Cómo organizar un evento

En este artículo:Planificarlo con antelaciónA dos semanas del evento24 horas antes del eventoEl día del
evento

Organizar un evento puede parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y efectivamente puede serlo
si no se cuenta con la organización y planificación necesaria. Bueno, en este artículo abordaremos
precisamente eso, desde los meses de preparación previos hasta cómo mantener la calma el mismo día
del evento.

Parte
1
Planificarlo con antelación
Imagen titulada Teach About African American History Step 8
1
Determina el objetivo del evento. Tener en mente una o dos frases te ayudará a llevar el evento en la
dirección correcta. ¿Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, ¿para persuadir a potenciales
contribuyentes con el fin de obtener fondos?, ¿para homenajear a una persona o grupo en específico?
Limita tu objetivo lo más que puedas. Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir,
homenajear, etc.), ¿por qué lo haces?
Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas exactamente lo que
quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!
Imagen titulada Develop Critical Thinking Skills Step 21
2
Establece metas. ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? No se trata de la cantidad de personas que
quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevará a cabo el evento; ¿qué quieres
obtener de todo esto? ¿5 personas para que formen parte de tu organización?, ¿una recaudación de $
1000?, ¿un cambio de mentalidad?, ¿que la gente se entusiasme?
Piensa en las tres cosas más importantes que te gustaría que ocurran como resultado de este evento y
piensa en ellas haciéndose realidad. Quizás tu objetivo sea financiero, social y personal. ¡Depende de
ti!
Imagen titulada Run for Congress Step 22
3
Reúne voluntarios. Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Ellos
pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparación de programas y presupuestos, la
creación de invitaciones y carteles, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento.
En otras palabras, ellos pueden ayudarte a terminar el trabajo. Asimismo, si es posible, ¡consigue
voluntarios de confianza!
Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores “estén al tanto” de tus planes. La
colaboración puede facilitarte mucho el trabajo. Así que cuando les pidas ayuda, infórmales desde el
principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participación.
Si no te es posible encontrar voluntarios, ¡contrata a un equipo! Todo depende del tipo de evento que
organices. El lugar donde lo realices podría proporcionarte un equipo de trabajo o puedes solicitar los
servicios de una agencia de empleos externa.
Imagen titulada Prioritize Your Debts Step 1
4
Prepara un presupuesto. Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e
incluso los gastos supeditados. Si no realizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad de
facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió. ¡Sé realista desde el principio
para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!
Encuentra maneras de reducir los costos. ¿Puedes conseguir personal que trabaje gratis? ¿Consideraste
conseguir un lugar más económico para tu evento (como la casa de un amigo)? Recuerda: una fiesta
pequeña y sencilla que salga bien siempre será más impresionante que una ostentosa que termine
siendo un fiasco.
Imagen titulada Negotiate With a Car Salesman Step 8
5
Decide el lugar y la hora para tu evento. Esto es lo más importante al momento de organizar un evento.
¿Qué hora y qué lugar hará que la gente diga “Sí, ¡claro que asistiré!”? Deberá ser una hora en la que
todos estén disponibles y un lugar al que todos puedan llegar. ¡Además tiene que ser algo que puedas
reservar!
Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de público que invitarás. Si tu objetivo es
invitar a un grupo de amas de casa, realizar el evento durante el día y en el vecindario es tu mejor
opción (¿quizás con algún servicio de cuidado de niños incluido?). Por otro lado, si tu objetivo son
estudiantes, realiza el evento de noche y en el centro de la ciudad. De ser posible, ve a donde tu público
se encuentre.
Desde luego, algunos lugares requieren una reservación. Ponte en contacto lo más pronto posible con
los responsables del lugar que piensas utilizar como locación para el evento. ¡Es posible que estén más
ocupados que tú!
Imagen titulada Negotiate With a Car Salesman Step 10
6
Piensa en la logística. La logística es necesaria para todo. ¿Cuál será tu sistema de estacionamiento?,
¿cuáles son las vías de acceso para los discapacitados?, ¿qué puedes hacer con las dimensiones del
lugar?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos adicionales (agua potable para los oradores,
distintivos, folletos) demandarán un gasto extra?, ¿cuántas personas se necesitan para hacer que el
evento se lleve a cabo sin problemas?
Es importante sentarte por un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y pensar en todos los aspectos
del asunto. ¿Hay algún obstáculo que puedas anticipar y evitar?, ¿algún invitado especial que tengas
que hospedar?, ¿algunas excepciones que debas hacer?
Imagen titulada Market a Product Step 3
7
Piensa en el marketing y en la publicidad de tu evento. Mientras te encuentras en todo el proceso de
organización, diseña un afiche. Este debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, invitado de honor,
nombre y el tema o eslogan del evento. Dado que aún estás a tiempo para el evento, puedes tomarte tu
tiempo para crear los afiches, ¡pero lo mejor es preparar una versión preliminar al principio para
visualizar todo el conjunto de tu proyecto!
Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento. ¿Correos electrónicos?, ¿correo convencional?,
quizás Facebook, Twitter u otras decenas de sitios web para eventos que existen (más sobre esto en los
pasos posteriores). ¿Qué necesitas hacer previamente para atraer gente a tu evento y qué para mantener
su atención durante el mismo?
Imagen titulada Write Your Congressional Representative Step 1
8
Organízate. Es posible que justo ahora te sientas muy confundido, pero tranquilízate y abre Excel.
Elabora una lista de las actividades que habrá en el evento. Crea algunas hojas de cálculo para
organizar tus pensamientos. Podría parecer innecesario por ahora, pero en dos meses estarás
sumamente agradecido contigo mismo por haberlo hecho con antelación.
Prepara un cronograma (con fechas límite) para cada actividad. Anota los nombres de todos y el lugar y
momento en el que son requeridos. De esa manera, puedes organizarte y contestar cualquier duda
futura.
Parte
2
A dos semanas del evento
Imagen titulada Choose a Recruitment Agency Step 21
1
Asegúrate de que todo vaya de acuerdo al plan. Fija la fecha, el lugar, el invitado de honor, el personal,
el nombre del evento y el eslogan. ¿Hay algo que pueda salir mal?, ¿algún contratiempo de último
minuto que pueda presentarse? En este punto, todo debe estar decidido.
Imagen titulada Become President of the United States Step 6
2
Reúnete con tu equipo. Consigue la aprobación para tu presupuesto, programa, etc. de parte de los
miembros del equipo, al igual que de los supervisores. Este es un buen momento para responder a todas
las preguntas. ¿Todos saben lo que tienen que hacer?, ¿se sienten a gusto con todo lo acordado?
Una vez más, reúnete con tu equipo y voluntarios para resolver cualquier problema que pueda surgir.
Este también es un buen momento para crear un plan de acción.
Asegúrate de que no haya ningún problema dentro del equipo. Mantente en contacto con todas los jefes
de equipo al igual que con los miembros y voluntarios.
Imagen titulada Be a Good Debater Step 9
3
Delega responsabilidades a diferentes miembros y permite que una persona con experiencia coordine
todas las actividades. Si se trata de un mega-evento, deja que diferentes personas coordinen diferentes
actividades bajo la supervisión de un encargado. El jefe de equipo debe ser alguien en quien los
miembros del mismo puedan confiar.
Una buena idea sería tener a una o dos personas que se dediquen a conocer, saludar y promover el
evento a medida que los asistentes entran y todo comienza. Básicamente, conforman el comité de
recepción, animando y permitiendo que la gente sepa que están en buenas manos.
Imagen titulada Apply for a PhD in the US Step 2
4
Asegúrate de actualizar el sitio web relacionado al evento. Probablemente lo hayas promocionado por
Facebook y Twitter, pero también hay muchos otros sitios web que puedes usar para difundirlo.
Eventbrite[1], Evite[2], y Meetup[3] son tres de los sitios más importantes que puedes utilizar. Si no
has oído de ellos, ¡investiga ahora mismo! Y si quieres vender boletos en línea, Ticketbud es muy
bueno.
Y por supuesto, promociona tu evento mediante tu sitio web, blog o página de Facebook, si cuentas con
alguna de ellas. Puedes enviar recordatorios, crear imágenes y vigilar las confirmaciones de asistencia
al evento. Cuanto más activo seas, más personas te conocerán. Y si vas a organizar un evento con base
en la jardinería o decoración de jardines o algo creativo, también puedes utilizar Pinterest.
Imagen titulada Become a Congressperson Step 12
5
Consigue patrocinadores y otras fuentes de dinero de delegados. ¡Tendrás que hacer muchos gastos
dentro de las próximas semanas y no querrás que todos ellos salgan de tu bolsillo! Reúne al menos
parte del dinero para cubrir los gastos iniciales (como el lugar, el equipo y la comida). Algunas de estas
personas, lugares o cosas podrían requerir un pago por adelantado, incluso antes de que comience la
planificación del evento.
Asegúrate de tener un sistema para administrar los recibos, confirmaciones, facturas y documentación
en general. Necesitarás guardar todo para poder sacar las cuentas luego, así que mientras más
organizado seas desde el principio, mejor. Esto es especialmente útil si la empresa con la que trabajas
hace alguna tontería.
Imagen titulada Be a National Delegate (USA) Step 9
6
Promociona el evento. Prepara folletos, publica anuncios, informa a los medios de comunicación,
realiza llamadas telefónicas, envía mensajes a grupos en línea y visita a los participantes o
patrocinadores potenciales. ¿De qué otra manera la gente se enterará de tu evento? Asegúrate de que la
información que publicas sea completa, dejando al público con solo unas cuantas preguntas. Después
de todo, ¡es mejor si se quedan con la intriga!
Piensa en tu público objetivo. Si intentas llegar a personas de la tercera edad, no perderás tu tiempo
enviándoles tu publicidad por Internet. Ve a lugares y emplea las herramientas usadas por ese
determinado público. Haz que tu publicidad sea lo más accesible y normal posible.
Imagen titulada Become an Expat Step 28
7
Reúne los elementos necesarios para el evento. Estos pueden incluir medallas, juegos, recuerdos,
premios o certificados. Hay una gran cantidad de pequeños accesorios que pueden pasar desapercibidos
para el ojo inexperto, pero tú ya sabes cómo llenar cada rincón o grieta sobrante. Asimismo, no olvides
las mesas, las sillas, el equipo de sonido, las señales, los manteles ¡y todas las cosas importantes!
Este es otro punto que debes tener en cuenta. No dejes de pensar hasta que hayas recordado cinco cosas
que habías olvidado (incluyendo bolígrafos, un botiquín de primeros auxilios, baterías, hielo y
extensiones de corriente). Querrás saber que, sin importar lo que ocurra, podrás solucionarlo.
Imagen titulada Choose a Recruitment Agency Step 9
8
Haz arreglos para todo. Adopta las disposiciones necesarias para las fotos y videos; para el transporte
de los invitados; para la comida del personal de limpieza, etc. La lista podría seguir indefinidamente,
¡pero así nunca llegarás a terminar de organizar tu evento!
Realiza arreglos para la comida y la bebida. Este también es un buen momento para preparar las
ubicaciones especiales, tales como las destinadas a personas discapacitadas. Verifica si los invitados
son vegetarianos o tienen algún otro tipo especial de dieta. Muchos sitios web de boletos como los
mencionados previamente tienen opciones para “preguntas personalizadas” que te ayudarán a
determinar alguna necesidad especial.
Haz arreglos para las sillas, las mesas, el telón de fondo, los micrófonos, los altavoces, las
computadoras, los proyectores LCD, los podios, etc., todo lo que necesite instalarse en el lugar del
evento.
Imagen titulada Convince Yourself Not to Commit Suicide Step 9
9
Prepara una lista de contactos. Necesitarás los números de teléfono, direcciones y correos electrónicos
de los miembros del equipo. Asimismo, realiza una lista similar para los invitados VIP y proveedores
de cualquier bien o servicio. Si alguien no asiste o llega tarde, esta lista te permitirá saberlo.
Supongamos que los proveedores de comida no llegan a tiempo. ¿Qué haces? Sacas rápidamente tu
lista y los llamas. ¿Pensaron que ibas a recoger 100 kg (200 lb) de carne de cerdo deshilachada? Bueno,
no importa. Envías a alguien en un camión a que la recoja a la dirección señalada en dicha lista. Crisis
evitada. ¡Y ahora ya sabes que nunca más debes volver a hacer una reservación con esos proveedores o
que serás más explícito con tus indicaciones!
Imagen titulada Get a New Birth Certificate Step 7
10
Visita el lugar del evento con tu equipo. Mira a tu alrededor y evalúa la zona de estacionamiento, los
baños, las áreas verdes, la disposición del lugar y las diferentes entradas y salidas. Busca lugares
cercanos donde se puedan sacar fotocopias, realizar llamadas telefónicas y comprar cualquier cosa en
caso de emergencia. Básicamente, familiarízate con el terreno como si se tratase de la palma de tu
mano.
Habla con el propietario del lugar. Esa persona debe conocer el terreno mejor que nadie. ¿Hay algún
problema del que deberías estar enterado?, ¿alguna restricción de tiempo?, ¿las puertas se cierran a
determinadas horas? Dios no lo quiera, pero, ¿hay alguna inspección programada de las alarmas contra
incendios?
Parte
3
24 horas antes del evento
Imagen titulada Communicate Effectively Step 25
1
Mantén la calma. Sigue adelante. Es sumamente importante mantener la cabeza fría y no dejarse
dominar por el estrés. ¡Te has preparado por meses! Todo saldrá bien. Mientras más calmado estés, más
lo estará tu equipo y mejor saldrá el evento. Además, ¡todo terminará muy pronto!
En serio, sigue adelante. Has tomado todas las precauciones necesarias, has pensado en todos los
problemas posibles y, si algo sale mal, sabrás cómo manejarlo. Además, recuerda: nadie te culpará. Un
invitado escandaloso, la mala comida; la gente sabe que no puedes controlar todo. Así que relájate, todo
estará bien.
Imagen titulada Make Eye Contact Step 8
2
Realiza una última revisión con tu equipo. Asegúrate de haberles comunicado a todos el lugar y la hora
de llegada. Lo último que querrías es que todo tu equipo te llame el mismo día del evento
preguntándote donde se encuentra la puerta trasera.
Aun cuando nadie te haga preguntas, haz lo posible por evaluar el desempeño de tu equipo. ¿Todos
parecen estar de acuerdo con su puesto de trabajo?, ¿se llevan bien? Si no es así, conversa con ellos y
ve si puedes solucionar sus diferencias. Quizás alguno de ellos se encuentre más cómodo en un puesto
distinto o trabajando con otras personas.
Imagen titulada Write Your Congressional Representative Step 17
3
Revisa todas las invitaciones y respuestas. Crea una lista de los invitados en una hoja de cálculo y haz
un recuento de las personas que asistirán. Para la mayoría de eventos, la cantidad de personas que hace
una reservación no representa la cantidad que realmente asistirá. Podrías tener 50 personas que
confirmasen su presencia, pero al final asisten 5 o 500. Así que, si bien debes conocer la cantidad de
reservaciones, ¡de igual manera debes estar preparado para cualquiera de los dos casos!
Recuérdales la fecha del evento a los invitados VIP. Te sorprenderías al saber cuánta gente dice “Oh, es
verdad. Es mañana, ¿no?”. Podrás evitar eso con una simple llamada telefónica o un mensaje de texto.
Imagen titulada Reach the Masses Step 3
4
Ve al lugar del evento y comprueba que todo esté listo. ¿El salón está limpio y disponible?, ¿todos los
equipos electrónicos están instalados y operativos? ¿Puedes instalar algún equipo con anticipación, si
es necesario?, ¿el personal parece preparado?
Revisa si hay suficiente personal presente para encargarse del evento. Siempre es mejor tener más de lo
necesario. Quizás necesites a alguien que esté listo para atender un recado de emergencia o que se
encargue de cuidar a un invitado o de solucionar un problema que no previste. O que incluso se haga
cargo de buscar el café.
Imagen titulada Write Your Congressional Representative Step 5
5
Prepara kits para los participantes. Este kit podría consistir de una botella de agua, un bocadillo, un
pequeño cuaderno, un bolígrafo, un folleto y cualquier información que pudieran necesitar. También
sería una buena idea incluir pequeños recuerdos. Este es un lindo detalle que les indica a los asistentes
de que este es un evento bien pensado y organizado. ¡Además los hace sentirse apreciados!
Puedes darle este kit a los invitados o a tu equipo, ¡o incluso a ambos! ¿A quién no le gusta recibir una
barra de granola y un bolígrafo?
Imagen titulada Prepare a Power of Attorney Step 4
6
Haz una hoja de actividades. Esta es una lista de toda la información necesaria clasificada en hora y/o
salón. Prepara una agenda en la que detalles minuto a minuto las actividades importantes. El formato
dependerá de ti. Solo trata de mantener al mínimo la cantidad de información para que te sea fácil de
leer.
Si en verdad eres una persona organizada y diligente, podría serte útil el hacer diferentes tipos de hojas
de actividades. Los oradores podrían necesitar una lista de las otras personas que hablarán, además del
lugar y el momento en que lo harán. Tu equipo también podría necesitar una lista de los equipos
técnicos, de los horarios y del protocolo de limpieza. Si tienes el tiempo para hacerlas, podrían ser de
gran utilidad.
Imagen titulada Move Out of State Step 1
7
Haz una lista de verificación para las cosas que se llevarán al lugar del evento. ¿Qué tan terrible sería si
llegas al evento y todo está ahí, todo el mundo está ahí y te das cuenta de que lo único que falta son las
1200 copas que olvidaste en casa? Qué decepción. Acabas de arruinarlo todo. Es por ello que debes
hacer una lista, revisarla dos veces ¡y llevar todo lo que sea necesario!
Si las cosas se encuentran en distintos lugares, asigna una persona a cada labor específica. De esa
manera, el día del evento no pasarás 8 horas corriendo de un lado a otro para recolectar todo lo
necesario y perdiendo los papeles. Compartir la carga, aliviana el peso… o así es como dice el refrán.
Parte
4
El día del evento
Imagen titulada Reach the Masses Step 15
1
Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu equipo y voluntarios. Verifica que
todos estén presentes y que todo el equipo electrónico funcione correctamente. ¿Alguna pregunta de
último minuto? Si hay tiempo, reparte unas bebidas, dales una charla para motivarlos ¡y tomen un
descanso! Se lo merecen, están bien preparados.
Asegúrate de que los organizadores utilicen un emblema distintivo o algún otro elemento notorio para
que los participantess puedan solicitar su ayuda si es necesario. A veces los uniformes no son
suficiente.
Imagen titulada Set up a Fundraising Event Step 21
2
Instala todo. Tanto dentro como fuera del lugar del evento. ¿Necesitas globos para colocar en el
buzón?, ¿un cartel en la esquina?, ¿qué pondrás en las puertas y pasillos? Si tus invitados deben pasar
por un verdadero laberinto para llegar, entonces mientras más señales coloques, mejor.
Los carteles de bienvenida y otra información al frente del lugar del evento serán de mucha utilidad.
Querrás que los asistentes puedan ver desde la calle el lugar del evento. ¡No hay dudas al respecto!
Coloca un punto de recepción y de registro. Cuando los invitados se dirijan a la puerta, deberían ver
exactamente lo que necesitan hacer. De lo contrario, comenzarán a circular por los alrededores
inseguros e incómodos. ¿Recuerdas el comité de recepción mencionado anteriormente? Ten a una
persona en la entrada para que los reciba y resuelva sus dudas.
¡Pon algo de música! Puede eliminar toda situación embarazosa que, de otra manera, podría quedarse
en el ambiente.
Imagen titulada Get a Job Fast Step 4
3
Asegúrate de que las personas importantes sepan lo que sucede. Si un orador se retrasa, es necesario
informárselo. Si la comida está tomando más tiempo de lo previsto, es necesario hacerles saber los
cambios en el programa. En muy raras ocasiones los eventos salen tal y como se planean, en ese caso
deja tus labores actuales y asegúrate de que los asistentes estén al tanto de los cambios.
Imagen titulada Become a Petite Model Step 7
4
¡Toma fotos! Es posible que quieras tener algún recuerdo del evento. Además, ver a alguien caminando
por el lugar con una cámara en mano puede entusiasmar a los invitados. No olvides los banners de los
patrocinadores, los tuyos, la entrada, la recepción, etc. ¡Quizás puedas utilizarlos en el próximo evento!
De ser posible, haz que un amigo o un fotógrafo profesional se encargue de esto. ¡Ya tienes suficientes
cosas que hacer! Tendrás que socializar y beber algunos tragos con tus invitados, así que permite que
alguien más se encargue de tomar las fotos.
Imagen titulada Do Research Step 4
5
Dales a tus invitados algo para llevarse. Probablemente sembraste una idea en sus mentes y quieres que
cuando se vayan, lo hagan pensando en algo, preguntándose algo o queriendo tomar alguna medida. Así
que distribuye un folleto o algo que puedan llevarse a casa y que les brinde ideas que puedan llevar a
cabo después del evento.
Parte de esto podría ser el crear un foro para recibir comentarios. Ofréceles una manera de analizar y
dar sus opiniones acerca de las mejoras que harían y lo que les gustaría ver la próxima vez. Y, por
supuesto, ¡cómo les gustaría participar!
Imagen titulada Make Your Wife Happy Step 11
6
¡Limpia todo el lugar! Revisa el medidor de electricidad, quita los carteles, las mesas, etc. querrás dejar
el lugar tan limpio como lo encontraste, especialmente si pagaste por él y quieres volver a usarlo en
otra ocasión; es posible que los dueños quieran cobrarte montos que hubieras podido evitar dejando
limpio el lugar. Reparte el trabajo entre los miembros de tu equipo para que terminen lo más pronto y
fácil posible.
Asegúrate de que los invitados no hayan olvidado nada valioso. Si ese es el caso, coloca un punto de
objetos perdidos.
Si has roto algo, cuéntaselo al propietario del inmueble. Es mejor ser honesto y directo.
Encárgate de la basura lo mejor que puedas. El servicio de mantenimiento se hará cargo del resto.
Imagen titulada Start a Gratitude Journal Step 2
7
Encárgate de todas las tareas posteriores al evento. Dependiendo de tu evento, puede que no tengas que
hacer absolutamente nada o que debas cumplir con una extensa lista de agradecimientos y facturas.
Aquí te damos algunas ideas para que puedas comenzar:
Agradece a todos los miembros del equipo, especialmente a los patrocinadores y voluntarios. ¡No lo
hubieras podido lograr sin ellos!
Finaliza y cancela las deudas. Debes hacerlo lo más pronto posible. Mientras menos cabos sueltos
dejes, mejor.
Realiza una fiesta de agradecimiento para aquellos que te ayudaron. Querrás que tu equipo se sienta
apreciado y que los contribuyentes piensen que han hecho la diferencia en pro de una buena causa.
Distribuye recuerdos u otras publicaciones a las personas relevantes.
Envía los recibos a los patrocinadores y a otros contribuyentes.
Publica las fotos en el sitio web de tu evento.
Imagen titulada Succeed in Network Marketing Step 10
8
Ten una reunión para evaluar la manera de hacer un mejor evento la próxima vez. Después de todo lo
que se dijo e hizo, ¿qué habrías hecho de otra manera?, ¿qué funcionó y qué no?, ¿organizarías un
evento como este de nuevo?, ¿qué has aprendido de la experiencia?
Si has recibido críticas, evalúalas. Y si tus invitados no han comentado nada, ¡pregúntale a tu equipo!
¿Qué pensaron?, ¿al menos se divirtieron?, es porque se ganaron la barra de granola y bolígrafo gratis,
¿no?
Consejos
Factores a considerar al momento de elegir el lugar y negociar el precio
Capacidad del salón (número de invitados, sin incluir a los indecisos)
Suministro de alimentos (si servirás comida)
Horario (¿Cuántas horas estará disponible el lugar del evento?)
Iluminación (en caso el evento se lleve a cabo en la noche)
Aire acondicionado
Equipo técnico necesario (micrófono, altavoces, etc.)
Muebles para la tarima (mesas, sillas, manteles)
Música, si es que está permitida (para eventos informales)
Energía de reserva
Acceso al evento, sin importar si el lugar se encuentra en el centro de la ciudad (sin importar si los
invitados pueden llegar sin problemas)
Salones especiales para los organizadores, para vestirse, etc.
Costo total
Factores a considerar al momento de decidir la fecha
Si el invitado de honor y los otros invitados VIP están disponibles en la(s) fecha(s) determinada(s)
Lo que funcione mejor para tu público
Tener personas que puedan estar a cargo en el día del evento
Coordinación general
Sala verde
Comida
Actividades en escena
Maestro de ceremonias
Computadora, proyector LCD,
Fotógrafo
Recepción
Gestión de multitudes y Relaciones públicas
Área de estacionamiento
Seguridad
Distribución de diversos artículos (regalos, certificados a las personas distinguidas y a los participantes)
Sonríe mucho. Sé cortés con todos, tanto dentro como fuera de tu equipo.
Cuando alguien te ofrezca su ayuda (incluyendo ayuda monetaria), responde de inmediato y agradécele
con honestidad.
Antes del evento, designa a una persona o comité encargado de:
Los patrocinadores
Los participantes locales
El invitado de honor, los oradores
Diseño, impresión y recolección de artículos y evaluación de los mismos
Premios, recuerdos, regalos, carteles, certificados
Transporte, proveedores de comida, arreglo del sitio del evento, decoraciones, telón, estacionamiento
Medios de comunicación, Relaciones públicas, marketing
Las diferentes tareas de organización son similares a diversas funciones. El presupuesto y las cuentas
corresponden a las finanzas; informar a los invitados y hacerlos participar en el evento corresponde al
trabajo de Marketing; la gestión de equipos es tarea de Recursos Humanos; el transporte corresponde a
la logística; en evento es como las operaciones; el tener buenas relaciones con los medios de
comunicación y otros es similar a las relaciones públicas.
Determina qué cosas requieren la subcontratación de servicios externos y qué trabajos pueden ser
realizados por miembros de tu equipo. La subcontratación depende del presupuesto, del tiempo, de la
calidad, de la importancia del trabajo, etc.
1. Lista de documentos (entre otras cosas) que preparar
2. Presupuesto
3. El programa del evento (Horario de cada programa del evento)
4. Invitaciones
5. Lista de invitados
6. Un plan de acción
7. Cronograma (calendario del término del trabajo)
8. Materiales para la conferencia de prensa
9. Discurso
10. Lista de participantes
11. Notas comparativas (junto con el currículum vitae de los oradores)
12. Agenda
13. Programa del evento minuto a minuto
14. Lista de contactos (números de teléfono celular de los organizadores)
15. Lista de verificación del as cosas a llevar al evento
16. Lista de verificación del trabajo a realizar
17. Informe del evento (para los medios de comunicación y otros)
18. Sé puntual en todo tu trabajo. Si te retrasas, informa inmediatamente a la persona de la que
dependes.
19. Toma la iniciativa, evalúa y encuentra algún trabajo pendiente que puedas hacer y complétalo.
20. La planificación es necesario. La panificación de las tareas (importantes) se lleva a cabo en las
reuniones de equipo. Apégate a ellas.
Sin embargo, el planificar en grupos pequeños el “cómo hacer algo” y el “cómo debería hacerse” es
igual de importante.
Si pides prestado algo, asume la responsabilidad y devuélvelo en el tiempo señalado.
Cuando haya un problema, no culpes a los demás; tampoco tomes toda la responsabilidad ni te estreses,
por el contrario, trata de resolverlo.
No repitas los mismos errores.
No critiques a nadie, a menos que tengas una sugerencia o solución.
No delegues tu trabajo ni responsabilidades a otra persona.
La implementación adecuada de una idea es crucial. Planifica todo para que sea un éxito hasta el último
momento...
Ve lento pero seguro. No te apresures durante la planificación del evento, ya que solo te hará perder
tiempo.
Mantén el buen humor y una actitud positiva con todo el mundo. Y no le ruegues a nadie
Sé responsable con tu trabajo.
Informa de manera voluntaria a la persona que te asignó la tarea, sin importar si lo hiciste bien o no.
Hazlo en el tiempo señalado.
Anota todos los detalles importantes.
Sé muy alegre, especialmente cuando te encuentres en medio de la multitud.
No abandones el punto o puesto al que fuiste asignado.
Advertencias
Prepárate para cualquier situación. Algunas veces, las cosas se salen fuera de control. Si eres parte de
un equipo, no te enfades si alguien te grita (esa persona puede estar bajo mucho estrés). Si eres un
coordinador, no te pongas tenso ni entres en pánico. Haz las cosas con calma. Trata de averiguar lo que
sucederá y lo que puedes hacer para solucionarlo.
No entres en pánico ni te estreses. Una mente fría producirá mejores resultados en el momento
adecuado.