Versión: 01

Fecha: Abril 12 de 2016

P-CR-01

1. OBJETIVO
Establecer la sistemática para el control de los registros del Sistema Integrado de Gestión, conforme
a los requisitos establecidos en las normas NTC ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:
2207.

2. ALCANCE
Todos los registros de origen interno y externo del Sistema de Gestión.

3. DEFINICIONES.
NA.

4. PROCEDIMIENTO.
4.1 Control de Registros.
El manual del sistema de gestión está a disposición de todos los empleados de la organización con
acceso ya sea por medio escrito o en medio magnético, a la cual se tiene acceso a través de la red
de la empresa o copias en los computadores de los líderes de procesos.

La actualización de la información del S.G. que contenga los equipos de la organización se hará
mensualmente.

Los cambios son aprobados por el gerente y el responsable de revisión y control de los mismos.

La distribución de las copias impresas se controla a través del listado maestro de registros.

No se conservan copias de las versiones obsoletas en caso que se requieran, de lo contrario la

disposición de los registros obsoletos es la destrucción.

4.2. CONTROL DE REGISTROS.

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

1. Identificación Los registros del SG se Responsable del Listado Maestro de
identifican con un Sistema de Gestión. Registros.
título. Estos se
encuentran
referenciados los
documentos del S.G.

Cada vez que se

defina un nuevo
registro, el
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responsable del
proceso donde se
genera el registro
informa responsable
S.G. las disposiciones
de control que se
deben incluir en el
listado maestro de
registros, la cual es
actualizada.

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA

2. ALMACENAMIENTO Se define en el listado Registros Listado Maestro de
Maestro de Registros, Registros.
para copia que se
desea conservar en
las diferentes formas
de almacenamiento
(Físico magnético),
durante el tiempo
que permanece
disponible.
3. PROTECCIÓN La protección de los Responsable del Listado Maestro de
registros asociados a Sistema de Gestión. registros.
la aplicación de un
Software se garantiza
a través de los Back
Up.

La protección de los
registros impresos se
asegura con el
almacenamiento en
lugar seco y protegido
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del polvo o
condiciones que lo
deterioren durante el
tiempo de retención,
lo cual debe
indicarse.
4. RECUPERACIÓN Se realiza a través del El asignado en el Listado Maestro de
responsable listado maestro de Registros.
asignado, teniendo registros.
en cuenta las
siguientes
restricciones:
 Confidencial:
Sólo el personal
directivo.
 Restringido:
Quién autorice el
jefe del proceso.
 General: Todo el
personal.

5. TIEMPO DE En el Listado Maestro El asignado en el Listado Maestro de

RETENCIÓN. de Registros se define listado maestro de Registros.
el tiempo mínimo en registros.
el que el registro
permanece
disponible en las
diferentes formas de
almacenamiento.
6. DISPOSICIÓN En el Listado Maestro El asignado en el Listado Maestro de
de Registros se Listado Maestro de Registros.
establece lo que se Registros.
debe hacer con los
registros cuando ya
no es necesaria su
conservación y se
deben destruir.
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Aprobado por: Reviso:

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Wilmer Jorge Mosquera Cabarcas. Francisco Zamora Muñoz.
Representante Legal. Ing. SIG.

Elaboró:

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Clara Inés Prada Tapias.
Coord. SST.