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GUIDA OPERATIVA PER LA GESTIONE DELL'EBUSINESS:

LE IMPLICAZIONI PER L'ORGANIZZAZIONE INTERNA


DELL'AZIENDA

L’INTRANET

Di Giancarlo Converso

In collaborazione con
Tavola dei contenuti

1. Scelte strategiche e impatti organizzativi .................................................................... 6


1.1. La dimensione aziendale: un fattore da considerare ......................................... 6
1.2. Progettazione e realizzazione: un processo integrato ....................................... 7
1.2.1. Le fasi della progettazione: un processo ciclico ......................................... 8
1.2.2. Occasione di cambiamento organizzativo: una sfida ................................. 9
1.2.3. La criticità da gestire: coinvolgere gli utenti ............................................... 9
2. La struttura di una Intranet ........................................................................................ 10
2.1. Le funzionalità base ......................................................................................... 10
2.2. L’integrazione: un fattore critico di successo ................................................... 11
3. La strategia di sviluppo.............................................................................................. 13
3.1. Organicità di impianto o arcipelago? ................................................................ 13
3.2. Scelte tecnologiche .......................................................................................... 14
3.2.1. Creazione di una soluzione ad hoc .......................................................... 14
3.2.2. Utilizzo di una suite specialistica.............................................................. 14
3.2.3. Utilizzo di un insieme di pacchetti specialistici ......................................... 15
4. La diffusione della Intranet tra le PMI italiane: i risultati di una ricerca ..................... 15
4.1. L’Intranet in azienda ......................................................................................... 16
4.2. Applicazioni presenti sulla rete Intranet. .......................................................... 19
5. Conclusioni e punti di attenzione .............................................................................. 21
6. Glossario ................................................................................................................... 23

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Indice delle figure

Figura 1 – Estensione di una Intranet – Servizi per le diverse tipologie............................ 6


Figura 2 – Il ciclo di sviluppo.............................................................................................. 8
Figura 3 – Presenza di Intranet in azienda ...................................................................... 16
Figura 4 – Presenza di Intranet in base alla dimensione aziendale ................................ 17
Figura 5 – Presenza Intranet in base alla propensione verso l’innovazione
tecnologica ................................................................................................................ 18
Figura 6 – Diffusione delle reti in azienda........................................................................ 19
Figura 7 – Applicazioni presenti sulla rete Intranet.......................................................... 20

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Premessa

Affrontare le tematiche relative alla realizzazione e alla gestione di una Intranet significa
innanzitutto pensare ed immaginare come le nuove soluzioni applicative e tecnologiche
basate sul web possono migliorare, semplificare, arricchire lo scambio di informazioni,
l’accesso ad esse, la distribuzione di servizi all’interno dell’azienda o del suo perimetro
allargato.

Il concetto di Intranet è estremamente ampio e variegato: infatti ricomprende tutte quelle


iniziative web based destinate ad essere rivolte agli stakeholders interni all’azienda. Per
tentare una prima classificazione delle tipologie di Intranet è possibile compiere la
seguente classificazione:

• Intranet istituzionali;

• Intranet operative;

• Intranet della conoscenza.

È chiaro che si tratta di una tipologizzazione teorica, in quanto poi i progetti realizzativi
sono sempre funzionali ad una pluralità di obiettivi e quindi difficilmente riconducibili tout
court ad una classificazione teorica.

Intranet istituzionali

Si rivolgono sostanzialmente al personale indirizzandogli la comunicazione interna. Si


tratta di uno strumento attraverso il quale l’azienda, e tipicamente l’ufficio del personale,
comunica ai dipendenti. Essa può essere ricca di strumentazioni quali ad esempio
modulistica (note spese, prenotazioni,…), help desk tecnico od operativo, eLearning,….

La caratteristica principale è quella di essere rivolta specificatamente al personale e alle


sue esigenze nel rapporto con l’azienda.

L’owner della Intranet è l’ufficio del personale e/o l’ufficio comunicazione.

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Intranet operative

Le Intranet operative nascono come naturale evoluzione del processo di automazione


delle funzioni aziendali. L’approccio a tali Intranet è estremamente funzionale allo
svolgersi dei processi operativi dell’azienda. Nasce dunque da esigenze operative e di
semplificazione dei processi. Esempi tipici degli ambiti di sviluppo sono la Sales Force
Automation, dove soddisfa la necessità di rendere disponibili ad una molteplicità di attori
informazioni residenti in molti sistemi legacy, oppure i sistemi gestionali per la qualità.

Gli owner della Intranet sono le differenti funzioni aziendali di volta in volta protagoniste
nello sviluppo.

Intranet della conoscenza

La gestione della conoscenza è un fattore chiave di successo per un numero crescente


aziende. Tipicamente l’obiettivo delle Intranet della conoscenza è favorire la diffusione
del know how all’interno dell’azienda. Elementi chiave di questa tipologia di Intranet sono
la gestione dei documenti e lo scambio informativo person to person.

Per quanto riguarda la gestione dei documenti le funzioni più diffuse sono l’archiviazione,
l’indicizzazione, la correlazione, il versioning, la ricerca; nella connessione person to
person è utile distinguere tra strumenti sincroni (chat, instant messaging, …) ed asincroni
(tipicamente forum, mailing list).

L’owner della Intranet è l’ufficio del personale.

Oltre ad affrontare i temi relativi alla progettazione e implementazione di una Intranet, dal
punto di vista più critico, vale a dire quello organizzativo, verranno presentati i risultati di
una ricerca recente, condotta da MATE, sulla diffusione della Intranet presso la PMI.

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Figura 1 – Estensione di una Intranet – Servizi per le diverse tipologie

Fonte: MATE

1. Scelte strategiche e impatti organizzativi

1.1. La dimensione aziendale: un fattore da considerare

L’aspetto della dimensione aziendale, ovvero del numero di utenti a cui la Intranet si
rivolge, è un elemento rilevante, anche se certamente non l’unico, nella definizione del
progetto.

La Intranet può rappresentare un elemento di valore per l’azienda. Ad esempio, realtà


piccole ma diffuse sul territorio, che fanno della conoscenza il loro business, possono
trovare proprio in strumenti Intranet di condivisione del know how un elemento di
vantaggio: la Intranet può rappresentare un importante differenziale competitivo.

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La dimensione aziendale è certo un elemento che deve essere considerato in tutto il
processo realizzativo, anche perché può influenzare significativamente le possibilità di
investimento. È opportuno ricordare che una parte degli investimenti necessari sono
invarianti rispetto al numero degli utenti.

Per una piccola e media impresa la decisione di realizzare la propria Intranet deve tener
conto del numero di utenti cercando di valutare anche su questa variabile il ritorno
prospettico degli investimenti. I vantaggi derivanti dall’automazione spesso hanno delle
soglie dimensionali; l’informatizzazione dei processi spesso porta con se l’introduzione di
rigidità procedurali ed organizzative; l’efficienza del processo può comportare perdite di
flessibilità: nel calcolo dei benefici bisogna fare un adeguato bilancio.

1.2. Progettazione e realizzazione: un processo integrato

Nella realizzazione della propria Intranet la prima domanda che è necessario porsi è a
quale esigenza o insieme di esigenze il sistema deve rispondere. La distinzione fatta tra
Istituzionale, Operativa e della Conoscenza è puramente logica e una Intranet aziendale
è sempre un insieme delle tre.

Il processo progettuale e realizzativo di una Intranet è per sua natura ciclico. Infatti, ad
una prima progettazione e realizzazione deve seguire una fase di gestione evolutiva; la
ciclicità del progetto è un elemento caratteristico: si tratta infatti di rendere disponibili, nel
tempo, all’interno dell’azienda conoscenza e/o semplificazioni dei processi operativi
aziendali.

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Figura 2 – Il ciclo di sviluppo

Definizione
Scelta Budget
Identificazione Funzioni Architetture e Giustificativi Realizzazione
contesto Architettura
tecnologia investimento
Impatti org.

Analisi dei risultati e riavvio del ciclo progettuale in chiave evolutiva

Fonte: Mate

1.2.1. Le fasi della progettazione: un processo ciclico

La realizzazione di una Intranet è soggetta a tutti i passi tipici dello sviluppo di un


progetto informatico:

• identificazione del contesto e definizione degli obiettivi nonché dell’owner del


progetto;

• definizione delle funzionalità e dell’architettura applicativa e analisi degli impatti


organizzativi;

• scelta dell’architettura tecnologica ed eventuale software selection, nel caso in cui


venga decisa l’acquisizione di pacchetti applicativi o di infrastruttura;

• definizione del budget e giustificativi dell’investimento. L’identificazione delle


motivazioni dell’investimento possono essere sia di ordine quantitativo che
qualitativo, ma devono consentire una valutazione del ritorno dell’investimento
(anche in questo caso quali-quantitativa);

• realizzazione del progetto e sua gestione;

• analisi dei risultati e riavvio del ciclo progettuale in chiave evolutiva.

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Se il ciclo di sviluppo è classico, va evidenziata la valenza interna del progetto. Si tratta
di fornire delle facilitazioni (istituzionali, conoscitive od operative) ai dipendenti. Il
progetto ha dunque un cliente interno che deve soddisfare e da cui deve essere
accettata. In ogni fase del ciclo di realizzazione è necessario tenere ben presente che si
sta operando su di un elemento che coinvolge l’architettura organizzativa dell’azienda.

1.2.2. Occasione di cambiamento organizzativo: una sfida

La realizzazione di una Intranet può rappresentare un’occasione di cambiamento


organizzativo. Spesso il cambiamento organizzativo avviene di fatto senza un’esplicita
volontà di cambiamento.

L’automazione, infatti, rappresenta sempre la modifica di processi organizzativi; il


supporto informatico comporta un diverso modo di lavorare. Ciò viene spesso trascurato
o non adeguatamente analizzato. È necessario anticipare l’impatto organizzativo che la
Intranet ha, in modo da indirizzare adeguatamente l’evoluzione dei processi; in altre
parole il cambiamento introdotto dall’automazione non deve essere trascurato, ad
esempio l’introduzione di sistemi di document management ha quale conseguenza lo
spossessamento del singolo di molte informazioni; esse sono rese accessibili, ricercabili,
modificabili,…. È possibile che questo porti dei cambiamenti nelle gerarchie informali
dell’azienda.

L’impatto può incidere sull’operatività attraverso l’introduzione di sistemi di gestione


documentale, la semplificazione dell’accesso alle procedure, la gestione remota o
asincrona dei processi autorizzativi (es. ferie, trasferte, note spese, richiesta benefit, …);
sulla gestione della conoscenza attraverso un più agevole accesso alle informazioni
disponibili; sulle relazioni interne attraverso lo sviluppo di community. Nella maggior
parte dei casi si ha una ricaduta sulle modalità con le quali i dipendenti si relazionano tra
di loro sia in senso orizzontale che verticale.

1.2.3. La criticità da gestire: coinvolgere gli utenti

Uno degli elementi chiave nello sviluppo della propria Intranet è rappresentato dal
coinvolgimento dei propri colleghi. L’introduzione di servizi per i dipendenti non implica
necessariamente l’utilizzo degli stessi da parte degli utenti.

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Non è sufficiente, anche se necessaria, la comunicazione dell’esistenza di determinati
servizi in ambito Intranet perché essi vengano utilizzati. La resistenza al cambiamento, le
abitudini consolidate si rivelano spesso un ostacolo difficile da superare. Deve essere
prevista una vera e propria strategia di coinvolgimento dei dipendenti cui l’Intranet si
rivolge; deve essere sviluppato cioè un vero e proprio progetto di marketing interno per
cogliere gli obiettivi di diffusione.

Si tratta inoltre di progettare dei sistemi di misura adeguati che possano rendere
trasparente il reale utilizzo della Intranet ed, evidenziando le criticità, consentire lo
sviluppo di correttivi.

Importante elemento per catalizzare l’attenzione dei dipendenti cui la Intranet si rivolge è
l’attenzione che alla stessa viene rivolta dall’Alta Direzione. La Intranet è uno degli
elementi che concorre a determinare il “valore” dell’azienda, e tutte le risorse devono
percepire questo fatto; se ne sarà resa esplicita internamente ed esternamente
l’importanza allora sarà possibile catalizzare i contributi propositivi di tutti gli utenti.

2. La struttura di una Intranet

2.1. Le funzionalità base

Se dal punto di vista logico, come abbiamo discusso nel capitolo introduttivo, è utile fare
delle distinzioni basate sugli obiettivi sottesi allo sviluppo della propria Intranet, è
possibile individuare alcune categorie di funzionalità che potremmo definire standard o
base, la cui presenza e grado di sviluppo è diversa in funzione delle finalità del progetto
(istituzionale, della conoscenza, operatività). Tali funzionalità non necessariamente sono
tutte sempre presenti con la stessa frequenza; in particolare le ultime tre rispondono ad
obiettivi di integrazione e di servizio più sofisticati.

a. Publishing

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Funzionalità che supportano la pubblicazione, la personalizzazione dei contenuti sul
Web. I sistemi di publishing possono esser più o meno sofisticati in funzione della
disponibilità di framework, layout, controlli, work flow, versioning, ….

b. Document management

Sistemi che consentono l’acquisizione documentale, l’archiviazione, l’indicizzazione, la


ricerca. I sistemi di document management possono gestire pluralità di fonti di documenti
(testi, audio, video,…).

c. Community

Supporti per la comunicazione e l’interazione tra utenti attraverso servizi sincroni (chat,
video chat, instant messaging, …) e asincroni (forum, mailing list, …).

d. Cooperative work

Supporti alla collaborazione e al team working, quali ad esempio groupware, eRooms,


videconferenze, ….

e. Integrazione sistemi legacy

Funzionalità che consentono l’accesso ai sistemi legacy e ai dati gestiti dal sistema
informativo centrale. In tale raggruppamento di funzionalità rientrano anche le
infrastrutture di unique sign on.

f. Self-service application

Funzionalità in grado di erogare servizi interattivi attraverso ad esempio web form


(rimborsi spese, richieste ferie, trasferte,…).

2.2. L’integrazione: un fattore critico di successo

L’Intranet aziendale dovrebbe rappresentare per il dipendente un’esperienza unificante


attraverso la quale ha la possibilità di fruire dei diversi servizi/funzioni messe a sua
disposizione in una modalità univoca attraverso una sola interfaccia Web.

Il grado di integrazione con i diversi sistemi aziendali può naturalmente essere molto
diverso in funzione delle opportunità tecnologiche e delle disponibilità di budget.

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L’integrazione è da considerarsi a due livelli:

• Front-end – comprende le interfacce e la modalità di navigazione resa disponibile


all’utente;

• Back-end - sistema di comunicazione e interazione tra le applicazioni, in particolare


a livello dei dati.

Per quanto riguarda il front-end, in un crescendo di complessità, possono essere


sinteticamente classificati i seguenti tipi di integrazione:

• Interfacce differenti e separate – il livello di integrazione è sostanzialmente nullo,


ogni applicazione ha la sua specifica interfaccia. Per l’utente si tratta di un insieme
disomogeneo di applicazioni.

• Collegamento mediante link – le interfacce degli applicativi rimangono separate e


differenti ma l’accesso è garantito da una struttura di link che lega la navigazione
dell’utente in un flusso logico. Non si tratta ancora di proporre all’utente una fruizione
attraverso un’esperienza unica ed omogenea, quanto di presentare al dipendente
aggregati logici che permettano una navigazione coerente.

• Unico ambiente di navigazione – viene realizzato un unico ambiente di navigazione


in grado di rendere omogenee le interfacce dei diversi applicativi integrati nella
Intranet. Questo consente di disporre di un look & feel omogeneo per tutta la Intranet
e garantire all’utente una “user experience” coerente.

A livello di back-end possono essere individuate le seguenti modalità:

• Nessuna integrazione – ogni applicativo della Intranet rimane isolato, ovvero non vi è
scambio di dati tra le applicazioni delle Intranet.

• Collegamenti “punto a punto” – vengono sviluppate integrazioni ad hoc che


permettono lo scambio di dati.

• Integrazione attraverso un ambiente di middleware ad hoc. L’infrastruttura


applicativo-tecnologica consente alle diverse applicazioni di scambiarsi dati.

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3. La strategia di sviluppo

3.1. Organicità di impianto o arcipelago?

Nella definizione del progetto e della sua strategia di sviluppo è necessario soppesare le
opportunità legate ad uno sviluppo organico dell’impianto e i tempi e costi legati allo
sviluppo.

Il processo di scelta è fortemente influenzato dalle motivazioni che spingono l’azienda a


sviluppare la propria Intranet. Infatti, ad esempio, una Intranet operativa particolarmente
finalizzata a supportare alcuni specifici processi operativi (nata dunque per rispondere a
specifici obiettivi di automazione) può più facilmente svilupparsi senza un disegno
complessivo per quanto concerne usabilità, esperienza, navigazione,…

Un impianto unico fortemente mirato ad una user experience coerente necessita di uno
sviluppo progettuale basato su di un approccio architetturale forte. Tale approccio ha
quale pre-requisito una fase di progettazione molto approfondita. Devono essere valutate
anticipatamente le esigenze prospettiche e selezionate le strategie di sviluppo più
adeguate.

Per una PMI può essere proibitivo o controproducente voler realizzare un impianto
organico e coerente; sarebbe necessario in molti casi dotarsi di soluzioni
preconfezionate, standard che possono non adattarsi alla specifiche esigenze
dell’azienda. La Intranet è sempre una “vestito su misura” che deve non solo adattarsi
perfettamente alle caratteristiche operative dell’azienda fornendo adeguate funzioni e
tools, ma anche adeguarsi alle componenti soft della stessa, quali i processi decisionali, la
struttura di potere formale ed informale, i valori, ecc.. Le soluzioni standard presenti sul
mercato sono certo in grado di fornire tutte le componenti applicative necessarie, ma
necessitano di importanti investimenti per adattarle alle caratteristiche intrinseche
dell’azienda.

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3.2. Scelte tecnologiche

La realizzazione di una Intranet può essere basata su tre macro alternative:

• creazione di una soluzione ad hoc;

• utilizzo di una suite specialistica;

• utilizzo di un insieme di pacchetti specialistici.

3.2.1. Creazione di una soluzione ad hoc

Non utilizzare soluzioni specifiche ma applicare la tecnologia, (infrastrutture, ambienti di


sviluppo, linguaggi,…) già utilizzata per la realizzazione del sito o del portale dell’azienda
può essere una soluzione che semplifica l’approccio alla realizzazione del progetto. In
questo caso, infatti si utilizzano ambienti e tecnologie note. Contraltare di questo
approccio è non poter contare su funzionalità realizzate ad hoc.

3.2.2. Utilizzo di una suite specialistica

Il mercato offre una vasta gamma di suite che garantiscono un’ampia copertura
funzionale. Il vantaggio intrinseco di una suite è quello di disporre di un ambiente
omogeneo nel quale integrare funzionalità o applicazioni verticali o sviluppare soluzioni
ad hoc. La suite garantisce una serie di funzionalità applicative native del sistema che
l’azienda deve solo personalizzare. I maggiori vendors applicativi hanno sviluppato
soluzioni specialistiche per le Intranet aziendali. Volendo fare un elenco non esaustivo
delle principali applicazioni, possiamo ricordare:

• Microsoft Share Point Portal Server

• Plumtree Corporate Portal

• mySAP Enterprise Portal di SAP

• WebSphere Portal di IBM

• Oracle9iAS Portal di Oracle

• InfoExchange Portal

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L’utilizzo di suite certo accelera i tempi di realizzazione ma presenta costi elevati, che
difficilmente possono rientrare nei budget di una PMI.

3.2.3. Utilizzo di un insieme di pacchetti specialistici

Tale approccio viene anche chiamato “Best of Breed”. Per singole funzioni o
raggruppamenti di funzionalità vengono selezionate soluzioni specialistiche in grado di
rispondere al meglio alle singole esigenze.

Tale approccio trova una naturale opposizione da parte dei fornitori che tendono ad
ampliare le singole funzionalità in modo che ogni applicativo di fatto si trasformi in una
suite. All’azienda rimane totalmente in carico l’onere di integrare le diverse applicazioni
verticali, rendendone uniforme la fruibilità da parte degli utenti.

4. La diffusione della Intranet tra le PMI italiane: i risultati di


una ricerca

Di seguito vengono presentati i risultati di un’indagine realizzata da MATE su un


campione di circa 1100 aziende, mirante a verificare la diffusione della Intranet tra le
aziende di piccole e medie dimensioni1.

1
L’indagine è stata condotta su un campione di aziende tra i 10 e i 500 addetti appartenenti ai
settori industria, commercio e servizi (con l’evidenziazione del settore “edilizia”),
rappresentativo, per area geografica, dimensione e settore, della realtà nazionale, in base ai
dati ISTAT.

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4.1. L’Intranet in azienda

Figura 3 – Presenza di Intranet in azienda

Presente
50%

Assente
48%
Disponibile a
breve
2%

Fonte MATE

La metà delle aziende del campione dichiara di aver implementato una rete Intranet, a
cui bisogna aggiungere un ulteriore 2% che prevede di realizzarla a breve.

Non si registrano particolari differenze di diffusione in base all’area geografica, mentre


per quanto riguarda i settori di appartenenza si nota un maggior utilizzo per le aziende
commerciali (62%) e un notevole ritardo per quelle edili (solo il 32%), mentre industria e
servizi si attestano intorno alla media del campione.

L’elemento discriminante nella diffusione della Intranet è la dimensione aziendale. è la


forte correlazione che esiste tra l’implementazione di una rete Intranet e la dimensione
aziendale. Se tra le aziende fino a 20 addetti la Intranet è stata implementata da circa
un’azienda su quattro, la penetrazione raddoppia presso la classe dimensionale
superiore, da 20 a 49 addetti, per essere presente in oltre quattro aziende su cinque
(83%) presso le aziende di maggiore dimensione (200-500 addetti).

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Figura 4 – Presenza di Intranet in base alla dimensione aziendale

90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Tot. Italia Da 10 a 19 Da 20 a 49 Da 50 a 99 Da 100 a 199 Da 200 a 500

Presente Disponibile a breve

Fonte MATE

Questo risultato conferma quanto detto in precedenza. Infatti per una grande azienda lo
sforzo economico per implementare una Intranet è notevolmente inferiore rispetto a
quello per una PMI, in quanto una parte degli investimenti necessari sono invarianti
riguardo al numero degli utenti.

Effettuando un’analisi dei dati più dettagliata si evince che le aziende dove l’Intranet è
più diffusa sono anche le aziende che hanno un sito Internet (62% rispetto al 22% delle
aziende senza sito web). Inoltre si è registrato una maggiore implementazione di reti
Intranet dove è migliore il collegamento alla rete (il 62% di aziende con un collegamento
di tipo broadband rispetto al 37% collegate a banda stretta).

Un’ulteriore suddivisione del campione è quella effettuata in base alla propensione verso
le nuove tecnologie. L’azienda che si dichiara “innovatrici” è la prima ad investire nelle
novità, si considera precursore ed è convinta che un investimento immediato sia una
chiave di successo futura, mentre l’azienda “prudente” si interfaccia alle nuove
tecnologie più tardi, quando la tecnologia è più matura e stabile. Infine, l’azienda
“follower” è quella che investe nelle nuove tecnologie solo quando non è più possibile
non farlo, quando cioè è impensabile continuare l’attività senza il nuovo investimento.

Come si evince nella Figura 5, le aziende che hanno investito maggiormente


nell’implementazione di una Intranet sono quelle “innovatrici” seguiti dalle “prudenti”.

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Questo risultato fa presupporre come l’Intranet sia considerata ancora non
indispensabile ma comunque una tecnologia ormai sviluppata e matura.

Figura 5 – Presenza Intranet in base alla propensione verso l’innovazione


tecnologica

Innovatore

Prudente

Follower

60% 80% 100% 120% 140%

Fonte MATE

Confrontando invece la disponibilità di una rete Intranet con altre tecnologie presenti
all’interno delle aziende si nota come il sito aziendale sia quello più presente con una
percentuale del campione pari al 77%. Da segnalare anche come sia molto più diffusa
una rete Intranet rispetto ad una Extranet (50% versus 16%). Infine appare interessante
che il 9% delle aziende intervistate non ha implementato nessuna di queste applicazioni.

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Figura 6 – Diffusione delle reti in azienda

80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Sito web Rete Intranet Rete Extranet Nessuno di questi

Fonte MATE

4.2. Applicazioni presenti sulla rete Intranet.

L’applicazione maggiormente presente sulle reti Intranet delle aziende del campione è la
“Pianificazione delle attività, controllo della produzione, vendita, magazzino” che registra
un 41% di preferenze. Seguono “L’accesso a banche dati” con il 39%, il “Processing, iter
degli ordini” e il “Workgroup” (entrambe al 33%).

Fra le applicazioni che invece sono poco sviluppate e sono state scarsamente
implementate nella rete Intranet ci sono ”L’eProcurement” (2%) e “Il commercio
elettronico B2B” (7%).

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Figura 7 – Applicazioni presenti sulla rete Intranet

Attività di formazione

Workgroup

Scambio info e dati tecnici


con fornitori e clienti

L'accesso a banche dati

Pianif-controllo produz.,
vendita, magazzino
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

Fonte MATE

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5. Conclusioni e punti di attenzione

La realizzazione di una Intranet comporta scelte strategiche importanti che incidono


sull’architettura organizzativa dell’azienda. La Intranet è uno strumento forte
automazione interna rivolta ai propri dipendenti. In base alle finalità dell’iniziativa è
possibile distinguere tra istituzionale, della conoscenza e a supporto dell’operatività.

In modo sintetico si possono ricordare i seguenti punti di attenzione nelle fasi di


attuazione della propria Intranet:

• la dimensione aziendale, anche collegata con la dimensione del budget disponibile,


può impedire la realizzazione di un progetto di automazione adeguato alle esigenze;

• nelle fasi di ideazione è necessario tratteggiare anche i contenuti delle evoluzioni


future in modo da scegliere un impianto tecnologico che consenta l’attivazione dei
servizi desiderati;

• l’accettazione dell’Intranet è direttamente collegata al grado di sponsorizzazione da


parte dell’alta direzione dell’azienda. Senza un forte coinvolgimento del management
è difficile che la Intranet si trasformi in un oggetto vivo all’interno dell’azienda, in
grado di generare valore;

• è opportuno ricercare il miglior trade off tra omogeneità di user experience e sviluppo
incrementale. L’integrazione attraverso l’utilizzo di framework o soluzioni standard
spesso per una PMI si trasforma nella necessità di adottare soluzioni
preconfezionate che difficilmente riescono a plasmarsi sull’architettura organizzativa
dell’azienda;

• la Intranet deve essere venduta agli utenti cui è indirizzata. Deve essere previsto un
vero e proprio progetto di marketing interno.

È opportuno ricordare, in conclusione, che nello sviluppo di una Intranet la massima


attenzione deve essere posta nei servizi che vengono forniti agli utente interni. Lo sforzo
progettuale deve essere correttamente bilanciato. Spesso viene data troppa importanza

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alla scelta tecnica e viene trascurata la progettazione delle funzioni, la loro introduzione
presso il personale; le scelte tecnologiche sono sicuramente importanti e, a volte
determinanti nel buon esito di un progetto, ma il coinvolgimento della struttura, degli
utenti è sempre determinante.

Realizzare un set di funzionalità, magari ridotto, ma risolvere problemi reali all’interno


dell’azienda è vincente; i pacchetti offerti dal mercato offrono un’ampia gamma di
funzionalità: è necessario concentrare l’attenzione su quanto realmente serve e non
farsi trainare dalle opportunità offerte dalla tecnologia. L’attenzione progettuale deve
essere quindi finalizzata ad individuare le funzioni opportune, le modalità di introduzione
presso gli utenti, la verifica dell’impatto sull’organizzazione soft, e solo successivamente
ai problemi tecnico applicativi.

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6. Glossario

Architettura organizzativa Insieme strutturato di unità organizzative, processi,


risorse, compiti, responsabilità, procedure,
comportamenti, ecc. che costituiscono il modus
operansi di un’azienda.

Best of Breed Letteralmente “il migliore della razza”. In ambito


informatico è un espressione che indica la
realizzazione di un sistema attraverso la scelta e
l’integrazione della migliore applicazione per singola
funzionalità.

Sales Force Automation Sistemi ed applicazioni che supportano l’attività della


forza vendita gestendo sia le informazioni specifiche
del cliente che quelle relative all’evoluzione e gestione
della relazione.

Sistemi Legaci Sono così definiti i sistemi che gestiscono la


contabilità, gli acquisti, la fatturazione attiva e
passiva,i magazzini,…

Stakeholders Portatori di interesse. In particolare in questo caso ci


si riferisce ai dipendenti e quanti collaborando
stabilmente con l’azienda sono ad essi
operativamente se non formalmente assimilabili

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Unique sign on Sistema che consente attraverso un'unica
autenticazione (un unico inserimento di user in e
password) di accedere a tutte le applicazioni
disponibili per l’utente.

Versioning Sistema che consente di archiviare automaticamente


le diverse versione di un documento tenendo traccia
delle modifiche e degli autori delle stesse.

Documento reperibile, assieme ad altre monografie, nella sezione Dossier del sito www.sanpaoloimi.com/imprese

Documento pubblicato su licenza di MATE - IT RESEARCH AND CONSULTING


Copyright MATE - IT RESEARCH AND CONSULTING
Fonte: Osservatorio Net Economy - Commercio Elettronico Italia - MATE