INFORME DE DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO DEL BATALLÓN DE

COMUNICACIONES DE FACATATIVÁ

En el Batallón de Comunicaciones, durante visita de diagnóstico, se logra

determinar que este no ha implementado adecuadamente un programa de gestión
documental, teniendo en cuenta que el lugar donde se encuentran los acervos
documentales, inicialmente no fue adecuado para esta función ya que no cumple
con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente, seguridad y
mantenimiento lo cual no garantiza la conservación y preservación del patrimonio
documental.

Actualmente la imagen de los archivos de los batallones se encuentran expuestas

por su mala administración archivística, dejando en evidencia que las Unidades
Documentales se encuentran en depósitos que inicialmente no han sido
destinados para la conservación de los documentos, sino para funciones
administrativas o alojamientos en los cuales se hospedaban los soldados que
prestan su servicio militar obligatorio, estos depósitos temporales no cuentan con
las adecuaciones estructurales y ambientales requeridas para el resguardo del
acervo documental

1.1 Objetivo General

Establecer un Plan de mejoramiento para la administración de la ordenación

documental del Batallón de Apoyos y Servicios para las Comunicaciones de
Facatativá de acuerdo a la normatividad.

1.2 Objetivos específicos

 Realizar diagnóstico del estado actual de las Unidades de Conservación del
Batallón de Apoyos y Servicios para las Comunicaciones de Facatativá, de
acuerdo a la normatividad vigente.
ANALISIS DE LOS RESULTADOS

La ausencia de una política responsable para la Gestión Documental, es una

problemática que afecta Batallón de Apoyos y Servicios para las Comunicaciones
de Facatativá la carencia de personal calificado, el desconocimiento de la
legislación de archivos y la falta de presupuesto ya que existe un
desconocimiento de la normatividad que viene expidiendo el Archivo General de
la Nación, en cuanto a los principios, procedimientos y normas que se deben tener
en cuenta para el tratamiento de la documentación a lo largo de su ciclo vital,
inexistencia de instalaciones físicas apropiadas para conservar y almacenar el
volumen de documentos, se carece de una política al interior de la entidad para el
manejo de la ordenación documental.

Es importante y además necesario organizar la unidad documental y así garantizar

la correcta conservación, aplicando los principios archivísticos y la recuperación
del patrimonio documental de la institución.

En este sentido se debe realizar un plan de mejoramiento para la organización de

la conservación documental, y así recuperar la información de tal forma que se
pueda conservar, almacenar para su consulta y para dar cumplimiento a uno de
los fines de los archivos, consagrados en la Ley 594 de 2000 “el objetivo esencial
de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma
que la información institucional sea recuperable.

La Organización Archivística de la organización documental requiere no sólo el

seguimiento de las normas propuestas sino una tarea que comprometa a la
institución en general para uso de la administración en el servicio al ciudadano y
como fuente de la historia.
2. CONCLUSIONES Y RESULTADOS

 Dentro del diagnóstico realizado al Batallón de Apoyos y Servicios

para las Comunicaciones de Facatativá, se evidencio el estado
actual del archivo, con el hallazgo de unidades de conservación sin
una evidente administración donde los acervos documentales se
encuentran en una oficina apilada unos sobre otros, donde las cajas
se encuentran en condiciones no adecuadas para la conservación
documental. Se encuentran acervos documentales que datan de los
años 2009 al 2017 sin la implementación de las Tablas de Retención
Documental (TRD). Infraestructura que no cumple con las
condiciones de ubicación y condiciones ambientales.
 La propuesta integral para el manejo de los archivos es la
siguiente:

 Solicitar una capacitación sobre el manejo de la archivística por

parte del Archivo General de la Nación.
 Solicitud de cursos certificados por parte del Sistema Nacional de
Aprendizaje dirigido a los jefes de sección y/o dependencia.
 Adecuar las infraestructuras destinadas para conservar los
acervos documentales según la normatividad vigente.
 Mejorar la selección del personal encargado del archivo mediante
la Titulación en archivística.