AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES

TAREA 1
 Análisis FODA
 Cuadro de Análisis del Problema
 Determinación del Problema

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ANÁLISIS FODA

FACTORES INTERNOS

FORTALEZAS
 Solidez en el mercado
 Calidad en producción
 Variedad y moderna gama de
productos textiles
 Amplia cartera de clientes
 Conocimiento de las exigencias
del mercado
 Capacidad de producción
DEBILIDADES
 No contar con controles de
Inventarios de mercaderías
 Tecnología obsoleta
 Conflictos laborales
 Falta de sistemas de información
para la toma de decisiones
 Utilización de personal de forma
ineficiente
 Infraestructura inadecuada

FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Accionistas extranjeros  Globalización y competencia
dispuestos a invertir capital en la extranjera
empresa
 Influencias extranjeras para  Mejor atención a los clientes por
adquirir materias primas a parte de la competencia
precios sumamente bajos
 Introducción de nuevos  Leyes fiscales
productos

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

PRIORIDAD PROBLEMA OBJETIVO RECURSOS LIMITANTES
NECESARIOS
Alto Mejorar el Crear un Un equipo, un Personal no
control de departamento nuevo sistema suficiente y
inventarios de de Despachos y Recursos poco
mercaderías y Empaques Humanos capacitado

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Determinación del Problema

Problema Principal: Mejorar el control de inventarios de mercaderías.

Solución:

Principalmente se debe implementar un sistema y estandarizar los procedimientos

y métodos de trabajo, para que a la hora de reclutar más personal capacitado y
con experiencia que, al ingresar a laborar, fácilmente pueda incorporarse y
entender cómo se lleva a cabo su trabajo en el nuevo departamento.

Y para poder llevar a cabo el trabajo con eficiencia y eficacia es necesario contar
con un equipamiento adecuado, como lo es la compra de nuevas computadoras,
impresora y un suministro eléctrico adecuados para la empresa.

Ya que un suministro apropiado apoyara con excelencia las tareas administrativas

y/o productivas, como lo es la comunicación a través de correo electrónico,
ayudará a la adecuada toma de decisiones y permitirá al usuario obtener la
información que necesita o la que es solicitada de una forma más rápida y
eficiente.

TAREA 2

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 Matriz FODA
 Estrategias y su clasificación
 Selección de solución al problema orientada a las estrategias
formadas en el FODA
 Beneficios de la solución seleccionada
 Planeación de solución propuesta
 Modelo IPO

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MATRIZ FODA

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ESTRATEGÍAS Y CLASIFICACIÓN

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SELECCIÓN DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA ORIENTADA A LAS

ESTRATEGIAS FORMADAS EN EL FODA

La empresa debe reclutar más personal y maquinaria suficiente para dar un mejor
servicio de excelencia y que los clientes queden satisfechos, para evitar el robo de
mercadería se debe crear el departamento de Despachos y Empaques
implementado equipamiento y sistemas que al realizar compras las computadoras
sean quienes determinen el precio de cada producto, calcule el total a pagar y el
vuelto que debe ser entregado, vise la tarjeta de crédito o el cheque con que se
cancela, lo imprima y emita el comprobante de pago, lo que facilitara la revisión de
cada operación y será más fácil llevar un control de inventarios de mercadería que
entra y salga de la empresa.

El departamento de Ventas y Producción debe encargarse de lanzar productos

innovadores que llamen la atención de los clientes y de fuentes extranjeras, lo que
ayudara a la empresa a sobre salir como una de las mejores en el mercado y así
disminuir la competencia.

Es necesario también, contar con un recurso humano capacitado en el uso del y

conocedor de los procedimientos existentes dentro de la empresa, o considerar su
capacitación en estos aspectos relevantes.

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BENEFICIOS QUE TENDRÁ LA EMPRESA CON LA

IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN DE DICHO PROBLEMA
Al implementar lo dicho en el inciso anterior se tendrán los siguientes beneficios:
Modelo estructurado de información y comunicación, marco de referencia estable
que permita enfocar el trabajo en las distintas fases que siguen, control de
Recursos Humanos, control de mercadería, crecimiento laboral, buenas
ganancias, aumento de cartera de clientes, mejor calidad de Productos,
incrementar la productividad, crear ventajas competitivas, tomar mejores y más
eficientes decisiones, tener acceso a varia información, mejora de creatividad y la
innovación y la mejor administración de los datos.

PLANEACIÓN DE LA SOLUCIÓN
• Contratación de programadores para poder crear y administrar un software
para automatizar procesos

• Creación de un diagrama de actividades para cada proceso

• Contratación y capacitación del recurso humano para cada área

• Implementación de programas automatizados de inventarios

• Implementación de programas automatizados de ventas

• Negociación con proveedores de productos de alta calidad

• Creación de productos innovadores que atraiga la atención de los clientes

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MODELO IPO

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TAREA 3
PARTE 1
 Elaboración nueva estructura organizacional
 Clasificación del organigrama (alcance, contenido, presentación)
 Explicación de cambios realizados en el organigrama
 Explicación en qué parte del organigrama se encuentra ubicado
el problema

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ELABORACIÓN NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

- Estructura Organizacional Antigua

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- Estructura Organizacional Actual

Clasificación por alcance, tipo general

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Clasificación por contenido, tipo funcional

Dirección General

Coordinar las direcciones, cumplir los acuerdos

de la junta administrativa

Asesor Contable

Se encarga de cualificar, medir y analizar

la realidad económica de la empresa.

Dirección de Dirección de Dirección de Ventas Dirección de

Producción Compras Recursos Humanos

Vigilan las disciplinas Encargados de Dirigen la fuerza de las Gestionan todo lo

de producción. comprar, controlar, ventas. relacionado con el equipo
mantener humano.
disponible la
materia prima.

Departamento Departamento Departamento Departament

Sección Sección Departamento o de
Producto de Compras de Ventas de de
de en Manufactura Capacitación Reclutamien
Dirige la to
Almacén Proceso
Encargados fuerza de Encargados
Sección de Encargado
Almacén El de la la venta de capacitar
de la
la Materia producto Facturación al trabajador
compra de contratación
Prima. está en Sección para que
los Encargado de del personal
realizació de realice sus
materiales operativo.
n. emitir la factura funciones.
para la Logística
del producto
realización Encargado vendido y Sección de
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de la entregado. Búsqueda
Producto de los Orientación
Terminado producción proveedores
Encargado Encargado
Sección de de ubicar y de encontrar
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Compras de
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ha pasado Empaque operativo.
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Encargado
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y ya está ento del ento
listo para producto.
venderlo. Encargado de
Sección crear un
personal
de
capacitado
Despacho para cualquier
función.
Encargado
de la
entrega del
producto.
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EXPLICACIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS EN EL

ORGANIGRAMA
La propuesta de la nueva estructura organizacional se mantiene con la línea de
tres jefaturas bajo el control de Gerencia General y la supervisión de Asesor
Contable.

Sin embargo, se han unificado el departamento de compras computacional de

Automatización de Oficinas para conformar el Departamento de Compras, el cuál
es dirigido por su Gerente, quien tiene a su mando y servicio a (2) personas a su
cargo director de compras, (1) jefe de compras son los encargados de revisar,
registrar toda la materia prima adquirida que sean las exactas y que con los
estándares de calidad que caracteriza a la Textilera “H&A”.

Asi mismo se modificó el departamento de ventas este departamento se modificó

con más interés, ya que anteriormente no contaba con una buena estructura
organizacional, no contábamos con varios controles dentro del mismo. Ahora
consta con la supervisión de su Gerente, quien tiene a su mando (2) directores de
logística quien tiene a su cargo (5) personas que son encargados de la colocación
de los productos, director de ventas tiene a su cargo a (5) vendedores encargados
de las ventas de textiles, (1) jefe y (1) encargado en el área de empaque y (35)
empacadores de textiles, contamos con un departamento de despacho (1) jefe y
(2) encargados el cual son importantes. El departamento de despacho cuenta con
la tareas más esenciales ya que de ellos depende que los clientes queden
satisfechos tanto del servicio de la entrega exacta de la mercadería, de este
departamento también depende que la empresa crezca aún más. Serviría como
control y filtro para que no ocurran desvíos de mercadería, este consta con el
departamento de manufactura el cual se conoce como el motor de la empresa este
depende de jefe de manufactura y (4) encargados de la sección de facturación, la
cual consta de (50) operarios que son los encargados de la producción de textiles.

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EXPLICACIÓN EN QUÉ PARTE DEL ORGANIGRAMA SE

ENCONTRABA UBICADO EL PROBLEMA

El problema se encontraba ubicado en el departamento de ventas, ya que no se

contaba con una buena estructuración organizacional. Por lo contrario no había un
control exacto y conciso de las entradas y salidas en la empresa. Ni se contaba
con un departamento de manufacturación ni una sección de facturación de los
productos.

Por lo consiguiente: El departamento de ventas tuvo modificaciones tales como,

ahora se cuenta con una sección de logística que es la encargada de analizar a
los proveedores, sección de empaque que son los encargados del empacamiento
de buena calidad y eficiencia de los productos textiles, sección de despacho que
es la encargada de la entrega de los productos. También se incrementó el
departamento de manufacturación que es la encargada de realizar los reportes de
facturación electrónica, para luego pasar la información correspondiente de la
venta hacia la sección de facturación y asi hacer la entrega de la factura al cliente.

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Tarea 3
Parte 2
 Diagrama de Flujo de Datos
 Tipos de Entradas y Tipos de Salidas
 Tipo de Sistema de Información Propuesto
 Diagrama de Procesos
 Propuesta de Hardware y Software

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DIAGRAMA FLUJO DE DATOS-GANE&SARSON

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Elementos del Diagrama de Flujos

Entidad
Fuente: Departamento de Ventas
Destino: Departamento de Despachos
Procesos
1.- Registrar Venta
2.- Consultar Venta
3.- Actualizar
Almacenamiento
A.- Almacén de Registros
B.- Almacén de Existencias
C.- Almacén de Suministro

LENGUAJE ESTRUCTURADO
F1: Consulta Departamento de Ventas
F2: Traslada almacena el registro
F3: Consulta la venta en el sistema
F4: Traslada almacena las Existencias
F5: Actualiza la base de datos
F6: Traslada Guarda la actualización en el almacén de suministros
F7: Entrega el informe al Departamento Despacho.

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TIPOS DE ENTRADAS Y TIPOS DE SALIDAS

Entrada
Tipo de dato e interfaz del usuario es nuestra entrada ya que con nuestra
respectiva factura que ya fue procesada, el Departamento de Ventas sabrá que
adquirió el cliente.

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Salida
Nuestra salida sería en este caso de Ambas Vías, la vía interna sería un reporte
de cómo está el inventario interno de nuestra textilera después de las ventas. Y la
vía externa seria el producto entregado al cliente.

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TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROPUESTOS

Tipos de sistemas Grupos en las Áreas

Nivel Estratégico Director General

Asesor Contable

Nivel Administrativo
Gerentes de Nivel Medio

Nivel Operativo Nivel Operativo Gerente Operativo

Funciones del sistema

Inventario de Reporte Reporte Reporte Reporte

Materia Prima Exacto de Ventas de de de

Empaque Despacho Facturación

De Mercadería

La propuesta hacia nuestra Textilera “H&A” es un sistema de información de

información mandado hacer basado a las necesidades y prioridades que demande
la textilera. En este caso este sistema de información obtendrá en su matriz una
auditoria que nos brindará la realización del inventario de la materia prima que se
estará comprando, guardando y utilizando para la realización de nuestros tejidos y
productos textiles. Asi también nos guardará los reportes correspondientes de las
ventas, las cantidades exactas de los productos que entran al empacamiento, los
productos que son entregados a los clientes correspondientes y asi también las
facturaciones de los mismos. Todo esto nos beneficiará para obtener un mejor
control y estudio de todos los procesos dentro de nuestra empresa.

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DIAGRAMA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Cliente Departamento Departamento Departamento Descripción de

de Ventas de empaque de Despacho Pasos
1. El Cliente
INICIO solicita
productos
textiles.
1 2. El encargado
del
departamento
de ventas
2 verifica que el
pedido que está
siendo
solicitado, haya
en existencia.
3. El producto
textil procede a
3 su respectivo
empacamiento.
4. Se traslada
los textiles hacia
el despacho. A
4 cargo del
personal
correspondiente.
5. El encargado
5 del
Departamento
de Venta,
registra la venta
realizada.

6 6. Se realiza la
entrega de la
factura al
cliente.
FIN
TEXTILERA “H&A”

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PROPUESTA DE HARDWARE Y SOFTWARE

PARA TEXTILERA “H&A”

"Presupuesto de hardware y software para el mejor desempeño de la empresa
enfocado en el Departamento de ventas sección de despacho para poder
automatizar procesos y así tener mejor control de despachos mercaderías tanto
producida como vendidas”.

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