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DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA

CALIDAD - NTC ISO 9001

INFORME N°2

PRESENTADO POR:
FERNANDO MIGUEL MANJARRES RUIZ

22 DE ABRIL DE 2019
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado,
realice un informe luego de investigar sobre las actividades de diseño
y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una
vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por
usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento
de
“Diseño y patronaje”
.Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios
técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado.
Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

SOLUCION
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La
empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura
de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y
disponible para su uso por parte de todos los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales,
procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los
documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este


procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de
Gestión.

3.1Coordinador Trabajo:
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente
de acuerdo con la naturaleza del servicio.

3.2 Asistente – Practicante Profesional:


El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente
interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes
de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se


aprueben nuevamente.

-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los


documentos.
-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la intranet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de


preservar y proteger la información.

-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en


este documento.

-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3Líderes de Procesos:
Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el
procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación
de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES


S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se
presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.
DOCUMENTO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos - instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos – Fichas y Guías

FIGURA 1. ESQUEMA DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE LA EMPRESA CONFECCIONES S.A.

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE


FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento


digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su
aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el
líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de gestión de publicaciones, para su correspondiente
reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su


aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos
impresos hasta agotar existencias.

4.3 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de


actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar


sus resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad
o la tarea se adecuó al proceso correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado


(salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las
circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en


forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un
material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados
en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que,
si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente
cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los
registros guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el


caso delos registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia
de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc.

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar


lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información
por el paso del tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

 Legible.

 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,


etc.

 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una


raya lo que no se llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y


monitorear las actividades o los resultados de los
procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCION DEL PROCESO


5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del documento y


Identifica necesidad de proceso enviar por correo a la Directora del
Departamento de biblioteca con copia al
creación o mejora de Profesional de Apoyo de corrección de
documento. estilo par su respectiva revisión.

2 Corrector de Las correcciones de ortografía y sintaxis


Revisa la adecuación de estilo se hacen de manera directa en la
la documentación documentación en los casos
problemáticos para la interpretación del
sentido el corrector enviara sugerencias
y comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de su
envió como versión final l Sistema de
Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector hará
llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en partes
La
Modifica y envía proceso problemáticas para la interpretación el
documentació nuevamente al líder del proceso hara las modificaciones
n requiere
en las partes indicadas por el corrector y
ajustes? corrector le enviara nuevamente el documento
NO modificado al corrector de estilo.

4 Líder del Enviar por correo al Coordinador de


Solicita y justifica F-SO-OH-12
SOLICITUD DE proceso Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
creación, mejora o CREACION Y con copia a la profesional de Apoyo del
anulación de MEJORA O SG-QHSE el formato solicitud de
ANULACION DE
documento. DOCUMENTO
creación, mejora o anulación de
documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector de
1 estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
1 Apoyo SG- necesidad de crear, modificar o anular el
QHSE documento.

Revisa solicitud y Auxiliar del


verifica necesidad SG-QHSE
6 NO Informa al
Coordinador Si es una solicitud de anulación, se
del Área de registra y el proceso termina.
Aprobada líder del Salud, Cuando se considere necesario define la
proceso Seguridad e intervención de un experto a fin de
Higiene en el retroalimentar el documento antes de su
Trabajo aprobación final.
SI Según corresponda se presenta al
3 Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.
7 Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del registro
SG-QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o
Registra Aprobación En La Solitud De
Anulación del Documento F-SO-OH-12,
Creación, Mejora O Anulación De marcando la casilla de aprobado,
Documentos Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

8 Profesional de Para el caso de creación de documentos


Apoyo SG- se realiza la respectiva codificación y
QHSE para mejora se actualiza la versión.
Codifica y/o actualiza la versión
Auxiliar del
SG-QHSE

9 Coordinador Al editar los documentos se deben


del Área de registrar las firmas de elaboro, reviso y
Salud, aprobó, si aplica. El Coordinador del
Emite y Aprueba documento Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa al
Higiene en el líder sobre la aprobación del documento.
Trabajo.
Una vez firmados los documentos se
Profesional de identifican con Copia No Controlada, se
Apoyo SG- graban en PDF (No Aplica para formatos)
QHSE. y se adaptan en el aplicativo disponible.

Auxiliar del
SG-QHSE

10 Profesional de Se publican los nuevos documentos en


Retira de Intranet los Apoyo SG- la Intranet.
QHSE
documentos obsoletos
Al documento físico se le coloca el sello
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.
11 Profesional de Actualizar Listado Maestro Control De
Actualiza Listado Listado Maestro Apoyo SG- Documentos F-SO-OH-13
Maestro Control de Control de QHSE.
de Documentos Documentos Auxiliar del
SG-QHSE

2
2 Coordinador Se comunica al líder que el documento
12
del Área de se encuentra liberado y se autoriza su
Salud, uso.
Seguridad e
Socializa con el líder del
Higiene en el
proceso y/o funcionario que Trabajo.
realizo solicitud.

13 Líder del Informar los cambios de la


Aplica documento en el Proceso documentación a los participantes del
proceso.
proceso correspondiente
Socializa el contenido de los documentos
3
a fin de garantizar su debida aplicación.

FIN

5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso con apoyo


Identificar los registros a Gestión en Salud, del Coordinador del Área de
controlar Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en el
Higiene en el Trabajo identifican los registros
Trabajo. incorporados en el Sistema de
gestión en Salud, Seguridad e
Líderes de Higiene en el Trabajo.
procesos
3 Líderes de Enviar por correo al Coordinador
NO procesos de Gestión en Salud, Seguridad
Hay e Higiene en el Trabajo con copia
1 a la Profesional de Apoyo del
SI Solicitud
SG-QHSE el formato solicitud de
Creación, Mejora o Anulación de
documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido a
consideración.
4 Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar la
Revisar solicitudes o Gestión en Salud, necesidad de crear, modificar o
necesidades de registros Seguridad e anular el documento.
Higiene en el
Trabajo.
5 Coordinador de Si es una solicitud de anulación,
Gestión en Salud, se registra y el proceso termina.
Informa al Seguridad e
Aprobación líder del Higiene en el Cuando se considere necesario
de solicitud Trabajo. define la intervención de un
proceso
o necesidad experto a fin de retroalimentar el
de registros documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se presenta


al Consejo Directivo para que
autorice la creación, Mejora o
anulación.

6 Coordinador de El Coordinador de Gestión en


Se autoriza y controla los Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en el
registros Seguridad e Trabajo actualiza los registros
Higiene en el que se generaron cambios o
Trabajo. nuevos documentos
relacionados con la estructura de
los documentos del SG-QHSE.

7 Coordinador de Coordinador de Gestión en


1 Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en el
Seguridad e Trabajo establece criterios sobre
Establecer criterios de Higiene en el los registros del SG.QHSE.
control de registro Trabajo.

8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro


Actualización del Listado Gestión en Salud, Control de Documentos F-SO-
Listado Maestro Maestro de Seguridad e OH-13
Control de Higiene en el
Documentos Trabajo.

9 Socializa con el líder del Coordinador de Se comunica al líder que el


Gestión en Salud, documento se encuentra
proceso y/o funcionario que
Seguridad e liberado y se autoriza su uso.
realizo solicitud.
Higiene en el
Trabajo.

1
10 Líder del proceso Informar los cambios de la
1 documentación a los
participantes del proceso.

Socializa el contenido de los


documentos a fin de garantizar
Aplica documento en el
su debida aplicación.
proceso
correspondiente

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE


DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
CREACION, Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
MEJORA O
ANULACIONNDE
Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
DOCUMENTOS en el Trabajo/ Líder Aplicativo del Sistema.
del Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
MAESTRO Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
en el Trabajo/ Aplicativo del Sistema.
Profesional de Apoyo.