cuadro Unidades, haga clic en la unidad de tiempo que desee
usar.
Por ejemplo, si desea ver el trabajo desglosado en semanas y luego en días, haga clic en Semanas en el cuadro Unidades
de la ficha Nivel superior y, a continuación, haga clic en Días en el cuadro Unidades de la ficha Nivel intermedio.
Para aplicar formato a la apariencia de la escala temporal, especifique los valores que desea usar en los cuadros Etiqueta,
Alineación y Número. Active o desactive las casillas Usar año fiscal y Separadores y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
En la ficha Formato del grupo Detalles, seleccione Trabajo, Trabajo Real, Trabajo acumulado, Sobreasignación, Costo o
Disponibilidad restante.
8 .4 . Identificar tareas retrasadas en la programación

Si estableció una línea base para el proyecto, puede ver cómo avanzan las tareas a lo largo del tiempo y si las fechas de
comienzo y de finalización van atrasadas. Para realizar el seguimiento del progreso puede comparar la línea base y las
fechas de comienzo y de finalización programadas o reales.
En la ficha Ver, haga clic en la flecha en Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en Gantt de seguimiento.
En el grupo Datos, haga clic en la flecha en Tabla y, a continuación, seleccione Variación.
Si los campos de variación no están visibles, ajuste el divisor de vistas o presione la tecla TAB para desplazarse por los
campos y mostrarlos.
La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas, una sobre la otra, para cada tarea. La barra inferior muestra
las fechas de comienzo y finalización de la línea base, mientras que la superior muestra las fechas, de comienzo y
finalización, programadas para que pueda ver la diferencia entre el plan y la programación actual. Además, en la ficha
Formato de herramientas del diagrama de Gantt, puede hacer clic en Línea base para mostrar las líneas base del
diagrama.
También puede ver si se han retrasado las fechas de comienzo y de finalización para las asignaciones de tareas con el filtro
Asignaciones pospuestas. Este filtro muestra los recursos que están asignados a las tareas que todavía no se han
finalizado y que se han retrasado respecto a la fecha de finalización de la línea base. Para usar este filtro, debe haber
guardado un plan de línea base.
En la ficha Ver, haga clic en Uso de recursos.
En el grupo Datos, seleccione Más filtros en la lista Filtro.
En la lista Más filtros junto a Filtros, seleccione Recursos. En la lista haga clic en Asignaciones pospuestas.
63
Si desea mostrar únicamente aquellas asignaciones que están pospuestas, haga clic en Aplicar. Si desea mostrar todas las
asignaciones resaltadas con color en las asignaciones pospuestas, haga clic en Resaltar.
Encontrar demoras en la programación

La cantidad de demora en la programación indica cuánto pueden retrasarse las tareas antes de que otras tareas o la fecha
de finalización del proyecto se vean afectadas.
En la ficha Ver del grupo Vistas de tareas, haga clic en la flecha en Diagrama de Gantt y seleccione Más vistas.
Aparece el cuadro de diálogo Más vistas. En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado y, a continuación, en Aplicar.
En la ficha Ver del grupo Datos, haga clic en la flecha en Tablas y, a continuación, haga clic en Programación.
En la parte de diagrama de la vista, aparece la demora como barras finas situadas a la derecha de las tareas, con valores
de demora junto a las barras Gantt regulares.
Presione la tecla TAB para desplazarse a los campos Demora permisible y Margen de demora total si no están visibles
en la parte de hoja de la vista.
8 .5 . Linea de Base
Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional
Un proyecto bien administrado a menudo implica comparar un proyecto con su versión anterior. Esto es una parte
fundamental del seguimiento de un proyecto.
Sin embargo, antes de comenzar a realizar un seguimiento de la programación, debe establecer una línea de base para
poder compararla más adelante con la programación actualizada del proyecto. A medida que avance el proyecto, es posible
que también desee guardar periódicamente un plan provisional.
Obtener más información acerca de las líneas de base y los planes provisionales
Los planes de línea de base y los planes provisionales son similares en el sentido que el usuario puede comparar las fechas
actuales con una fecha anterior. Pero tienen importantes diferencias que debe comprender.
Líneas de base
Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en cinco categorías: previsiones
de fechas de inicio, fechas de finalización, duración, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto
original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de
11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede
guardar una línea de base distinta al final de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales.
Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el avance real del proyecto, ésta debe
incluir los cálculos más optimistas para la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los costos y otras
variables del proyecto que desee supervisar. La línea de base puede representar también una obligación contractual del
proyecto. La información de línea de base que difiere sistemáticamente de los datos actuales puede ser una indicación de
que el plan original ya no es preciso, debido probablemente a que debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en
la naturaleza de éste. Puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes
interesadas (participantes: personas y organizaciones que están involucradas de forma activa en el proyecto o cuyos
intereses pueden verse afectados por el proyecto.) del mismo están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio.
64
Es posible que le resulte especialmente útil definir varias líneas de base para proyectos de larga duración o proyectos en los
que la línea de base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o los costos programados.
Planes provisionales
Un plan provisional, por otro lado, es un conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda una vez que comienza el
proyecto, y que puede comparar con la línea de base para evaluar el progreso del proyecto. Un plan provisional guarda sólo
dos tipos de información:
Fechas de inicio actuales
Fechas de finalización actuales
Puede definir hasta 10 planes provisionales para un proyecto. Si necesita mantener un registro de una gran cantidad de
datos del proyecto durante la fase de diseño, es aconsejable que defina varias líneas de base en lugar de usar planes
provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir una línea de base en cada hito principal de diseño. Posteriormente, si
necesita guardar únicamente las fechas de inicio y finalización de las tareas una vez iniciado el proyecto, puede definir
varios planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir un plan provisional cada mes o cada trimestre.
Definir una línea de base

En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.
Si va a definir una línea de base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de
resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a definir una línea de base para todo el proyecto, omita este
paso).
Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea de base y, a continuación, haga clic
en Establecer línea de base.
Haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea definir.
En Para, siga uno de estos procedimientos:
Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo.
Para definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas
seleccionadas.
En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:
En todas las tareas de resumen Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas
seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las
tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
65
De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las
tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que
previamente ha guardado valores de línea de base.
Definir un plan provisional

Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a continuación, haga clic en
Establecer línea base.
Haga clic en Establecer plan provisional.

En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de inicio y finalización o línea de base que desea guardar. (Estos valores no
están numerados).
En el cuadro En, haga clic en el nombre del plan provisional en el que desee copiar los valores.
Los planes provisionales se almacenan en los campos de inicio y finalización.
Haga clic en Proyecto completo o Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programación que desee.
Actualizar una línea de base o un plan provisional

Si después de definir una línea de base o un plan provisional cambia el plan inicial, puede actualizar los datos guardados.
En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que contienen los
datos de línea de base o provisionales que desea actualizar. (Si va a actualizar datos de línea de base o provisionales para
todo el proyecto, omita este paso).
Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a continuación, haga clic en
Establecer línea base.
Siga uno de estos pasos:

Si va a actualizar una línea de base, haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base
que desea actualizar.
66
Si va a actualizar un plan provisional, haga clic en Establecer plan provisional. En la lista Copiar, seleccione los datos que
va a copiar. En la lista En, haga clic en el plan provisional que desea actualizar.
En Para, siga uno de estos procedimientos:
Para actualizar los datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo.
Para actualizar los datos de línea de base o provisionales solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de
Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.
En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base actualizados:
En todas las tareas de resumen Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas
seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las
tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las
tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que
previamente ha guardado valores de línea de base.
Cuando se le pregunte si desea sobrescribir los datos guardados existentes, haga clic en Sí.
8 .6 . Analizar datos de línea de base y provisionales

Una vez definidos los datos de línea de base y provisionales, puede compararlos con los datos previstos y reales para
comparar el proyecto con los objetivos iniciales.
Ver información de línea de base del proyecto
Una vez definida la línea de base para todo el proyecto, puede ver los datos simultáneamente con los datos previstos
actuales, los datos reales y la variación.
En la ficha Proyecto, haga clic en Información del proyecto en el grupo Propiedades.
Haga clic en Estadísticas.

Comparar la información de línea de base y la información programada
Puede comparar los datos de línea de base y los datos programados de dos formas distintas:
Para ver los datos de variación en una vista de hoja, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Datos, haga clic en Tablas y,
a continuación, en Variación
Para ver gráficamente los datos de variación, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de tareas, haga clic en
Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en Gantt de seguimiento.
En la tabla Variación se muestran las fechas de inicio y finalización de los datos programados y los datos de línea de base,
lo que le permite evaluar su previsión sobre cómo debería progresar el proyecto (línea de base) frente a cómo progresa en
realidad (real).
67
Si la variación del proyecto no muestra los valores previstos, puede deberse a varias causas:
Es posible que no haya definido una línea de base. La variación es el valor de línea de base comparado con el valor real de
un campo. Si no hay línea de base, Project calcula esta diferencia usando un valor de 0 para los campos de línea de base,
lo que da lugar a variaciones tan grandes como el propio campo programado. Por ejemplo, si tiene un costo programado de
60 dólares para una tarea y no define una línea de base, el costo de línea de base es de 0 dólares. El campo Variación de
costo indicará, por tanto, 60 dólares
Es posible que haya definido varias líneas de base, pero Project usa solo los valores de línea de base iniciales (es decir, los
valores del campo Línea de base y no los de Línea de base1 a Línea de base10) al calcular la variación. En ese caso, tal
vez aparezca información en los campos de variación, pero esa información puede no estar actualizada y posiblemente sea
demasiado grande
Puede que haya agregado nuevas tareas al proyecto pero que no las haya agregado al plan de línea de base. En ese caso,
tal vez aparezcan variaciones iguales a los valores programados.
Puede que no haya actualizado los valores reales de las tareas finalizadas o en curso. En ese caso, las variaciones podrían
ser iguales que los valores programados o más grandes de lo previsto.
Puede que haya agregado nuevas tareas o recursos asignados y, después, haber definido un plan de línea de base, y que
la información de línea de base aún no se haya actualizado para la tarea de resumen. En ese caso, se muestran valores
precisos de variación para las distintas tareas, pero no para las tareas de resumen.
Comparar varias líneas de base
Si desea mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, tal vez desee definir
varias líneas de base, ya que las líneas de base contienen más valores que los planes provisionales. Para ver la
información de seguimiento de varias líneas de base, use la vista Gantt con varias líneas de base.
Haga clic en Más vistas.

En el cuadro de diálogo Más vistas, seleccione Gantt de varias líneas base y, a continuación, haga clic en Aplicar.
NOTA De manera predeterminada, en la vista Gantt con varias líneas de base se muestran las tres primeras líneas de
base (Línea de base, Línea de base1 y Línea de base2). Para que se muestren otras líneas de base, modifique los estilos
de barra del diagrama de Gantt.
68
TALLER Nº 1
CREAR Y GUARDAR EL ARCHIVO DEL PROYECTO
Puede crear un plan del proyecto de tres maneras:

a partir de un proyecto vacío,
a partir de una plantilla suministrada por el MS Project o
a partir de un proyecto existente que usted va a reutilizar.
1. CREACIÓN DE UN PROYECTO NUEVO O VACÍO

1.1. Abra el programa Microsoft Project, mediante la lista de programas de la pestaña Inicio. Observe que
automáticamente se abre un proyecto nuevo o vacío.
También puede abrir un proyecto nuevo haciendo clic en la pestaña Archivo  opción Nuevo.
Barra de herramientas
Backstage
Escala de
tiempo
Barra de Vistas activas

Área de gráfico
Figura 1. Ventana de trabajo de Project Professional,

mostrando un archivo de proyecto en blanco y en el modo de ver Diagrama de Gantt
CENEAC. Project. Taller Nº 1.

69
2. GUARDAR EL ARCHIVO DE PROYECTO
2.1. En Archivo haga clic en Guardar Como.
2.2. Cree dentro de Mis documentos una carpeta con el nombre Curso Instalación de plantillas
Project. Esta será la carpeta para almacenar sus archivos del curso.  La primera vez que elija una
2.3. En el cuadro Nombre del archivo, escriba un nombre descriptivo por platilla, es posible que Project
ejemplo, Proyecto General.mpp tenga que instalarla utilizando el
2.4. Haga clic en el botón Guardar CD del programa o desde internet.
NOTA: En lo sucesivo para guardar los avances en el proyecto haga clic en  Los archivos de plantilla tienen la
el botón Guardar de la barra de herramientas o use Control+G extensión .mpt, indicando que son
plantillas de Project.
3. CREACIÓN DE UN PROYECTO A PARTIR DE UNA PLANTILLA  Cuando se abre una platilla y luego
3.1. Abra la pestaña Archivo y haga clic en Nuevo se guarda, el archivo pasa a tener
3.2. En el Panel Plantillas disponibles, use (clic) ubique la más la extensión común .mpp
conveniente para su proyecto. Note que tiene distintas opciones, como (Microsoft Project Plan).
“las recientes” las que ya ha usado, “mis plantillas” las que ha guardado
previamente, “… de office” las categorías de plantillas predeterminadas las cuales están páginas web de
Microsoft .
3.3. Revise la lista de plantillas y abra una de su interés. Si la escogida es de “Plantillas de office” (desde página web
de Microsoft) debe dar clic a “Descargar”
3.4. Guarde el archivo generado de la plantilla dentro de la carpeta Curso Project con el nombre
ProyectoDesdePlantilla.mpp y cierre el archivo del proyecto (sin cerrar Project).
4. CREACIÓN DE UN PROYECTO A PARTIR DE UN PROYECTO EXISTENTE
4.1. Abra la pestaña Archivo y haga clic en Nuevo
4.2. En el Panel Plantillas disponibles, use (clic) ubique “Nuevo a partir de un proyecto existente”. En la ventana
que aparece ubique el archivo (y su carpeta) y de clic a “Guardar nuevo”
4.3. Guarde el archivo generado en la carpeta Curso Project con el nombre ProyectoDesdePlantilla.mpp y cierre el
archivo del proyecto (sin cerrar Project).
5. GUARDAR LOS CAMBIOS EN EL PROYECTO AUTOMÁTICAMENTE

5.1. De Clic en la secuencia Archivo / Opciones / Guardar
5.2. A la derecha marque la sección Autoguardar e indique los minutos que transcurrirán entre cada guardado.
5.3. Desactive la opción Preguntar antes de guardar para que la herramienta no le solicite confirmación cada vez que
toque guardar los cambios.
5.4. Finalmente haga clic en Aceptar para que esta modificación entre en uso.

70
TALLER Nº 2
DEFINIR LA PROGRAMACIÓN Y EL CALENDARIO DEL PROYECTO
Pasos iniciales:
 Si es necesario abra el programa Project
 A través de la lista de archivos recientes, ó, la opción Abrir de la pestaña Archivo, ubique y abra el archivo del
proyecto con el cual va a trabajar, en este caso abra Proyecto General.mpp creado en el Taller 1.
Calendarios de Project
Programación del Proyecto
Calendario base
El proyecto puede ser programado a partir de una fecha de comienzo ó de
una fecha de fin, una de las dos opciones. La selección de cual usar depende Calendario que se puede utilizar como calendario
de las características del proyecto, su experiencia y de la información de que de proyectos y tareas en el que se especifican los
dispone para arrancar el proyecto. Sin embargo es más común planificar a períodos laborables y no laborables
partir de una fecha de inicio. predeterminados de un conjunto de recursos. El
calendario base difiere del calendario de recursos
en que este último especifica los períodos
1. Opción 1: Programación del proyecto a partir de la fecha de laborables y no laborables para un sólo recurso
comienzo
Calendario Estándar
1.1. En la pestaña Proyecto, haga clic en Información del proyecto
Calendario laboral establecido de lunes a viernes,
1.2. En el cuadro Programar a partir de, seleccione la opción Fecha de
de 09:00 a.m. a 5:00 p.m., con 1 hora libre de
comienzo del proyecto
12:00 a 1p.m. cada día. Este es el calendario
1.3. En el cuadro Fecha de comienzo, indique la fecha de comienzo base predeterminado para el proyecto, las tareas
para su proyecto. De manera predeterminada observará la fecha y los recursos.
actual. Por ejemplo, coloque como fecha de inicio el próximo lunes
laborable. Calendario Turno de noche
1.4. Haga clic en Aceptar Calendario laboral establecido desde las 11p.m.
hasta las 8:00 a.m., cinco días a la semana, con
NOTA: No es necesario modificar el cuadro Fecha de fin del proyecto, 1 hora libre de 3:00 a.m. a 4:00 a.m. de la
ya que Project la calculará automáticamente. mañana. Se puede utilizar para proyectos que
sólo se llevan a cabo durante la noche.
2. Opción 2: Programación a partir de la fecha de fin Calendario 24 horas
2.1. En la pestaña Proyecto, haga clic en Información del proyecto Calendario laboral establecido de 0:00 a 0:00,
2.2. En el cuadro Programar a partir de, haga clic en Fecha de fin del siete días a la semana. Este calendario base se
proyecto utiliza en proyectos donde el trabajo no se
2.3. En el cuadro Fecha de fin, indique la fecha en que considera el detiene, en situaciones de manufactura, o en
proyecto debe finalizar proyectos cuyo ciclo de actividades se repite
2.4. Haga clic en Aceptar varias veces al día.
NOTA: En ambos casos, Project a partir de la fecha que usted suministra
calcula la otra fecha, por eso sólo se suministra una de las dos fechas.
Selección del Calendario del Proyecto
CENEAC. Project. Taller Nº 2. 71

3. Modificar o adaptar un calendario base existente a las necesidades particulares de su proyecto
3.1. En la pestaña Proyecto, haga clic en Cambiar tiempo de trabajo
3.2. En el cuadro Para calendario, seleccione el calendario base que quiere modificar (los calendarios base son:
Estándar, Turno de noche y 24 horas). Para el ejercicio modificaremos el calendario Estándar
3.3. Siguiendo las instrucciones del recuadro “Cambios en el calendario” de la próxima página realice las siguientes
modificaciones:
3.3.1 Modifique el calendario Estándar para que la jornada laboral sea de Lunes a Sábado.
3.3.2 Marque como período no laborable los días de feriados nacionales, por ejemplo: 01 enero, 19 abril, 01
mayo, 24 junio, 05 julio, 24 julio, 12 octubre, 25 diciembre.
3.3.3 Cambie el calendario para que los días sábados sean (laborables no predeterminados en lugar de no
laborables) con una jornada de 08:00 a.m. a 01:00 p.m.
3.3.4 Modifique el horario de lunes a viernes, iniciando a las 07:00 a.m. y finalizando a las 04:00 p.m. (o 16:00
en hora militar), con 1 hora de almuerzo entre las 12:00 p.m. y la 01:00 p.m. (o las 13:00)
3.3.5 Indique como semana no laborable para el proyecto del 23 al 31 de diciembre.
3.3.6 Para guardar esta configuración, haga clic en Aceptar.
4. Indicar el calendario que usará el proyecto

4.1. En la pestaña Proyecto, haga clic en Información del proyecto
4.2. En la lista Calendario, seleccione el calendario más conveniente para su proyecto, en este caso, verifique que el
calendario del proyecto es el Estándar y luego haga clic en Aceptar
4.3. En Proyecto / Cambiar tiempo de trabajo, haga clic en Opciones y verifique en la Programación que la
información de la jornada laboral, hora predeterminada de entrada y salida, inicio de la semana laboral, días
laborales por mes, unidades para medir la duración de las tareas y del trabajo son las más convenientes para su
proyecto. Luego de hacer sus modificaciones haga clic en Aceptar
4.4. Finalmente guarde los cambios hechos en el proyecto (Control+G)

Cambios en el calendario
Agregar un día de descanso

1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario laboral.
2. En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para calendario, haga clic en el recurso cuyo calendario
desea cambiar.
3. Haga clic en la pestaña Excepciones.
4. Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Día de descanso, y las horas de comienzo y fin durante las
que se producirá la excepción.
5. Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles.
6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuación, seleccione
cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad.
7. En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a
8. Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada.
 Si seleccionó Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.
 Si seleccionó Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.
Establecer los períodos laborables.

1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario laboral.
2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra
3. Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario de proyecto, calendario de recurso o para un
calendario nuevo, haga clic en la pestaña Semanas laborales.
4. En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una programación adicional de semanas laborales para un
rango de días que difieren del día laborable predeterminado, como un calendario de verano para obras en carretera o una
semana laborable que incluya fines de semana. En la tabla Períodos laborales escriba un nombre descriptivo para la
programación de la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuación, escriba las fechas de
inicio y finalización del período en que tendrá lugar la programación adicional.
5. Haga clic en Detalles.
6. En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione a su vez los días que desea cambiar de laborables a no laborables, o
viceversa, y seleccione una de las siguientes opciones:
 Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los períodos laborables
predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los períodos no
 Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo. Por ejemplo,
si nadie en su organización trabaja los viernes, seleccione Viernes y, a continuación seleccione Establecer días como
tiempo de descanso.
 Establecer días en estos períodos laborables específicos Para establecer los períodos laborables para los días
Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su
organización trabajan los sábados, seleccione Sábados y, a continuación seleccione Establecer día(s) en estos períodos
laborables específicos.

Terminología
TALLER Nº 3  Tarea: Actividad con comienzo y fin.
Los proyectos se componen de tareas.
AGREGAR TAREAS AL PLAN DEL PROYECTO
 Tareas de resumen: proporcionan
información de resumen de costos y
Esta fase incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento fechas finales para el proyecto.
de relaciones entre tareas. También pueden usarse para actuar
como punto de enlace a documentos
de planeamiento del proyecto.
 Hito: Punto de referencia que marca
Etapa en el mapa del proyecto: un evento importante en un proyecto y
Dentro de las principales etapas de planificación estamos por realizar la Carga se utiliza para controlar el progreso del
de actividades del proyecto proyecto.
Actividades de esta tarea: Toda tarea con una duración cero se
– Definir fases, crear una lista de tareas y organizarlas. muestra automáticamente como hito.
También puede marcar cualquier otra
– Estimar la duración de las tareas, fechas de inicio o de fin.
tarea de cualquier duración como hito.
– Establecer dependencias entre tareas
 Resultados: Elemento o producto
medible y tangible que debe
producirse para completar un proyecto
o parte de un proyecto. Normalmente,
Pasos iniciales el equipo del proyecto y los
participantes acuerdan los resultados
del proyecto antes de que éste
1. Crear el proyecto y configurar su calendario
comience.
1.1. Abra el programa Project, si es necesario.
 Duración: Período total de tiempo de
1.2. Guarde el archivo de proyecto en blanco con el nombre trabajo activo que es necesario para
ProyectoCrearProducto.mpp en su carpeta de trabajo. completar una tarea.
1.3. Recordando lo practicado en el taller 2, indique como fecha de inicio Normalmente es la cantidad de tiempo
del proyecto el próximo lunes laborable. de trabajo desde el comienzo hasta el
1.4. Use el calendario Estándar para crear el calendario fin de una tarea, definido en el
CalCrearProducto con una jornada de Lunes a Viernes de 7 a.m. a calendario del proyecto y del recurso.
12 p.m. y de 1 p.m. a 4 p.m. También indique como no laborable los
 La Duración transcurrida es el
principales feriados nacionales y aquellos períodos en los cuales no se
tiempo que necesita una tarea para
realizaran actividades en el proyecto.
finalizar, contando 24 horas diarias, 7
1.5. Verifique en Proyecto / Cambiar tiempo de trabajo / Opciones días por semana, incluidos los días no
(Programación) que los valores para los días laborables, jornadas y laborables y los festivos. En la
medidas de duración de tareas y de trabajo son las más indicadas para duración transcurrida se pueden
su proyecto. especificar minutos, horas, días y
1.6. Verifique en Proyecto / Información del proyecto – campo semanas.
Calendario - que se está usando como calendario base del proyecto
al CalCrearProducto.
Mostrar la tarea de resumen del proyecto y archivos anexos
2. Agregar una tarea de resumen

74
para mostrar la duración total del proyecto, su fecha de inicio y su fecha de fin, para ello:
2.1. En Archivo / Opciones / Avanzado.
2.2. Bajo Mostrar opciones para este proyecto, active la casilla de verificación Mostrar tarea de resumen del
proyecto y haga clic en Aceptar.
2.3. En la lista de tareas modifique el texto de la tarea 0 escribiendo “Proyecto Crear Producto”.
NOTA: la tarea de resumen aparece en la fila 0 del Diagrama de Gantt y su información será calculada
automáticamente por Project en la medida en que se suministre información al plan del proyecto. Inicialmente el
nombre de la tarea es el mismo que el nombre del archivo y usted puede cambiarlo por otro texto más conveniente.
3. Agregar hipervínculos a otros documentos
Esta opción (Control+Alt+K) permite crear un vínculo entre una tarea y otro archivo con información de interés para el
proyecto. Este comando no trae un botón en la cinta de opciones, para usarlo con botón, debe crearse desde
“Comandos que no están en la cinta de opciones” por medio de Archivo / Opciones / Barra de herramientas de
acceso rápido , ubique el comando “Insertar hipervínculo”, clic en Agregar y aceptar
3.1. Seleccione la tarea de resumen del proyecto (tarea 0)
3.2. En la barra de herramientas  clic en Insertar hipervínculo (ó pulse las teclas Control+Alt+K)
3.3. En la ventana Insertar hipervínculo, busque y seleccione en Mis documentos un archivo cualquiera de Office
para crear un enlace hacia él.
3.4. En el cuadro Texto, escriba titulo o breve descripción conveniente para el archivo al cual está enlazando. Al
terminar de configurar el enlace haga clic en Aceptar.
3.5. Observe que a la lista de tareas se agrega en el columna i (información) un icono identificando la presencia de
hipervínculo con otro archivo, equivalente a la Figura 1.
Campo Indicadores Estos datos serán calculados posteriormente
Icono de
hipervínculo
Figura 1, Agregar a una tarea un hipervínculo a un archivo
Agregar Tareas al plan del Proyecto
UTILIZAR TAREAS ya disponibles en una hoja de Excel

75
3. PARTE 1, Creación de la lista de tareas en MS Excel
3.6. Abra el programa Excel y escriba la información correspondiente a las siguiente tareas a partir de la celda A2:
Fase 1, ANÁLISIS del nuevo producto
Identificar oportunidad de nuevo producto
Explicar la idea del nuevo producto (informe por escrito de una página)
Fase 2, INVESTIGACIÓN preliminar
Asignar recursos a la investigación preliminar
Desarrollar un plan de investigación preliminar
Fase 3, DESARROLLO del producto
Asignar recursos al plan de la etapa de desarrollo
3.7. En la celda A1 escriba la palabra: Tareas
3.8. Guarde el archivo de Excel en su carpeta de trabajo con el nombre Tareas en Excel.xls
4. PARTE 2, Copiar las tareas de Excel a Project

4.1. Seleccione las celdas en Excel donde están las tareas a copiar (celdas A2 a la A8)
4.2. Copie las tareas, haciendo clic en el botón Copiar, ó con las teclas Control+C
4.3. Regrese al archivo del proyecto en Project.
4.4. Haga clic en la primera celda disponible la columna con los nombres de las tareas
4.5. Pegue las tareas, haciendo clic en Tarea  botón Pegar, ó con las teclas Control+V
Las tareas en Excel serán copiadas a partir de la celda seleccionada evitándole tener que transcribirlas.
4.6. Guarde los avances en el proyecto (Control+G)
5. ESCRIBIR TAREAS directamente en la tabla de tareas

5.1. A la izquierda del área de trabajo se encuentra la Barra de vistas, seleccionándola con clic derecho tendrá
acceso directo a las vistas y diagramas de Project.
5.2. Verifique en la Barra de vistas que esté utilizando el modo Diagrama de Gantt, también verifique en Vista /
Datos / Tablas, que la tabla seleccionada es Entrada.
La vista tabla Entrada del Diagrama de Gantt es la utilizada cuando queremos cargar las tareas del proyecto.
5.3. Complete su lista de tareas con las que se suministran a continuación, pulsando la tecla Enter o la flecha en
dirección hacia abajo para pasar a la siguiente tarea
Observe que al usted escribir cada tarea automáticamente Project agrega la duración y fechas por defecto, las
cuales cambiaremos luego.
0 ProyectoCrearProducto
1 Fase 1. Análisis del nuevo producto
2 Identificar oportunidad de nuevo producto
3 Explicar la idea del nuevo producto
4 Punto de decisión - continuar o no con la investigación preliminar
5 Fase 2. Investigación preliminar

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6 Asignar recursos a la investigación preliminar
7 Desarrollar un plan de investigación preliminar
8 Evaluar el mercado
9 Análisis de viabilidad técnica
10 Producir un producto a escala de laboratorio
11 Evaluar el producto interno
12 Fase 3. Desarrollo
13 Asignar recursos al plan de la etapa de desarrollo
14 Evaluación del mercado
15 Reunir información sobre el mercado
16 Identificar un grupo de muestra de clientes y contactarlos
17 Realizar un análisis de la competencia
18 Evaluación técnica del producto
19 Establecer las características del producto
20 Producir el prototipo
21 Desarrollar el plan de pruebas para los clientes
22 Fase 4. Producto piloto
23 Asignar recursos para la etapa del producto piloto
24 Fabricación del producto de ensayo
25 Análisis del ensayo
26 Fase 5. Comercialización
27 Fabricación y seguimiento del producto
28 Análisis de comercialización
29 Realizar pruebas internas del producto
30 Revisar los resultados de rendimiento de producción
31 Publicar revisión de comercialización
32 Determinar si el producto cumple las expectativas del cliente
33 Determinar si el producto mantiene su posición frente a la competencia
34 Evaluar las posibilidades de expandir el producto
Organización de las tareas

77
Antes de comenzar a organizar las tareas e indicar sus duraciones lea los siguientes aspectos relacionados:
Creando subniveles en las tareas

 Para indicar que una o varias tareas son subnivel (subtarea) de otra mayor, selecciónelas y luego haga clic en el
botón Aplicar Sangría desde la pestaña Tarea (grupo Programación)
 Cuando aplica sangría a las tareas, la tarea que está inmediatamente encima de ellas se convierte en una tarea de
resumen y su duración será calculada por Project a partir de la duración y prelaciones de sus subtareas. Las
tareas de resumen se destacan con negrita.
 Para quitar el subnivel de una o varias tareas, selecciónelas y haga clic en el botón Anular sangría de la pestaña
Tarea (grupo Programación). Las tareas seleccionadas pasan al mismo nivel que la tarea anterior a ellas.
Indicando las duraciones de las tareas

 La duración de las tareas puede ser indicada en Minutos (abreviados con m o min), Horas (h o hr), Días ( d ),
Semanas (s o sem) o en Meses (me o ms).
 Las duraciones estimadas se destacan agregando un signo de ? luego de la duración, por ejemplo, 1d? indica que por
el momento la duración de la tarea es de 1 un día pero falta confirmar este dato, lo cual se hace quitando el signo de ?
 Puede usar diferentes unidades de duración en las tareas, por ejemplo, una tarea puede durar 2s (2 semanas), otra
3d (3 días), otra 4h (4 horas) y otra 5d? (5 días por confirmar)
 No se indica la duración de las tareas de resumen porque la misma es calculada por Project.
 Observe que la Duración de las tareas de resumen no muestra un total que sume las duraciones de sus subtareas,
sino la duración de la tarea más larga.
Esto se debe a que al inicio se asume que todas las tareas se realizan en paralelo, lo cual cambiará más adelante al
asignar las dependencias entre tareas.
 La fecha de Fin cambia al agregarse la duración, para reflejar el tiempo transcurrido desde la fecha de Comienzo.
 Las barras del diagrama de Gantt también cambian para reflejar la duración de la tarea.
Luego de organizar las tareas y suministrar sus duraciones, la tarea de resumen principal se muestra en negrita, con un
tamaño de letra mayor y se representa con una barra gris en el diagrama Gantt, las tareas de resumen se muestran en
negrita y con una barra negra, y las tareas normales en un tamaño de letra menor y con barras azules.

78
Tarea de resumen
Hito
principal del Proyecto
Tareas de resumen de
cada Etapa
Tareas
Figura 2, Cambios en las barras del Diagrama de Gantt
6. ORGANIZE las tareas e indique sus duraciones según la siguiente tabla:
0 ProyectoCrearProducto
2 Identificar oportunidad de nuevo producto 0 días
3 Explicar la idea del nuevo producto 2 días
4 Punto de decisión - continuar o no con la investigación preliminar 0 días
5 Fase 2. Investigación preliminar
6 Asignar recursos a la investigación preliminar 1 día
7 Desarrollar un plan de investigación preliminar 5 días
8 Evaluar el mercado 10 días
10 Producir un producto a escala de laboratorio 10 días
11 Evaluar el producto interno 5 días
12 Fase 3. Desarrollo
13 Asignar recursos al plan de desarrollo 1 día
14 Evaluación del mercado
15 Reunir información sobre el mercado 15 días
16 Identificar un grupo de muestra de clientes y contactarlos 5 días
17 Realizar un análisis de la competencia 15 días
18 Evaluación técnica del producto
19 Establecer las características del producto 2 días
20 Producir el prototipo 25 días
21 Desarrollar el plan de pruebas para los clientes 5 días
22 Fase 4. Producto piloto
23 Asignar recursos para el producto piloto 1 día
24 Fabricación del producto de ensayo 45 días
25 Análisis del ensayo 15 días

79
Continúa ...
26 Fase 5. Comercialización
27 Fabricación y seguimiento del producto 45 días
28 Análisis de comercialización
29 Realizar pruebas internas del producto 15 días
30 Revisar los resultados de rendimiento de producción 10 días
31 Publicar revisión de comercialización
32 Determinar si el producto cumple las expectativas del cliente 20 días
33 Determinar si el producto mantiene su posición frente a la competencia 30 días
34 Evaluar las posibilidades de expandir el producto 15 días
Establecer Dependencias o Relaciones entre las Tareas
PARTE 1: Procedimientos generales para crear dependencias entre tareas
7. Crear dependencias o vínculos en la tabla de tareas

7.1. En la tabla de tareas seleccione primero seleccione la tarea predecesora y luego la sucesora (ver Figura 3).
Si las tareas están continuas simplemente arrastre desde la tarea predecesora, hasta la tarea sucesora.
Si las tareas están separadas, haga clic en la predecesora, mantenga pulsada la tecla Control, y a continuación
haga clic en la sucesora.
NOTA: el orden de la selección es importante para establecer la relación, la primera en seleccionarse es la
predecesora, y la segunda la sucesora
7.2. En la pestaña Tarea haga clic en Vincular tareas, ó, pulse las teclas Control + F2
8. Crear dependencias o vínculos en el Diagrama de Gantt

8.1. En el área del Diagrama de Gantt, arrastre desde el centro de la barra de la tarea predecesora, hasta la mitad de
la barra de la tarea sucesora, como si arrastrara la barra de la tarea predecesora sobre la tarea sucesora.
NOTA: observe que en la columna Predecesoras en la tabla de información de las tareas aparecerá el número de la fila de
las tarea que prela a otra, es decir, aparece el número de la tarea predecesora.
Tarea predecesora Relación

Tarea sucesora
Figura 3, Dependencia entre tareas
9. Eliminar la dependencia o vínculo entre tareas

9.1. Seleccione la tarea sucesora con el vínculo que desea eliminar
9.2. En pestaña Tarea haga clic en Desvincular tareas. Otra manera de eliminar la relación es borrando el número de
la tarea que la prela en la columna Predecesoras

80
PARTE 2: Indicando las relaciones entre tareas
10. Indique las siguientes relaciones entre las tareas y observe los cambios que se van realizando en su proyecto:
Fila Nombre de la tarea Predecesora

0 Proyecto Crear Producto
2 Identificar oportunidad de nuevo producto
3 Explicar la idea del nuevo producto 2
4 Punto de decisión - continuar o no con la investigación preliminar 3
5 Fase 2. Investigación preliminar 1
6 Asignar recursos a la investigación preliminar
7 Desarrollar un plan de investigación preliminar 6
8 Evaluar el mercado 6
10 Producir un producto a escala de laboratorio
11 Evaluar el producto interno 10
12 Fase 3. Desarrollo 5
13 Asignar recursos al plan de desarrollo
14 Evaluación del mercado 13
15 Reunir información sobre el mercado
16 Identificar un grupo de muestra de clientes y contactarlos
17 Realizar un análisis de la competencia 15;16
18 Evaluación técnica del producto 13
19 Establecer las características del producto
20 Producir el prototipo 19
21 Desarrollar el plan de pruebas para los clientes 20
22 Fase 4. Producto piloto 12
23 Asignar recursos para el producto piloto
24 Fabricación del producto de ensayo 23
25 Análisis del ensayo 24
26 Fase 5. Comercialización 22
27 Fabricación y seguimiento del producto
28 Análisis de comercialización 27
29 Realizar pruebas internas del producto
30 Revisar los resultados de rendimiento de producción
31 Publicar revisión de comercialización 27;28
32 Determinar si el producto cumple las expectativas del cliente
33 Determinar si el producto mantiene su posición frente a la competencia
34 Evaluar las posibilidades de expandir el producto

81
11. Guarde los avances realizados en la planificación de las tareas del proyecto (Control + G).
Aprendiendo más sobre planificación de las tareas ...
A continuación indicamos otros cambios que puede realizar en las tareas. Para no modificar el proyecto original, realice
estos cambios sobre UNA COPIA de ProyectoCrearProducto con el nuevo nombre TemporalProbandoTareas.mpp.
12. Cambiar la unidad de duración predeterminada, de día a otra opción

12.1. En Archivo  clic en Opciones  clic en ficha Programación
12.2. En el cuadro Mostrar duración en, seleccione la unidad de tiempo que desea.
13. Cambiar duraciones estimadas en duraciones confirmadas (eliminar el símbolo ?)

13.1. Seleccione todas las tareas con duración estimada que quiere modificar (las que tienen ?)
13.2. En Tarea  clic en Información
13.3. Desactive la casilla de verificación Estimada ubicada a la derecha del cuadro de texto Duración
14. Indicar la misma duración para varias tareas

14.1. Seleccione todas las tareas que tendrán la misma duración.
14.2. En Tarea  clic en Información
14.3. En el cuadro de texto Duración indique el tiempo y la unidad. Para el ejercicio indique 4d para las tareas.
15. Indicar duraciones transcurridas

15.1. Para indicar una duración transcurrida, en el campo duración de la tarea escriba una t después de la unidad de
duración, por ejemplo, 2dt (2 días transcurridos).
- Las duraciones transcurridas indican que la tarea se desarrolla continuamente y no depende de la jornada
laboral, resultan útiles para tareas que no pueden detenerse una vez iniciadas, por ejemplo “Secar pintura”.
- Se programan 24 horas al día, 7 días a la semana hasta que finalicen, es decir, siempre está considerado 24
horas (no las 8 horas comunes en la jornada diaria) y 7 días (no los 5 días comunes de la jornada semanal)
16. Tipos de dependencia entre tareas:

Dependencia entre tareas Descripción
Fin a comienzo (FC) La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la predecesora
Fin a fin (FF) La tarea sucesora no puede finalizar hasta que finalice la predecesora
Comienzo a La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la predecesora

comienzo (CC)
Comienzo a fin (CF) La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la predecesora. Es
un vínculo muy poco usado.

82
17. Cambiar el tipo de dependencia o vínculo entre tareas en el Diagrama de Gantt
17.1. Seleccione y establezca un vínculo entre dos tareas, ó, seleccione dos tareas que ya estén vinculadas.
17.2. Haga doble clic en la línea del vínculo de la tarea en el Diagrama de Gantt.
17.3. En el cuadro Dependencia entre tareas, ubique y seleccione en nuevo tipo de dependencia y clic en Aceptar
17.4. Observe los cambios en el tipo de relación, tanto en el diagrama de Gantt como en la columna Predecesoras.
17.5. Finalmente guarde los avances realizados en el proyecto (Control + G).

83
TALLER Nº 4
ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS
Se asignan recursos a las tareas cuando se desea:

 Llevar a cabo un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas, equipos o maquinarias.
 Programar tareas con mayor flexibilidad y distribuir las cargas de trabajo de los recursos entre aquéllos con
sobreasignación o infraasignación de trabajo.
Recursos de las tareas
Sin la información de los recursos, Microsoft Project calcula la programación Microsoft Project reconoce dos tipos de
basándose en la duración de las tareas, dependencias entre ellas y cualquier recursos: Recursos de trabajo y
delimitación de fechas. Cuando se asignan recursos, la programación de trabajo y Recursos de material o Recursos
la disponibilidad de recursos se agregan a la ecuación de programación. materiales.
 Recursos de trabajo: Personas y
ETAPA EN EL MAPA DEL PROYECTO:
equipamientos que realizan un trabajo
Dentro de las principales etapas de planificación estamos por realizar la para llevar a cabo una tarea.
Planificación de Recursos.
 Recursos materiales: Suministros u
Actividades de esta tarea:
otros elementos consumibles que se
– Crear una lista de recursos utilizan para completar las tareas de
– Cambiar la programación de trabajo de un recurso un proyecto.
– Asignar recursos a las tares Puede utilizar la Hoja de recursos de
– Comprobar y modificar asignaciones de recursos Microsoft Project para crear una lista
de las personas, equipamiento y
Pasos iniciales materiales que componen el equipo y
 Si es necesario abra el programa Project realizan las tareas del proyecto.
 Ubique en su carpeta de trabajo en Mis documentos el archivo de proyecto  Recursos costo: solo valor numérico
ProyectoCrearProducto.mmp y ábralo. para indicar costos directamente.
Crear una lista de recursos

1. En la barra de Vistas  clic en Hoja de recursos ..
2. Agregue los siguientes recursos al proyecto (observará que buena parte de la información del recurso la coloca Project
automáticamente):
Nombre del recurso Tipo Iniciales Grupo

1 Director proyecto Trabajo Dproy Planif Para el resto de las columnas
2 Asesor en mercadeo Trabajo Asemer Ases de la tabla Recursos, deje
3 Asesor jurídico Trabajo Asejur Ases los valores por defectos
4 Encuestador Trabajo Enc Prueba utilizados por Project
5 Ingeniero de fabricación Trabajo Ingfab Ing
6 Técnico en procesos Trabajo Tecproc Ing en la próxima página se indica el
7 Asesor financiero Trabajo Asefin Ases significado de las columnas de la tabla
8 Clientes Trabajo Cli Prueba

84
3. Guarde los avances realizados en el proyecto (Control+G)
Cambiar la programación de trabajo de un recurso
Significado de los campos en la tabla Entrada de Recursos

 Nombre: nombre asignado al recurso. Cuando la fila de un recurso se muestra en rojo y en negrita, indica que el
recurso está sobreasignado (más adelante se explica cómo resolverlo).
 Tipo: tipo de recurso, de trabajo los que realizan tareas del proyecto o material, en el caso de suministros.
 Etiqueta de material: se utiliza sólo para los recursos materiales e indica su unidad de medida, por ejemplo, m2 o litros.
 Grupos: nombre del grupo al cual pertenece el recurso.
 Capacidad máxima: número de unidades de recurso disponibles del mismo en forma de porcentaje. Por ejemplo,
escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un recurso determinado.
 Costo por uso: Tarifa fija por el uso de un recurso. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez
que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso sólo se acumula una vez cuando se asigna,
independientemente de las unidades.
 Tasas: Pago que se realiza por un recurso en una unidad de tiempo, por ejemplo, por hora
 Acumular y Método de acumulación: Determina cuándo se ha contraído el costo de un recurso y cuándo se han
cargado los costos reales a un proyecto. Los costos se pueden contraer o acumular al comienzo, al fin de una tarea o
bien prorratearlos durante el desarrollo de la misma.
Los recursos usan por omisión el calendario Estándar del proyecto, pero pueden crearse calendarios específicos para los
recursos que trabajan en horarios diferentes al general o cuando hay que reflejar para ellos períodos de inactividad.
A continuación se explica como crear y asignar un calendario a un recurso.
4. OPCIÓN 1. Cambiar el calendario para un recurso en particular: calendario del Encuestador

4.1. En la Hoja de recursos y seleccione el recurso cuya programación desee cambiar, en este caso el Encuestador.
4.2. En Información del recurso, clic cambiar calendario laboral.
4.3. Indique el horario de trabajo del recurso. Para el ejercicio, cambie el calendario del Encuestador para que
trabaje sólo los fines de semana entre 09:00 a.m. y 05:00 p.m. Para ello, primero habilite los sábados y domingos
como laborales entre 9am y 5pm y luego selecciones de lunes a viernes y colóquelos como no laborales.
4.4. Haga clic en Aceptar.
5. OPCIÓN 2. Crear un calendario y asignarlo a varios recursos: crear calendario para los Asesores
5.1. En la pestaña Proyecto, haga clic en Cambiar tiempo de trabajo
5.2. A partir del calendario CalCrearProducto cree un nuevo calendario con el nombre CalAsesores con jornada
laboral de Lunes a Viernes entre 1pm y 5pm
5.4. Utilizando la columna Calendario de la tabla Recursos, asigne el calendario CalAsesores a los recursos Asesor
jurídico y Asesor financiero.
5.5. Para el resto de los recursos asigne el calendario general del proyecto CalCrearProducto.
Asignar recursos a las tareas

Cuando se asocia un recurso a una tarea se crea una asignación. Se puede asignar uno o más recursos a una tarea y
también especificar las unidades de capacidad en que el recurso trabajará en ella.

85
6. Para ASIGNAR RECURSOS a las tareas:
6.1. En la barra de Vistas seleccione Uso de tareas.
6.2. Seleccione la tarea(s) a la cual quiere asociar el recurso(s)
6.3. En la pestaña Recurso  clic en botón Asignar recursos.
6.4. En la ventana Asignar recursos, haga clic en el recurso que desee asignar a la tarea y luego clic en Asignar.
Tome en cuenta lo siguiente:
– Para asignar varios recursos, mantenga presionado Control y haga clic en el nombre de cada recurso.
– Para asignar un recurso a capacidad parcial escriba un porcentaje inferior a 100% en la columna Unidades;
para asignar más del 100% de la capacidad (por ejemplo asignar 2 encuestadores a una tarea), escriba o
seleccione un porcentaje mayor al 100% en la columna Unidades.
– Puede agregar nuevos recursos al proyecto, escribiendo el nuevo recurso en la columna Nombre.
– Observe que los recursos asignados muestran el símbolo  y son movidos al inicio de la tabla.
– No es necesario cerrar esta ventana para seleccionar otra tarea(s) y asignarle sus recursos.
– Para eliminar la asignación de un recurso de una tarea, seleccione el recurso y haga clic en Quitar.
6.5. Cuando termine de asignar los recursos cierre la ventana Asignar Recursos
7. Asigne recursos a algunas de las tareas del proyecto según los ejemplos que observa en la siguiente tabla:
Ases. Fin.
Téc. Proc
Ases. Jur
Encuest.
Mercad.
Ing. Fab
Clientes
Director
Ases.
Tareas Recursos
1. Fase 1. Análisis del nuevo producto

2. Identificar oportunidad de nuevo producto X X X
3. Explicar la idea del nuevo producto X
4. Punto de decisión - continuar o no con la ... X X X X
5. Fase 2. Investigación preliminar
6. Asignar recursos a la investigación preliminar X X
7. Desarrollar un plan de investigación preliminar X X X
8. Evaluar el mercado X X
9. Análisis de viabilidad técnica
10. Producir un producto a escala de laboratorio X X
11. Evaluar el producto interno X X X
12. Fase 3. Desarrollo
14. Evaluación del mercado
15. Reunir información sobre el mercado X X X
16. Identificar un grupo muestra de clientes ... X
18. Evaluación técnica del producto
20. Producir el prototipo X X
21. Desarrollar el plan de pruebas para clientes X X
22. Fase 4. Producto piloto
24. Fabricación del producto de ensayo X X
27. Fabricación y seguimiento del producto X X X
31. Publicar revisión de comercialización
32. Determinar si el producto cumple expect. cliente X X
33. Determinar si el producto mantiene su posición X
34. Evaluar las posibilidades de expandir el producto X X X X

86
Vía Rápida para … Indicar los recursos, asignarlos o reemplazarlos
 Las vistas Diagrama de Gantt, Uso de Tareas y Uso de recursos, le permiten asignar recursos o ver los recursos
utilizados por las tareas.
 Para agregar nuevos recursos al proyecto, seleccione Hoja de Recursos e indique el nombre del recurso y sus
características.
 Puede reemplazar un recurso por otro. Seleccione la tarea cuyo recurso desee reemplazar. En el cuadro de diálogo
Asignar recursos, seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar. Seleccione uno o más recursos para
asignarlos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
 También puede utilizar el panel lateral Asignar recursos para asignar recursos rápidamente. En la barra de
herramientas Guía de proyectos, haga clic en Recursos y después en Asignar personas y equipamiento a tareas.
A continuación, siga las instrucciones que aparecen en el panel lateral.
Comprobar y modificar asignaciones de recursos

La vista Uso de recursos muestra información de los recursos del Conceptos Elementales …
proyecto, las tareas asignadas a cada uno, las horas de trabajo que  Sobreasignación: El resultado de asignar
tienen programadas y cuáles recursos están sobreasignados más tareas a un recurso de las que puede
(destacados en rojo y negritas). realizar en el período laborable disponible.
8. Para Comprobar y modificar asignaciones de recursos: Microsoft Project determina los recursos que
8.1. En Uso de recursos. están sobreasignados en función de los
valores de trabajo y de duración de las tareas
8.2. Para cambiar una tarea de un recurso a otro, seleccione
asignadas, del número máximo de unidades
toda la fila de la tarea, sitúe el puntero sobre el campo
disponibles del recurso y del calendario
de identificación (la columna que aparece más a la
utilizado por el recurso.
izquierda) y arrastre la tarea a su nueva ubicación, la
cual puede ser otro recurso o la sección Sin asignar
ubicada al inicio de la tabla.
9. Para el ejercicio:
9.1. Muestre el identificador EDT de cada tarea insertando a la tabla la columna EDT , para ello:
9.1.1. Haga con el botón derecho en el título del campo situado a la derecha de donde desee insertar la
columna.
9.1.2. En la pestaña que se despliega seleccione Insertar columna.
9.1.3. En el cuadro Nombre de campo, ubique y haga clic en EDT.
9.1.4. Haga clic en Aceptar.
9.2. Compruebe en la sección Sin asignar si hay tareas pendientes por la asignación de recursos ¿cuáles son los
Id de estas tareas?
_______________________________________________________________________________________
9.3. Asigne al recurso Asesor financiero las tareas Asignar recursos al plan de desarrollo (13) y Asignar recursos
para producto piloto (23)
Resolviendo la sobreasignación de recursos

9.4. Compruebe la asignación de los recursos e identifique los sobreasignados (destacados en rojo y negritas).
¿Cuáles son los recursos sobreasignados y cuántas horas de trabajo tienen actualmente?
________________________________________ _______________________________________

87
OPCIÓN 1: RESOLVIENDO LA SOBREASIGNACIÓN MANUALMENTE:
9.5. Modifique manualmente la planificación de las tareas y la asignación de recursos para disminuir en lo posible
la sobreasignación, para modificarla considere las siguientes estrategias:
1. En la vista Uso de tareas agregue la columna Unidades de Asignación y disminuya el porcentaje de
asignación de un recurso a una tarea.
2. Revise la duración de las actividades del recurso sobrecargado y disminúyala de ser posible (menos
duración de una actividad representa menos tiempo que el recurso estará ocupado en ella)
3. Disminuya las tareas asociadas al recurso, verificando si algunas de ellas pueden ser asignadas a otro.
4. En la vista Hoja de Recursos (menú Ver  Hoja de aumente el porcentaje de capacidad máxima del
recurso. A mayor capacidad, mayor cantidad de unidades de ese recurso trabajando en las tareas.
5. Divida las actividades de menos prioridad a fin de distribuirlas en varios días para que no coincidan
sobrecargando el producto.
6. Verifique si hay actividades en paralelo para el recurso sobreasignado y compruebe si las fechas de inicio de
esas actividades pueden ser cambiadas para evitar que coincidan con otras de mayor prioridad.
OPCIÓN 2: RESOLVIENDO LA SOBREASIGNACIÓN MEDIANTE LA REDISTRIBUCIÓN AUTOMÁTICA DE PROJECT:

Project puede disminuir la sobreasignación de recursos mediante la opción Redistribución automática. Para ello:
 Puede utilizar la función de redistribución de Microsoft Project para aliviar las sobreasignaciones de recursos. Mediante
la redistribución se realiza una nueva programación dividiendo tareas y agregando un retraso a las tareas hasta
que los recursos asignados a esas tareas dejen de estar sobrecargados.
 Antes de redistribuir las tareas, debe indicar si establecerá o no prioridad entre ellas. Project puede redistribuir las tareas
considerando o no prioridad entre ellas.
La Prioridad es un indicador de la importancia y disponibilidad de una tarea cuando la redistribución resuelva los
conflictos y sobreasignaciones de recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas.
Las tareas con la prioridad más baja se retrasan o dividen en primer lugar.
Paso 1. Indicar prioridad en las tareas

9.6. Agregue una columna a la tabla del Diagrama de Gantt donde se muestren el campo Prioridad.
9.7. Seleccione en el Diagrama de Gantt la tarea cuya prioridad necesita cambiar.
9.8. En el campo Prioridad, escriba o seleccione la nueva prioridad.
9.9. Guarde los cambios realizados en el proyecto (Control + G).
Paso 2. Redistribución del plan con la configuración predeterminada:

9.10. Cambie de la tabla Diagrama de Gantt a la tabla Uso de recursos.
9.11. En la tabla Uso de recursos seleccione los recursos sobreasignados.
9.12. En Recurso, elija Redistribuir recursos, seleccione los recursos a redistribuir
9.13. Haga clic en Redistribuir ahora.
9.14. Observe la redistribución en el Diagrama de Gantt y en las horas de trabajo ¿Qué cambios observa?
9.15. Guarde los cambios realizados en el proyecto (Control + G)

88
TALLER Nº 5
INTRODUCIR COSTOS Y CALCULAR PRESUPUESTOS DEL PROYECTO
Se asignan costos en el proyecto cuando se desea:

 Contabilizar los gastos de cada tarea y los costos del proyecto
 Especificar los costos asociados a los recursos y costos asociados a las tareas
 Comprobar el costo del proyecto y verificar si se ajusta al presupuesto estimado

Dentro de las principales etapas de planificación estamos por realizar la Planificación de Costos.
Actividades de esta tarea:
– Asignar costos a los recursos, tanto costos estándar como costos para horas extra
– Establecer costos fijos a las tareas
– Acumular costos
– Ver el costo de los recursos
Conceptos Elementales …
– Comprobar el costo del proyecto completo
 Horas Extras (Tasa de horas extra): Cantidad
de trabajo en una asignación programada fuera
Pasos iniciales de las horas laborables normales del recurso
 Si es necesario abra el programa Project asignado y que se cargan en la tasa de horas
 Ubique y abra el archivo ProyectoCrearProducto.mmp extra del recurso.
El trabajo de horas extra no es trabajo
adicional para la asignación, sino que indica la
1. Asignar costos a los recursos
cantidad de trabajo de la asignación que se ha
Para los recursos del proyecto se asignaran los costos que especificado como trabajo de horas extra.
observará en la Tabla 1. Costos de Recursos (próxima página),
utilizando el siguiente procedimiento:  Costo por Uso: Tarifa fija por el uso de un
recurso. Esta tarifa se puede aplicar en lugar de,
1.1. En la Hoja de recursos. o además de, un costo variable o por horas de un
1.2. Seleccione la fila del recurso al cual quiere asignar el costo. recurso.
1.3. Ubique y haga clic en el botón Información del recurso de Para los recursos de trabajo, el costo por uso se
la pestaña Recurso, ó, haga clic con el botón derecho y acumula cada vez que se utiliza el recurso.
seleccione en la pestaña contextual la opción Información Para los recursos materiales, el costo por uso
del recurso. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del sólo se acumula una vez cuando se asigna,
recurso. independientemente de las unidades.
1.4. Haga clic en la ficha Costos del cuadro de diálogo.
1.5. Escriba las tasas de costo/hora del recurso en los campos Tasa estándar, Tasa horas extra o Costo/Uso
según aplique ya que no siempre es necesario indicar los tres tipos de costos para un recurso.
NOTA: Para un recurso material, en el campo Etiqueta de material, escriba una unidad de medida para el
recurso material (como tonelada) y en los campos Tasa estándar o Costo/Uso, escriba una tasa.
1.6. Para indicar un cambio en los costos después de cierto tiempo, haga clic en el siguiente campo en blanco
para Fecha efectiva, escriba o seleccione la fecha a partir de la cual cambiarán los costos y escriba los

89
cambios de costo en los campos Tasa estándar, Tasa horas extra o Costo/Uso según aplique al
recurso.
NOTA: los cambios en las tasas de costos pueden indicarse con un valor o como un porcentaje (-10%,
15%). Si usa un porcentaje, Project calculará inmediatamente la nueva tasa y la escribirá en el campo
correspondiente.
1.7. Una vez indicado las tasas para el recurso haga clic en el botón Aceptar.
1.8. De ser necesario, seleccione otros recursos, asígneles sus costos y finalmente guarde los avances
(Control+G)
Tabla 1. Tasas de Costos de los Recursos

Recurso Fecha efectiva Tasa estándar Tasa horas Costo / Uso
extras
Dirección proyecto 45 50
Asesor en mercadeo 60 70
01-01-09 80 90
Asesor jurídico 80
01-01-09 90 15
Encuestador 25 30
01-12-08 30 35
Ingeniero de fabricación 30
01-11-08 5%
15-12-08 4%
Técnico en procesos 20
Asesor financiero 2.500
Cliente 200
1.9. Asignación de nuevos recursos. Agregue en la vista Hoja de recursos los siguientes recursos al proyecto:
Recurso Costo / Uso Recurso Costo / Uso
Equipo proyección 450 Salón de Conferencias 800
( tipo: Material, inicial: Pry ) ( tipo: Material, inicial: Sa )
1.10. Utilizando lo visto en el taller 4, asigne los nuevos recursos a las siguientes tareas:
- Asigne el Equipo proyección a las tareas: 3, 8 y 11
- Asigne el Salón conferencias a: 2, 3, 15 y 34
2. Cambiar la unidad de moneda

Puede configurar el símbolo de moneda, la ubicación del símbolo respecto al número y el número de dígitos
después del punto decimal. Para ello:
2.1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y a continuación haga clic en Mostrar.
2.2. Escriba o seleccione las opciones deseadas en los campos Opciones de moneda. Para el ejercicio
aplique las siguientes opciones:
- Símbolo: BsF. - Posición: antes del costo - Decimales: 0
2.3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios al plan del proyecto.

90
3. Establecer varias tablas de costos para un recurso
Un recurso puede tener tasas de costos que varían en el tiempo (explicado en el ejercicio 1) o tasas de costos
diferentes según el tipo de trabajo donde se utiliza, por ejemplo, un costo si se alquila un recurso en el lugar
donde se está desarrollando el proyecto, y otro costo, si el recurso debe trasladarse o alquilarse en otro sitio.
Para indicar tablas de costos distintos para un recurso aplique el siguiente procedimiento:
3.1. En la Hoja de recursos.
3.2. Ubíquese en la fila del recurso al cual quiere asignar el costo.
3.3. Ubique y haga clic en el botón Información del recurso, ó, haga clic con el botón derecho y seleccione en
la pestaña contextual la opción Información del recurso. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del
recurso.
3.4. Haga clic en la ficha Costos del cuadro de diálogo.
En la ficha A (Predet.) se indican las tasas de costos usadas por omisión en el plan del proyecto
3.5. Para utilizar otros costos, escriba los mismos en las fichas B, C, D o E.
3.6. Escriba las tasas de costo/hora del recurso en los campos Tasa estándar, Tasa horas extra o Costo/Uso
según aplique al recurso (no siempre es necesario indicar los tres tipos de costos).
Para el ejercicio, asigne los costos que se muestran en la Tabla 3.
3.7. Una vez indicado las tasas para el recurso haga clic en el botón Aceptar.
Tabla 3. Variación en Costos de Recursos (tabla B)
Recurso Costo / Uso Recurso Costo / Uso
Equipo proyección 475 Salón de Conferencias 720
3.8. De ser necesario seleccione un nuevo recurso y asigne sus tasas/hora de costos.
3.9. Una vez completada la información de costos de los recursos, guarde los cambios realizados en el
proyecto
Para asignar recursos con nuevo costo a tareas:

3.10. En la vista Uso de tareas, para cambiar a una vista de asignaciones.
3.11. Ubique la tarea a la cual asignó el recurso, luego haga clic en el recurso al cual quiere aplicar otra tabla
de costos. Para el ejercicio, aplicaremos la tabla B de costos a los siguientes recursos:
- Recurso Equipo proyección: tabla B para la tarea 11
- Recurso Salón conferencias: tabla B para las tareas 3 y 15
3.12. Haga doble clic, o clic Información de la asignación en la lista del clic derecho.
3.13. En el cuadro de diálogo Información de la asignación, haga clic en la ficha General.
3.14. En la lista Tabla de tasas de costo, haga clic en la tabla que desea aplicar a esta asignación.
3.15. Haga clic en Aceptar para aplicar cambios. Puede seleccionar otros recursos y asignarles otras tablas de
costos.
4. Establecer costos fijos a las tareas

La mayoría de los costos de un proyecto se asocian con recursos. No obstante, algunos costos se asocian con
tareas, por ejemplo, los gastos de viaje o de impresión. Dichos costos son costos fijos de las tareas y pueden
ser asociados utilizando el siguiente procedimiento:
4.1. En la vista Diagrama de Gantt. (o Uso de tareas, Hoja de tareas)
4.2. En Vista / Tablas haga clic en Costo.
4.3. Escriba el Costo fijo de cada tarea utilizando los costos indicados en la Tabla 2. Costos Fijos Tareas.

91
4.4. Presione la tecla Enter para terminar las asignación del costo
4.5. De ser necesario seleccione una nueva tarea y asigne su costo fijo.
4.6. Una vez completada la información de costos de las tareas, guarde los cambios realizados (Control+G)
Tabla 2. Costos Fijos Tareas
Tarea Costo fijo Tarea Costo fijo
3. Explicar la idea del nuevo 250 21. Desarrollar plan de pruebas para los 1.200
producto clientes
5. Opción para Acumular costos

Los costos de recursos se acumulan en forma “prorrateada” por omisión, distribuyéndose a lo largo de la
duración de la tarea. Sin embargo, puede cambiar el método de acumulación para que los costos de recursos
tengan efecto al comienzo o al final de la tarea. Para ello:
5.1. En Hoja de recursos.
5.2. En Vista / Tablas haga clic en Entrada.
5.3. En el campo Acumular, haga clic en el método de acumulación que desee utilizar (Comienzo, Prorrateo,
Fin).
Para el ejercicio, indique la opción de acumulación del Salón para conferencias al comienzo y del
Equipo de proyección al final.
6. Ver el costo de los Recursos

Una vez asignadas las tasas a los recursos o los costos fijos a las tareas, puede revisar el costo total de estas
asignaciones. Si el costo total de un recurso o una tarea sobrepasa el presupuesto, puede examinar los costos
de cada tarea individual y las asignaciones de cada recurso individual para ver dónde pueden reducirse costos.
6.1. Para ver costos de recursos, en Vista / Tablas, haga clic en Costos.
7. Ver el costo de las tareas

Puede ver los costos de las tareas para saber cuanto cuesta realizar cada una. Este costo es la suma de todos
los costos de recursos asignados a la tarea, más los costos fijos adicionales.
Para ver los costos totales de las tareas:

7.1. Abra el Diagrama de Gantt u otra tabla con información de las tareas.
7.2. En Vista / Tablas / Costo. En el campo Costo total puede ver el costo de cada tarea.
Para ver los costos en el informe Presupuesto:

7.3. En la pestaña Proyecto, haga clic en Informes.
7.4. Haga doble clic en Costos.
7.5. Haga doble clic en Presupuesto para ver el informe con los campos asociados a los costos de cada tarea.
7.6. Si necesita imprimir el informe, haga clic en el botón Imprimir en la barra parte superior del informe.
7.7. Para salir del informe, hagaen alguna de las otras pestañas.

92
8. Ver el costo del proyecto completo
Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si se ajustan al
presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.
Opción 1: Usando el Diagrama de Gantt:

8.1. Use la vista Diagrama de Gantt.
8.2. Observe que en la tarea resumen del proyecto (tarea 0) se muestra el costo del proyecto en el campo
Costo total
Opción 2: Usando la Información del proyecto:

8.3. En la pestaña Proyecto, haga clic en Información del proyecto y luego en el botón Estadísticas.
8.4. En la columna Costo de la ficha observará los distintos costos asociados al proyecto.
8.5. Guarde los cambios realizados en el proyecto (Control + G)

93
TALLER Nº 6
GUARDAR LÍNEAS DE BASE
Se guarda una línea de base del proyecto, cuando se desea mantener la información del proyecto para un momento dado
de su desarrollo. La información de la línea de base es guardada en campos cuyo nombre tiene la terminación “prevista”,
entre otros, Costro previsto, Duración prevista, Comienzo previsto, Finalización prevista, Trabajo previsto.
Una línea de base consiste en las estimaciones de las tareas originales, los recursos, las asignaciones y los costos
introducidos en el plan del proyecto.

Vamos a realizar tareas asociadas al Seguimiento del progreso del proyecto y el Control de cambios, principalmente
guardar la información del plan original mediante una o varias líneas de base, guardar información de variaciones realizadas
al plan original, revisar la información de estos planes y eventualmente eliminarla.
Pasos iniciales
 Si es necesario abra el programa Project
 Ubique en Mis documentos el archivo de proyecto ProyectoCrearProducto.mmp y ábralo.
1. Guardar una línea de base
Para guardar el primer conjunto de información de línea base para el plan del proyecto, siga estos pasos:
1.1. En Proyecto / Establecer línea de base haga clic en Establecer línea de base
1.2. Asegúrese de que la opción Guardar línea de base está activada.
1.3. En la opción Guardar línea de base, asegúrese de que se ha seleccionado Línea de base.
1.4. En Para, active la opción Proyecto completo.
1.6. Guarde los cambios en el proyecto (Control+G).
2. Revisar la información de la línea de base
Después de guardar la información de línea de base, puede revisarla a través de la vista de Gantt o utilizando la hoja
de tareas. Inicialmente la información prevista (la guardada en la línea de base) es idéntica a la información
programada. Cuando usted o su equipo comience a completar trabajo del proyecto, las dos podrían divergir, y el interés
se centrará en analizar esta divergencia mientras el proyecto avanza, se supervisa y controla.
Para revisar la información de la línea de base puede utilizar los siguientes métodos:
2.1. Aplicar la vista de Gantt de seguimiento:
2.1.1. En la barra de vistas clic a Gantt de seguimiento.
Esta vista muestra las barras de Gantt de línea de base bajo las barras de Gantt programadas.

94
2.2. Aplicar la tabla Línea de base a una hoja de tareas:
2.2.1. En la pestaña Vista, haga clic en Tabla, y luego haga clic en Más tablas.
2.2.2. En el cuadro de diálogo Más tablas, haga clic en Línea de base.
2.2.3. Haga clic en el botón Aplicar.
3. Actualizar el progreso de las tareas y compararlas con la línea de base
Para poder apreciar comparaciones entre el avance real del proyecto y la planificación original guardada en la línea de
base, debe ir suministrando información sobre las tareas, recursos, costos, duraciones, porcentaje de trabajo
completado, fechas de inicio o fechas de finalización reales en la medida en que progresa el proyecto.
3.1. Para actualizar la información de progreso del proyecto, utilice el siguiente procedimiento:
3.1.1. En la pestaña Vista, haga clic en Tabla, y luego haga clic en Seguimiento.
3.1.2. En los campos de la tabla del diagrama de Gantt de seguimiento indique como progresa el proyecto
suministrando los valores reales de los campos según la información de que usted dispone. No es
necesario suministrar información de todos los campos, ya que algunos se calculan automáticamente en
función de las variaciones en otros campos.
Modifique en la tabla la información de los siguientes campos de las tareas:
Tabla 1. Progreso de las tareas

Tarea Duración real %
completado
3. Explicar la idea del nuevo producto … 3 días
8. Evaluar mercado 8 días
15. Reunir información del mercado 12 días
17. Realizar un análisis de la comp. 50%
20. Producir el prototipo 30 días
3.2. Para observar las variaciones en el proyecto:

3.2.1. En la pestaña Vista, haga clic en Gantt de seguimiento.
Observe que se muestran las barras de Gantt de línea de base bajo las barras de Gantt programadas, además del
porcentaje de desarrollo de la tarea.
4. Agregar campos de línea de base a una tabla existente
Este procedimiento le permite agregar un campo de línea de base (campo previsto/a) a una tabla a fin de poder
observar las variaciones. Para ello:
4.1. Seleccione en la tabla la columna que quedará después de la columna a insertar (en otras palabras, la nueva
columna quedará a la izquierda de la seleccionada)
4.2. En la pestaña Insertar, haga clic en Columna.
4.3. En el campo Nombre del campo, busque y haga clic en el campo de línea de base que quiere agregar. Los
campos están ordenados alfabéticamente y los correspondientes a la línea de base acaban con la palabra
“previsto/a”.
4.4. Observe que se agrega la columna a la tabla
Para eliminar la columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y pulse la tecla Suprimir (Del)

95
5. Guardar más de una línea de base
En ocasiones, es posible que lleve un seguimiento del proyecto durante un período de tiempo y luego ocurra un gran
cambio. En estos casos la línea de base original podría no seguir siendo una herramienta conveniente, y para no
reemplazarla por completo, es preferible utilizar otra línea base más
actualizada. Vía Rápida para …
Con Project 2002 puede guardar hasta 11 líneas de base diferentes
utilizando el siguiente procedimiento: Borrar una línea de base o
5.1. En Proyecto / Establecer línea de base haga clic en Establecer planes provisionales
línea de base Puede borrar campos de línea de base y
5.2. Asegúrese de que la opción Guardar línea de base está activada. planes provisionales de la siguiente manera:
5.3. En la opción Establecer línea de base, seleccione Línea de
1. En el menú Herramientas, haga clic
base 1, Línea de base 2 o las siguiente disponible.
en Seguimientos y luego en Borrar
5.4. En Para, active la opción Proyecto completo.
línea de base.
5.6. Guarde los cambios en el proyecto (Control+G). 2. Active la opción Borrar plan previsto
ó la opción Borrar plan provisional.
3. En el campo correspondiente haga clic
NOTA: Sí una línea de base tiene una fecha al final de su nombre
en el nombre del grupo de campos
que muestra la ultima vez en que se guardó, indica que hay
que desea borrar, por ejemplo, Línea
información guardada en esa línea base.
de base 1 o Comienzo2/Fin2.
Si selecciona una de las que tienen fecha) SOBREESCRIBIRÁ la
4. En Para, active la opción Proyecto
información de la línea base anterior.
completo o Tareas seleccionadas.
5. Haga clic en Aceptar.
Se borrarán los campos seleccionados
6. Guarde los cambios en el proyecto
6. Ver las línea de base gráficamente (Control+G).
A continuación se indican dos opciones para ver en el diagrama de Gantt las líneas de base de proyecto.
6.1. Opción 1: Gantt de Seguimiento
En la pestaña Ver haga clic en Gantt de seguimiento, para ver la comparación entre el proyecto actual (barras
azules o barras superiores) y el proyecto previsto (barras grises o barras inferiores). El proyecto o plan previsto es
el que se guarda al crear la primera línea de base
1.7. Opción 2: Líneas de Base
En la pestaña Vista  clic en Tablas  clic en Más tablas  clic en Líneas de Base.

96
TALLER Nº 7
Ejercicio de Consolidación 1 - Proyecto Construcción de Vivienda
OBJETIVO DEL PROYECTO:

Establecer una Planificación de actividades, uso de recursos, asignación, tiempos y costos para un proyecto relacionado
con la construcción de una vivienda. Se desarrollaran tareas asociadas a las 3 etapas del mapa de proyecto a saber la
Generación del Plan, la Administración y Seguimiento y la Distribución de la información. Específicamente realizarán las
tareas de:
– Programación del proyecto y definición calendarios
– Definición de tareas
– Definición de recursos
– Asignación de recursos a actividades
– Planificación de costos
– Ajustes en calendarios, en asignación de actividades y recursos y ajustes en costos asociados a recursos o a tareas
– Creación de líneas guía que permitan analizar variaciones en el plan de proyecto
– Preparación de gráficos e informes impresos sobre el proyecto
PRODUCTO FINAL: Se creará una Planificación del Proyecto (Project Planning) para la construcción de
viviendas residenciales.
1. Pasos iniciales
1.1. Si es necesario abra el programa Project
1.2. Guarde un proyecto nuevo en blanco con el nombre Proyecto–ConstruccionVivienda.mpp
1.3. Tenga a disposición el manual y talleres del curso a fin de utilizarlos como guía en estos ejercicios de repaso
2. Programación del Proyecto

2.1. Configure la programación del plan del proyecto a partir de la fecha de comienzo. Considere como fecha de inicio de
este proyecto el primer lunes del próximo mes
2.2. Seleccione como calendario base de Project para este ejercicio el calendario Estándar.
2.3. Modifique el calendario Estándar a fin de trabajar con jornadas laborales de Lunes a Viernes de 7:30am a 12m y de
1:00pm a 4pm
2.4. Cree un calendario adicional con las siguientes características:
 Nombre LunesaSabado: Lunes a Viernes, de 9am a 1m y 2pm a 6pm; Sábados de 8am a 2pm
2.5. Indique los días feriados nacionales como no disponibles para el proyecto y un período de vacaciones entre el 20 de
diciembre al 03 de Enero del año siguiente.
2.6. Mantenga como calendario base del proyecto al Estándar pero realice en la pestaña Herramientas – Opciones –
ficha Calendario, el ajuste de la hora de inicio, de fin y duración de la jornada laboral.
3. Indicar tareas, sus duraciones y organización

3.1. Agregar una tarea de resumen para el proyecto llamada Vivienda unifamiliar de 140 metros cuadrados

97
3.2. Agregue las tareas del proyecto y sus duraciones, además de organizarlas según observa a continuación:
1. Preparativos generales 35. Armarios 1er piso

2. Concretar planes con propietario y arquitecto - 36. Instalar armarios de la cocina – 2d
20días 37. Instalar armarios baño principal - 1d
3. Firma del contrato – 1d
4. Solicitar permisos
38. Armarios 2do piso
5. De excavación de cimientos - 1d
39. Instalar armarios baño principal – 1d
6. De construcción – 1d
40. Instalar armarios baño invitados - 2d
7. De instalación eléctrica – 1d
8. Otros permisos diversos – 1d
41. Acabado de la instalación eléctrica
42. Conectar circuitos 1er piso al panel de control – 1d
9. Trabajos sobre el terreno
43. Conectar circuitos 2do piso al panel de control – 1d
10. Limpiar y desbrozar el solar – 1d
11. Instalar energía eléctrica temporal – 1d
12. Preparar las instalaciones subterráneas – 1d 44. Acabado del aire acondicionado y la calefacción
45. Acabado aire acond. y calefacción 1er piso – 2d
46. Acabado aire acond. y calefacción 2do piso – 2d
13. Cimientos
14. Excavar cimientos – 3d
15. Verter hormigón cimientos y muros sótano - 12d 47. Accesos
16. Impermeabilizar muros del sótano - 2d 48. Verter hormigón en acceso delantero y aceras – 2d
17. Rellenar cimientos – 2d 49. Verter hormigón en acceso estacionamiento – 1d
50. Instalar baldosas accesos - 4d
18. Levantar estructura
19. Instalar viguetas 1er piso – 8d 51. Trabajos Jardinería
20. Colocar puntales 1er piso – 5d 52. Instalar cerca en el patio trasero - 2d
21. Colocar el armazón de tabiques 1er piso – 5d 53. Abonar la tierra y plantar en patio delantero - 2d
54. Abonar tierra y plantar en patio trasero – 3d
22. Trabajos Exteriores
23. Completar revestimiento exterior de ladrillos -16d 55. Aceptación final
24. Completar fachadas exteriores – 3d 56. Inspección para obtener certificado habitabilidad -
1d
57. Ajustes finales
25. Empotrar instalaciones y finalizar vertido de hormigón
58. Limpieza general para entrar a vivir – 4d
26. Empotrar fontanería – 5d
59. Realizar inspección visual final – 1d
27. Realizar inspección de fontanería empotrada -1d
60. Solucionar lista de deficiencias - 10d
28. Verter hormigón para el suelo del sótano – 11d
29. Trabajos Interiores
30. Pintura y papel pintado

31. Preparar superficies para pintura – 3d
32. Aplicar texturas excepto a la entrada 1er piso – 2d
33. Pintar todo excepto entrada 1er piso – 3d
34. Colocar papel pintado entrada y cocina 1er piso - 1d
3.3. Indique para las siguientes tareas que los trabajos realizados en ellas no pueden detener una vez iniciados, es decir,
que deben considerar duración transcurrida (dt, taller 3 pág 61) :
 Verter hormigón cimientos y muros sótano (15)  Impermeabilizar muros del sótano (16)

98
 Rellenar cimientos (17)  Verter hormigón para suelo del sótano (28)
 Verter hormigón en acceso delantero y las aceras (48)  Verter hormigón en acceso estacionamiento (49)
3.4. Guarde continuamente los cambios en el proyecto (Control+G, ó, botón Guardar de la barra de herram. Estándar)
3.5. Organice los grupos de tareas de manera que:
 El grupo Empotrar instalaciones… sea parte del grupo Trabajos exteriores
 Organice las tareas de manera que los grupos Pintura y papel pintado, Armarios, Acabado de instalación
eléctrica y Acabado de aire acondicionado, sean parte de un nuevo grupo Trabajos interiores
 El grupo Trabajos Jardinería, esté al mismo nivel que los grupos Trabajos exteriores y Trabajos interiores
4. Relaciones o dependencias entre tareas

4.1. Trabajando en la vista Diagrama de Gantt indique las siguientes Dependencias entre las tareas:
Tarea Predecesora Tarea Predecesora

3 2 FC (final a comienzo) 22 18
FC tipo de dependencia por omisión 27 26
4 3 28 27
grupo Trabajo iniciar después del grupo Solicitar
sobre el terreno Permisos (4) 32 a la 34 Cada tarea tiene como predecesora a la
(9) tarea anterior
10 40 39, comenzando ambas juntas
11 y 12 después del grupo Trabajo sobre el 43 42
grupo Cimientos terreno (9) 49 48 comenzando ambas a la vez
(13) 14, comenzando ambas al mismo 48 y 49
50
tiempo con 1 día de posposición Puede comenzar luego de que terminen los
51
15 15 grupos Trabajos interiores y Trabajos
16 exteriores
16 13 55 Puede comenzar luego de que termine el
17 grupo Trabajos Jardinería
18
4.2. Guarde los cambios en el proyecto (Control+G, ó, botón Guardar de la barra de herramientas Estándar)
5. Indicar recursos y costos, asignación de recursos a tareas
5.1. Utilizando la vista Hoja de recursos agregue al proyecto los recursos indicados en la figura de la próxima página.
5.2. Para los costos de los recursos de las siguientes empresas auxiliares indique aumentos a partir del 3er mes del
proyecto:
 Auxiliar de Albañilería, Fontanería, Hormigones y Jefe de Obras: 12% de aumento
 Auxiliar de pintura: 15% de aumento
5.3. Para todos los recursos indique 10% de aumento a partir del 1ro de Mayo
5.4. Utilice las vistas Uso de tareas o Uso de Recursos, para asignar las tareas a los distintos recursos del proyecto
5.5. Minimice en lo posible las sobreasignaciones de recursos.

99
Figura 1. Hoja de Recursos del proyecto
6. Consultas de costos
6.1. Agregue en la ficha B de costos, precios alternativos para los recursos de Arquitectura, Albañilería, Tabiques y
Excavaciones y Aislamientos
6.2. Muestre y consulte los costos de cada grupo de tareas y los costos generales del proyecto, realice consultas para los
costos predefinidos (ficha A) y para los costos alternativos (ficha B)
6.3. Guarde los cambios realizados
7. Creación de Líneas de base y consulta de estadísticas

7.1. Visualice la vista Gantt de Seguimiento.
7.2. A través dla pestaña Ver haga un Zoom que le permita tener una visión más completa de las barras del Diagrama de
Gantt a fin de ubicar las actividades que conforman la ruta crítica (barras en rojo).
7.3. Si usted utilizó la redistribución de actividades de Project para minimizar la sobreasignación de recursos, posiblemente
también observará que algunas de las barras de las tareas están divididas, lo cual permite distribuir la carga de
trabajo de esas actividades en varios días, en lugar de hacerla en forma consecutiva.
7.4. Guarde una línea de base para todo el proyecto.
Observe que ahora se muestra un conjunto de barras adicionales (barras negras, llamadas barras de Gantt de línea de
base) que sirven para comparar el desarrollo real del proyecto con el plan estimado en la línea de base.
7.5. Muestre la tabla de Línea de base para su hoja de tareas.
Observe que esta tabla muestra la información prevista para la duración, comienzo, finalización, trabajo y costo. Es
una tabla útil si se desea modificar la información prevista.
7.6. Tome nota de las estadísticas actuales su proyecto antes de agregar información real de su desarrollo.

100
7.7. Muestre la tabla de Línea de base para su hoja de tareas.
7.8. En el Diagrama de Gantt de seguimiento agregue información “real” sobre el avance del proyecto, para ello
simularemos datos “reales” de avance del proyecto para los campos % completado, duraciones reales o costos reales.
7.9. Agregue a la vista Gantt de seguimiento columnas para ver la información de la Línea de base, es decir las columnas
cuyo nombre termina en “prevista” por ejemplo, duración prevista o costo previsto.
7.10. Observe las nuevas estadísticas del proyecto luego de agregar información real de su desarrollo.
7.11. Modifique el Diagrama de Gantt a fin de que muestre las barras de todas las líneas de base creadas. Para ello:
 En la pestaña Ver, haga clic en la opción Más vistas …
 En la lista Vistas seleccione Gantt con varias líneas de base y haga clic en el botón Aceptar
 Observe los cambios en las barras del diagrama de Gantt
7.12. Guarde los cambios realizados en el proyecto
7.13. Agregue las siguientes tareas a su proyecto:
Para el grupo Pintura y papel pintado (agréguelas luego de la última tarea de este grupo):
 Aplicar texturas al 2do piso - 1d
 Pintar 2do piso - 1d
 Pintar la fachada exterior y trabajo de carpintería - 4d
7.14. ¿Observa estas nuevas tareas en las barras del Diagrama de Gantt de seguimiento? ¿A que se deberá que no
aparezcan?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
7.15. Agregue estos grupos de tareas a las líneas de base existentes, ya que aunque están agregadas al proyecto real,
Project no asocia o inserta nuevas tareas en líneas de base ya creadas
8. Diversas Vistas del proyecto

8.1. De ser necesario muestre la barra Vistas a ventana, seleccionando en la pestaña Vista la opción Barra de vistas
8.2. Seleccione las diversas opciones barra Vistas y observe qué información muestra en su entorno de trabajo.
8.3. Seleccione la vista Diagrama de Gantt aplique los pasos del ejercicio 5.1.2 del manual del curso (página 45) a fin de
modificar el formato de las barras del Diagrama de Gantt
8.4. Obtenga una vista previa de su proyecto (en el manual, ejercicio 5.2.2, pág. 47)
8.5. Explore las posibilidades para impresión de informes (en el manual, ejercicio 5.2.4, pág. 48)
8.6. Guarde los cambios realizados en su proyecto y cierre el programa.

101
TALLER Nº 8
Ejercicio de Consolidación 2 – Proyecto MUDANZA DE UNA FAMILIA
OBJETIVO DEL PROYECTO

Establecer un plan de proyecto que permita a una familia identificar las actividades que debe realizar para mudarse de
vivienda, estimar las duraciones de estas actividades y destacar las relaciones o dependencias entre las tareas.
PRODUCTO FINAL: Un plan de proyecto que ayude a coordinar y concretar una mudanza
Premisas Generales
– La Familia decide mudarse de Caracas a una casa comprada en Punto Fijo
– Ellos son 7 personas: padre, madre, 5 hijos (3 hembras de 22, 19, 10 años y 2 varones de 24 y 16 años)
– Vivienda actual: Apartamento en Los Ruices, de 3 habitaciones
– Habitación principal: padre y madre - Habitación 2da: Los chicos - Habitación 3ra: Las chicas
– El señor deja su empleo en Caracas para trabajar en Punto Fijo (Falcón)
– El señor ha fijado el 30/diciembre/añoactual como su último día en el empleo en Caracas
– Características de la vivienda nueva:
 Casa con 7 habitaciones y un amplio jardín, que por el tiempo que la casa hay que acondicionar
 Cocina ya amoblada y empotrada
 Cuartos y sala por amoblar
 Baños listos para usar
– Desean que la mudanza se concrete de manera que los chicos inicien el próximo año escolar en Punto Fijo
– Han decidido que toda la familia se mudan definitivamente el mismo día
Actividades a realizar para definir el proyecto:

1. Construya un proyecto donde describamos las actividades necesarias para esta mudanza.
2. Puede usar ayuda de sus compañeros, tormentas de ideas a fin de crear una lista inicial de actividades
3. Organice las tareas y subtareas del proyecto.
4. Calcule y asigne las duraciones. Si hay dudas con alguna duración déjela indicada como duración estimada.
5. No especifique Fechas de inicio de cada tarea, recuerde que Project las calcula en función de la fecha de inicio del
proyecto y las duraciones.
6. Identifique relaciones o dependencias entre tareas e indíquelas.
7. Revise la planificación del proyecto e incluya tareas, duraciones o relaciones que no había previsto.
8. Agregue los recursos que considera convenientes para el proyecto, considerando que la familia se involucrará en las
tareas a fin de ahorrar dinero en lo posible.
9. Relacione las tareas con los recursos.
10. Ahora, compare, converse en voz alta con los compañeros de clase, sus dudas.
11. Investigue por que algunas de sus tareas no fueron consideradas por los otros.
12. Identifique las tareas críticas del proyecto.
13. Guarde su Plan de Proyecto de Mudanza.

102
TALLER Nº 9
Ejercicio de Consolidación 3 – Proyecto PLANIFICACIÓN NUEVO NEGOCIO
OBJETIVO DEL PROYECTO

Establecer las actividades y recursos asociados a la definición y planificación de un Nuevo Negocio, a través de las
fases de desarrollo del Plan estratégico, definición de la Oportunidad del negocio, definición del Plan de acción y
puesta en Práctica del plan inicial.
En forma específica, la planificación de este proyecto incluirá:

– Programación del proyecto y definición de calendarios
– Creación de lista de tareas, duraciones, fecha de comienzo, fecha de fin y predecesoras
– Creación de lista de recursos y sus costos. Asignación de recursos a tareas
– Creación de líneas de base para la planificación del proyecto, una versión donde se aumente el tiempo de
duración y se disminuya el costo, y una versión donde se disminuya la duración total del proyecto y su costo
– Creación de informes y gráficos diversos sobre el proyecto: informes de costos, informe de tareas
pendientes, informe de tareas asociadas a un recurso, calendarios para recursos específicos, diagrama de
comparación de líneas de base del proyecto, gráficos de avance en el proyecto.
PRODUCTO FINAL: Se obtendrá una propuesta de planificación para un nuevo negocio conformada por
el plan de proyecto, informes, gráficos y otros documentos de apoyo
Pasos iniciales
1. Si es necesario abra el programa Project
2. Guarde un proyecto nuevo con el nombre Proyecto – Nuevo Negocio.mp dentro de la carpeta Mis
documentos.
3. Tenga a disposición el manual y los talleres de apoyo del curso, a fin de utilizarlos como guía para este
ejercicio.
Programación del Proyecto

4. Configure la programación del proyecto, de tal manera que inicie el primer lunes laboral del próximo mes
5. Seleccione como calendario base del proyecto el calendario Estándar
6. Modifique el calendario Estándar para trabajar con jornadas laborales con las siguientes características:
 Calendario Estándar: Lunes a Viernes, 8am a 12.30 y 2pm a 5.30pm
 Calendario Estándar Lunes a Sábado: Lunes a Sábado, 9am a 2pm
7. Indique los feriados nacionales hasta el fin del proyecto, como días no laborales. Considere que no se trabajará
desde el 23 de diciembre hasta el 03 de enero.
Definición de tareas
8. Agregue a su tabla de tareas las siguientes actividades:

Fase 1 - Plan estratégico
Fase 2 - Definir la oportunidad del negocio
Fase 3 - Plan de acción
Fase 4 - Puesta en práctica el plan inicial
9. Importe desde Excel las tareas y duraciones de la hoja Tabla_Tareas del archivo Nuevo negocio.xls
10. Ubique y organice las tareas según la tabla de la próxima página. NO AGREGUE NI LAS PREDECESORAS,
NI LOS RECURSOS ASIGNADOS.
Curso Project. Taller Repaso Nro 2. Proyecto - Planificación de Nuevo Negocio

Tabla 1. Tareas del proyecto
Nombre Duración Predec. Nombres recursos
Fase 1 - Plan estratégico 23 días
Autoevaluación 3 días
Definir enfoque del negocio 1 día Director
Identificar las capacidades, información y 1 día 3 Asesor
soporte disponibles
Decidir si continuar con el proyecto 1 día 4 empresarial;Director
Director
Definir la oportunidad del proyecto 10 días
Investigar el mercado y la competencia 1 día 5 Asesor empresarial
Entrevistarse con los propietarios de negocios 5 días 7 Propietarios
similares Identificar los recursos necesarios 2 días 8 Asesor
Identificar los elementos de costos operativos 2 días 9 empresarial;Colegas
Contable
Evaluar la visión del proyecto 4 días
Definir los requisitos de nuevas entidades 1 día 10 Director
Identificar las oportunidades de compra 1 día 12 Director
continua delInvestigar
negocio posibilidades de realizar franquicias 1 día 13 Director
Sintetizar el enfoque del negocio 1 día 14 Director
Evaluar riesgos potenciales y beneficios 7 días
Evaluar el tamaño y la estabilidad del mercado 2 días 12 Asesor empresarial
Evaluar la competencia 1 día 17 Asesor empresarial
Evaluar la disponibilidad de los recursos 2 días 18 Asesor empresarial
necesarios Evaluar la cuota de mercado inicial de forma 1 día 19 Asesor empresarial
realista Determinar los requisitos financieros 2 días 15 Asesor empresarial
Revisar la idoneidad del personal 1 día 21 Director
Evaluar la rentabilidad inicial 1 día 22 Director
Revisar y modificar el plan estratégico 2 días 23
Confirmar la decisión de poner en práctica el proyecto 0 días 24
Fase 2 - Definir la oportunidad del negocio 27 días
Definir el mercado 13 días
Obtener acceso a la información disponible 1 día 25 Asesor empresarial
Crear un plan de análisis del mercado 2 días 28 Asesor empresarial
Implantar el plan de análisis del mercado 5 días 29 Asesor empresarial
Identificar la competencia 2 días 30 Asesor empresarial
Sintetizar el mercado 2 días 31 Asesor empresarial
Identificar el nicho de mercado objetivo del 1 día 32 Asesor empresarial
negocio
Identificar los materiales y suministros necesarios 7 días
Seleccionar un enfoque del negocio 2 días 28CC;33 Director
Identificar los recursos del equipo de 1 día 35 Director
administración
Identificar los requisitos de personal 1 día 36 Director
Identificar las materias primas necesarias 1 día 37 Director

Identificar las utilidades necesarias 1 día 38 Director
Sintetizar los gastos de operación y cálculos 1 día 39 Director
financieros
Evaluar riesgos potenciales y beneficios 6 días
Evaluar el tamaño y la estabilidad del mercado 2 días 40 Director
Evaluar la disponibilidad de los recursos 2 días 42 Director
necesarios Realizar previsión de rendimientos financieros 2 días 43 Contable
Revisar y modificar la oportunidad del negocio 1 día 44
Confirmar la decisión de poner en práctica el proyecto 0 días 45 Asesor empresarial;
Fase 3 - Plan de acción 21 días Colegas; Abogado;
Desarrollar plan de negocios quinquenal detallado 21 días Contable
Describir el enfoque y la oportunidad 1 día 46 Asesor empresarial
Elaborar lista de suposiciones 1 día 49 Asesor
Describir el mercado 1 día 50 empresarialAsesor
Describir el nuevo negocio 1 día 51 empresarialAsesor
Describir los puntos fuertes, débiles, activos y 1 día 52 empresarialAsesor
riesgos Calcular el volumen de ventas durante el 1 día 53 empresarialAsesor
período inicial
Realizar una previsión de los costos de 1 día 54 empresarial;Contable
Asesor
operación Establecer una estrategia de precios 1 día 55 empresarial;Contable
Asesor
Realizar una previsión de los ingresos 1 día 56 empresarialAsesor
Sintetizar una declaración financiera 2 días 57 empresarialAsesor
normalizadaDesarrollar un análisis del umbral de 1 día 58 empresarialAsesor
rentabilidadDesarrollar previsión de flujo de caja 1 día 59 empresarialAsesor
Identificar los requisitos de licencias y 1 día 60 empresarialAsesor
permisos Desarrollar el plan inicial 2 días 61 empresarialAsesor
Desarrollar la estrategia de ventas y publicidad 1 día 62 empresarialAsesor
Desarrollar la estructura de distribución 1 día 63 empresarialAsesor
Describir los riesgos y las oportunidades 2 días 64 empresarialAsesor
Publicar el plan de negocio 1 día 65 empresarialAsesor
Confirmar la decisión de poner en práctica el 0 días 66 empresarialAsesor
Fase 4 -proyecto
Puesta en práctica el plan inicial 53 días empresarial
Elegir una ubicación 1 día 67
Establecer la estructura del negocio 24 días
Elegir un nombre 2 días
Identificar las implicaciones 1 día 69 Abogado
Investigar la disponibilidad del nombre 1 día 72 Abogado
Elegir un banco 5 días
Abrir las cuentas bancarias necesarias 4 días 73 Director del banco
Establecer una línea de crédito con el banco 1 día 75 Director del banco
Elegir la asesoría jurídica 1 día 75CC;76 Abogado
Seleccionar la categoría del negocio a efectos 2 días 77 Abogado;Contable
fiscales Elegir la fuente de financiación 2 días 78 Director
Asignar los fondos recibidos 0 días 79 Director
Establecer la base de control de operaciones 12 días
Elegir y establecer el sistema de contabilidad 2 días 79;80 Contable
Obtener las licencias y permisos necesarios 4 días 82 Abogado; Autoridad
Obtener los seguros necesarios 4 días 83 gubernamental
Contable
Establecer el plan de seguridad 2 días 84 Asesor
Desarrollar el programa de mercadotecnia 4 días empresarial;Abogado

Establecer un programa de publicidad 2 días 73CC Asesor empresarial
Crear un logotipo 1 día 87 Asesor
Encargar material publicitario 1 día 88 empresarial;Abogado
Asesor empresarial
Proporcionar las instalaciones físicas 15 días
Dotar de medidas de seguridad el espacio de 5 días 85;89 Abogado
operacionesSeleccionar el hardware de la red de equipos 1 día 91 Servicios de
Seleccionar el software de los equipos 1 día 92 Información
Servicios de
Establecer las utilidades 3 días 93 Información
Director
Proporcionar mobiliario y equipamiento 4 días 94 Director
Traslado al centro de trabajo 1 día 95 Director
Seleccionar y contratar al personal 40 días
Entrevistar y realizar pruebas a los candidatos 14 días 79 Director
Contratar al personal 10 días 98 Director
Dar formación al personal 16 días 99 Director
Comenzar el negocio 0 días 96;100 Director
11. Agregue una tarea de resumen (tarea 0) para el proyecto llamada Nuevo Negocio – Resumen General
12. ¿Cuánto es la duración total de proyecto y fechas de comienzo y fin?
____________________________________
13. Indique las relaciones de prelación entre tareas, según observa en la tabla 1 y guarde los cambios (Control + G)
14. ¿Qué cambios observa en la duración y fechas generales de la planificación?
_____________________________
Definición de Recursos, Costos y Asignación de recursos a tareas

Tabla 2. Información sobre Recursos
Recurso Total horas Honorarios x Costo / hora extra Costo / uso Calendario base
trab. mes
Asesor empresarial 416h 1.200 +10% del costo/hora Estándar Lunes a
Sáb.
Colegas 16h 30 /h 1.500 Estándar Lunes a
Sáb.
Abogado 136h 1.800 Estándar
Autoridad 32h 480 Estándar
gubernamental
Director 560h 1.900 +15% del costo/hora Estándar Lunes a
Sáb.
Propietarios 40h Estándar Lunes a
Sáb.
Contable 112h 980 Estándar
Director del banco 40h 250 Estándar
Servicios de 16h 400 Estándar
Información

Para calendario lunes a viernes: jornada diaria: 8horas; horas laboradas por semana: 40horas; horas laboradas por
mes: 160 horas
15. Utilizando la vista hoja de recursos, transcriba los nombres e indique el calendario base para los recursos
que observa en la tabla 2.
16. Utilice las vistas Uso de tareas o Uso de recursos y la información de la tabla 1, para relacionar cada tarea
con los recursos que le han sido asignados.
POR EL MOMENTO NO ELIMINAREMOS LAS SOBREASIGNACIONES QUE PUEDAN PRESENTARSE
17. ¿Dónde ubica las tareas a las cuáles no se le han asignados recursos?
___________________________________
18. Una vez relacionados, ¿Qué cambios observa en las duraciones y fechas del proyecto?
_____________________ ________________________________________________________________
19. ¿Qué ocurre si el Asesor empresarial y el Director trabajan de lunes a viernes en lugar de lunes a sábado?
_____________________________ Asigne el calendario que disminuya el tiempo de duración del proyecto
20. A partir de los honorarios indicados en la tabla 2, calcule los costos por hora, por hora extra y por uso de cada
recurso y refléjelos en la Hoja de recursos, Tabla: Entrada.
Tome en cuenta que los propietarios no se han asignado honorarios. Personalice las unidades de costo a Bs.
21. ¿Cuáles son las 2 fases de mayor costo? ________________________________________
22. Qué informa la ficha estadística del proyecto en cuanto a:
Comienzo Fin Duración Trabajo Costo % completado
Actual Dur: Trab:
23. Guarde los avances realizados en el proyecto.
Seguimiento del proyecto

24. Cree una línea de base 1 que le permita guardar la información de esta primera planificación.
25. Identifique los recursos sobrecargados de trabajo y en lo posible elimine la sobre-asignación, bien sea indicando
más capacidad a cada recurso en la columna Capacidad Máxima de la Hoja de recursos, o a través de la
opción Redistribuir recursos ... dla pestaña Herramientas.
26. ¿Qué cambios observa luego de la redistribución y que indicadores claves se modifican?
_________________________________________________________________________________________
_____________________
27. Modifique los valores reales del plan del proyecto, a fin de crear una nueva propuesta donde se disminuya la
duración de la Fase 1. Para ello:
 Seleccione en la pestaña Ver  Más vistas  Gantt con varias líneas de base. Esto nos permitirá
observar las distintas líneas de base que se agreguen al proyecto y hacer comparaciones entre los
planes que cada una representa.
 Inserte en la tabla de datos columnas que le permitan comparar los datos guardados en la línea base (o
datos previstos) y los datos reales del plan, por ejemplo, ubique y/o muestre las columnas Duración
prevista1, Comienzo previsto 1 y Fin previsto 1.
 Modifique las duraciones reales del proyecto, a fin de lograr una planificación con menor duración.

28. Cree una línea de base 2 que le permita guardar la información de esta nueva planificación.
29. Qué información le suministra la tabla de Gantt referente a:
Comienzo Fin Duración Costo del proyecto Costo del proyecto
Fase 1
Línea base 1
Línea base 2
30. Agregue los campos una línea de base 2 para guardar esta nueva planificación
31. A partir de lo visto en el curso, ¿Qué que datos podría variar para disminuir los indicadores costo y duración?
 ________________________________________
 _________________________________________
 ________________________________________
 _________________________________________
 ________________________________________
 _________________________________________
32. Guarde los avances realizados en el proyecto (Control+G).
Informes, Gráficos y otros documentos de apoyo

33. Explore las opciones que le provee Project para crear informes, esquemas o gráficos sobre:
33.1. Informe de Resumen general del proyecto
33.2. Informe de Presupuesto del proyecto
33.3. Calendario por trimestre que muestre la distribución de trabajo para los recursos Asesor empresarial y
Director
33.4. Modifique el aspecto del Diagrama de Gantt de manera que sus barras muestren:
 Para las barras normales, a la izquierda la fecha de comienzo, a la derecha la de fin y dentro la
duración
 Para las barras de resumen, a la izquierda el % de trabajo completado y a la derecha el nombre
 Para los indicadores de hito: a la izquierda el nombre
33.5. Agregar una nota para el recurso Colegas en donde se indique información de las personas involucradas
(nombres, números de teléfonos, e-mails, etc.)
33.6. ¿Cómo podría utilizar Excel para crear gráficos de apoyo al plan de proyecto?
33.7. Finalmente guarde la información de su proyecto y cierre el archivo

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MICROSOFT PROJECT 2010:

DEFINICIÓN Y PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

8.5. LINEA DE BASE....................................................................................................................................................... 64

AGREGAR NUEVAS COLUMNAS RÁPIDAMENTE

Programación controlada por el usuario

Aparece el organizador de equipo.

La vista de escala de tiempo aparece debajo de la cinta.

EJEMPLO DE USO: CAMBIAR EL COLOR DE LAS BARRAS DE GANTT

Dar formato al gráfico de barras de una vista Diagrama de Gantt

Cambiar el color, la forma o el modelo de las barras de Gantt

Cambiar rápidamente las barras de Gantt usando un estilo

Crear un nuevo tipo de barra de Gantt

Cambiar el alto de las barras de Gantt

Hacer que Project calcule el efecto de los cambios de fecha

Utilizar métodos flexibles para generar informes

Integración con Excel

2 .2 . BUSCAR LA VISTA ADECUADA

2 .4 . PERSONALIZAR PROJECT PARA SATISFACER SUS NECESIDADES

2 .5 . USAR EL TECLADO PARA LA CINTA DE OPCIONES

Cambiar el enfoque del teclado sin usar el mouse

3 .2 . INFORMACIÓN SOBRE EL ANÁLISIS DE RUTA CRÍTICA

4 .1 . VINCULAR DATOS DE EXCEL A PROJECT O INCRUSTARLOS

Planes dentro de planes: proyectos principales y subproyectos

4 .2 . INFORMACIÓN GENERAL SOBRE PROYECTOS PRINCIPALES

5.1. CREAR UN PROYECTO

Crear y programar un proyecto nuevo

En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del proyecto.

Definir las propiedades del archivo para el proyecto

Crear una tarea nueva

Agregar una tarea a una lista de tareas

En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

Crear varias tareas

En la ficha Vista, en el grupo Vista en dos paneles, seleccione Detalles.

Crear una tarea repetitiva

Seleccione la fila debajo de donde desea observar la tarea repetitiva.

En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

Vincular tareas dentro del proyecto

Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

Sitúe el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora.

Vincular tareas en la vista Calendario

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Calendario.

Sitúe el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora.

Activar y desactivar el vinculado automático

Acerca de vincular tareas

Fin a La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya

Comienzo a La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que comience la

Acerca de vincular las tareas programadas manualmente

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

Crear un hito con una duración mayor que cero

Interrumpir el trabajo en una tarea (dividir una tarea)

Dividir una tarea

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

Mover una parte de una tarea dividida

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

Ajustar la duración de una tarea dividida

Modificar el estilo de las barras de Gantt en las tareas divididas

Cambiar la duración de una tarea

Si fuera necesario, agregue la tarea al plan del proyecto.

Cambiar las unidades predeterminadas

Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones.