IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás;
se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones
colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la
documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo
imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente
porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos
empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por alguna
norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el
mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un
mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún
documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el
gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y
manejo de este mismo.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su
archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen
en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una

empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para
conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección
de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para:
la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que
puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra
alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto
importante deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio
para proceder contra algún acto para hacerlo más simple daré un pequeño
ejemplo:
- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador
desde que entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito
debería enviar una carta donde solicita aquello que quiere.
Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos,
eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son
 herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:
Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información
como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organizan, describe,
conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de
la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia
y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los
principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no
es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por
personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en
el libre ejercicio de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que
se encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio
el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la
información contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los
investigadores y los ciudadanos.

Las redes; En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario

indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los
archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.
· El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de
intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de
todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de
comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de
documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión,
comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos
para petición de información. Entre el archivero y los proveedores.
Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con
la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión
y comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son
amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial
que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del
archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada
e inmediata de que disponemos actualmente. Es enormemente útil para el
trabajo del archivero, pero también como medio de difusión del archivo. Es el
instrumento más rápido y ágil para encontrar información concreta sobre un
archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos
y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la
seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar
seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son
nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de
complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor
empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los
desafíos de su compañía.