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L’INTRANET
Di Giancarlo Converso
In collaborazione con
Tavola dei contenuti
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Indice delle figure
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Premessa
Affrontare le tematiche relative alla realizzazione e alla gestione di una Intranet significa
innanzitutto pensare ed immaginare come le nuove soluzioni applicative e tecnologiche
basate sul web possono migliorare, semplificare, arricchire lo scambio di informazioni,
l’accesso ad esse, la distribuzione di servizi all’interno dell’azienda o del suo perimetro
allargato.
• Intranet istituzionali;
• Intranet operative;
È chiaro che si tratta di una tipologizzazione teorica, in quanto poi i progetti realizzativi
sono sempre funzionali ad una pluralità di obiettivi e quindi difficilmente riconducibili tout
court ad una classificazione teorica.
Intranet istituzionali
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Intranet operative
Gli owner della Intranet sono le differenti funzioni aziendali di volta in volta protagoniste
nello sviluppo.
Per quanto riguarda la gestione dei documenti le funzioni più diffuse sono l’archiviazione,
l’indicizzazione, la correlazione, il versioning, la ricerca; nella connessione person to
person è utile distinguere tra strumenti sincroni (chat, instant messaging, …) ed asincroni
(tipicamente forum, mailing list).
Oltre ad affrontare i temi relativi alla progettazione e implementazione di una Intranet, dal
punto di vista più critico, vale a dire quello organizzativo, verranno presentati i risultati di
una ricerca recente, condotta da MATE, sulla diffusione della Intranet presso la PMI.
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Figura 1 – Estensione di una Intranet – Servizi per le diverse tipologie
Fonte: MATE
L’aspetto della dimensione aziendale, ovvero del numero di utenti a cui la Intranet si
rivolge, è un elemento rilevante, anche se certamente non l’unico, nella definizione del
progetto.
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La dimensione aziendale è certo un elemento che deve essere considerato in tutto il
processo realizzativo, anche perché può influenzare significativamente le possibilità di
investimento. È opportuno ricordare che una parte degli investimenti necessari sono
invarianti rispetto al numero degli utenti.
Per una piccola e media impresa la decisione di realizzare la propria Intranet deve tener
conto del numero di utenti cercando di valutare anche su questa variabile il ritorno
prospettico degli investimenti. I vantaggi derivanti dall’automazione spesso hanno delle
soglie dimensionali; l’informatizzazione dei processi spesso porta con se l’introduzione di
rigidità procedurali ed organizzative; l’efficienza del processo può comportare perdite di
flessibilità: nel calcolo dei benefici bisogna fare un adeguato bilancio.
Nella realizzazione della propria Intranet la prima domanda che è necessario porsi è a
quale esigenza o insieme di esigenze il sistema deve rispondere. La distinzione fatta tra
Istituzionale, Operativa e della Conoscenza è puramente logica e una Intranet aziendale
è sempre un insieme delle tre.
Il processo progettuale e realizzativo di una Intranet è per sua natura ciclico. Infatti, ad
una prima progettazione e realizzazione deve seguire una fase di gestione evolutiva; la
ciclicità del progetto è un elemento caratteristico: si tratta infatti di rendere disponibili, nel
tempo, all’interno dell’azienda conoscenza e/o semplificazioni dei processi operativi
aziendali.
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Figura 2 – Il ciclo di sviluppo
Definizione
Scelta Budget
Identificazione Funzioni Architetture e Giustificativi Realizzazione
contesto Architettura
tecnologia investimento
Impatti org.
Fonte: Mate
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Se il ciclo di sviluppo è classico, va evidenziata la valenza interna del progetto. Si tratta
di fornire delle facilitazioni (istituzionali, conoscitive od operative) ai dipendenti. Il
progetto ha dunque un cliente interno che deve soddisfare e da cui deve essere
accettata. In ogni fase del ciclo di realizzazione è necessario tenere ben presente che si
sta operando su di un elemento che coinvolge l’architettura organizzativa dell’azienda.
Uno degli elementi chiave nello sviluppo della propria Intranet è rappresentato dal
coinvolgimento dei propri colleghi. L’introduzione di servizi per i dipendenti non implica
necessariamente l’utilizzo degli stessi da parte degli utenti.
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Non è sufficiente, anche se necessaria, la comunicazione dell’esistenza di determinati
servizi in ambito Intranet perché essi vengano utilizzati. La resistenza al cambiamento, le
abitudini consolidate si rivelano spesso un ostacolo difficile da superare. Deve essere
prevista una vera e propria strategia di coinvolgimento dei dipendenti cui l’Intranet si
rivolge; deve essere sviluppato cioè un vero e proprio progetto di marketing interno per
cogliere gli obiettivi di diffusione.
Si tratta inoltre di progettare dei sistemi di misura adeguati che possano rendere
trasparente il reale utilizzo della Intranet ed, evidenziando le criticità, consentire lo
sviluppo di correttivi.
Importante elemento per catalizzare l’attenzione dei dipendenti cui la Intranet si rivolge è
l’attenzione che alla stessa viene rivolta dall’Alta Direzione. La Intranet è uno degli
elementi che concorre a determinare il “valore” dell’azienda, e tutte le risorse devono
percepire questo fatto; se ne sarà resa esplicita internamente ed esternamente
l’importanza allora sarà possibile catalizzare i contributi propositivi di tutti gli utenti.
Se dal punto di vista logico, come abbiamo discusso nel capitolo introduttivo, è utile fare
delle distinzioni basate sugli obiettivi sottesi allo sviluppo della propria Intranet, è
possibile individuare alcune categorie di funzionalità che potremmo definire standard o
base, la cui presenza e grado di sviluppo è diversa in funzione delle finalità del progetto
(istituzionale, della conoscenza, operatività). Tali funzionalità non necessariamente sono
tutte sempre presenti con la stessa frequenza; in particolare le ultime tre rispondono ad
obiettivi di integrazione e di servizio più sofisticati.
a. Publishing
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Funzionalità che supportano la pubblicazione, la personalizzazione dei contenuti sul
Web. I sistemi di publishing possono esser più o meno sofisticati in funzione della
disponibilità di framework, layout, controlli, work flow, versioning, ….
b. Document management
c. Community
Supporti per la comunicazione e l’interazione tra utenti attraverso servizi sincroni (chat,
video chat, instant messaging, …) e asincroni (forum, mailing list, …).
d. Cooperative work
Funzionalità che consentono l’accesso ai sistemi legacy e ai dati gestiti dal sistema
informativo centrale. In tale raggruppamento di funzionalità rientrano anche le
infrastrutture di unique sign on.
f. Self-service application
Il grado di integrazione con i diversi sistemi aziendali può naturalmente essere molto
diverso in funzione delle opportunità tecnologiche e delle disponibilità di budget.
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L’integrazione è da considerarsi a due livelli:
• Nessuna integrazione – ogni applicativo della Intranet rimane isolato, ovvero non vi è
scambio di dati tra le applicazioni delle Intranet.
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3. La strategia di sviluppo
Nella definizione del progetto e della sua strategia di sviluppo è necessario soppesare le
opportunità legate ad uno sviluppo organico dell’impianto e i tempi e costi legati allo
sviluppo.
Un impianto unico fortemente mirato ad una user experience coerente necessita di uno
sviluppo progettuale basato su di un approccio architetturale forte. Tale approccio ha
quale pre-requisito una fase di progettazione molto approfondita. Devono essere valutate
anticipatamente le esigenze prospettiche e selezionate le strategie di sviluppo più
adeguate.
Per una PMI può essere proibitivo o controproducente voler realizzare un impianto
organico e coerente; sarebbe necessario in molti casi dotarsi di soluzioni
preconfezionate, standard che possono non adattarsi alla specifiche esigenze
dell’azienda. La Intranet è sempre una “vestito su misura” che deve non solo adattarsi
perfettamente alle caratteristiche operative dell’azienda fornendo adeguate funzioni e
tools, ma anche adeguarsi alle componenti soft della stessa, quali i processi decisionali, la
struttura di potere formale ed informale, i valori, ecc.. Le soluzioni standard presenti sul
mercato sono certo in grado di fornire tutte le componenti applicative necessarie, ma
necessitano di importanti investimenti per adattarle alle caratteristiche intrinseche
dell’azienda.
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3.2. Scelte tecnologiche
Il mercato offre una vasta gamma di suite che garantiscono un’ampia copertura
funzionale. Il vantaggio intrinseco di una suite è quello di disporre di un ambiente
omogeneo nel quale integrare funzionalità o applicazioni verticali o sviluppare soluzioni
ad hoc. La suite garantisce una serie di funzionalità applicative native del sistema che
l’azienda deve solo personalizzare. I maggiori vendors applicativi hanno sviluppato
soluzioni specialistiche per le Intranet aziendali. Volendo fare un elenco non esaustivo
delle principali applicazioni, possiamo ricordare:
• InfoExchange Portal
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L’utilizzo di suite certo accelera i tempi di realizzazione ma presenta costi elevati, che
difficilmente possono rientrare nei budget di una PMI.
Tale approccio viene anche chiamato “Best of Breed”. Per singole funzioni o
raggruppamenti di funzionalità vengono selezionate soluzioni specialistiche in grado di
rispondere al meglio alle singole esigenze.
Tale approccio trova una naturale opposizione da parte dei fornitori che tendono ad
ampliare le singole funzionalità in modo che ogni applicativo di fatto si trasformi in una
suite. All’azienda rimane totalmente in carico l’onere di integrare le diverse applicazioni
verticali, rendendone uniforme la fruibilità da parte degli utenti.
1
L’indagine è stata condotta su un campione di aziende tra i 10 e i 500 addetti appartenenti ai
settori industria, commercio e servizi (con l’evidenziazione del settore “edilizia”),
rappresentativo, per area geografica, dimensione e settore, della realtà nazionale, in base ai
dati ISTAT.
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4.1. L’Intranet in azienda
Presente
50%
Assente
48%
Disponibile a
breve
2%
Fonte MATE
La metà delle aziende del campione dichiara di aver implementato una rete Intranet, a
cui bisogna aggiungere un ulteriore 2% che prevede di realizzarla a breve.
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Figura 4 – Presenza di Intranet in base alla dimensione aziendale
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Tot. Italia Da 10 a 19 Da 20 a 49 Da 50 a 99 Da 100 a 199 Da 200 a 500
Fonte MATE
Questo risultato conferma quanto detto in precedenza. Infatti per una grande azienda lo
sforzo economico per implementare una Intranet è notevolmente inferiore rispetto a
quello per una PMI, in quanto una parte degli investimenti necessari sono invarianti
riguardo al numero degli utenti.
Effettuando un’analisi dei dati più dettagliata si evince che le aziende dove l’Intranet è
più diffusa sono anche le aziende che hanno un sito Internet (62% rispetto al 22% delle
aziende senza sito web). Inoltre si è registrato una maggiore implementazione di reti
Intranet dove è migliore il collegamento alla rete (il 62% di aziende con un collegamento
di tipo broadband rispetto al 37% collegate a banda stretta).
Un’ulteriore suddivisione del campione è quella effettuata in base alla propensione verso
le nuove tecnologie. L’azienda che si dichiara “innovatrici” è la prima ad investire nelle
novità, si considera precursore ed è convinta che un investimento immediato sia una
chiave di successo futura, mentre l’azienda “prudente” si interfaccia alle nuove
tecnologie più tardi, quando la tecnologia è più matura e stabile. Infine, l’azienda
“follower” è quella che investe nelle nuove tecnologie solo quando non è più possibile
non farlo, quando cioè è impensabile continuare l’attività senza il nuovo investimento.
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Questo risultato fa presupporre come l’Intranet sia considerata ancora non
indispensabile ma comunque una tecnologia ormai sviluppata e matura.
Innovatore
Prudente
Follower
Fonte MATE
Confrontando invece la disponibilità di una rete Intranet con altre tecnologie presenti
all’interno delle aziende si nota come il sito aziendale sia quello più presente con una
percentuale del campione pari al 77%. Da segnalare anche come sia molto più diffusa
una rete Intranet rispetto ad una Extranet (50% versus 16%). Infine appare interessante
che il 9% delle aziende intervistate non ha implementato nessuna di queste applicazioni.
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Figura 6 – Diffusione delle reti in azienda
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Sito web Rete Intranet Rete Extranet Nessuno di questi
Fonte MATE
L’applicazione maggiormente presente sulle reti Intranet delle aziende del campione è la
“Pianificazione delle attività, controllo della produzione, vendita, magazzino” che registra
un 41% di preferenze. Seguono “L’accesso a banche dati” con il 39%, il “Processing, iter
degli ordini” e il “Workgroup” (entrambe al 33%).
Fra le applicazioni che invece sono poco sviluppate e sono state scarsamente
implementate nella rete Intranet ci sono ”L’eProcurement” (2%) e “Il commercio
elettronico B2B” (7%).
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Figura 7 – Applicazioni presenti sulla rete Intranet
Attività di formazione
Workgroup
Pianif-controllo produz.,
vendita, magazzino
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%
Fonte MATE
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5. Conclusioni e punti di attenzione
• è opportuno ricercare il miglior trade off tra omogeneità di user experience e sviluppo
incrementale. L’integrazione attraverso l’utilizzo di framework o soluzioni standard
spesso per una PMI si trasforma nella necessità di adottare soluzioni
preconfezionate che difficilmente riescono a plasmarsi sull’architettura organizzativa
dell’azienda;
• la Intranet deve essere venduta agli utenti cui è indirizzata. Deve essere previsto un
vero e proprio progetto di marketing interno.
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alla scelta tecnica e viene trascurata la progettazione delle funzioni, la loro introduzione
presso il personale; le scelte tecnologiche sono sicuramente importanti e, a volte
determinanti nel buon esito di un progetto, ma il coinvolgimento della struttura, degli
utenti è sempre determinante.
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6. Glossario
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Unique sign on Sistema che consente attraverso un'unica
autenticazione (un unico inserimento di user in e
password) di accedere a tutte le applicazioni
disponibili per l’utente.
Documento reperibile, assieme ad altre monografie, nella sezione Dossier del sito www.sanpaoloimi.com/imprese