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CLINICA OCUPACIONAL

1.0 OBJETIVO

Establecer la metodología para la realización de las evaluaciones médicas

ocupacionales, la administración y contenido de las historias clínicas
ocupacionales en la empresa Ecualac, enmarcados y cumpliendo la legislación
vigente.

2.0 ALCANCE

El presente procedimiento aplica a los trabajadores de todas las áreas y

procesos de empresa, cumpliendo la legislación vigente en cuanto a los
procesos de evaluaciones médicas ocupacionales y reserva de la historia clínica
producto de las mismas.

3.0 REFERENCIAS

Decisión 584, Sustitución de la Decisión 547, Instrumento Andino de Seguridad y

Salud en el Trabajo.
Resolución 957, Reglamento del Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Decreto ejecutivo 2393 SART.
Código del trabajo.
Acuerdo ministerial 1404.
Acuerdo IESS 513.

4.0 RESPONSABILIDADES

Gerente General
Aprobar el presente procedimiento para su implementación.

Médico Ocupacional
El responsable de realizar, desarrollar y custodiar con la reserva del caso la
historia clínica laboral, será un médico titulado como tal, que posea una
especialidad específica en medicina ocupacional y que guarde un perfil óptimo
de esas características.

5.0 DEFINICIONES

ACTOS MÉDICOS: Procedimientos de diagnósticos, quirúrgicos, terapéuticos o

farmacéuticos que se realizan para evaluar o intervenir las condiciones de salud
de la persona.

ANTECEDENTES LABORALES: Toda exposición a factores de riesgo durante

el desempeño de su labor en contratos o trabajos desarrollados fuera de la
institución que actualmente lo contrata.
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CANDIDATO/ ASPIRANTE: Persona que se encuentra postulada para ocupar un

cargo dentro de la UIS, y está dentro del proceso de selección.

CONDICIONES DE SALUD: Estado de salud actual de la persona en el ámbito

físico, psíquico y social.

CONTENIDO MÍNIMO DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL: La historia

clínica ocupacional deberá contener los documentos resultantes de cada una de
las evaluaciones médicas realizadas al trabajador durante su vida laboral y
deberá estar disponible cada vez que se vaya a practicar una evaluación.
También forman parte de la historia clínica ocupacional, las evaluaciones o
pruebas complementarias, así como las recomendaciones pertinentes.

ENFERMEDAD PROFESIONAL: Se entiende por enfermedad profesional todo

estado patológico que sobrevenga como consecuencia obligada de la clase de
trabajo que desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a
trabajar, bien sea determinado por agentes físicos, químicos o biológicos.

EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL: Acto médico mediante el cual se interroga

y examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de
riesgo y determinar la existencia de consecuencias en la persona por
dicha exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis
en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y exámenes
complementarios, tales como: de laboratorio, imágenes diagnósticas,
electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir un el
diagnóstico y las recomendaciones.

EXAMEN DE INGRESO: Son aquellos que se realizan para determinar las

condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su
contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría
expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo.

EXAMEN PERIÓDICO: Son aquellos que se realizan con el fin de monitorear la

exposición a factores de riesgo e identifican en forma precoz, posibles
alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del
trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de
trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de
establecer un manejo preventivo.

EXAMEN DE EGRESO (RETIRO): Es aquella valoración que se debe realizar al

trabajador cuando se termina la relación laboral. Su objetivo es valorar y
registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas
o funciones asignadas.

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EVALUACIÓN MÉDICA POR CAMBIO DE OCUPACIÓN: Es aquel que se

realiza cada vez que el trabajador cambie de ocupación e implique cambio de
medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o
diferentes factores de riesgo, en los que detecte un incremento de su magnitud,
intensidad o frecuencia. El objetivo de esta evaluación es garantizar que el
trabajador se mantenga en condiciones de salud física, mental y social acorde
con los requerimientos de las nuevas tareas y sin que las nuevas condiciones
de exposición afecten su salud.

EXAMEN MÉDICO DE REUBICACIÓN: Es aquel examen que se practica a

aquellos trabajadores que sufren algún quebranto de su condición de salud como
consecuencia de una enfermedad de origen laboral, de un accidente de trabajo o
de una enfermedad general, la cual le impide desempeñarse apropiadamente
en el cargo u oficio que desempeñaba previamente. En este examen, además de
una muy buena evaluación médica, debe evaluarse apropiadamente las
condiciones de riesgo del trabajo desempeñado y de otros trabajos en los cuales
el empleado pudiera laborar sin riesgo de agravar su estado de salud, con el fin
de identificar el oficio más apropiado a sus actuales condiciones físicas y
psicológicas.

EXAMEN MÉDICO POST INCAPACIDAD O DE REINTEGRO LABORAL:

Examen que se realiza a los trabajadores que por algún motivo han estado
ausentes de su trabajo por un periodo a causa de un Accidente de Trabajo,
Enfermedad Laboral, Accidente Común u otros problemas relacionados con la
salud y debe reintegrarse laboralmente, también se le realizará al trabajador que
independientemente del tiempo de incapacidad haya sido atendido por eventos
que requirieren hospitalizaciones o cirugías complejas.

EXPOSICIÓN A FACTOR DE RIESGO: Se considera exposición a un factor de

riesgo, la presencia del mismo en cualquier nivel de intensidad o dosis.

HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL: Es el conjunto único de documentos

privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran
cronológicamente las condiciones de salud de un trabajador, los actos médicos y
los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en
su atención. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a
factores de riesgo que ha presentado el trabajador en su vida laboral, así como
resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional.

PRUEBAS DE INTEGRIDAD: Es un análisis de integridad tridimensional que

abarca: Un interrogatorio directo sobre el pasado del evaluado, sus valores y
puntos de vista (normas), y su personalidad. Con todos estos parámetros
podemos medir el nivel de riesgo de contratar a una persona para un
determinado cargo.

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PRUEBAS COMPLEMENTARIAS: Conjunto de exámenes específicos de

acuerdo a los factores de riesgo, que ayudan a la detección temprana de las
alteraciones de salud, contribuyendo a la precisión del diagnóstico y al
seguimiento.

PEDIDOS DE EXAMENES POR CARGOS: Documento que plasma las

necesidades de exámenes médicos ocupacionales y paraclínicos acorde a
los riesgos inherentes a cada uno de los cargos de la organización. Además, se
especifican algunas características personales requeridas para el desempeño
del cargo.

PERFIL DEL CARGO: Es la información con que cuenta el empleador acerca

de las capacidades y condiciones físicas y mentales que debe tener un
trabajador que va a desempeñar o se encuentra desempeñando determinado
cargo o labor, en relación con los factores de riesgo a los que está o va a estar
expuesto en el desarrollo de sus funciones y medio ambiente de trabajo.

REINTEGRO LABORAL: Consiste en la actividad de reincorporación del

trabajador al desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en
condiciones de competitividad, seguridad y confort, después de una
incapacidad temporal o ausentismo, así como también, actividades de
reubicación laboral temporal o definitiva o reconversión de mano de obra.

RESPONSABLE DE LAS EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES:

Las evaluaciones médicas ocupacionales serán realizadas por un médico
especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en
salud ocupacional o siguiendo los criterios definidos en los Sistemas de
Vigilancia Epidemiológica.

RRHH: Talento humano.

SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA: Metodología y procedimiento

médico administrativo que facilitan el estudio de los efectos sobre la salud
causados por la exposición o factores de riesgo específicos presentes en el
trabajo e incluye acciones de prevención y control dirigidos al ambiente laboral y
a las personas (aspectos físicos, estilos de vida y trabajo, evaluaciones del
ambiente de trabajo).

6.0 PROCEDIMIENTO

Para la implementación del proceso de evaluaciones médicas ocupacionales, es

necesario tener en cuenta el cumplimiento de requisitos generales con base en
la normatividad vigente y requisitos legales. Verificar que las evaluaciones
médicas ocupacionales sean realizadas por médicos especialistas en medicina
del trabajo o salud ocupacional, con certificación vigente en salud ocupacional.
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El responsable del área de Talento Humano presentará la requisición de

personal, previa autorización de la gerencia (TH003-R1), existirán dos tipos de
reclutamiento:

RECLUTAMIENTO INTERNO
Se seleccionaran de un grupo de elegibles sugeridos por los responsables de
cada área, en lo que se refiere a candidatos internos.

RECLUTAMIENTO EXTERNO
Se procederá a reclutar mediante fuentes externas especificadas en la tabla 1.

TABLA 1. Fuentes externas

- Base de datos con aplicaciones voluntarias.
- Centros Educativos, institutos y universidades
- Red de contactos: A través de consultas con profesionales de
distintos sectores,
que refieran candidatosde
- Recomendaciones potenciales.
los empleados.
- Internet páginas de bolsa de empleo.
- Anuncios de prensa o radio.

Talento humano realizará, los procedimientos detallados en el procedimiento

TH003.

La Gerencia general toma la decisión de los candidatos que se someterán a los

exámenes médicos de ingreso.

Historia Clínica Ocupacional de Ingreso:

 El médico ocupacional extenderá el pedido de exámenes mínimos

requeridos a los postulantes seleccionados, dependiendo la función a la que
aplique.
 El postulante acudirá en las condiciones que se le soliciten, a la entidad que
contrate la empresa para la realización de los exámenes ocupacionales
sugeridos por la determinación de los riegos detectados en la matriz.
 Los resultados de los exámenes de los postulantes serán enviados por
correo electrónico institucional al médico.
 Talento humano convocará a los postulantes para la realización de la historia
clínica ocupacional.
 El médico ocupacional levantará la historia clínica, realizará el examen físico,
y estudiara el reporte de los exámenes complementarios.
 De ser el caso prescribirá la receta respectiva de encontrar alguna novedad
en los exámenes que revise.
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 El médico deberá generar el certificado médico de aptitud individual como

resultado de la valoración, indicando las restricciones existentes y las
recomendaciones o condiciones que se requiere adaptar para que el
trabajador pueda desempeñar la labor.

Historia Clínica Ocupacional de Salida:

 Una vez realizada la renuncia o desvinculación del trabajador, talento

humano convocará a los mismos a la realización de la historia clínica
ocupacional de salida.
 El médico ocupacional levantará la historia clínica de salida, realizará el
examen físico, y según las condiciones del trabajador solicitara los
exámenes complementarios pertinentes según la actividad y el riesgo.
 El trabajador desvinculado acudirá en las condiciones que se le soliciten, a la
entidad que contrate la empresa para la realización de los exámenes
ocupacionales solicitados.
 Los resultados de los exámenes de los trabajadores en proceso de
desvinculación serán enviados por correo electrónico institucional al médico.
 De ser el caso prescribirá la receta respectiva de encontrar alguna novedad
en los exámenes que analice.
 El médico deberá generar el certificado médico de salida, que es una
constancia de las condiciones en que el trabajador se encuentre al momento
de la desvinculación.

Historia Clínica Ocupacional de Control:

 El médico ocupacional y/o la Unidad de Salud y Seguridad Industrial, en

primera instancia, realizarán la convocatoria a empresas interesadas y que
tengan competencias así como experiencia en la realización de exámenes
ocupacionales que se requieran.
 La Gerencia, con el asesoramiento del médico ocupacional y/o la Unidad de
Salud y Seguridad Industrial, determinará qué empresa es la más idónea
para la realización de los exámenes ocupacionales de control; siempre y
cuando éstas cumplan con todas las normas, equipamiento, procedimientos
y precios que más le convengan a la empresa.
 Una vez seleccionada la empresa ofertante de exámenes ocupacionales, se
determinara fecha, hora y condiciones para la toma de las respectivas
muestras o estudios médicos.
 Los resultados de los exámenes de los trabajadores serán entregados por la
empresa contratada, tanto en formato físico así como en formato digital.
 Talento humano realizará el cronograma para el levantamiento de la historia
ocupacional de control y convocará a los trabajadores que corresponda.
 El médico ocupacional levantará la historia clínica, realizará el examen físico,
y estudiara el reporte de los exámenes complementarios.
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 De ser el caso prescribirá la receta respectiva de encontrar alguna novedad

en los exámenes que revise.
 El médico deberá generar el certificado médico de la condición presente que
se encuentre el trabajador, como resultado de la valoración, indicando las
nuevas restricciones existentes o eliminado aquellas que el trabajador
mantenía según la condición actual de salud y las recomendaciones o
condiciones que se requiere adaptar para que el trabajador pueda
desempeñar la labor.

Reserva de la historia clínica ocupacional

La historia clínica ocupacional y en general, los documentos, exámenes o

valoraciones clínicas o exámenes complementarios que allí reposen son
estrictamente confidenciales y hacen parte de la reserva profesional; por lo tanto,
no podrán comunicarse o darse a conocer, salvo los siguientes casos:
 Por orden de autoridad judicial.
 Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando éste la
requiera con fines estrictamente médicos.
 Por solicitud del médico o prestador de servicios en salud ocupacional,
durante la realización de cualquier tipo de evaluación médica, previo
consentimiento del trabajador, para seguimiento y análisis de la historia
clínica ocupacional.
 Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la
pérdida de la capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.

Custodia y entrega de las historias clínicas ocupacionales

Para la custodia y entrega de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las

historias clínicas ocupacionales se aplicarán las siguientes reglas:

 La custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia

clínica ocupacional estará a cargo del departamento médico de la empresa
que la generó en el curso de la atención, cumpliendo con los requisitos y
procedimientos de archivo conforme a las normas legales vigentes de la
historia clínica.
 Los médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional
que formen parte de los servicios médicos de la empresa, tendrán la
guarda y custodia de la historia clínica ocupacional y son responsables de
garantizar su confidencialidad.
 En la carpeta de Talento humano de cada trabajador, se archivará el
certificado médico ocupacional.

7.0 REGISTROS Y FORMATOS

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Se adjuntan el formato de historia clínica ocupacional, así como el certificado de

salud, el mismo que tendrá similar formato tanto para los certificados de ingreso,
salida, control y reingreso.

Registro de historia clínica ocupacional

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Registro de Certificado médico de ingreso, salida y control.

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8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS

Historia clínica de ingreso Historia clínica de salida Historia clínica de control

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