MANUAL DOCUMENTOS

COMERCIALES
SOPORTES DE LOS REGISTROS CONTABLES

INSTRUCTOR MARTHA LEONOR RAMIREZ PEÑA

 TECNOLOGIA CONTABILIDAD Y FINANZAS
SENA CLEM - TULUA

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:
* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad. El código de comercio expresa la obligación de utilizar
documentos comerciales, a continuación algunos de los artículos que contiene el código de
comercio:

ARTÍCULO 50. CONTABILIDAD – REQUISITOS. La contabilidad solamente podrá llevarse en

idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre
una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las
reglamentaciones que expida el gobierno.

ARTÍCULO 51. COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA CONTABILIDAD.

Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las
partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los
negocios.

ARTÍCULO 53. ASIENTO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES - COMPROBANTE DE

CONTABILIDAD - CONCEPTO. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones
mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia
a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de

cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los
documentos que lo justifiquen.

ARTÍCULO 54. OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL. El

comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por
cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la
correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha
de contestación o de no haberse dado respuesta.

ARTÍCULO 55. OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS

ASIENTOS CONTABLES. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de
los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar
su exactitud.

Desde el enfoque mercantil el tiempo por el cual se deben conservar los soportes es diez años,
contables a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, así lo establece el
artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

Para efectos fiscales el tiempo de conservación de los soportes puede ser menor al indicado
anteriormente. Al respecto, el artículo 632 del ET establece que el tiempo de conservación mínimo
es de cinco años, los cuales se cuentan a partir del primero de enero del año siguiente al de su
elaboración, expedición o recibo.
 TECNOLOGIA CONTABILIDAD Y FINANZAS
SENA CLEM - TULUA

SOPORTES DE LOS REGISTROS CONTABLES

Documentos técnicamente elaborados para formalizar las transacciones comerciales que a diario
realiza la empresa. La correcta información que en ellos se consigue facilita la labor de registro.
Características básicas
- Al momento de hacer uso de un documento es indispensable establecer si contiene toda la
información requerida y así poder dar cumplimiento con la función para la cual fue diseñado.
- Debe ser diligenciado de forma clara y precisa.
- Debe contener el número apropiado de copias.
- Por regla general deben estar con numeración consecutiva (facilita el control adecuado de la
información)
- En lo posible, se recomienda incluir en ellos espacios que permitan registrar el nombre y la firma
de quien lo emite, contabiliza, autoriza y aprueba para establecer responsabilidades.
- Debe contener la información que permita identificar la empresa que expide el documento.
- No deben presentar tachones, borrones, enmendaduras o raspaduras; en otras palabras, debe
existir absoluta claridad de la información que en él está escrita.
El cumplimiento de estas características, facilita el valor probatorio en el caso de existir reclamos,
devoluciones, demandas, entre otros problemas.
Para facilitar su objetivo, los documentos se pueden clasificar en: no contables, contables y
títulos valores.
 Documentos no contables: son documentos que al momento de ser diligenciados, no
ocasionan el registro de una transacción comercial. Su información es útil en suministrar
datos que facilitan informes estadísticos, administrativos y de control.

 REQUISICIÓN: Documento interno que es utilizado por los diferentes departamentos de la

empresa como soporte para solicitar materiales, suministros, útiles y papelería, y mercancía. El
Departamento de Compras recepciona esta documentación y procede a hacer las cotizaciones
y la compra.
Ejemplo: Carolina Arango Muriel, Jefe del Departamento de Almacén de LOS LAURELES LTDA.
NIT 860.235.368-7, ubicada en la Carrera 35 # 35-27 de Tuluá, Teléfono 2332659, E-mail:
admon@laureles.com.co requiere hoy al Departamento de Compras la siguiente mercancía:
CANTIDAD REFERENCIA DESCRIPCION
12 RC01A Camisa manga corta de un solo fondo talla S
23 RC02R Camisa manga larga de rallas talla S
18 RC03N Camisa manga larga de un solo fondo talla M
11 RC04B Camisa manga corta talla M
17 RC05Z Camisa cuello tortuga talla XL
15 RC06X Camisa cuello V talla L
La requisición número 1234 soporta la presente solicitud.
 COTIZACIÓN: Documento que utiliza la empresa para solicitar a sus proveedores la siguiente
información respecto a un servicio o mercancía que pretende adquirir:
- Valor unitario, plazo de entrega, tipo de empaque, tiempo de validez de la oferta.
- Valor del impuesto sobre las ventas en caso de ser un bien o servicio gravado, condiciones de
pago.
 TECNOLOGIA CONTABILIDAD Y FINANZAS
SENA CLEM - TULUA

Es política de toda empresa solicitar un determinado número de cotizaciones a la hora de adquirir

un bien o un servicio con el fin de analizar cada oferta y elegir la mejor calidad, el plazo de pago
necesario, buen precio, seguridad en el envío, entre otros.
Ejemplo: Juan Martínez Pérez, Jefe del Departamento de compras de LOS LAURELES LTDA.,
procede el día siguiente a solicitar tres cotizaciones para elegir un proveedor al cual se hará la
compra. Una de ellas es la C0325 de recibida el día después de la solicitud. Condición de pago:
Contado
 ORDEN DE COMPRA: Documento mediante el cual la empresa solicita a un proveedor
determinados bienes con el fin de atender sus necesidades o para su posterior
comercialización. Este documento se prepara con base en una cotización previamente
seleccionada por el Departamento de Compras, procediendo mediante este documento a
ordenar el envío.
Ejemplo: Analizadas las diferentes cotizaciones recibidas de sus proveedores, LOS LAURELES
LTDA. Aprobó la cotización C0325 de COMERCIALIZADORA LOS ANDES S.A.. El día después
Andrea Cruz (auxiliar del Departamento de Compras) procede a diligenciar la Orden de Compra Nº
2336.
 PEDIDO: El proveedor luego de recibir de su cliente la orden de compra, procede a tomar el
pedido. Este documento facilita una precisa identificación de la mercancía que el cliente ha
ordenado con anticipación.
Ejemplo: COMERCIALIZADORA LOS ANDES S.A. luego de recibir de LOS LAURELES LTDA. La
orden de compra Nº 2336, procede por intermedio de Paula Gil a diligenciar el Pedido Nº. 3589.
 REMISION: la empresa proveedora al momento de enviar la mercancía a su cliente diligencia
la Remisión, documento que debe portar y entregar el conductor al momento de hacer entrega
de la mercancía. Este documento es evidencia del transporte de mercancías ante la entidad
competente que la requiera.
Ejemplo: COMERCIALIZADORA LOS ANDES S.A...Luego de alistar la mercancía procede por
intermedio de Carlos Rodríguez (Jefe de Almacén) a diligenciar la Remisión Nº3987. Transportes
Rapiexpress S.A. (NIT 821.032.526-6) es la empresa contratada para llevar la mercancía a LOS
LAURELES LTDA. Por intermedio del conductor Eduardo Vélez en el Camión Chevrolet con placa
XDF 358.
 TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS EN INVENTARIO O KÁRDEX: Soportado en la
Factura de venta el auxiliar de almacén procede a dar salida de la mercancía. El objetivo de la
tarjeta kárdex es disponer de un control permanente de los inventarios. Para Auditoría es un
medio de control que le permite verificar la real existencia de los inventarios en determinado
momento.
Ejemplo: Andrés Jiménez (Auxiliar de Almacén de COMERCIALIZADORA LOS ANDES S.A.),
procede a registrar en la tarjeta kárdex la salida de la mercancía.
 SALIDA DE ALMACEN: El Departamento de Almacén controla la entrega de mercancías por
intermedio de la Salida de Almacén. Control Interno verifica la información registrada en la
tarjeta kárdex y la Salida de Almacén. El Almacenista debe verificar la exactitud de la mercancía
con la Remisión.
Ejemplo: Andrés Jiménez (Auxiliar de Almacén de COMERCIALIZADORA LOS ANDES S.A.)
procede a hacer entrega el mismo día de la mercancía y la soporta con la Salida de Almacén 5713.
 TECNOLOGIA CONTABILIDAD Y FINANZAS
SENA CLEM - TULUA

 ENTRADA DE ALMACEN: Documento utilizado para justificar la entrada de mercancía al

almacén. El almacenista verifica con la Remisión del proveedor la mercancía recibida.
Ejemplo: El almacenista de LOS LAURELES LTDA. Recibe un día después de la fecha de
Remisión la mercancía enviada por COMERCIALIZADORA LOS ANDES S.A. soportado en la
Remisión, procede a diligenciar la Entrada de Almacén 2454.
 Documentos contables: Documentos que al ser diligenciados originan registro de una
transacción en la contabilidad. Son de utilidad en el soporte de operaciones comerciales y
en la comprobación de que ya se llevó a cabo.

 FACTURA DE VENTA: Soporte contable que justifica la comercialización (venta) o prestación

de un servicio. En ella se debe detallar la descripción completa de los bienes vendidos o los
servicios prestados.
Para efectos tributarios todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes,
ejerzan profesiones liberales o presten servicios relacionados con estas o vengan bienes producto
de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir Factura de Venta o documento equivalente y
conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente
de su calidad de contribuyente o no contribuyente de los impuestos administrados por la DIAN.
Los siguientes son los requisitos con que debe cumplir la Factura de venta:
1. Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor
2. Identificación del cliente (nombre, NIT y dirección)
3. Llevar numeración consecutiva pre impresa
4. Fecha de expedición
5. Descripción detallada de los bienes o servicios vendidos
6. Discriminar el IVA pagado por el cliente
7. Valor total de la operación
8. Nombre o razón social y NIT de la empresa que pre imprime las facturas en papel (Litografía),
en caso de que se impriman desde el programa contable en el momento de la venta se debe
indicar el nombre de la empresa que vendió el programa y su NIT.
9. Indicar la calidad de agente retenedor del IVA
10. Indicar el número de la Resolución emitida por la DIAN en donde autoriza hacer las facturas
11. Indicar la calidad de responsable de IVA
12. Indicar si es Gran contribuyente de IVA
13. Indicar si es autor retenedor de renta.
Ejemplo: Karina Giraldo (Auxiliar contable de COMERCIALIZADORA LOS ANDES S.A.) de
acuerdo al Pedido Nº. 3589 procede a diligenciar la Factura de venta 2365.
 COMPROBANTE DE NOTA CREDITO: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que
no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales
de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este
comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
 TECNOLOGIA CONTABILIDAD Y FINANZAS
SENA CLEM - TULUA

 COMPROBANTE DE NOTA DEBITO: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar

en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación
de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
 RECIBO DE CAJA: Se conoce también como comprobante de ingreso, sirve como
comprobante de todos los ingresos recibidos y de constancia del pago efectuado por un cliente
consta de: Número, persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago,
imputación contable, firma y sello.
 RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los pagos que por diferentes conceptos se
cancelan a las personas que prestan algún servicio o venden un bien y que firman en señal de
haberlo recibido.
 COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve de constancia de los dineros entregados por la empresa
 COMPROBANTE DE CONSIGNACION: Es el que se elabora cuando se deposita dinero en
efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crédito en la cuenta corriente bancaria, para que este
comprobante de consignación tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del banco.
DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES
Son los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar las deudas adquiridas
por las personas cuando realizan negocios y sirven de soportes para el registro contable, los
principales son:

 · CHEQUE: Es un documento negociable, donde el titular de una cuenta corriente ordena al

banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa
presentación, firma y entrega del cheque al mismo banco. De acuerdo con la manera como se
diligencie el cheque, este

Recibe diferentes nombres:

 Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos líneas paralelas en uno de sus ángulos
superiores del cheque, indica que solo puede hacerse efectivo mediante consignación, no se
pueden cobrar por ventanilla.
 Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en medio de las dos líneas paralelas
que debe ser cobrado únicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre del mismo,
este cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro.
 Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos se
hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece total
garantía al beneficiario.
 Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando que la cantidad girada en el
cheque cuenta con los recursos en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en
estos casos el encargado de las cuentas corriente en el banco coloca un sello con la leyenda
Certificado y firma para dar crédito al sello.
 PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se compromete a pagar
una suma de dinero en una fecha determinada a otra persona, que se llamada beneficiario, este
documento es utilizado por empresas de financiamiento comercial, para captación de dinero,
 TECNOLOGIA CONTABILIDAD Y FINANZAS
SENA CLEM - TULUA

en su diligenciamiento se utiliza formatos pre impresos en papel de seguridad, es de circulación

privada y utilizado por las entidades de crédito.
 LETRA DE CAMBIO: Documento negociable mediante el cual una persona ordena a otra que
pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado
previamente.
 LIBRANZA: Documento comercial utilizado regularmente, por cooperativas o empresas en las
cuales labora el beneficiario de un préstamo o crédito, mediante la libranza el deudor autoriza
a su patrono la deducción de cuotas periódicas de su salario, honorarios o participaciones a
que tiene derecho para la cancelación de su obligación crediticia.