UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE MÉXICO

CAMPUS CUITLAHUAC
FACULTAD DE ADINISTRACIÓN Y CIENCIAS SOCIALES ON LINE
LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA ON LINE
(1793516-3)

SISTEMA DE CONTROL INTERNO “BE-CONSULTING”

Presentado por:
YOEL LEYVA FRIAS

Docente:
NORMA XOCHITL GALVAN GONZALEZ

Asignatura:
SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

CIUDAD DE MÉXICO
2019

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 ÍNDICE

SISTEMA DE CONTROL INTERNO “BE-CONSULTING” ................................................................................... 1

OBJETIVOS ................................................................................................................................................. 3
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................... 4
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO “BUZÓN E”. ................................................................................. 5
1.1.1 Objetivo de Be Consulting. ........................................................................................................ 5
1.1.2. Alcances de Buzón E.................................................................................................................. 6
1.1.3 Alcances Especificos del Área. ......................................................................................................... 6
2.1.1. Componentes del Control Interno. ................................................................................................. 7
3.1.1. Estructura del departamento.......................................................................................................... 9
4.1.1 Organigrama Be Consulting. .......................................................................................................... 10
4.1.1 Funciones del departamentos de Be Consulting. .......................................................................... 11
5.1.1 Diagrama de Flujo del Proceso. ..................................................................................................... 12
CONCLUSIONES ....................................................................................................................................... 18
BIBLIOGRÁFIA.......................................................................................................................................... 19

2
OBJETIVOS

Después de revisar los materiales e investigado sobre el tema:

 Diseña un sistema de control interno respecto a las actividades diarias que realizas en tu

trabajo.

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INTRODUCCIÓN

Be Consulting es una solución Premium para auxiliar a las empresas e n su conciliación

contable – administrativa – fiscal, con ayuda de la tecnología, esta área pertenece a Buzón E,

que es una empresa filial a Estafeta Mexica en una de sus tantas ramas de negocios que se

especializa en automatizar los flujos de negocios bajo soluciones tecnológicas bajo un esquema de

seguridad, confiabilidad, disponibilidad e integridad de la información.

Como área y empresa, carece de un adecuado sistema de control interno1. Sí bien su

objetivo principal es proporcionar la tranquilidad a los clientes que sus facturas de ingresos,

egresos y nóminas estén perfectamente conciliadas con sus estados de cuenta bancarios, contables

e información presentada al SAT, carece de una estructura y un adecuado control interno, sobre

todo tecnológicos.

Se podría aplicar varios tipos de control interno para garantizar la eficacia y excelencia del

servicio de consultoría fiscal; pero si bien por las funciones previas del área, es decir, como

1
Control Interno: Proceso conformado por diversos métodos y disposiciones creados por la alta dirección,
desarrollando por el recurso humano de la empresa con el fin de crear seguridad y confiabilidad en la información
de transacciones economías, promoviendo la eficiencia y la eficacia asegurando el cumplimento de la normatividad
interna.
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Generalidades del Control Interno DIA MES AÑO

Objetivos 06 ABR 2019

consultoría de tipo contable, no veo viable un sistema de control contable, sino de tipo

Administrativo2 con un funcionamiento de Control Preventivo y Correctivo.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO “BUZÓN E”.

1.1.1 Objetivo de Be Consulting.

Las Normas, Técnicas y Políticas de Control Interno para Be Consulting, establece pautas

generales orientadas a accionar de las entidades del sector privado en un adecuado sistema de

control interno administrativo, para el logro de la eficiencia, efectividad, economía y

transparencia en la gestión que se desarrollan.

Se tiene el propósito de fortalecer el sistema de control interno y mejorar la gestión con

respecto a la información contable y fiscal obtenida de la contabilidad y sistema de

administración tributario (SAT) para dirigir los esfuerzos en el logro de los objetivos del área y

la organización.

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Control Administrativo: Protege los recursos y revela errores o desviaciones que es primordial a la alta gerencia.
Existe cuando la administración puede confiar en una autoverificación de las operaciones y actividades sin tener
que realizar inspecciones o controles externos a las operaciones normales.
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 1.1.2. Alcances de Buzón E.

II. Seguridad e integridad de la información.

III. Manejo de datos de forma segura y encriptada.

IV. Certeza Jurídica.

V. Manejo de datos confidencialmente.

VI. SSAE 16 (Antes SAS 70).

VII. Innovación Tecnológica y desarrollo de plataformas acorde a necesidades de los clientes.

VIII. Motivar un mundo sin papel.

IX. Ahorro de recursos.

1.1.3 Alcances Especificos del Área.

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Generalidades del Control Interno DIA MES AÑO

Componentes del Control Interno 06 ABR 2019

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Yoel Leyva Frias

2.1.1. Componentes del Control Interno.

Considerando las tendencias mundiales basadas en el informe COSO, se reconocen cinco

componentes del control interno:

i. Ambiente de Control, relacionado con actitudes y acciones de los jerarcas, subordinados

y demás colaboradores, valores y ambiente en que desempeñan sus actividades en la

organización. Sus fundamentos claves son:

a. Integridad, valores éticos, competencia profesional, adhesión a políticas y

objetivos.

b. Estructura, plan de organización, manuales de procedimiento.

c. Asignación de responsabilidades, administración y desarrollo del personal.

d. Grado de documentación de políticas, decisiones, indicadores y objetivos.

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ii. Valoración de Riesgo, conlleva la existencia de un sistema de detección y valoración

que permite a la administración efectuar una gestión eficaz y eficiente en la toma de

decisiones al enfrentar la materialización de posibles desviaciones de riesgos.

iii. Actividad de control, comprende métodos, procedimientos y entre otras medidas

establecidas para asegurar que se apliquen las acciones necesarias para manejar o

minimizar los riesgos por una gestión eficaz.

iv. Sistema de Información, comprende sistemas de información y comunicaciones de la

organización, que permite capturar y procesar la información relevante sobre actividades

internas y externas con afectaciones negativas o positivas.

v. Seguimiento, consiste en el proceso de seguimiento continuo para valorar la calidad de la

gestión y sistema de control interno administrativo.

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Generalidades del Control Interno DIA MES AÑO

Estructura 06 ABR 2019

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3.1.1. Estructura del departamento.

Según lo establecido en la Junta Directiva de Estafeta Mexicana el 15 de enero del 2017,

se ratifica la figura de Be Consulting como ente interno auditor interno y externo, que mantendrá

una coordinación con otros departamentos de la organización, así como será responsable del

desempeño de sus competencias.

Be Consulting tendrá competencia sobre las siguientes áreas:

1. Comercial: De las áreas de Ventas de proyectos de consultoría contable – fiscal.

2. Auditoría Interna: Auditorías internas periódicas a las sucursales de la matriz de

Estafeta Mexicana.

3. Auditoría Externa: acompañamiento y soporte a empresas auditoras.

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Generalidades del Control Interno DIA MES AÑO

Funciones 06 ABR 2019

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Yoel Leyva Frias

4.1.1 Organigrama Be Consulting.

Gerencia Comercial

Coordinación de Be
Consulting

Gestión Comercial Auditoría Interna Auditoría Externa

Organigrama del departamento Be Consulting

Fuente: Buzón E.
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 4.1.1 Funciones del departamentos de Be Consulting.

I. Coordinar con vendedor gestión de cotización y alcance del proyecto con cliente.

II. Coordinar presentación de proyecto de análisis y funciones con área comercial ante el

cliente.

III. Identificar procesos internos y externos de la organización para considerar las fuentes que

se deben solicitar.

IV. Descargar todos los XML´s de ingresos y egresos directamente de aplicativo AdminXML

y portal SAT para validar los comprobantes presentados ante la autoridad.

V. Elaborar en formatos establecidos una triple conciliación (Three-way-match) entre los

sustentos contables.

VI. Localizar y documentar hallazgos de su información contable.

VII. Proporcionar un plan de trabajo para erradicar posibles deviaciones en el futuro.

VIII. Crear un sistema para conciliación para ejecutar de forma automática y programada.

IX. Agilizar trámites con el SAT como son la compensación y devolución de IVA.

X. Revisar y analizar lo ocurrido en ejercicios anteriores.

XI. Reducir margen de error.

XII. Realizar validaciones de información contables incompletas o incorrectas.

XIII. Identificar procesos de recepción de comprobantes totalmente manuales por se

susceptibles al error humano.

XIV. Atender requerimientos de auditoria interna y externa de empresas que corresponden al

Estafeta Mexicana.

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Control de índole Operacional DIA MES AÑO

Diagrama de flujo del proceso 06 ABR 2019

XV. Entregar dictamen de auditoria en formatos establecidos.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Yoel Leyva Frias

5.1.1 Diagrama de Flujo del Proceso.

a. Aceptación de propuesta por área Comercial.

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 Políticas

 El personal autorizado debe gestionar los permisos necesarios de confidencialidad con el

potencial cliente o cliente interno.

 Toda aceptación debe estar firmada por el gerente comercial, coordinador de Be

Consulting y representante legal.

 Deben elaborar y entregar la propuesta de negocio al cliente y al área de Be Consulting.

 En caso de inconformidad de alcance en la propuesta, ya sea por parte del cliente o Be

Consulting el personal de comercial esta obligado a gestionar mesas de trabajo para llegar

acuerdos; así como deberá elaborar una nueva propuesta comercial de ser el caso.

b. Identificación de procesos internos de fuentes a conciliar.

Políticas

 Se llevara a cabo un levantamiento de información.

 En las mesas de trabajo y propuesta deben venir las especificaciones del sistema contable

del cliente.

 Dependiendo el tipo de conciliación y sistema contable del cliente, se trabajará sobre las

plantillas (de egreso, ingresos o nóminas) establecidas por parte del área.

 Se trazará un plan de entrega y lista de contacto por parte del área de Be Consulting y el

cliente.

c. Descarga de XMLs desde portal SAT.

Políticas

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 El Cliente deberá proporcionar los datos fiscales para acceder al SAT.

 De no proporcionar el RFC y la clave de CIEC, Be Consulting no estará obligado a

cumplir con los tiempos de entrega. Proporcionados una vez por el cliente, deberá estimar

nuevamente los tiempos de ejecución.

 De la herramienta AdminXML, se realizará la extracción de los XMLs, reportes de

ingresos o egresos, dependiendo el requerimiento.

 Directamente del portal SAT se exportará un reporte por periodo en TXTs de la relación

de CFDI emitidos o recibidos para verificar información de la herramienta AdminXML.

 Se concentrará los archivos en los formatos fiscales establecidos por el área. De no

hacerlo el consultor, este será responsable de cualquier error o desviación errónea por su

método de análisis.

 Se establecerá indicadores de conteo de información fiscal.

d. Requerimiento de sustentos contables.

Políticas

 En este punto el consultor detectará si la información esta incompleta por parte de cliente.

 De tener información contable pendiente de envió, se volverá a hacer el requerimiento y

quedará en pausa el análisis contratado al área hasta que se envía la información restante.

 De ser necesario se establecerá nuevamente mesas de trabajo para proponer una solución

al cliente.

e. Elaboración Triple Conciliación.

Políticas

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 Conciliación de totales de factura: concilie los importes totales de la factura con los

importes totales del pedido de compra. Este tipo de conciliación de la factura incluye el

importe mínimo de detalle, por lo que puede usar esta opción para configurar los

controles que minimizan el tiempo de personal necesario para revisar la información de

conciliación de facturas.

 Doble conciliación: concilie la información del precio de la factura con la información

del precio del pedido de compra.

 Triple conciliación: concilie la información del precio de la factura con la información

del precio del pedido de compra. Concilie también la información de cantidad de la

factura con la información de cantidad de las recepciones de producto seleccionadas para

la factura.

 Se ejecutará los pasos anteriores hasta llegar a la triple conciliación.

f. Validación de información incorrecta o incompleta.

Políticas.

 Establecer un indicador de control en base a los CFDI sin errores.

 Revisar rubros del CFDI

g. Elaborar dictamen de resultados.

Políticas.

 En el formato establecido por el área se beberá ajustar los hallazgos reportados, así como

recomendaciones al cliente como resultados de la conciliación.

 Incluirá indicadores de resultados y control.

15
h. Enviar conciliación contable – fiscal a cliente.

Políticas

 Se compartirá vía correo los reportes.

 O bien por SFTP propio del cliente para garantizar la seguridad y privacidad de la

información.

 En última instancia será entregada en USB, no sin antes agotar los recursos establecidos

como seguros.

i. Presentación de cierre de proyecto.

Políticas.

 Cuando se envié los resultados al cliente se le solicitará una fecha para presentar los

resultados y esclarecer dudas sobre los resultados productos de la conciliación.

 De tener alguna inconsistencia y este se encuentre dentro del alcance, se deberá a iniciar

el proceso a partir del inciso d).

j. Respaldo de resultado en servidor .226.

Políticas.

 Se encriptará la información el servidor .226 de la empresa para garantizar el respaldo de

la información.

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 Elaboró: Revisó: Autorizó:
Yoel Leyva Frias

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CONCLUSIONES

El control interno administrativo para la ejecución y cumplimiento de los objetivos

del área de Be Consulting en Buzón E, su importancia radica en tiene que ver directamente

con las políticas, procedimientos y estructura de la empresa, aunque esto aplica para toda

organización con un control interno.

Implantar un sistema de control interno no solo garantiza la eficiencia y eficacia

operativa, sino que reduce el riesgo de u fraude; es por esto que es importante tener un

apropiado control para maximizar la utilización de los recursos, alcanzando una adecuada

gestión financiera y administrativa; mejorando los niveles de productividad, promoviendo

la motivación del talento humano para que estos estén comprometidos con la organización

y dispuestos a brindar servicios de calidad.

Pesé que por el tipo de trabajo que realiza el área de Be Consulting, sea más a fin

con un sistema de control contable, opto por uno administrativo por todos los problemas de

estructura, organizacional y de procesos que presenta el área y la empresa, causando atrasas

y deficiencias en la calidad de entrega y servicio a todos lo niveles que presenta Buzón E.

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BIBLIOGRÁFIA

ALPÍZAR ROBLES, J. (2011). MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA PROPIETARIA DE

LA RED S.A. Costa Rica: ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Recuperado el 06 de
Abril de 2019

Buzón E. (2018). Recuperado el 06 de Abril de 2019, de Servicios Premium:

https://ww2.buzone.com/servicios-premium/be-consulting

Cervantes Argot, C. (2018). Be Consulting. Conciliación Contable, Adminsitrativa y Fiscal. Ciudad de

México: Buzón E. Recuperado el 06 de Abril de 2019

Coca, A. (2015). Gestión de Control Interno. © All Rights Reserved. Recuperado el 06 de Abril de
2019

Control Interno Administrativo. (2014). Recuperado el 06 de Abril de 2019

Galván Gonzaléz, N. X. (2018). Tipos de Control. Ciudad de México: UNITEC. Recuperado el 05 de

Abril de 2019

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