Aplicación de técnicas contemporáneas en el control administrativo

Geancarlo A. Palomino Martínez

Ante la transición que estamos viviendo hacia una nueva etapa en la que las

tecnologías se están convirtiendo en herramientas no solo de información, compra o

venta de bienes, entretenimiento, sino también en medios que permiten transmitir el

conocimiento, para desarrollar como futuros administradores un control durante el

proceso administrativo de una empresa. Para ello es necesario mantenerse al día con las

nuevas formas de enseñanza, esto implica que tanto docentes formadores como

universitarios adapten sus roles a las nuevas estrategias de enseñanza y aprendizaje. Las

empresas han encontrado las tecnologías como una ventaja competitiva, en este tiempo

ya no se considera una innovación únicamente, si no es algo indispensable para toda

aquella empresa en crecimiento. Difícilmente las empresas que no manejan las

tecnologías y su información logran mantenerse en el mercado, se necesita algo más que

simplemente una computadora con un buen software, se necesita implementar nuevos

procesos, nuevas técnicas contemporáneas de control administrativo y abarcar grandes

oportunidades que se puedan presentar, quizá todas las empresas tengan el mismo

sistema económico para adquirir toda esa tecnología, pero si se concentra en trabajar

con lo que se tiene disponible y se logra optimizar los procesos muy probablemente al

poco tiempo la empresa crecerá y poco a poco ira innovándose.

El control es un factor clave en lo logro de los objetivos generales de las

organizaciones por ello debe ser oportuno, económico, seguir una estructura orgánica,

debe tener una ubicación estratégica, revelar tendencias y situaciones. En la vida real,

un gran volumen de las decisiones administrativas está basado en información de tipo

contable. Estas decisiones varían desde asuntos como adquisiciones de inventarios hasta

mejorar la estructura de costos y gastos de la empresa. Es por ello que se perfila un tipo
de control organizacional dirigido precisamente a regular el funcionamiento de las

actividades operacionales que se desarrollan en el día a día de una empresa. Rivas

Márquez (2011).

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los

subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están

llevando a cabo. De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues

es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo

planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos

errores. Sin embargo, es conveniente recordar que no debe existir solo el control a

posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una

labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha

ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede

adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del

pasado. Además, siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo,

esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones

significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información

pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

En lo empresarial, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel

directivo, sino de todos los niveles y miembros de la empresa, orientando a la

organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de

medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales

y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el

propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los

métodos de control elegidos en la dinámica de gestión. Todo esto lleva a pensar que el

control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores

cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el

cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se

entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un

proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y

grupales.

Según Koontz y O'Donnell (1984):

"la función administrativa de control es la medida y la corrección del desempeño de

las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la

empresa diseñados para conseguirlos, se están llevando a cabo".

Si bien las corporaciones de la Comunidad Económica Europea y Estados Unidos

celebraron más de 3 000 convenios o acuerdos entre ellas de 1983 a 1990. De éstos, 57

por ciento de los correspondientes a este último año no tuvieron éxito. Por otro lado, de

1983 a 1989 Estados Unidos recibió 200 mil millones de dólares en inversión extranjera

proveniente de Japón y de la Comunidad Económica Europea (CEE), con ellos llegaron

empresas, procesos de producción especializados, investigación y desarrollo, tecnología

y cambios tanto en la empresa como en el proceso de trabajo. Durante el año pasado y

lo que va del presente se han presentado una serie de alianzas entre los grandes

consorcios tales como Mercedes Benz y General Motors, Renault y Nissan, Telmex e

ITT, Dow Chemical compra a Union Carbide para estar al nivel de las grandes que son:

DuPont, Basf y Bayer. Lo anterior nos da una idea de los actuales enroques que se están

presentando en el mundo de los negocios. Lo cual tiene el propósito de mantenerse

dentro de la carrera tecnológica y en la preferencia del público, algo que parece

caracterizar a nuestros tiempos. Por ello, en el ocaso del milenio resulta conveniente

subrayar la necesidad de fortalecer la capacidad nacional de investigación y desarrollo

científico y tecnológico y vincular de manera más precisa las actividades desarrolladas

durante el control administrativo, en general en los mercados.

Gestion.org (2016) indicó que el impacto de la tecnología en la empresa ha sido cada

vez más importante en los últimos años en que cada vez se han ido incorporando nuevas

tecnologías y se ha producido un gran avance dentro de la propia tecnología. Cada vez

las tecnologías facilitan las tareas de la empresa y producen innovación, lo que hace que

las empresas que no se suman a estas tecnologías se vayan quedando atrás. Una empresa

que incorpora las nuevas tecnologías es más competitiva, cuenta con mayores recursos

de producción y competitividad, mientras que las que no invierten en tecnología se van

quedando atrás, bien porque no tienen las mejoras que las demás empresas o su

capacidad productiva es mejor. Esto depende mucho de la empresa de la que se trata,

pero está claro que una empresa que va incorporando nuevas tecnologías se encuentra

en avance constante.

Es importante aceptar que con el trascurso de los años la tecnología avanza, esta debe

ser útil para desarrollarlas como técnicas contemporáneas dentro del control

administrativo. Entre estas técnicas destacan: Digital Twins (Gemelos Digitales), GPS,

Sistema Kardex, APPS, Ciberseguridad, Whatsapp Business, Internet de las Cosas

(IoT), Tecnologías de la Información (TI), entre otras.

En el Perú estamos en una época de información y conocimiento dentro de los cuales

se hace necesario ir valiéndose de tendencias y métodos modernos que nos faciliten el

funcionamiento del proceso administrativo. Las técnicas o herramientas se pueden

aplicar desde el entorno intrínseco de la organización como es el caso just of time, los

cuales son procesos muy propios e inherentes a la empresa, sino que también existen

técnicas que recogen información del exterior hacia el interior de la empresa

constituyendo así una serie de in putts o entradas las cuales la empresa pueda controlar,
procesar y utilizarlo para su mejoramiento como es el caso del benchmarking. Hoy en

día las empresas peruanas están compitiendo en entornos complejos y, por lo tanto, es

vital que tengan una exacta comprensión de sus objetivos y de los métodos que han de

utilizar para alcanzarlos.

El cuadro de mando Integral traduce la estrategia y la misión de una organización en

un amplio conjunto de medidas de la actuación, desde cuatro perspectivas equilibradas:

las finanzas, los clientes, los procesos internos, y la formación y crecimiento. Para

Howard Rohm del Balanced Scorecard Institute de EE.UU., el CMI es "un sistema de

administración de desempeño que puede utilizarse en cualquier organización, grande o

pequeña, para alinear la visión y misión con los requerimientos del cliente, las tareas

diarias, administrar las estrategias del negocio, monitorear las mejoras en la eficiencia

de las operaciones, crear capacidad organizacional, comunicando los progresos a todo el

personal". Una de las ventajas que nos traen esta técnica para cual administrador es la

posibilidad de crear una visión general de nuestro negocio y medir nuestros procesos

internos y externo para que una vez identificados podamos controlarlo. El Cuadro de

Mando Integral debe ser utilizado como un sistema de comunicación, de información y

de formación, y no como un sistema de control, las cuatro perspectivas del CMI permite

un equilibrio entre los objetivos a corto y largo plazo expuestas a continuación.

Por otro lado existen dos problemas relacionadas con la importancia de la tecnología

en la empresa durante el cuarta fase que es el control dentro del proceso administrativo:

la tecnología se está renovando constantemente de manera que la inversión cada vez es

mayor y existen muchas empresas que no son capaces de ir avanzando a su ritmo por su

capacidad económica, y la dependencia total que existe de la tecnología en muchas

empresas de manera que si se produce un fallo en la informática o internet o las

tecnologías de la empresa la empresa se encuentra totalmente desamparada y en muchas

ocasiones sin poder continuar hasta que esto sea solventado.

Por supuesto, no todas las empresas tienen la capacidad de adquirir los mismos

recursos tecnológicos que otras, pero por suerte, existen distintas opciones que se

adaptan a la magnitud de la organización, su naturaleza y lo más importante, su

capacidad de inversión. Otro punto que debe tomarse en cuenta es que la tecnología se

mantiene en constante innovación, por lo que su inversión no acaba en cuanto se

adquiere, por lo que requerirá de renovación y actualización en los equipos y sistemas

cada cierto tiempo. Sin embargo, se ha demostrado que tener el soporte de recursos

tecnológicos reduce costos operativos y disminuye la posibilidad de pérdidas. También

es muy importante que los empleados cuenten con capacitación y entrenamiento para

que tengan dominio de las herramientas que les son proporcionadas y aprovechen al

máximo todas las bondades de la tecnología. Además de estos dos inconvenientes, los

trabajadores de las empresas deben ser entrenados y formados para conocer las nuevas

tecnologías, con la consecuente necesidad de recursos de formación y tiempo para esta

formación. Constantemente se tiene que hacer un reciclaje formativo por parte de la

plantilla. Además de esto, existen nuevas necesidades relacionados con las tecnologías,

como la protección de datos personales o lopd entre muchas otras. Gestión.org (2016).

Esta evidencia muestra que las técnicas contemporáneas dentro del control

administrativo son de alta importancia en la empresa que han crecido en los últimos

años: nuevas herramientas de producción, nuevas herramientas de gestión, nuevas

herramientas de formación, nuevos programas informáticos, nuevo hardware, nuevos

aparatos de trabajo, nuevas herramientas de comunicación (internet, email, redes

sociales), etc. Está claro que la tecnología ha tenido un impacto muy grande en todas las

empresas, desde las que pueden permitirse todas las altas tecnologías, las que sólo
pueden permitirse una nueva herramienta de trabajo, las que utilizan internet en la

empresa o las que tienen su página en las redes sociales. Todas las empresas, de una

manera u otra, tienen una dependencia importante con la informática y las nuevas

tecnologías. Esto en parte es bueno, mientras todo vaya bien. juega un papel importante

en las tareas diarias de comercio.

Estas técnicas pueden mejorar la productividad, incrementar las ventas y obtener un

control rápido de la información operacional clave para la toma de decisiones

importantes. Además, la inversión en tecnología es una de las mejores inversiones

de capital que una empresa puede hacer y el control administrativo que tiene como

función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos

resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de

planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario.

 Referencias

Devaraj, S. and R. Kohli, Performance impacts of information technology: is actual

usage the missing link? Management Science, 2003. 49(3): p. 273-289.

Recuperado de

https:///impactodelastecnologasdeinformacinycomunicacinenladiversificacinempresarial

.pdf

Gestion.org (2016) “Impacto de la tecnología en la empresa”

https://www.gestion.org/el-impacto-de-la-tecnologia-en-la-empresa/

Koontz/O'donnell. Curso de Administración Moderna. - McGraw Hill, sexta edición,

México, 1979. Parte 6.

Newman, Summer y Warren. La Dinámica Administrativa. - DEUSTO.-. Cap. 29.-

Ideasparatuempresa.es. “Tendencias tecnologia empresa 2018”

https://ideasparatuempresa.es/tendencias-tecnologia-empresas-2018/

https://mundonegocios.net/4-tipos-de-tecnologia-utilizadas-por-las-empresas/

https://Desarrollos-y-Tendencias-Contemporáneas-de-la-Administración-Pública.pdf