Análisis de los Proveedores

Introducción
Debido a la importancia que puede representar para algunos negocios el costes de compra de
productos a proveedores o subcontrataciones respecto del precio de venta de la empresa, resuma la
política de la empresa sobre los mismos así como los aspectos más relevantes para el negocio.

Identificar y Clasificación de los Proveedores

En primer lugar, debemos realizar un listado de proveedores detallando los productos que ofrece, %
del mercado que controla, precios, calidades, condiciones de pago y plazos de entrega.

En segundo lugar, se deben de clasificar por orden de importancia que vendrá dado por los
productos que suministra si son críticos para el proceso, si existen productos alternativos, o si el
volumen previsto de sus suministros es muy significativo en relación con el total.

Criterios de Selección y Evaluación de Proveedores

En este apartado, seleccionaremos los proveedores más importantes con el objetivo de establecer
una relación preferencial con ellos. Dichos proveedores deben cumplir con los siguientes requisitos:
precios competitivos, especializados en los productos que entregan, fiables en calidad y plazos de
entrega, mejor servicio técnico e infraestructuras, proximidad y cercanía a la empresa.

Además, periódicamente debemos evaluar a los proveedores para conocer su grado de

cumplimiento con los niveles de calidad que se le exigen.

Política de Compras
Se debe establecer una política de compras que recoja los criterios y aspectos relacionados con la
evaluación y selección de proveedores, requisitos de calidad necesarios, plazos de entrega, política
de pagos (contado o crédito, y en este caso fijar el plazo de pago), etc.

Almacenes de Materias Primas

En este apartado se comentarán las instalaciones y recursos con los que se cuenta para el
almacenamiento de materias primas y compras.

Plazo de Pago a Proveedores

Se trata de desglosar el 100% de las compras a proveedores en función del número de días que nos
conceden como crédito; al contado, 30 días, 60 días, ...
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
DE COMPRAS
1.- has comprado algo? si

2.- donde? zapateria

3.- redacta como lo haces

1.- necesidad de compra.

2.- saber que vamos a comprar.

3.- precio del producto y calidad.

4.- comparar precios.

5.- hacer la orden de compra.

6.- recivir el producto y revisarlo.

que es un sistema?

sistema es un " ente" o cosa que recibe algo, lo procesa y produce algo .

ejemplo:

"el sistema de lavado"

recibe ( ropa sucia) proceso ( lava ropa) produce (ropa limpia)

proceso

1.- requisicion de almacen o de cualquier otra area de la empresa

2.- ctaloga de proveedores

3.- peticion de precios o varios proveedores

4.- recopilacion de precios

5.- orden de compra

6.- recibo de materiales

7.- recibir factura y prorratearla

8.- dar un contra recibo del proveedor por la factura para su pago posterior

entrega de mercancia a tiempo; calidad, cantidad y precio requerido

1.- funcion del sistemas de compras: l afuncion del sistemas de compras es proveer de lo necesario a las

operaciones de la empresa. en esencia, el sistemas de compras cumple con su objetivo, recibiendo

informacion y asistencia de otras areas de la operacion de la empresa.

2.- objetivos del sistema de compras:

1.- pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los

compromisos de la compañia.

2.- mantener los inventarios lo mas bajo posible, sin perjudicar la produccion.

3.- encontrar fuentes de suministro y mantener buenas relaciones con las mismas.

4.- asegurar la buena actuacion del proveedor, en lo que se refiere a la rapida entrega de los materiales y

calidad aceptable.

5.- localizar nuevos materiales y productos a medidad que vatyan requiriendose.

6.- introducir nuevos procedimientos, ademas de controles adecuados y una buena politica de compra.

7.- implantar programas como analisis de valores y de costos y decidir si deben comprarse o hacerse los

materiales para reducir el costo de las compras.

8.- conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle al maximo su capacidad.

9.- mantener un departamento, lo mas economico posible, si desmejorar la actuacion.

10.- mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo , que pueden afectar a

la actualidad o el buen funcionamiento de la compañia.

procedimiento grafico:

este procedimiento nos ayuda como elaborar las compras para adquirir los productos de la empresa:

se raliza la peticion de compra que esta promovida por los inventarios.

peticion de precios que esta enviado a varios proveedores.
peticion de cotizacion se elige el proveedor

orden de compra la orden de compra va al proveedor se recibe informe de comoprovacion, archivar y

comprovar con informes de recepcion y note de que se envio la orden de compra

politicas del sistema de compras:

politicas son principios para orientar la accion haci el objetivo.

a) no tener un solo proveedor

b) antesde comprar se revisara presio, calidad y cantidad de mercancia y tiempo de entrega.

c) cunado hagas un trato con el proveedor asegurate de la seriedad del mismo .

d) busca proveedores que te ofrescan un buen servicio.

e) no compres mercancias de mas.

f) que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que no lo tienes.

g) antes de comprar verifica la cantidad de mercancia que tienes en la exixtencia.

h) observa y estudia tu competencia.

requisicion de almacen:

la requsicion de almacen nos ayuda o nos es util para informarnos que la marcancia han llegado a su

existencia minima o se hyan agotado.

resistencia minima o punto de pedido:

en una fabrica de calzado se tienen suelas con la clave s-381 y con los siguientes datos en el almacen.

a) inventario de seguridad 150 unidades ( este inventario de seguridad se deja con la finalidad de que no

llegara a tiempo el proveedor a surtir o un exeso de produccion.

b) inventario maximo 1500 unidades esto es ,o maximo que se tendria de este material en el almacen.

c) tiempo que dura el abasto 15 dias.

d) tiempo que el proveedor tarde en surtir 2 dias.

determinar el punto de repedido( momento de hacer una nueva requisicion de compra de materiales al area

de compras

formula

p.r ( uxl)+5

p.r= punto de repedido

u= proporcion de uso

l= tiempo que el proveedor tarda en surtir= 2 dias

s= inv. de seg 150u

u= inv max- inv seg / el tiempo que dura el basto

inv maximo = 150u

u= 1500u-150u/15 dias = 1,350u/15 dias = 90u x dia

p.r (u x l) + 5

p.r (90 x 2 dias ) + 150u = 330u.

requisicion de precios

una vez consultado los registros de artículos y de proveedores, el departamento de compras formula un

documento llamado requisición de precios y lo envía a los principales proveedores, con el objeto de que sobre

el mismo documento coticen los precios y así poder comparar las ventajas que ofrecen en calidad, precio y

condiciones de pago.

debe procurarse que la requisición de precios llegue a los proveedores en el menor tiempo posible por lo que

se recomienda enviarla vía fax o recabar la información telefónicamente.

(Destinatario) Requisicion de precios No

NO ES PEDIDO

Fecha

agradecmos que no se coticen los articulos que se listan precisamente en las calidades

anotadas y a los precios mas bajos, ya que seran sujetos a concurso:

orden No. condiciones de plazo maximo Empaque

pago de entrega

cantidad unidad clave Descripcion P.Unit Total

 Vo.Bo Cotizo Formulo

Contabilidad sello y firma jefe de compras

del proveedor

recapitulacio de precios:

una vez que la empresa ha recibido las cotizaciones de precios, será necesario hacer una comparación de las

mismas para determinar a cuál de los proveedores se le hace el pedido.

el departamento de compras es el encargado de hacer esta selección para lo cual formula un documento

llamado recapitulación de precios que contiene un resumen de las cotizaciones recibidas.

no todos los artículos agrupados en una recapitulación deben pedirse a una misma casa. en algunas

ocasiones es necesario hacer varios pedidos, ya que ello depende de los mismos precios que cada proveedor

determina a sus artículos

COTIZACIONES

Proveedores Articulo Articulo Articulo Articulo condiciones observacion

mexico, D.F

Formulo ordenese el pedido a

 jefes de compras

pedido:
pedido es el contrato u orden que se da a un proveedor para que nos remita las mercancías solicitadas.
Datos del vendedor Pedido

Fecha

Agrdecemos enviarnos de
acuerdo con su cotizacion
No , los articulos

abajo detallados, conforme a las

condiciones que se mencionan

Codigo Plazo
Orden No de Maximo Empaque

Pago de entrga

Para entregar a nuestro almacen

en

Cantidad Unidad Clave Descripcion P. Unit TOTAL

 FORMULO

Representante de la casa Jefe de

vendedora compras

Factura por triplicado

Dias de revision

Dias de pago

pedido vía fax o internet:

los proveedores de una empresa no siempre radica en la misma población, y por otra parte, los artículos

solicitados pueden ser tan urgentes, que nos llevan a emplear medios rápidos para solicitarlos, como en el

telefax o vía internet

PORT
AD
A D
E FAX

Fecha: Mexico D.F

Para: Lic. Ezequiel

Robles

Compañía: Industrial
Veracruzana
Fax: 29-31-10-55

De: Leticia Pdilla (Dpto

de compras )

Fax: 55-24-35-35

Asunto: Pedido 1245

Numero de paginas: 1

50 latas de 1 kg. De café

de grano La Parroquia

Lety

pedido verbal o telefónico:

se acostumbra hacer pedidos en esta forma en los casos de operaciones de poca cuantía, para economizar

tiempo, esfuerzo y trámites. previa consulta de los registros de proveedores, se pide el artículo por teléfono, o

bien se envía un empleado para que se adquiera la mercancía en el mostrador del proveedor.

confirmación de pedidos: los pedidos telefónicos se acostumbra confirmarlos por medio de una carta que se

envía por correo inmediatamente después. la confirmación tiene por objeto ratificar nuestro pedido, aclarando

algún dato dudoso y amplio, en caso. las instrucciones que se dieron.

Mexico, d. f …

Cia . Industrial Veracruzana, S. A.

Ave. Mdero 24

94300 Orizaba, Ver

Estimados señores:

Via telefonica, solicitamos 50 latas de 1 kg. De

café de grano La Parroqui.

Les agradecemos procedan, desde luego, al despacho

de nuestro pedido. El importante sera cubierto en las mismas

condiciones de nuestra orden de fecha…. Del mes proximo

pasado.

Atentamente.

RAMIREZ Y ESTRADA

Edgardo Ramirez

Grente General

ER/mc

1.- costos de inventarios:

los costos resultantes de cualquier decisión específica de una empresa se determinan cuando se toma la
decisión referente a la cantidad de llevar o mantener inventarios.

el que una empresa adopte un determinado sistema de inventarios, lleva implícito un costo de capital

considerable. es conveniente que una empresa adopte, junto con el sistema de inventarios que mas le

convenga, un sistema que calcule lo que podría redituarle el capital invertido en el inventario si se hubiera

destinado a otro tipo de inversión, deduciendo así, el costo de capital en que se incurre.

al emplear un determinado sistema de cómputo, la empresa debe considerar 2 factores muy importantes del

sistema de inventarios: su valor realizable y el riesgo. el dinero que se invierte en inventarios, es un valor
realizable en el activo de una empresa, de manera que se fuese necesario podría convertirse en efectivo en
un lapso de tiempo breve. en cuanto al riesgo el inventario esta expuesto a la descomposición, al desuso y al

deterioro.

las siguientes clases de costos forman parte de las decisiones que se toman en inventarios:

2.- costos de ordenamiento:

estos pueden ser: órdenes de compra de pedido de materiales o aquellos asociados con ordenes de

preparación del lote de producción.

3.- costos de llevar o mantener los inventarios:

estos costos incluyen todos los gastos en que una empresa incurre con el fin de mantener o llevar un

determinado volumen de inventarios. dentro de este tipo de costos están usualmente los siguientes factores:

almacenamiento, seguros, capital, obsolescencia y deterioro.

para guardar el inventario deben construirse depósitos y zonas de almacenamiento que requieren

mantenimiento. los estantes, instalaciones y demás utensilios para almacenar sufren una depreciación. todos

estos factores son costos que deben cargarse al inventario y generalmente se distribuyen en forma

proporcional entre los diversos productos almacenados, en base a un porcentaje que se determina conforme

al valor de producto en pesos.

algunas empresas aseguran el inventario contra incendios cargándola costo del mismo, aquellas empresas

que no le aseguran deberán hacer que la tasa del costo inventario refleje el riesgo existente de una perdida

por fuego, para lo cual se le cargara una suma equivalente a la de un seguro contra incendios.

el diner4o invertido en inventarios, no esta disponible para usarse en otras áreas de la empresa. el costo que

implica un prestamo de capital nuevo, propicia una estimacion inadecuada del costo de capital invertido en

ionventarios, a menos que la empresa este realmente dispuesta y en posibilidades de alterar su prestamo

como respuesta a modificaciones en el nivel de inventarios. las empresas deben cargar a los inventarios un

costo de oportunidad, equivalente a ala ganancia que se esperaba obtener en otras inversiones que

envuelven riesgos y valores realizables similares al de inventarios.

la tasa que se fija a dicho costo de oportunidad generalmente excede a la tasa de prestamo.

el factor de obsolescenciaimplica costos a causa de que el inventario nom puede venderse mas, debisi a

cambios en la demanda, deseos de la clientela, hacerse viejo o pasar de moda etc.

el factor deterioro implica tambien costos a causa de que el material existente en inventarios puede adquirir
humeda o secarse, ensuciarse. de cualquier forma, este factor hace que un producto no pueda venderse mas.
4.- costos por agotamiento de inventarios:

¿nos importa quedarnos sin inventarios? esta pregunta se hace si el producto no esta disponible para

embarcarse al cliente cuando este lo ordene. pueden perderse clientes o incurrirse en costos extra que

pueden ser considerables.

5.- costos asociados con la capacidad de produccion:

estos costos incluyen horas ectras de trabajo, contratos de arrendamiento, adistramiento de obreros y

empleados, paros en la produccion.

estos costos incurren cuando es necesario aumentar o disminuir capacidad de la produccion

e) politicas a b c. algunas compañias clasifican sus articulos mediante un sistema llamado politicas a b c,

clasificando du inventario por grupos de articulos:

a) articulos de alto valor

b)a rticulos de medio valor

c)articulos de poco valor

generalmente, para la empresa "velazquez, hernandez, arena". s.a fabricantes de articulos electricos, el 10%

de los articulos de inventario se clasifican en la categoria a, al rededor del 70 % son articulos c de por valor, y

el resto son articulos b de mediano valor.

la empresa antes señalada, considera que la mejor manera de mantener un control eficaz de inventario es

comprando los articulos a de alto valor en cantidaes minimas, segun vayan requiriendose y comprando pario

economicas b, de mediano valor; estas son dos clases de articulos integardos alrededor del 30% de

inventarios.e n realidad la categoria a constituye del 70 al 75% del costo total del inventario. los articilos c de

poco valor aunque se compran en grandes cantidades tendran poco efecto el valor del inventario porque

representan solamente un 5% del costo total.

6.- cantidad economica de compras y de produccion:

habiendo discutiendo los costos de inventarios, veamos ahora como ataca la gerencia de produccion el

problema de decidir cuantas unidades de un articulo deben comprarse o producirse para ser almacenados en

un tiempo determinado. enfocaremos la discusion enterminos de compras y de prodiccion. la logica es la

msima en ambos casos si cambiamos compra por producir y costos de pedido por costos de preparacion del

lote de produccion.
la gerencia de produccion de una empresa sabe que si se adquiere un articulo en menor cantidad, habra unna

dismunision en la carga de llevar el inventario, pero un aumneto en los cargos del coato de adquisicion de ese

articulo. por el contrario si la empresacompra cantidades mayores del insumo hay un aumento en los cargos

de llevar el inventario y una reduccion en el costo de adquirirlo. por la tanto la gerencia debe conderar los

probables reducciones de los costos de pedido contra los probables aumnetos de los costos de llevar los

inventarios.

ct= ciq/2+do/q

costos de llevar los inventarios = costos de pedidos.

ct= costo total anual de inventarios

q/2= inventario promedio mantenido a lo largo del tiempo determinado

ci= costo de mantener el inventario como una fraccion decimal por peso de inventario promedio

d= demanda anual

o= costo en dinero por orden de adquisicion

q= tamaño de la orden
supongamos en este modelo simplificando que los pedidos son tamados en inventarios de periodos fijos

iguales y que los materiales son ordenados y recibidos instantaneamente. es decir damos por supuesta las

condiciones ideales a saber: un ritmo constante en la itilizacion cantida de existencia igual a cero en cada uno

de los puntos de reposicion instantanea.

el inventario promedio manteniendo a lo largo de un tiempo dado (un año por ejemplo) es q/2, ilustrando con

la linea puntada. el costo de mantener el inventarioes ci (q/2). ya que el numero de pedidos ordenados en un

determinado tiemp es d/q y los costos totales de ordenamiento de pedidos (d/q)o, podemos calcular el costo

total planeado la ecuacion:

ct=ciq/2+do/q

por otra parte si suponemos tambien las condiciones mencionadas para el modelo grafico de inventarios, con

la sola diferencia de que subsistimos la reposicion.}

un articulo es producido por duracion de tiempo t1, to durante el cual la cantidad de inventario alcanza su

maximo nivel en a. despues que la produccion se suspende el inventario es vendido hasta agotarse en t2

momento en el cual se inicia otro ciclo de produccion. e n este caso la reposicion de la cantidad de exixtencias

se hace al transcurrir t1 y t3 osea en los puntos a y b

formula de la cantidad economica de compra:

q= raiz de 2do/ ci

prorrateo de facturas:

despues de recibir la mercancia y pagarla al proveedor, el proveedor por consiguiente nos regresara una

factura para conprovar esa salida de dinero.

el cual el almacen o la gerencia de compras tiene la responsabilidad de prorratear la factura antes de

mandarla a que contabilidad la registre

definicion:
llamamos prorrateo de facturas a la serie de operaciones y de calculos matematicos que tienen como objetivo

determinar el precio dee costos d una mercancia que bien podemos adquirir por pieza, docenas, kilogramos,

toneladas metros acumulados el precio unitario de facturas de los articulos comprados al reparto de gastos

ocasionados por el translado de la mercancia desde el almacen del vendedor hasta el comprador.

podemos clasificar la problematica de prorrateo de facturas en 2 grandes grupos.

1.- prorrateo de facturas nacionales o de comercio interior.

2.- prorrateo de facturas del extranjero o del comercio anterior.

prorrateo de facturas en el extranjero.

si compramos mercancías en el extranjero mucho depende de nuestra casa vendedora las maniobras que

debemos efectuar y estas últimas son muy importantes debido a que mas se tenga que realizar mayor

probabilidad habrá de incurrir en mayores gastos.

las maniobras de más incidencia en una compra de mercancía en el extranjero son las siguientes:

1.- transporte desde el almacén del vendedor hasta el puerto de embarque para su exportación o hasta la

frontera en caso de que se utilice la vía terrestre.

2.- presentación de la mercancía de la duana del país exportador.

3.- revisión de la duana para efectos fiscales (derechos de exportación)

4.- embarque.

5.- desembarque en el puerto de llegada en el país importador y presentación de mercancía en la duana.

6.- revisión aduanal para efectos fiscales (derechos de importación).

7.- transporte desde el puerto de arriba hasta el lugar donde se encuentra el comprador.

8.- acarreos al almacén del comprador.

si importamos la mercancía por vía aérea o por correo esta maniobras se simplifican de expediciones se

conducen a lo mismo solamente quedan las revisiones fiscales y para facilidad del comprador generalmente

las inspecciones y pagos de derechos aduanales y de otra índole fiscal se hace en las 2 plazas la de origen y
la destino cuando se trata de capitales o ciudades importantes.
a continuación presentaremos la clasificación de los gastos de compras en el caso de la adquisición de la

mercancía desde la plaza extranjera.

1.- costo según precio de factura incluyendo impuestos de compra venta embases y empaques expresados en

moneda extranjera generalmente

la compañía distribuidora de alimentos importa de parís a francia la mayonesa chef horli. dicha importación se

realiza con intervención de intermediarios y comprende 1000 cajas con un peso bruto total de 14356 kg y

neto de 1196 kg por 184615.38 francos por 1200 frascos de mayonesa.

los gastos originados de trayecto de parís hasta veracruz son los siguientes:

empaques= 3,000 francos

fletes terrestres de parís al puerto de parís = 11,000 francos

flete marítimo = 40,000 francos

seguro marítimo= 8,000 francos

factura consular = 30,000 francos

comisión de intermediario= 18461 francos

cotización para las conversiones a moneda nacional $ 105.00 por franco francés.

los gastos de veracruz a méxico son: derechos de importación (aplicable sobre el valor de la mercancía

4800.000) fletes y acarreos hasta méxico 300,000 comisión de la gente aduanal de veracruz (aplicable sobre

el valor de la mercancía 70,000) para las aplicaciones del gasto sobre el peso se tomara como base el peso

neto de la mercancía.

determinar el precio del costo en moneda nacional por frasco de mayonesa.

 GASTOS DE PARIS A VERACRUZ AL PESO DE LA MERCANCIA.

 Empaque = 3,000 francos
 Flete terrestre= 11,000 francos
 Flete marítimo= 40,000 francos = 54,000 francos

aplicacio n al valor de la mercancia.

seguros marítimos= 8,000 francos

 factura consular= 30,000 francos

comisión intermediario= 18,461=56,461 francos

(295,076.38 francos) ($105 por franco)

=30, 983,019.9

 GASTOS DE VERACRUZ A MEXICO AL PESO

 Fletes y acarreos = $300.000
 GASTOS AL VALOR
 Derechos de importación =$4800,000
 Comisión de la gente aduanal=$70,000=4870,000
 PRESIO POR CADA FRASCO DE MAYONESA

$30, 983,019.9+300.000+4870.000= 36, 153,019.9/12,000

=$3,012.75