SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN

GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

INSTITUCIONAL
GESTIÓN DE INDICADORES INSTITUCIONALES
Código: GSC-SEG-PR002 Versión: 02 Fecha de Emisión: 04/10/2018 Página 1 de 6

1. OBJETIVO

Presentar los lineamientos para la definición, modificación y consolidación de los indicadores del Instituto además
de la presentación y análisis de los resultados de estos, en una forma organizada y a través de un procedimiento;
en pro de la toma de decisiones oportunas basadas en hechos y de contar con una medición eficaz, eficiente y
efectiva de los objetivos.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento va desde la identificación de las necesidades de medición por medio de
indicadores hasta el análisis y publicación de resultados que se deriven de los resultados dentro de los
macroprocesos y procesos del Invima.

3. DEFINICIONES

Indicador: Es una representación (cuantitativa preferiblemente) establecida mediante la relación entre dos o más
variables, a partir de la cual se registra, procesa y presenta información relevante con el fin de medir el avance o
retroceso en el logro de un determinado objetivo en un periodo de tiempo determinado, ésta debe ser verificable
objetivamente, la cual al ser comparada con algún nivel de referencia (denominada línea base) puede estar
señalando una desviación sobre la cual se pueden implementar acciones correctivas o preventivas según el caso.1

Ficha Técnica del Indicador: Formato donde se define, construye y reporta los resultados de los indicadores de
los macroprocesos y procesos del Invima.

Meta: Valor esperado (objetivo) que espera alcanzar un indicador en un período específico.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Matriz de Requisitos Legales y Otros

Ver Requisitos Normas del Sistema de Gestión Integrado

5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1. DEFINICIÓN DE UN INDICADOR

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Identificar los procesos o situaciones, donde se desee Dueño de
Identificar la
medir la eficacia, eficiencia, efectividad, economía o Macroproceso, Líder del
necesidad de crear un
temas ambientales en el logro de un objetivo en un Proceso o Director o
indicador
periodo de tiempo determinado. Jefe de dependencia

Definir el indicador; el objetivo, nombre, el tipo, las

Dueño de
variables, las fuentes, metas, rangos, unidad de
Macroproceso, Líder del
Definir el indicador medida, periodicidad entre otros, teniendo en cuenta los
Proceso o Director o
pasos que se encuentran en el formato Ficha Técnica y
Jefe de dependencia
Reporte de Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001.

1
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Guía para la Construcción de Indicadores de Gestión. Versión 3. Bogotá D.C.,
Noviembre de 2015. Página 24

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Facilitador de Calidad

Enviar al Grupo de Sistema de Gestión Integrado para

Solicitar la su publicación la Ficha Técnica y Reporte de
publicación de la ficha Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001 y el Formato Dueño de
técnica y reporte de Información Cambios Documentales SGI-PSI-FM005, Macroproceso, Líder del
resultados siguiendo lo especificado en el Procedimiento de Proceso
indicadores Creación, Actualización y Control de la Información
Documentada SGI-PSI-PR001

Verificar que el indicador esté acorde a lo especificado

en el Sistema de Gestión Integrado.
Revisar la ficha Si la información cumple con los requisitos
Funcionario del Grupo
técnica y reporte de especificados continúe con la actividad Publicar la
Sistema Gestión
resultados Información.
Integrado responsable
indicadores
Si la información no cumple con los requisitos
especificados se devuelve al Dueño del macroproceso
o Líder del Proceso para las correcciones respectivas.

Realizar la publicación de la Ficha Técnica y Reporte de Responsable de la

Publicar la Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001, diligenciada Documentación del
información en el respectivo proceso y la inclusión en la Tabla Grupo de Sistemas de
Consolidada de Indicadores GSC-SEG-FM002. Gestión Integrado

5.2. MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE UN INDICADOR

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Determinar los campos del indicador que desea

modificar o ajustar o analizar los motivos de su
eliminación.
Nota 1: Se considera solo modificación del indicador de Dueño de
Identificar la gestión cuando se ajusta información en la Ficha Macroproceso, Líder del
necesidad de Técnica y Reporte de Resultados Indicadores GSC- Proceso o Director o
modificar o eliminar SEG-FM001, se entiende por ajustar, cambiar la Jefe de dependencia
un indicador redacción de la información sin cambiar el objetivo,
enfoque o la visión del indicador. Facilitador de Calidad

Nota 2: Si la modificación implica una sustitución,

reemplazo o cambio en el objetivo, enfoque o visión del
indicador se debe generar un nuevo indicador.

Realizar los ajustes y modificaciones a la información Dueño de

de los campos de la Ficha Técnica y Reporte de Macroproceso, Líder del
Modificar el indicador Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001, con la Proceso o Director o
información respectiva teniendo en cuenta los términos Jefe de dependencia
establecidos en dicho formato. Facilitador de Calidad

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Enviar al Grupo de Sistema de Gestión Integrado para

su publicación la Ficha Técnica y Reporte de
Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001 y el Formato
Información Cambios Documentales SGI-PSI-FM005,
siguiendo lo especificado en el Procedimiento de
Solicitar la
Creación, Actualización y Control de la Información
publicación de la ficha
Documentada SGI-PSI-PR001. Dueño de
técnica y reporte de
Macroproceso, Líder del
resultados Para la eliminación de un indicador se debe enviar el
Proceso
indicadores ajustada Formato Información Cambios Documentales SGI-PSI-
o su eliminación FM005, solicitando la exclusión del indicador dentro del
proceso correspondiente.
Nota: Los procesos deben conservar como mínimo un
indicador, por lo cual la aprobación de la solicitud de
eliminación de indicadores está sujeta a esta condición.

Verificar que el indicador esté acorde a lo especificado

en el Sistema de Gestión Integrado.
Si la información cumple con los requisitos
Funcionario del Grupo
Revisar la información especificados continúe con la actividad Publicar la
Sistema Gestión
enviada Información.
Integrado responsable
Si la información no cumple con los requisitos
especificados se devuelve al Dueño del macroproceso
o Líder del Proceso para las correcciones respectivas

Realizar la publicación de la Ficha Técnica y Reporte de

Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001, diligenciada
en el respectivo proceso y la actualización en la Tabla
Consolidada de Indicadores GSC-SEG-FM002.
En caso de ser una eliminación se actualiza la Tabla
Consolidada de Indicadores GSC-SEG-FM002. Responsable de la
Publicar la Nota 1: En la caracterización de los procesos, solo se Documentación del
información debe visualizar los indicadores de gestión de las dos Grupo de Sistemas de
últimas vigencias, si el indicador fue eliminado durante Gestión Integrado
la vigencia actual, debe aparecer cuando se eliminó y
visualizar los reportes hasta la fecha de eliminación.
Nota 2: Los indicadores en construcción,
restructuración o revisión no se deben publicar en la
caracterización del proceso.

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5.3. ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

Estas actividades se realizan en cada uno de los periodos que se debe reportar los resultados de los indicadores.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Consolidar los datos requeridos para la aplicación de la

fórmula del indicador y generar el resultado para el
Responsable de
Generar el resultado periodo definido. Registrar en el Formato Ficha Técnica
Consolidación de Datos
del indicador y Reporte de Resultados de Indicadores GSC-SEG-
del Indicador
FM001 en la hoja “Ficha_Técnica_y_Reporte” del
formato.

Analizar el resultado Realizar el análisis según el periodo a reportar, en la

obtenido en el parte inferior de la Ficha Técnica y Reporte de
Responsable de Análisis
indicador para el Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001 hoja
del Indicador
periodo “Ficha_Técnica_y_Reporte”, teniendo en cuenta las
correspondiente definiciones descritas en el glosario del formato.

Esta actividad aplica solamente a los indicadores que se

construya como una Razón.
Teniendo en cuenta que los posibles resultados del
indicador son No Aceptable, Aceptable, Satisfactorio o
Sobresaliente las acciones que se pueden tomar se
describen a continuación:
 Indicador con un resultado No Aceptable en tres
periodos consecutivos: Verificar la pertinencia de
reportar una No Conformidad por incumplimiento del
Indicador y adelantar acción de mejora, de acuerdo
a los resultados obtenidos, es decir si el indicador Dueño de
está en este rango pero va mejorando, de periodo Macroproceso, Líder del
Generar acciones en periodo, no es necesaria la acción, pero si el Proceso
cuando correspondan indicador es oscilante o tiende a desmejorar es Responsable de Análisis
pertinente reportar una acción de mejora de acuerdo del resultado del
a lo establecido en el procedimiento Acciones Indicador
Correctivas y Preventivas SGI-EMC-PR001.
 Indicador con un resultado Aceptable, Satisfactorio o
Sobresaliente en tres o más periodos consecutivos
queda a discreción del dueño del macroprocesos o
líder del proceso realizar acciones encaminadas a
ajustar o a hacer más retadoras las metas definidas.
Cuando los resultados de los indicadores de resulten
fuera de rango en los tipos Razón y Comparación se
debe realizar el análisis de las metas planteadas, para
verificar la posibilidad de ajustar las metas del indicador.

Solicitar la publicación
Enviar al Grupo de Sistema de Gestión Integrado para
de la ficha técnica y Dueño de
su publicación la Ficha Técnica y Reporte de
reporte de resultados Macroproceso, Líder del
Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001 con los
indicadores con los Proceso
resultados del periodo analizado.
resultados del periodo

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Sistema Gestión
enviada Información.
Integrado responsable
Si la información no cumple con los requisitos
especificados se devuelve al Dueño del macroproceso
o Líder del Proceso para las correcciones respectivas

Se realiza la actualización de la información presentada

Responsable de la
en la caracterización de los procesos siguiendo las
Publicar la Documentación del
actividades del Procedimiento de Creación,
Información Grupo de Sistemas de
Actualización y Control de la Información Documentada
Gestión Integrado
SGI-PSI-PR001

6. TIEMPOS DEL PROCEDIMIENTO

Los tiempos de publicación de los indicadores nuevos, modificaciones o eliminación, se tendrán en cuenta los
términos establecidos en el Procedimiento de Creación, Actualización y Control de la Información Documentada
SGI-PSI-PR001

Para solicitar la publicación del reporte de los resultados del Indicador y el análisis de este, al Sistema Gestión
Integrado el líder de proceso dispone de hasta 10 días hábiles.

Nota 1: Es responsabilidad del Líder de proceso la publicación oportuna de los reportes de resultados de los
indicadores de gestión.

Nota 2 : La Ficha Técnica y Reporte de Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001, se aplica para los indicadores
que sean creados a partir de la nueva versión del formato y se tiene un periodo de transición para migrar los
indicadores que fueron creados con anterioridad a la nueva ficha, hasta máximo 9 meses después de entrada en
vigencia de la nueva versión.

7. PUNTOS DE CONTROL

Control Responsable Frecuencia Evidencia

Correo de solicitud de
Aprobación de la Ficha Técnica y Reporte Dueño de Cada vez que se publicación de la Ficha
de Resultados Indicadores de Gestión macroproceso, haga esta Técnica y Reporte de
GSC-SEG-FM001. Líder del Proceso actividad Resultados Indicadores
de Gestión
Revisiones de los
Revisión y publicación de los indicadores Cada vez que se
Grupo Sistema padrinos de procesos y
nuevos, modificaciones, eliminaciones y haga esta
Gestión Integrado publicación en el mapa
resultados en el mapa de macroprocesos actividad
de macroprocesos

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Control Responsable Frecuencia Evidencia

Cuando se
presenten
En la generación de acciones de mejora Dueño de indicadores con
como consecuencia de los resultados y macroproceso, resultados que Acciones implementadas.
análisis del indicador. Líder del Proceso ameriten la
implementación de
una acción

8. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Procedimiento de Creación, Actualización y Control de la Información Documentada SGI-PSI-PR001

Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas SGI-EMC-PR001
Guía para el reporte de indicadores de seguimiento relacionados con la gestión de los trámites de registros
sanitarios - GSC-SEG-GU002
Formato Ficha Técnica y Reporte de Resultados Indicadores GSC-SEG-FM001
Tabla Consolidada de Indicadores GSC-SEG-FM002
Formato Información Cambios Documentales SGI-PSI-FM005

9. ANEXOS

No aplica

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