I.

Importancia de la Contabilidad

En la organización administrativa de la Micro y pequeña empresa, la

contabilidad desempeña un papel fundamental, que le permite a su
propietario controlar las operaciones y conocer
los resultados obtenidos y si ha ganado o
perdido. El resultado final de la contabilidad
son los estados financieros, los cuales son:

⇒ El Balance General
⇒ El Estado de Pérdidas o Ganancias.

Estos dos nos permiten analizar la situación

económica y financiera del negocio, con el
objetivo de tomar decisiones acertadas. La
buena administración financiera nos permite
mejorar el control sobre nuestros negocios e incrementar las utilidades.
Los registros contables de su empresa son la base fundamental para el
análisis financiero que permiten tomar las decisiones más importantes de
la empresa que son:

⇒ Seguir en el negocio o cambiar de actividad en el peor de

los casos
⇒ La contabilidad le interesa al empresario para saber si gana
o pierde
⇒ A los socios en el caso de sociedad para mantener el
negocio en marcha y las relaciones comerciales bien
claras.
⇒ A las autoridades locales para los impuestos municipales
⇒ Instituciones financieras para obtener créditos.

II. Concepto de Contabilidad

Es la actividad que registra en forma cronológica las transacciones u

operaciones de la empresa en términos de dinero.

III. Sistema básico de Contabilidad para Mipymes

Este método esta adaptado a las necesidades de la Micro y pequeña

empresa por lo que se recomienda solamente digitar las operaciones en
forma textual y como sucedan, sin tomar en cuenta los cargos y los
abonos, ya que eso es lo que confunde al empresario y no permite que
contabilice sus operaciones en forma sencilla y rápida. El Sistema
consiste en alimentar los registros con las operaciones de la empresa
solamente siguiendo las sugerencias que los formatos sugieren.

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 IV. Principios de la Contabilidad

Los sistemas contables toman en cuenta la aplicación de muchos

principios contables, que por efectos prácticos con este sistema los
resumiremos en dos, estos son:

⇒ Principio de partida doble

⇒ Principio de causa y efecto.
⇒ PRINCIPIO DE PARTIDA DOBLE

V. Registros Contables

Se registra la operación en los formatos de caja para registrar el

efectivo, Cuentas por cobrar para registrar lo que no quedan debiendo
y la venta total en el registro de ventas, tanto al contado como al
crédito.

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 VI. Formatos de Registros para Mipymes Acompañas por Visión
Mundial

El sistema de contabilidad para Mipymes que estamos proponiendo es

sencillo y consta de ocho tipos de registro, los cuales se pueden llevar
en un cuaderno por cada formato y sirven para apuntar todas las
operaciones de la empresa.

a) Formato de Registro de Caja

El Formato de Registro de caja o Efectivo, registra las entradas y salidas

de efectivo. En la primera casilla se escribe la fecha de la operación, en
la segunda el detalle de la transacción, en la tercera se escriben las
entradas de efectivo, en la cuarta las salidas de efectivo y
automáticamente se reflejará el saldo de efectivo que tienes en la
empresa.

Registro de Caja
Fecha Concepto Entrada Salida Saldo
2/6/2002 Venta de Mercadería $7.50 $7.50

Registro de Cuentas por cobrar

Fecha Concepto Deuda Abono Saldo
2/6/2002 Venta de Mercadería $7.50 $7.50

No permita que los miembros de la familia

metan sus manos en la caja para gastos
personales. Si lo hacen, deben de
apuntarlos como gastos personales en el
libro de caja

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 b) Formato de Registro de Ventas

El formato de registro de ventas, registra todas las

ventas ya sea al crédito o al contado. En la primera
casilla se registra la fecha de la venta, en la
segunda casilla se escribe el detalle de lo que se
vendió, en la tercera columna se detalla el valor de
la venta al contado y en la ultima la venta al
crédito.

Registro de Ventas
Fecha Detalle Contado Crédito
2/6/2002 Venta de Mercadería $7.50 $7.50

Cuando los clientes son muchos, se recomienda llevar el siguiente

formato:

Registro de Ventas
Detalle valor de saldo por fecha de
Fecha Abono
la venta cobrar vencimiento

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 c) Registro de Banco

En el se registran todas las entradas y salidas en efectivo pero en el

banco. En la primera casilla se escribe la fecha de la operación, en la
segunda el detalle de la transacción, en la tercera se escriben las
entradas de efectivo al Banco en concepto de remesas, en la cuarta
las salidas de efectivo por medio de cheques emitidos y
automáticamente se reflejará el saldo de efectivo en Bancos que tienes
en la empresa. Esto es aplicable cuando en la microempresa se emiten
cheques durante el curso de sus operaciones.

Registro de Bancos
Fecha Concepto Remesas Salida Saldo

d) Registro de Cuentas por Cobrar o de Ventas

Se registran las ventas al crédito que hace la microempresas. También

se le conoce como registro de ventas y / Clientes. En la primera
columna se presenta el código del cliente o número de identificación se
recomienda elaborar un código que contenga las iniciales del cliente y
un número correlativo, se debe escribir el nombre completo y la
dirección del cliente, esto nos permitirá tener un mejor control sobre los
clientes que se atrasen.

Código:
Cliente:
Dirección y Teléfono:
Registro de Cuentas por Cobrar
Fecha Detalle Deuda Abono Saldo Vencimiento

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En la columna uno se debe escribir la fecha de la venta al crédito o los
abonos que realicen los clientes. En la segunda columna se debe
escribir la descripción de la venta al crédito o del abono del cliente.

En la columna tres se escriben el valor de la venta al crédito, en la

cuarta columna se apuntan los abonos de los clientes y las devoluciones
o descuentos que se le conceden a los clientes por pronto pago,
automáticamente se obtiene el saldo de cada uno de los clientes. En la
ultima columna se debe anotar la fecha de vencimiento del crédito o
sea el plazo que se le concede a los clientes, este servirá para
programar los cobros.

e) Registro de Cuentas por Pagar

En el se registran las compras al crédito que hacemos. También se le

conoce como registro de Proveedores.

En la primera columna se presenta el código del proveedor o número

de identificación se recomienda elaborar un código que contenga las
iniciales del proveedor y un número correlativo, se debe escribir el
nombre completo y la dirección del proveedor .En la columna uno se
debe escribir la fecha de la compra al crédito o los abonos que se
realicen a los proveedores.

En la segunda columna se debe escribir la descripción de la compra al

crédito o del abono del cliente. En la columna tres se escriben el valor
de la compra al crédito, en la cuarta columna se apuntan los abonos
de los proveedores y las devoluciones o descuentos que nos conceden
los proveedores por pronto pago, automáticamente se obtiene el saldo
de cada uno de los proveedores.

En la ultima columna se debe anotar la fecha de vencimiento de la

compra al crédito o sea el plazo que nos conceden los proveedores,
este servirá para programar los pagos a los proveedores

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 Código Proveedor:
Nombre de Proveedor:
Dirección y Teléfono:

Registro de Cuentas por Pagar

Importe Fecha de
Detalle de Abono a
Fecha de la Vencimiento de la
la Compra proveedores
Compra Compra

SE RECOMIENDA TENER UNA HOJA PARA CADA PROVEEDOR

f) Formato de Registro de Costos

En este registro se anotan

todas las compras de
mercadería o de materia
prima, además de los pagos
de mano de obra del
personal de producción y los
costos indirectos.

En la primera columna se
debe escribir la fecha de la
compra o pago de mano de
obra y pago de costos
indirectos. En la segunda columna se debe registrar el detalle de las
compras o pago de mano de obra y costos indirectos. En la tercera y
cuarta columnas se debe registrar el valor en C$ de las compras ya sea
al contado o al crédito.

En la quinta columna se debe registrar el pago de mano de obra de los

operarios, recuerde que no se debe incluir los pagos fijos, solamente los
que se hacen por obra.

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En la última columna debe registrarse los costos indirectos o sea todas
aquellas compras de materiales y accesorios que no se ven
directamente en el producto por ejemplo: Aceite, combustible, energía,
etc.

Registro de Costos
Compras Mano
Costos
Fecha Detalle de
Contado Crédito Obra Indirectos

g) Formato de Registros de Gastos Administrativos

En este registro se anotan todos los pagos necesarios para que la

empresa no pare sus operaciones. Se les llaman también gastos fijos y se
caracterizan porque no cambian con la producción sea que se
produzca, se venda o no haya ventas. Siempre se deben de pagar por
ejemplo, los sueldos, contador, vigilancia etc.

En la primera columna se debe registrar la fecha de los pagos, en la

segunda columna se debe registrar el detalle de los pagos, en la tercera
se debe registrar el valor de los pagos en concepto de sueldos fijos por
ejemplo: El sueldo del propietario, sueldo de secretaria, contador,
sueldo base fija de los vendedores. En la cuarta columna se debe
registrar el valor de los pagos hechos por los servicios generales por
ejemplo: Energía, Teléfono, Agua, Alquiler, impuestos, gastos en utensilios
de oficina, etc.

Registro de Gastos Administrativos

Gastos
Fecha Detalle Sueldos personal fijo
Administrativos

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 h) Control de Inventarios de Materias Primas

Inventarios de Materias Primas

Unidad de Costo
Material Cantidad Costo Total
medida Unitario

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