PLANIFICACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Estudiante: ERIKA MARIN

Docente: EDGAR ADOLFO BRAVO

Evidencia 3 Informe Ejecutivo

Abril 24 de 2019
 ACTIVIDAD EVIDENCIA TRES INFORME EJECUTIVO

1. En esta final de su proceso de aprendizaje se realiza la exploración de cómo hacer

aplicación del conocimiento adquirido, en este sentido se solicita que realice un
informe ejecutivo con la propuesta para gestionar los riesgos y oportunidades de
una empresa. Para realizar esta actividad, suponga que usted hace parte del equipo
delegado para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad conforme a la
norma ISO 9001:2015 en la empresa donde labora. Como parte de las actividades
de este importante proceso, en este momento se está realizando la planeación para
implementar el sistema y como parte de la gestión de los recursos que permitan el
éxito en el proceso la empresa le solicitan que presente un plan de trabajo o
propuesta para Gestionar los riesgos y oportunidades.

1. OBJETIVO

El procedimiento tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el sistema integrado de

gestión de la calidad de los servicios entregados por la Policía Nacional de Colombia, para
la gestión de riesgos y oportunidades, enmarcado en el marco de la adaptación a la Norma
ISO 9001: 2015 para incorporar el enfoque a procesos basado en riesgos, reforzando la
acción preventiva y la eficacia del sistema de calidad.

2. DESARROLLO
2.1 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento sobre la gestión de riesgos se aplica en todos los procesos del Sistema
de Gestión de Calidad y forma parte de la política, planificación y revisión de la estrategia,
de los procesos y en la revisión, mejora y cambios del Sistema Gestión de Calidad, esto
con el fin de prevenir o minimizar efectos no deseados.
 3. METODOLOGÍA

En la búsqueda de la planificación y mejora del Sistema de Gestión de Calidad se realizarán

las siguientes actividades:
3.1 Establecer el contexto interno y externo.

3.2 Identificación de necesidades e intereses de los clientes externos e internos y la

especificación en requisitos de calidad.

3.3 Aplicación de la gestión de riesgos y oportunidades.

4. DETERMINACIÓN CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO

Identificación del contexto interno y externo, los cuales son necesarios para la planificación
del Sistema de Gestión de Calidad.
Estructura para la gestión integral del riesgo, para gestionar de manera integral los riesgos
en la Policía Nacional se cuenta con la distribución de responsabilidades, bajo los
lineamientos y liderazgo de la Alta Dirección.

Figura N°1 Niveles de responsabilidad para la gestión integral del riesgo, fuente https://www.policia.gov.co/sites/default/files/manual-para-_la-
gestion-integral-del-riesgo-en-la-policia-nacional-25-07-2016.pdf
Actividades a realizar:

1. Determinación factores internos y externos determinantes en el desarrollo y

resultados de los procesos.
Es aquí donde el Área de Control Interno a través del proceso de auditoría interna sobre la
efectividad de las políticas y acciones en la materia, vigila que los riesgos institucionales
estén siendo administrados apropiadamente y que el SGC está siendo operado
efectivamente;

 Evaluar reportes de riesgos institucionales

 Revisar manejo de riesgos institucionales

 Evaluar casos de materialización de riesgos (hallazgos o no conformidades) y estándares

(producto y/o servicios no conformes) en la prestación del servicio de Policía.

2. Realizar análisis de las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.

Donde se llegue a evaluar los casos de riesgos ya identificados a partir de situaciones
asociadas a los mismos.

Se deberán identificar los riesgos asociados al objetivo de su proceso, en su nivel, teniendo

en cuenta lo siguiente:

NIVEL ACTIVIDAD GENERAL

Proceso de Primer Nivel Direcciona los lineamientos de toda la Institución hacia su proceso en
el segundo nivel, con base en los resultados del seguimiento
reportados por el segundo nivel, donde se proponen nuevos
lineamientos que propicien la mejora institucional.
Proceso de Segunda De acuerdo al proceso de primer nivel se definen planes, programas
Nivel o proyectos para ejecutar e impactar en el segundo y tercer nivel. Aquí
se hace control y seguimiento a la ejecución de los lineamientos por
parte del tercer nivel y retroalimentar.
Proceso de Tercer Nivel Se ejecutan los lineamientos recibidos por el proceso del segundo
nivel, así mismo se controla la ejecución de las acciones y se informan
los resultados o cualquier información relevante.

5. Dar a conocer los resultados a la dirección de la Policía Nacional en especial a la

Oficina de Planeación a efectos de su inserción en la Documentación de Procesos
y procedimientos institucionales, en busca de su aprobación.
Es por esto que se debe identificar riesgos asociados a los indicadores formulados en cada
proceso y en cada nivel. Los indicadores del proceso se deberán tomar de una
caracterización actualizada, verificar y complementar la información de los indicadores, La
Policía Nacional debe aplicar métodos adecuados para el alcance de los procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea viable su medición. Estos métodos deben
señalar la capacidad de los procesos para conseguir los resultados planificados, para esto
se deben tener en cuenta para la identificación de riesgos los indicadores que permitan
medir el cumplimiento de los objetivos de los procesos.

6. Aplicación de los procesos aprobados previa revisión y mejora, en donde se revisan

los procesos, se identifican las mejoras de los procesos, y se efectúan los planes de
acciones.

Por Niveles o responsabilidad encontramos a los Jefes, Directores y Comandantes quienes

deben Facilitar el desempeño de todas las actividades que estén relacionadas con el
riesgo, todo por medio de la asignación de tiempo suficiente para la ejecución de las
actividades.
El desarrollar, mantener, inspeccionar y perfeccionar las actualizaciones, deberá estar a
cargo de las direcciones, oficinas asesoras y las unidades desconcentradas, de acuerdo a
la misional que les corresponda.

7. Revisión: se realiza en la evaluación, seguimiento y mejora del proceso mediante

un informe de la gestión del proceso. Esta se realizara anual o en situación
excepcional.