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PROTOCOLO DE STOCK MINIMO Versión: 1.0

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CRÍTICAS. Fecha de Elaboración : 25
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Hospital Dr. Mauricio Heyermann.

PROTOCOLO DE STOCK MINIMO DE

INSUMOS EN UNIDADES CRÍTICAS

Índice

Sección Página
Introducción 1
Objetivo 1
Alcances 2
Dirigido a 2
Responsabilidades 2
Definiciones 4
Desarrollo del proceso 5
Evaluación 8
Socialización 10
Referencias 10
Anexos 11
Flujograma 15

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Ing. Rene Lopetegui
Q.F. Alejandra Pérez Dr. Pedro Hoffmann León
Carrasco
Jefe Sección Farmacia Subdirección medica
Director Hospital Dr. Mauricio
Q.F. Alexia Muñoz Parra Eu. Claudia Navarro Soto
Heyermann Torres Angol
Sección Farmacia Oficina de Calidad

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I. INTRODUCCIÓN

El establecimiento detecto la necesidad de contar con un arsenal mínimo de

insumos de forma regular en Unidades Críticas o Unidades de pacientes de mayor
riesgo con el objeto de cubrir en forma oportuna las necesidades de los pacientes
que lo requieran de forma urgente e impostergable
El Stock mínimo de los Insumos de las Unidades Críticas de nuestro
establecimiento, debe estar acorde con los tratamientos aplicados en cada una de
estas unidades. La Unidad de Farmacia, debe velar y regular por el correcto
abastecimiento, almacenamiento y reposición del listado de los insumos definidos
por las unidades, así como el reemplazo y/o eliminación de aquellos que no reúnen
las condiciones de uso para el paciente de nuestra institución.

II. OBJETIVO

2.1 Objetivo General

Facilitar el acceso rápido y fácil de insumos en casos de emergencia en las
Unidades Críticas y asegurar un stock mínimo de insumos vitales para garantizar la
atención de los pacientes en condicion de riesgo potencial de su vida.

2.2 Objetivos Específicos

1. Definir y Mantener stock mínimos de insumos en Unidades Criticas
2. Definir el sistema de reposición, periodicidad y el control de los insumos del
listado definido para cada Unidad Critica.
3. Realizar informes de revisión y control de stock mínimo.

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III. ALCANCE

Este protocolo debe ser aplicado por los Profesionales Clínicos de las Unidades
Criticas definidas por el Hospital Dr. Mauricio Heyermann Torres cada vez que
disminuya el stock minimo de dichas unidades y personal de Unidad de Farmacia.

IV. DIRIGIDO A:

Las Unidades Críticas, corresponden a las siguientes unidades:

a) Unidad de Tratamiento intermedio
b) Servicio Urgencia
c) Sevicio Pabellón Quirúrgico y Recuperación.
d) Servicio Atención Móvil de Urgencia
e) Servicio de Ginecobstétrico.

V. RESPONSABILIDADES

Estamento Responsabilidades
Jefe de • Difusión y capacitación del personal involucrado en aplicación
Farmacia de este documento
• Supervision en areas del cumplimiento de este protocolo.
• Analisis de datos obtenidos de supervisión e ingreso de datos
en SIS-Q y/u otra base de datos
• Elaboración, implementación y evaluación de planes de
mejora en proceso y documentación.

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• Peticion de recursos necesarios para la aplicación de este

protocolo.
• Participar en reuniones de análisis de resultados obtenidos
Químico • Aplicar este protocolo
Farmacéutico, • Remplazar en responsabilidades de Jefe de farmacia cuando
éste no se encuentre
Coordinadoras • Aplicar este protocolo
de Äreas • Supervisar el mantenimiento del stock minimo de insumos y la
adecuada utilización de estos.
• Participar en elaboración, aplicación y evaluación de planes de
mejora.
• Participacion en capacitación del personal a cargo.
• Avisar necesidades de insumos al Jefe de Farmacia.

VI. DEFINICIONES

• Stock mínimo: Corresponde a la reserva minima de existencia de aquellos

insumos que deberán estar presentes de forma permanente en las unidades
críticas para asegurar el otorgamiento oportuno de un tratamiento médico
impostergable. Será definido por la jefatura y coordinación del área y la
Jefatura del Servicio de Farmacia. El listado de estos productos estará
disponible en formato de papel o digital en cada uno de los Servicios Críticos
(específicos para cada uno) y en el Farmacia.
• Unidades críticas: Son aquellas Unidades donde los pacientes mantienen una

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Condición de riesgo vital por la complejidad de su condición. Corresponde a la

Unidad de Paciente Intermedio, Servicio de Urgencias, Pabellón Quirúrgico de la
Institución, SAMU y Servico de Ginecobtetrico.
• Mantención: Dice relación con la existencia permanente en cada unidad del total
de insumos incluidos en el listado de stock mínimo.

VII. DESARROLLO

7.1 SISTEMA DE REPOSICIÓN DEL STOCK MÍNIMO DE INSUMOS:

El stock minimo de las Unidades Criticas deberá resguardarse de manera tal que
éste se mantenga de forma permanente en los servicios que cuentan con él.
La Enfermera/Matrona Coordinadora será la responsable de realizar revisiones
semanales del stock mínimo a través de un check list para asegurar que el stock se
mantenga en forma permanente, además debe asegurar que los insumos siempre
presenten fecha de vencimiento vigente y que estos no se encuentren deteriorados
o sin rótulo.
En lo referente a la reposición, si se requiere utilizar algún insumos del stock
minimo, éste debe ser repuesto lo más pronto posible y para esto debe ser
solicitado desde el servicio clínico, para ello debe utilizar el formato de papel a
través del Libro de Pedido, el cual debe contener con letra legible el listado de los
Insumos a reponer y la cantidad solicitada; todas las solicitudes deben tener la firma
del Coordinador del área y debe indicar claramente que se trata de “Reposición de
Stock Minimo”.

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La solicitud debe hacerla llegar a Bodega de Farmacia para su posterior

despacho el que tendrá prioridad por sobre la entrega de otros insumos y deberá
ser entregada dentro de las proximas 24 horas hábiles. Al momento de recibir la
solicitud en Bodega se registrará inmediatamente la fecha y hora de recepción
como asi también fecha y hora de despacho al servicio, esto como forma de medir
la Oportunidad en el Despacho desde el Servicio de Farmacia.
Si en la eventualidad que no se cuente con stock del producto solicitado se
ofrecerá algún producto que lo reemplace temporalmente y en un máximo de 72
hrs se deberán reponer las unidades utilizadas. El despacho del producto
alternativo se consignara a traves de una salida de bodega que se adjuntará a la
solicitud.
Cabe destacar que cada servicio clínico que disponga de un Stock mínimo, debe
registrar en una planilla, dipuesta para aquello, la fecha y hora en que se utilizó
algún insumo del stock, así como también debe registrarse la fecha y hora en que
se realiza la reposición de éste, en ambos casos debe registrase el nombre y
firma del funcionario responsable. Lo anterior tiene la finalidad de registrar la
oportunidad de la reposición del Stock Minimo de Insumos en el Servicio
Clínico.

7.2 CONTROL DE INVENTARIO:

Farmacia en coordinación con Enfermera/Matrona Coordinadora, realizarán una
visita trimestral para control de inventario del stock mínimo, dicho informe que
tendrá que confeccionar el Jefe de Farmacia deberá quedar en Farmacia con envío
de copia a Jefe CR Apoyo, Oficina de Calidad y Seguridad del Paciente y Unidad
visitada.

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7.3 AUDITORÍA OPORTUNIDAD REPOSICIÓN DEL STOCK EN SERVICIO

CRITICO:
Farmacia en coordinación con Enfermera/Matrona Coordinadora, realizarán una
auditoría trimestral que consistirá en escoger al azar de la Planilla de Registro de
Salida y Reposición de Stock Mínimo del Servicio Crítico auditado una muestra
del 10% de los insumos utilizados en el periodo al que se le realizará seguimiento,
si en el caso que se cuente con una cantidad menor o igual a 5 solicitudes se
utilizara el total de estas. El seguimiento consistirá en comparar las fechas de
utilización y reposición de los insumos en el Servicio Critico con la fecha de
recepción de la solicitud y despacho de estos desde Bodega de Farmacia. Se emitrá
un informe de dicha auditoría que tendrá que confeccionar el Jefe de Farmacia y
deberá quedar en Farmacia con envió de copia al Jefe de CR de Apoyo, Oficina de
Calidad y unidad visitada.
Se considerará oportuna la reposición de cada insumo auditado, cuando este se
reponga en el Servicio Clínico dentro de las 24 horas luego de ser utilizado
(siguiendo las directrices de este protocolo). Se dirá que el Servicio Crítico repone
oportunamente los insumos utilizados de su stock mínimo cuando de esta auditoría
(muestra del 10%) cumpla en un 100% de reposición oportuna.
Finalizado este proceso se generará un informe que tendrá que confeccionar el
Jefe de Farmacia y deberá quedar en Farmacia con envió de copia al Jefe de CR
de Apoyo, Oficina de Calidad y unidad visitada.

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VIII EVALUACION:
La evaluación se realizará trimestralmente según pauta de evaluación que se
adjunta en anexos, es responsabilidad del Químico Farmacéutico visitar el servicio
crítico y medir los indicadores.
Con los resultados obtenidos tras aplicar la pauta de evaluación el Jefe de
Farmacia confeccionara un informe cuya distribución se explica en el punto VII de
este mismo protocolo.

IX INDICADORES:
Denominación Control del Stock Responsable Jefe de Farmacia
del Indicador Minino en los
Servicios Críticos
Objetivo Contar con el stock mínimo de insumos establecidos en los servicios
críticos
Los Servicios Críticos deberán tener en stock los insumos acordados en
Descripción
todo momento, para sí asegurar la oportunidad en la atención
impostergable del paciente.
Excepciones No hay

Fórmula
Nº de Servicios Críticos con stock mínimo completo evaluados en el
periodo /Nº de Servicio Críticos evaluados en el periodo x 100
Umbral 100 % Umbrales Optimo: sobre 95% a 100%
SIS-Q Aceptable: 80% a 94%
Critico: 0 a 79%
Fuente de datos Pauta de Evaluación Frecuencia Trimestral
Anexo Nº1

Niveles de Servicios Críticos Usuarios Enfermera y/o Matrona

Aplicación Coordinadora del Servicio
Crítico.

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Denominación Reposición Oportuna Responsable Jefe de Farmacia

del Indicador del Stock Mínimo en
los Servicios Críticos
Objetivo Asegurar que la reposición de Insumos utilizados del stock mínimo sea
oportuna en el Servicio Critico.
El Servicio Crítico deberá reponer oportunamente el stock de los insumos
Descripción utilizados que integran el Stock mínimo, para así diponer de ellos en el
momento que se requiera y asegurar el otorgamiento de una atención
opotuna al paciente.
En caso que se despache un insumo alternativo desde Bodega de
Excepciones
Farmacia, que cubra el requerimiento temporal, será considerado como
reposición del insumo solicitado
Nº de Insumos que se reponenen del Stock minimo oportunamente en el
Fórmula
Servicio Crítico evaluado en el periodo/ Nº Total de Insumos repuestos del
Stock mínimo evaluado en el periodo x 100
Umbral 100% Umbrales Optimo: sobre 95% a 100%
SIS-Q Aceptable: 80% a 94%
Critico: 0 a 79%
Fuente de datos Planilla de Registro de Frecuencia Trimestral
Uso y Reposición del
Stock Minimo del
Servicio Crítico
(AnexoNº2)
Niveles de Servicios Críticos Usuarios Enfermera y/o Matrona
Aplicación Coordinadora del Servicio
Crítico.

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X. PLAN DE SOCIALIZACION.

La metodología de socialización y puesta en marcha de esta nueva versión del

Protocolo de Stock mínimo de insumos en Unidades Críticas será desarrollada en
conjunto con la Enfermera de la SDGC y Enfermera/Matrona Coordinadoras con el
objetivo de introducir su aplicación en los Servicio Críticos del establecimiento.

XI ACTUALIZACIONES DEL PROTOCOLO

La vigencia del presente Protocolo corresponderá al período de 3 años, sin perjuicio

de ello, será el responsable del indicador la jefa de Farmacia, la que también será la
responsable de realizar modificaciones, si producto de la dinámica o de nuevas
formas de trabajo implementadas, el documento requiere de una actualización. Para
ese efecto, las modificaciones propuestas deberán ser remitidas a la Oficina de
Calidad para revisión y publicación.
El proceso de actualización del Protocolo debe ser registrado en documento que
especifique los respectivos cambios, según se especifica en el anexo

XII REFERENCIAS N/A

XIII ANEXOS:
1. Pauta evaluación Stock Mínimo de Insumos en Servicio Critico
2. Planilla de Registro de Uso y Reposición del Stock Minimo del Servicio Crítico

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ANEXO Nº1

PAUTA EVALUACIÓN STOCK MÍNIMO DE INSUMOS EN SERVICIO CRITICO

FECHA:
EVALUADOR:

FAC STOCK
PRODUCTO EMP MÍNIMO SI NO OBSERVACIÓN

% de cumplimiento de Stock de Insumos

__________________ __________________
EU Coordinador Q.F. Responsable
Servicio Auditado Auditoría

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ANEXO Nº2

FORMATO PLANILLA DE REGISTRO DE USO Y REPOSICION DEL STOCK MÍNIMO DE

INSUMOS EN EL SERVICIO CRÍTICO

UNIDADES FECHA HORA FECHA HORA ENFERMERA

FIRMA
STOCK UTILIZADAS UTILIZACION UTILIZACION REPOSICION REPOSICION RESPONSABLE
PRODUCTO UD MINIMO

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TOMA CONOCIMIENTO DE PROTOCOLO

NOMBRE FECHA FIRMA

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FORMULARIO REGISTRO DE MODIFICACIONES.

MODIFICACIONES FECHA

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FLUJOGRAMA:

PEDIDO INSUMOS MINIMOS BODEGA DE FARMACIA REPOSICION REGISTROS

INICIO Una vez recibida en Bodega de Farmacia la

No existirá reposición de
insumos vencidos,
PROCESO solicitud, su despacho tendrá prioridad por
mermados y/o fuera del
sobre la entrega de otros insumos.
empaque original de forma
inmediata.

La reposición del stock

mínimo de realizará contra
El Jefe de Farmacia en coordinación con
solicitud. Si llega a ocurrir se
Cordinador del área encargada de la
unidad, realizará una visita trimestral para deberá:
controlar el stock mínimo.
1. Llenar el
Formulario establecido
para ello según
La solicitud será emitida por Informe
Procedimiento de
Coordinador del área. El Jefe de Farmacia deberá realizar un Solicitud, Despacho y 1 stock
informe del stock mínimo. Devolucion de Insumos mínimo
Con copia: desde servivios trimestral
1. CR Apoyo clinicos
2. OCSP
3. Unidad visitada

TERMINO DE
1 PROCESO

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