GUIA DE APRENDIZAJE 4

ACTIVIDAD 4
EVIDENCIA N°2 MICROTEXTO

EDWIN FABIAN ARAQUE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Documentación de un sistema de gestión de calidad

INSTRUCTOR
DIANA KATHERINE TRILLEROS MOICA

DUITAMA
2019
 INFORME ACTIVIDAD SEMANA 4
MICROTEXTO

La constante evolución de los diferentes campos laborales ha llevado a la

actualización de los procesos industriales, lo cual ha generado que las
organizaciones se actualicen no solo a nivel operativo sino también en la gestión de
sus productos y servicios y sobre cual es la meta que desean alcanzar.

Día a día la globalización ha hecho que las industrias se vuelvan mas competitivas
en por de buscar la excelencia en la calidad y la satisfacción de sus clientes. Por
ello las empresas empezaron a optar por el sistema de gestión de calidad (SGC)
como guía para lograr dicho propósito.

El sistema de gestión de la calidad es la gestión de servicios que se ofrecen, y que

incluye planear, controlar, y mejorar, aquellos elementos de una organización, que
de alguna manera afectan o influyen en la satisfacción del cliente y en el logro de
los resultados deseados por la organización. Es allí donde entra un punto muy
importante y es la documentación que se maneja en la organización, ya que toda la
información que se recopila mediante los diferentes formatos o medios que se
manejen dentro de la empresa ayudan a saber en que punto se encuentra la
organización y que mejoras se le deben realizar al sistema para lograr mejores
resultados.

Dentro de la mejora continua se encuentra el realizar una evaluación de la

documentación, esto con la finalidad de asesorarnos de que dichos documentos,
registros, formatos y demás estén cumpliendo el fin con el cual fueron creados, o si
por el contrario se deba realizar alguna corrección o modificación.

Todas aquellas modificaciones que se realicen a algún tipo de documento deben

quedar debidamente registradas para futuras referencias. Dichas modificaciones
quedan registradas en una matriz de control de cambios, donde se pueden
acceder para posteriores revisiones.
Dichos cambios se deben codificar debidamente, donde la versión del documento
se cambia por la mas reciente, esto con el fin de que las personas que están
involucradas con el manejo de dicho documento sepan cual es el más actual, y así
eviten usar versiones anteriores, las cuales se deben de retirar de circulación. Junto
con esto hay que tener en cuenta la fecha de emisión, que no es mas que la fecha
en la que empieza a regir el documento en su nueva versión.

No obstante, no basta con modificar los documentos, estos deben tener su

respectiva divulgación, donde los responsables del uso de los documentos se
enteren de las modificaciones realizadas a los mismos. Esta divulgación va
acompañada de una breve capacitación, donde la organización se cerciora que el
nuevo documento fue presentado a las personas, y que cualquier duda sobre su
uso hayan sido aclaradas.

Finalmente, el nuevo documento pasa a la distribución, ya sea por medios físicos

o digitales, para ser implementado en las áreas según corresponda.