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Manual Aplicativo GTS – Despachos

GTS – Modulo de Informes

Elaborado por: Andres Galindo G. (Excelencia Operativa)


Blu Logistics
Fecha: 19 de Noviembre de 2016
Versión: 1.0
Manual Aplicativo GTS – Despachos

Índice
Índice ............................................................................................................................................. 2
Consulta de Informes .................................................................................................................... 3
Exportar Informes a Excel........................................................................................................... 13
Descargar Documentos Digitalizados .......................................................................................... 15
Manual Aplicativo GTS – Despachos

Consulta de Informes

El sistema GTS permite realizar varias consultas que se pueden visualizar en pantalla o descargar
en Excel para realizar controles internos.

Búsqueda: esta consulta permite buscar la información de una guía en y se debe realizar por el
número de guía o el documento asociado a la misma. (Se recomienda dejar la opción todo para
que pueda buscar o por número de guía o documento).

Búsqueda Avanzada: en esta opción de consulta el sistema nos permite realizar la búsqueda con
más opciones de filtro.
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Con la opción de búsqueda avanzada podremos buscar por número de documento asociado,
numero de recolección, numero de guía, número de unidades, destinatario, etc.

Se recomienda buscar por fecha ya que es la forma más sencilla de encontrar la información y
adicional si queremos ver solo las guías que ya fueron entregadas le damos clic en el check de
entregadas.

Los campos que podremos visualizar en este informe son:

a. GUIA: número de guía generado por el sistema.


b. DOC: número de documento del cliente asociado a la guía.
c. FECHA: fecha de creación de la guía.
d. DESTINATARIO: destinatario de la mercancía.
e. DIRECCION: dirección de destino de la mercancía.
f. C.P: código de la población.
g. DESTINO: población de destino de la mercancía.
h. SERV: tipo de servicio blu con el que se despacha la mercancía.
i. ENTREGA: si la mercancía ya fue entregada nos aparecerá la fecha de entrega, de lo
contrario la mercancía no está entregada.
j. INC: si la guía presenta alguna novedad el sistema mostrara un icono de admiración y
se debe ingresar al tracking para ver la ampliación.
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k. IMG: cuando la guía ya tiene cargada la prueba de entrega el sistema nos mostrara un
icono en forma de documento.
Nota: si damos clic sobre el icono el sistema mostrara la guía y los documentos asociados
escaneados.

Tracking de las guías:

En los 2 casos de búsqueda anteriores el sistema nos arroja la información de las guías y nosotros
podemos ver el tracking de cada una de ellas de la siguiente manera:

Damos clic en el código de la guía:

Cuando ingresamos el sistema nos mostrara la información detallada en una nueva pantalla.

Detalles del envió:

Aparece la información del remitente, destinatario y la información detallada del despacho (en
este campo nos aparece el tipo de servicio Blu que manejamos el nombre y Nit de la persona
quien recibe en el caso que la mercancía ya este entregada).

Tracking de la guía:

Esta opción nos permite ver el estado de la mercancía, información del vehículo que la está
transportando y el lugar donde se encuentra.

Adicional dando clic en el botón imagen (VER) podemos ver los documentos que nuestros
clientes firman como recibido de la mercancía como pueden ser facturas u órdenes de compra.
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(Vea más detalles de este proceso en la explicación posterior del manual “descargar
documentos digitalizados”).

Incidencias:

En esta opción podremos visualizar las incidencias que tengan la mercancía y su respectiva
ampliación.

Tasación:

En esta opción podremos visualizar el valor del flete que tuvo la mercancía que se despachó.

Unidades:

Información de las unidades (Medidas, peso):


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Información de pesos:

a. Peso real operación: este es el peso real de la mercancía que se toma


directamente del sorter.
b. Peso volumen: este peso es calculado según las medidas y el factor de
conversión establecido.
c. Peso cobrado: este es el peso cobrado por blu logistics y es el mayor entre el
peso real y el peso volumen.
d. Medidas: GTS nos muestra las dimensiones de cada una de las unidades al
pasar por el sorter.

Estados de las unidades:

CODIGO DESCRIPCION
(ASD) EN REPARTO LA MERCANCIA SE ENCUENTRA EN REPARTO
(ASP) ASIGNADA A REPARTIDOR LA MERCANCIA SE ASIGNO A UN VEHICULO PARA SER ENTREGADA
(CPO) CERRADA SE ENCUENTRA VIAJANDO Y ASOCIADA A UN VIAJE TRONCAL
(DEV) DEVUELTA MERCANCIA DEVUELTA
(ENT) EFECTUADA (ENTREGADA) MERCANCIA ENTREGADA
(EST) ESTACIONADA MERCANCIA EN BODEGA DE ESTACIONADOS
(INC) INCOMPLETA LA MERCANCIA NO TIENE RECEPCION EN BLU LOGISTICS
LA MERCANCIA ESTA LISTA PARA SER CARGADA A UN VIAJE Y YA SE
(LIB) LIBERADA RECIBIO EN PLATAFORMA DE BLU LOGISTICS.
(NUL) ANULADA LA GUIA FUE ANULADA POR ALGUN MOTIVO.
LA MERCANCIA ESTA LISTA PARA ASOCIARLA A UN VEHICULO
(PTE) PENDIENTE URBANO PARA REPARTO.
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Se podrá visualizar la imagen de la unidad siempre y cuando haya pasado por el sorter (sistema
de clasificación automática).

(Imagen de la Mercancía Recibida en Sorter)


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Guías pendientes de entrega:

Para visualizar las guías pendientes de entrega Ingresamos por el menú de Guías y damos clic en
pendientes de entrega:

El sistema permitirá buscar por los filtros que aparecen en la pantalla y nos mostrara información
de guías que estén pendientes por entregarse.

Nota: las guías pendientes de entrega son guías que pueden estar en reparto o en Bodega.

Para ver el tracking hacemos el mismo proceso que vimos en la explicación anterior “Tracking
Guías”.

Guías con novedades:

Para visualizar las guías con novedades Ingresamos por el menú de Guías y damos clic en
Novedades:

El sistema nos arroja todas las guías que hayan tenido alguna novedad durante el reparto.
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Para ver el tracking de las guías con novedad hacemos el mismo proceso que vimos en la
explicación anterior “Tracking Guías”.

Guías Estacionadas:

Para visualizar las guías que hayan presentado devolución en el momento de la entrega y estén
pendientes de solución por parte del cliente. Ingresamos por el menú de guías y damos clic en
Guías estacionadas:

Para ver el tracking de las guías Estacionadas hacemos el mismo proceso que vimos en la
explicación anterior “Tracking Guías”.
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Informe de Estado de Entregas:

Para Generar el Informe de estado de mis envíos ingresamos por mantenimientos, Generador
de informes y Estado de entregas:

Ingresamos los valores de cliente y centro como lo especifica la imagen y picamos en generar
informe:

El sistema tomara unos segundos para procesar y posteriormente nos generara un documento
para descargar en Excel:
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Posterior a este paso el sistema nos permitirá seleccionar si queremos descargar el archivo en
formato Zip (Compreso) o Excel.

Descargamos el archivo y allí nos mostrara toda la información que contiene el Informe como
información de la guía, fechas y también el último estado de la guía y su fecha:
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Exportar Informes a Excel


En cada una de las consultas anteriores el sistema nos muestra un icono con la forma de archivo
Excel en el cual podemos dar clic y nos desplegara las opciones de campos que queremos ver en
nuestro informe:

Una vez damos clic en el icono Excel el sistema nos mostrara la siguiente pantalla:

En esta pantalla seleccionamos los campos que queremos exportar en nuestro informe y le
damos clic al icono de descarga. (En número de registros preferiblemente poner 2000).
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El sistema Generar el informe en formato Excel y lo podremos abrir normalmente en nuestra


computadora:

Estos informes una vez generado ya los podemos filtrar o darles el manejo según nuestra
necesidad y tipo de proceso.

Aclaraciones:

Campos Imagen: para estos campos si el informa esta en verdadero quiere decir que la guía
tiene imagen de documentos cumplidos y digitalizados o también se puede presentar en la
imagen sorter (sistema de clasificación automática de Blu Logistics).

Campos de información de Fletes y liquidación: es importante conocer que la información de


fletes y tasación son reales solo cuando la guía ya tiene un numero de factura oficial.

Campo Estado: nos muestra el último estado de las guías en tiempo real.

Campo Incidencia: si el campo incidencia esta en verdadero indica que la guía presento alguna
novedad y de lo contrario estará en Falso.
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Descargar Documentos Digitalizados

Una vez se haya realizado la entrega de la mercancía podemos ingresar por búsqueda avanzada,
ingresamos el número de guía o documento asociado o simplemente seleccionamos un rango
de fecha y damos clic en el check de entregadas y el sistema nos mostrara todas las guías que
estén con estado entregado y tengan imagen de Recibido por el cliente:

Posteriormente podemos ingresar a tracking de la guía dando clic en el número de la guía que
esta resaltado en azul y damos clic en Imagen:

Posteriormente el sistema nos mostrara los documentos cumplidos en formato JPG el cual se
puede descargar dando clic derecho y guardar como:

Nota: si el despacho tiene varios documentos de debe realizar la descarga de las imágenes una
a una.
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