LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL
Este tipo de correspondencia se realiza entre empresas o
entidades con las cuales tienen alguna relación mercantil
y entre los clientes de éstas. Dentro de sus ventajas
tenemos que a través de ellas es posible entablar
contactos comerciales, ofrecer servicios y productos,
poner en conocimientos de los demás alternativas
económicas, hacer un enlace ente el consumidor y el
vendedor, es menos costosa que una visita personal,
además la carta llega y la llamada telefónica puede no ser
aceptada. Proporciona un registro escrito de las
transacciones realizadas y es confidencial, pues casi
siempre se lee en privado y sin interrupciones.
Resumiendo podemos decir que el "Estilo Comercial" es
la especial manera de redactar cartas tendientes a poner
en contacto intereses económicos, con el efecto de
realizar negocios o transacciones comerciales; que esta
correspondencia pertenece a la Comunicación Externa
de la empresa y es de carácter formal, pues existe a
través de ellas un testimonio escrito de la transacción.
1. CARACTERÍSTICAS
a) Claridad: es un factor importante en la redacción de
cartas comerciales, pues el mensaje se debe transmitir
de tal manera que el lector no tenga que responder con
una carta de aclaración. Para que una carta sea clara
debe expresar en un tiempo mínimo todas las ideas
indispensables.
b) Concisión: esta característica implica el empleo de
palabras indispensables para hacer que el mensaje sea
breve y completo, una carta en que abundan las palabras
tediosas hacen que el hombre de negocios no la lea en
una forma adecuada, pues le significa una pérdida de
tiempo.
c) Objetividad: una carta comercial se escribe para
lograr un objetivo y por lo tanto, este debe ir implícito en
ella y en forma entendible, para que se lleve a feliz
término la transacción comercial.
d) Cortesía: refleja una actitud sincera y cordial que
contribuya a crear y sostener la buena voluntad del lector
hacia la persona que escribe.
e) Corrección: implica mantener una buena ortografía,
evitando errores de digitación, mala presentación, mal
balance, estructura incorrecta, etc.
f) Cohesión: permite vincular la idea del primer párrafo
con la del segundo y así sucesivamente, de esta forma el
lector es conducido a través del tema en forma articulada
hasta el final de la lectura.
g) Crear Interés: una carta comercial tienen que atraer y
mantener la atención del lector de tal manera que este
sienta la necesidad de actuar o reaccionar en forma
favorable para ello el material debe ser presentado en
forma agradable y precisa.
h) Lenguaje positivo: debe tratar de provocar una
reacción favorable, llevar al lector a la acción. Evitando
palabras juveniles o expresiones demasiado arcaicas.
i) Lenguaje Actualizado: Evitar arcaísmos (palabras que
no se usan u obsoletas). Aunque esto tampoco significa
que se deban emplear palabras juveniles.
2. ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL
a) Membrete: En esta parte ubicamos el nombre de la
institución o persona que envía la carta, su dirección,
teléfono, casilla y ciudad. La mayoría de las veces se
ubica fuera del margen izquierdo, aunque igual puede ir
centralizado.
b) Línea de localidad. Corresponde a la ciudad, al mes,
al día y al año en que se escribe la carta. Los meses se
escribirán con minúscula, salvo que no vaya escrita la
ciudad.
c) Dirección interior. Corresponde al nombre y a la
dirección del destinatario.
d) Referencia o asunto. Corresponde al asunto o tema
que va a tratar la carta.
e) Línea De Atención: Corresponde al nombre de la
persona que agilizará o tramitará la carta y se usa
cuando la misiva va dirigida a una empresa o institución.
f) Saludo. Es la forma en que nos dirigimos al lector, y
siempre va seguido de los dos puntos.
g) Cuerpo o texto de la carta: Generalmente las cartas
constan de dos párrafos de contenido y uno de
despedida, pero en algunos casos el párrafo de
despedida, como es pequeño, se puede incluir en el
segundo.
Los dos primeros párrafos deber ser equilibrados, ni muy
extensos ni muy pequeños. El primero debe traer un
saludo cordial hacia la empresa, institución o particular,
este saludo debe ser en alabanza a sus cualidades
personales o empresariales, posteriormente se nombra
el motivo de la carta.
En el segundo párrafo se analiza, se estudia y se plantea
el problema central, dando los motivos que originaron la
carta. Esto debe hacerse en forma congruente al primer
párrafo, utilizando palabras adecuadas al tema, con un
lenguaje preciso y conciso.
El párrafo final continúa con la despedida, lo cual indica
en términos cordiales el deseo de continuar
manteniendo negocios con el destinatario. El primer
párrafo se llama párrafo introductorio, el segundo se
llama Párrafo de Conceptos Fundamentales y el tercero
se llama Párrafo de Despedida.
h) Línea de despedida: Corresponde a la palabra
Atentamente, o a la frase Saluda atentamente a usted.
i) Firma y pie de firma: El firmante es la persona
responsable del contenido de la carta, se coloca el
nombre, seguido de los dos apellidos, en la línea
siguiente el cargo, en la subsiguiente la profesión (sólo si
se tiene un cargo diferente de la profesión).
j) Iniciales de responsabilidad: Son las iniciales de quien
dicta y redacta la carta, más las iniciales de la persona
que la transcribe. Se distinguen por las palabras
“Elaboró” y “Revisó” y van separadas por una diagonal
(/).
k) Anexos. Son documentos, catálogos, cheques,
informes, facturas, letras, que se adjuntan a la carta
comercial y ayudan a un mejor entendimiento de la
misma, también se les llama inclusos.}
l) Con Copia (CC). Indican el nombre de las personas o
departamentos de la empresa que han recibido copias de
la carta. Siempre la última en ubicarse es la
correspondiente al archivo.
m) Post Data (PD): Corresponde a aquello que por algún
motivo olvidamos incluir y que nos parece importante
incorporar al escrito, generalmente no se usa, pues
cuando esto ocurre es mejor rescribir la carta.
3. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES
Dentro de los modelos de cartas comerciales las más
comunes de todas ellas son:
a) Informes. Es un documento que se utiliza para dar a
conocer el resultado de algún trabajo. El texto del
documento lleva capítulos, apartados, conceptos
específicos o simplemente el nombre de cada'
información que se esté efectuando. En muchas
ocasiones quien solicita el informe proporciona un
formato especial.
b) Carta de pedidos. Quedan destinadas hacia las
solicitudes de información, gestión de pedidos o cobros.
c) Reclamos. Especiales para situaciones en las que se
desea reclamar un pedido o una falta de pago. Siempre
deberán exponer las dificultades que hayan surgido.
d) Carta de envíos. Son muy breves y fomentan la
relación con el cliente, puesto que es una notificación
para anunciarle el envío de las mercancías que haya
solicitado.
e) Carta de presentación con Hoja de Vida: Como su
nombre lo indica, es un tipo de carta que se suele
entregar junto con su hoja de vida. Esta carta siempre es
breve y llega a ser mención al puesto que la persona
quiera aplicar.
f) Carta de recomendación: Son las cartas donde se
llega a hablar bien de una persona, reconociendo así sus
valores, sus aptitudes y la responsabilidad laborar que
tuvo en su antiguo trabajo.
g) Carta de renuncia: Son las cartas comerciales con las
cuales se informa a un trabajador o persona que presta
un servicio a una compañía, que por fines que se deben
especificar en la carta ya no se necesitará más de sus
trabajos.
h) Carta de presupuestos. A raíz de una consulta previa,
la empresa envía un comunicado a los interesados para
dar respuesta a sus solicitudes. Son muy breves pero
deben de ser ingeniosas para llamar la atención del
cliente.
i) Carta de compraventa. Esta es la más común de todas
las cartas comerciales, donde se llega a redactar las dos
partes que se involucra en la operación, o sea, el que
solicita que es el cliente, y el que vende, que en este caso
es la empresa.
j) Cartas para comunicados internos. Quedan
reservados en el marco de una empresa. Estos son:
 Circular: Una circular es una orden o conjunto de
instrucciones de carácter interna reglamentarias,
aclaratorias a recordatorias sobre una materia, y
que envía una autoridad hacia sus subordinados y
sirve para comunicar de un asunto a varias
personas.
 Memorando: Significa "algo que hay que recordarse".
Se refiere a una nota escrita, menos formal que una
carta. Es aquel escrito que se usa para intercambiar
información entre diferentes departamentos de una
empresa, con el propósito de dar a conocer alguna
recomendación, indicación, instrucción, disposición,
etc.
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun
cuando en este tipo de comunicación no se
acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que
se debe utilizar para darle un toque personal y
cortés al mensaje.
 Convocatoria: Es un documento formal elaborado
por empresas, instituciones públicas o privadas,
mediante el cual se invita o convoca a las personas
para concursar, informar o dar trámite de un
asunto. El texto del escrito contiene de manera
precisa las bases de la convocatoria.
k) Cartas para comunicaciones externas: Son aquellas
donde las empresas o instituciones dan a conocer al
público o a sus proveedores y colaboradores alguna
novedad ocurrida en la entidad o dan a conocer una
nueva norma o reglamento. Las comunicaciones
externas más comunes son:
 Oficio: Un diseño de carta oficio es aquella que se
redacta cuando se desea transmitir una
comunicación o informes oficiales o de carácter
protocolar de instituciones públicas o privadas.
 Resolución: las entidades públicas o las privadas
que supervisan a otras o realizan un servicio
público, emiten una resolución o documento que,
como su nombre lo indica, resuelve una situación
particular para que sea comunicada al público
interesado.
ACTIVIDAD
1. Resumir en un mapa conceptual para cada uno de
los temas de los numerales 1,2 y 3.
2. Elaborar un modelo de carta de pedido firmada por
el profesor de informática donde se solicite al Sr. Rector
la actualización de los equipos de cómputo. Debe ir con
sus iniciales de responsabilidad, con CC a la secretaria
del colegio y la estructura del capítulo 2.