PROCEDIMIENTO: Código:PRO-001

Confecciones
Nº Edición: 1
S.A control de la información documentada Fecha: 26/04/19

1. OBJETO

Definir los métodos y criterios para gestionar la documentación del Sistema de Gestión de
la Calidad.

2. ALCANCE

El presente procedimiento afecta a todos los documentos y registros del Sistema de

Gestión de la Calidad.

3. DEFINICIONES

Información: datos que poseen significado.

Documento: información y su medio soporte.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Especificación: documento que establece requisitos.
Documento de origen interno: documento que ha sido creado por la empresa.
Documento de origen externo: documento que no ha sido creado por la empresa pero
que de forma temporal o permanente está bajo el control de la empresa.
Descripción del documento: breve descripción que resume con brevedad la función o el
objeto principal de un documento.
Formato / plantilla: medio soporte utilizado para la introducción de un tipo determinado de
información.

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4. RESPONSABILIDADES

4.1. Director Calidad

 Asignar códigos a manuales, procedimientos, instrucciones, y otros documentos de
acuerdo a la metodología establecida en este procedimiento.
 Verificar que todos los documentos realizados por la empresa cumplen los
requisitos definidos en este procedimiento antes de su aprobación final.
 Identificar la necesidad de actualizar la documentación e iniciar los procesos de
actualización.
 Controlar la distribución de documentos en el seno de la empresa.

4.2. Administración
 Sellar la entrada de documentos de origen externo.

4.3. Responsables de Departamento

 Revisar los procedimientos y documentos aplicables a su departamento e iniciar su
actualización cuando sea preciso.
 Aprobar las instrucciones de su departamento y asegurar que éstas se mantienen
actualizadas.
 Asegurar que los componentes de su departamento controlan la distribución de
documentos a otras organizaciones o particulares.

4.4. Responsable de informática

 Realizar las copias de seguridad de los datos electrónicos y verificar la eficacia del
software antivirus instalado en cada equipo de la empresa.

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5. DISEÑO

5.1. Estructura documental

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los
documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.

 POLITICA
 MAPA DE PROCESOS
 PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
 MANUALES
 PROGRAMAS
 FORMATOS GUIAS

Todos los manuales creados por la empresa, incluido el Manual del Sistema de Gestión de
la Calidad, se codifican siguiendo la siguiente regla:

M.XX donde XX es un número correlativo asignado por Calidad.

Además del código anterior en cada hoja del manual, los manuales incluyen los siguientes
controles:

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 Una portada con el nombre o logotipo de la empresa, la referencia de la edición,

fecha de la edición, número de páginas que componen el manual, y firma del
responsable (dicha firma implica la aprobación de todo el documento completo).
 Índice del contenido, estableciendo los apartados o capítulos.
 Logotipo o nombre de la empresa en todas las páginas.
 Todas las páginas numeradas y totalizadas sin incluir anexos.
 Todas las páginas indican el nivel de edición al que corresponden.

5.1.1. Requisitos de contenido

El contenido de los manuales creados por la empresa se ajusta en cada caso a los
requisitos exigidos por las normas de referencia y al criterio de los responsables de su
aprobación.

5.1.2. Realización y actualización de los manuales

El proceso de realización y posterior revisión de los manuales para actualizarlos se realiza

según se detalla en el siguiente diagrama de bloques.

RESPONSABLE DE ETAPAS CONTROLES

REALIZAR LA ETAPA

La propuesta la puede
SE REQUIERE SE REQUIERE
realizar cualquier PREPARAR UN ACTUALIZAR UN
miembro de la empresa NUEVO MANUAL MANUAL

El archivo digital se identifica

Calidad o el responsable del como borrador tanto en el
área tratada en el manual. REDACCIÓN
nombre del archivo como en la
primera página del
documento.

Si hay cambios propuestos,

Gerente éstos se marcan en rojo u otro
REVISIÓN DE LA
REDACCIÓN No color visible indicando al final
la fecha y persona.

¿Todo
correcto?

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APROBACIÓN
DEL MANUAL
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Calidad actualiza el
Gerente documento aprobado y
registra las modificaciones
efectuadas.

5.2. Procedimientos de SGC

5.2.1. Controles de identificación

Todos los procedimientos del sistema de Gestión de la Calidad se codifican siguiendo la

siguiente regla:

PR.XX donde XX es un número correlativo asignado por Calidad.

Esta codificación se aplica con independencia del objeto y naturaleza del procedimiento, es
decir, la empresa agrupa procedimientos de mantenimiento, calidad, producción, riesgos
laborales, medio ambiente etc siguiendo esta pauta y su numeración no tiene otro
significado.
Los controles mínimos de identificación que portan todos los procedimientos son los
siguientes:
 Una portada con el nombre o logotipo de la empresa, la referencia de la edición,
fecha de la edición, número de páginas que componen el procedimiento, y firma
del responsable de su aprobación (dicha firma implica la aprobación de todo el
documento completo).
 Índice del contenido, estableciendo los apartados o capítulos.
 Logotipo o nombre de la empresa en todas las páginas.
 Todas las páginas numeradas y totalizadas sin incluir anexos.
 Todas las páginas indican el nivel de edición y fecha al que corresponden.

5.2.2. Requisitos de contenido

El contenido de los procedimientos creados por la empresa se ajusta en cada caso a los
requisitos exigidos por las normas de referencia que le son aplicables y al criterio de los
responsables de su aprobación.

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5.2.3. Realización, revisión, y aprobación de los manuales

El proceso de realización, revisión y aprobación de los manuales se realiza según se

detalla en el siguiente diagrama de bloques.

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RESPONSABLE DE ETAPAS CONTROLES

REALIZAR LA ETAPA

El archivo digital se identifica

La propuesta la puede SE REQUIERE
PREPARAR UN SE REQUIERE como borrador tanto en el
realizar cualquier NUEVO ACTUALIZAR UN nombre del archivo como en la
miembro de la empresa PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO primera página del
documento.

Si hay cambios propuestos,

éstos se marcan en rojo u otro
Responsable del área tratada color visible indicando al final
en el procedimiento. REDACCIÓN la fecha y persona.

Si hay cambios propuestos,

Gerente éstos se marcan en rojo u otro
REVISIÓN DE LA color visible.
REDACCIÓN No

¿Todo
correcto?

Sí
Calidad, y Calidad actualiza el
responsables de documento aprobado y
APROBACIÓN DEL
realización, revisión, y registra las modificaciones
PROCEDIMIENTO
aprobación. efectuadas.

5.3. Especificaciones del SGC

5.3.1. Controles de identificación

La empresa utiliza para su gestión diversos documentos que contienen especificaciones

(contienen requisitos del sistema de calidad de la empresa):

 Fichas técnicas de materia prima.

 Fichas de lugar de trabajo.
 Pautas de control/autocontrol.
 Instrucciones.

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 Hojas de seguridad.

Todos los documentos de especificaciones se controlan mediante códigos, o una

descripción unívoca que permita distinguirlo e identificarlo. La metodología de codificación
se describe en otros procedimientos del sistema excepto en el caso de las instrucciones,
que es como sigue:

IT.YY.XX donde:

XX es un número correlativo asignado por calidad.

YY es un par de letras relacionadas con la naturaleza / finalidad de la
instrucción.

NATURALEZA /
YY
FINALIDAD
Producción y servicio TR
Mantenimiento MN
Riesgos Laborales RL
Medioambiente MA
Administración /
AC
Contabilidad
Otras OT

Además de la codificación, en cada hoja de instrucción de trabajo debe figurar:

 Nº de edición y fecha de la edición.

 Aplicación (para qué tareas se ha de aplicar).
 Logotipo o nombre de la empresa.
 Número de páginas y total de páginas que comprende la instrucción.

5.3.2. Requisitos de contenido y estructura

El contenido de las especificaciones documentadas debe expresarse de forma clara y

siempre que sea posible ampliarlo con esquemas o imágenes que ayuden a su

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comprensión. El contenido debe atenerse siempre a los requisitos de los responsables del
área tratada por la especificación.
Si la empresa dispone de un formato específico para realizar la especificación, Calidad le
indica el código para que lo localice en el listado de formatos (disponible en red informática
para todos los empleados) y pueda proceder a su redacción.
Todos los documentos de especificación deben incluir en todas las hojas una referencia
que permita identificar el documento: indicando el código o descripción unívoca, fecha de
creación (si fuera necesario), y edición (si fuera necesario). Cuando el documento sea
singular, es decir, un documento generado que no tiene un plan específico para su
creación, éste debe incorporar en todas sus páginas la denominación del documento y su
fecha de creación.

5.3.3. Realización, revisión, y aprobación de las especificaciones

No todas las especificaciones están sujetas a revisión o actualización, ya que dentro del
sistema hay especificaciones que se crean para realizar un trabajo a la medida del cliente,
o son documentos que no requieren número de edición. En estos casos, dichas
especificaciones reciben los controles definidos en los procedimientos del sistema (código,
fecha de creación. Métodos de revisión…)
Para las especificaciones sometidas a revisiones continuas (las especificaciones más
permanentes), el proceso de realización, aprobación, y posterior actualización de las
especificaciones lo supervisa el responsable de cada área dentro de la empresa:
Producción, Servicio, Administración, RRHH, Calidad, Contabilidad, Mantenimiento…
Dichos responsables se encargan de:
 determinar la necesidad de realizar los documentos de especificación que sean
necesarios para asegurar que la información es suficiente y que la operación de
los procesos es eficaz.
 designar la persona adecuada para su redacción.
 revisar y aprobar la redacción de las especificaciones (mediante su firma en el
documento de especificación).
 Identificar los documentos de especificaciones que deben ser actualizados e
iniciar el proceso de actualización (el proceso de actualización es análogo al de la
creación de una especificación nueva).

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5.4. Gestión de formatos / plantillas

Los formatos o plantillas son estructuras de documento que permiten la introducción de
información de forma ordenada. La utilización de estas estructuras permite estructurar la
información facilitando su lectura y asegura que toda la información necesaria sea
introducida. Ejemplo de formatos utilizados por la empresa son hojas de incidencia, hojas
de orden de trabajo, standards de oferta de cliente, etiquetas de identificación sin
rellenar…

Los formatos pueden presentarse en formato papel o electrónico (como un formulario de

base de datos) y en la mayoría de los casos, no siempre, una vez rellenos, se convierten
en registros del Sistema de Gestión de la Calidad.

5.4.1. Controles de identificación

Con objeto de agrupar, controlar, y ordenar los formatos o plantillas utilizados en la gestión
de la empresa, Calidad asigna a los formatos o plantillas un código para diferenciarlas
según la siguiente regla:

Mod.XXX.Y donde XXX es un número correlativo e Y es la versión del formato

Este código figura en el encabezado o en el pié de página del formato.

No todos los formatos o plantillas utilizados por la empresa portan dicho código, Calidad
decide en cada caso sobre la necesidad de incorporar una nueva estructura según sea
conveniente atendiendo a los siguientes aspectos:

 Nivel de utilización: si la plantilla se va a utilizar sólo una vez, entonces no

conviene asignarle código.
 Viabilidad técnica: en ciertas aplicaciones informáticas es imposible, inviable, o
innecesario añadir un código de formato.

5.5. Gestión de los registros

Tal y como se indica en el capítulo 3 de este procedimiento, un registro es un documento
que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
En la mayoría de los casos los registros se generan utilizando formatos o plantillas de

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documento, en estos casos es importante ver que el registro (el formato rellenado) puede
incorporar dos códigos diferentes: el código del formato (Mod.XXX), y el propio del
documento. Por ejemplo, un informe de incidencia, cuyo código de formato es Mod.003,
portará también un código de incidencia: NC.XXX, correspondiente al número correlativo
de incidencia que le corresponda (ver procedimiento de No Conformidades).

5.5.1. Identificación de los registros

La identificación de los registros generados por la empresa se asegura mediante códigos,

como en el caso de los informes de incidencia, o incluyendo información unívoca que
permita determinar su origen y demás aspectos necesarios para garantizar su validez
como registro.
Con carácter general, todos los registros generados por personal de la empresa han de
incorporar la fecha de su creación. Esta regla afecta a cualquier anotación realizada sobre
un papel (tal como una nota de llamada telefónica para alguien) u otra situación similar.
Los métodos de codificación de los registros que sean codificados se describe en los
distintos procedimientos o instrucciones del sistema, allí donde es más adecuado.

5.5.2. Archivo y protección de los registros

El tiempo mínimo de conservación de cada registro se define en el último apartado de cada

procedimiento ( “DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO”). Así mismo, en cada procedimiento se
describen los responsables de archivar, conservar, y recuperar los registros antes de su
eliminación final. La protección de los registros digitales se efectúa según se indica en el
apartado 6.7.1 de este procedimiento.

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5.6. Gestión de documentos externos

Todos los registros y documentos de origen externo entregados a la empresa: albaranes de
material, documentación técnica, planos de cliente… son sellados con el sello de entrada
(donde se indica la fecha) para controlar la entrada de los mismos. Cuando el sellado de la
documentación no es posible se utiliza el método de identificación más adecuado, la
información básica es la fecha de entrada.

5.7. Control de la distribución y retirada de documentos

5.7.1. Distribución interna

El responsable de controlar la distribución y retirada de copias de manuales,

procedimientos, documentos de la política, instrucciones, y demás documentos es Calidad.
Dicho control se realiza registrando informáticamente la siguiente información:

 Fecha: fecha de la entrega o distribución del documento.

 Persona o situación: persona a la que se ha entregado el documento o lugar
donde se ha emplazado el documento.
 Nº Edición o dato identificativo del documento: dato que permita conocer la
naturaleza exacta del documento entregado o distribuido.
 Fecha de retirada: fecha de retirada cuando el documento sea retirado.

5.7.2. Distribución externa

El envío de documentación a proveedores, clientes, y otras organizaciones o particulares

se controla registrando informáticamente la siguiente información:

 Fecha: fecha del envío del documento.

 Organización / Particular: organización o particular a la que se ha enviado el
documento.
 Descripción del envío: descripción del documento.

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 Nº Edición o dato identificativo del documento: dato que permita conocer la

naturaleza exacta del documento enviado.
 Medio: se determina si el envío se realizó por correo postal, email,
personalmente…

Cuando la documentación enviada requiera una respuesta por parte de la organización o el

destinatario, además de la información anterior también se registra:

 Fecha establecida de respuesta: fecha establecida para el retorno de respuesta.

 Fecha de recepción de respuesta: fecha real de respuesta.

5.8. Protección de datos electrónicos

La empresa protege la integridad de sus datos almacenados en formato electrónico
actuando sobre dos aspectos de la seguridad:
 La protección de los datos frente a la ejecución de códigos maliciosos, utilizando
software especializado (antivirus).
 La protección de los datos frente a accidentes de hardware o software, realizando
actividades planificadas de realización de copias de seguridad de la información
importante (Backup de datos).

5.8.1. Copias de seguridad de datos electrónicos

El proceso de realizar copias de seguridad de la información digital en _______ se

fundamenta en los siguientes principios:

 El responsable de cada departamento decide qué información de su departamento

debe almacenarse en una copia de seguridad. Cuando la información sea común a
más de un departamento, los responsables de los departamentos afectados
acuerdan qué información debe protegerse.
 Los responsables de cada área indican al responsable de informática qué
información quieren que sea protegida.
 El responsable de informática realiza las copias de seguridad de la información
indicada de acuerdo a la sistemática definida a continuación.

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El responsable de informática mantiene actualizada una carpeta digital donde figuran

accesos directos a las carpetas que contienen la información que se pretende copiar. Las
copias se realizan con una periodicidad semanal en soporte CD.

5.8.2. Antivirus

Todos los ordenadores de la empresa están protegidos contra la acción de los virus
informáticos con un software “anti-virus”. La actualización del software se realiza de forma
automática en cada ordenador, por lo que cada usuario sólo debe verificar que los
procesos de actualización se efectúan sin problemas. El responsable de informática realiza
un seguimiento de la eficacia del software comprado asistiendo a los usuarios en sus
consultas y problemas. El responsable de informática decide sobre el producto antivirus
más adecuado en función de las necesidades de la empresa y los resultados que un
determinado producto vaya arrojando a lo largo del tiempo.

5.9. Gestión de otros documentos

5.9.1. Catálogos de productos

6. DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Documento Tiempo de archivo Responsable

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