TEMAS DE

ADMINISTRACIÓN
Tema 4. Proceso administrativo
INTRODUCCIÓN.

Henry Fayol: Plantea el poder lograr el proceso de administrar a través de pasos que

específicamente son planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr

un objetivo. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las

cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una

actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único.

Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización,

dirigir y controlar constituyen el proceso de la administración.

Así que un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades

de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso

humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para

desempeñarse de manera efectiva.

Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales cuya

finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos.

Es aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades

lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en este sentido es importante,

se dice que el desempeño de los mismos se mide conforme el cumplimiento del proceso

administrativo.
¿Qué es el proceso administrativo?

CONCEPTOS

En primer lugar cabe preguntar ¿qué es proceso?

Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.

(Diccionario de la Real Academia Española)

Y ¿qué se entiende por administración?

Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por

medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado.

1.Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos regidos por un conjunto de

reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u organización, con la finalidad de

potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y

materiales.

Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación,

organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los

recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la

organización para hacerla efectiva.

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de

sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes

de una organización realizan debidamente su

trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización

alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o

administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso

administrativo.

La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo, nótese la

interrelación y la continuidad de las actividades:

Un proceso administrativo, también denominado como procedimiento administrativo implica una

serie de actos formales a través de los cuales se lleva a cabo una actuación administrativa que

cumple con un fin. El proceso tiene como objetivo final emitir un acto administrativo, que es el

medio a partir del cual la administración pública de un lugar cumple de manera conforme con el

fin de satisfacer los intereses de la ciudadanía en general.

Es imprescindible, por su posición de pública, que cada acción que corresponde a esta esfera o

nivel siga unos pasos formales y estrictos porque de este modo se le da garantiza a los

ciudadanos que el resultado estará en total consonancia con la ley vigente. O sea, que el proceso

administrativo nos garantiza a las personas que vivimos en una comunidad que la administración

pública de ninguna manera actuará de forma arbitraria ni contra nuestros intereses sino muy por

Figura1.
el contrario, seguirá los pasos clásicos que propone la formalidad del procedimiento

administrativo.

Por otra parte, el proceso administrativo, para garantizar esa no arbitrariedad o discrecionalidad

es que se haya sustentado por una serie de principios que deberán sí o sí observarse: de unidad

(este garantiza que el proceso sea único y que tenga un inicio y un final, o sea, siempre debe

dársele una resolución), de contradicción (la resolución del proceso estará basada por un lado en

los hechos y por el otro en los fundamentos del derecho y serán las pruebas las que faciliten la

comprobación de los mismos), de imparcialidad (la administración debe garantizar su

imparcialidad y evitar favoritismos o hacer valer en su decisión la enemistad con alguien) y de

oficialidad (el proceso estará impulsado por oficio en cada uno de sus trámites).

Ahora bien, ya aclarado en qué consiste el proceso administrativo diremos que para iniciarlo será

preciso completar una solicitud que se entregará a quien corresponda y en la cual se identificarán

los datos personales del interesado. En ella se deberá exponer claramente lo que se pretende

conseguir y las causas. Es importante también que se consigne una dirección ya que la

notificación debe hacerse efectiva en un lugar físico que indique el interesado y por supuesto esa

solicitud debe ser refrendada con la firma del solicitante y la fecha en que se realiza el

correspondiente pedido. Una vez completado el paso expuesto se dan curso a los trámites

correspondientes y una vez que se finalicen conformes los mismos se dictará una resolución por

escrito y rubricada por el organismo público ante el cual se cursó el pedido.

El proceso administrativo, señalamos con anterioridad que la administración incluye las cuatro

funciones básicas de planeación y toma de decisiones, organización, dirección y control. Las

funciones administrativas no ocurren en forma ordenada y paso a paso. Los gerentes no planean

el lunes, toman decisiones el martes, organizan el miércoles, dirigen el jueves y controlan el

viernes. En un momento dado, es probable que un gerente participe en varias actividades

distintas de manera simultánea de hecho, de un entorno a otro, el trabajo administrativo es tan

diferente como es similar.

Establecer las metas de la organización y decidir la mejor forma de alcanzarlas, organización,

organizar a las personas y los demás recursos necesarios para realizar el plan y dirección.

Motivar a los miembros de la organización a trabajar por el mejor interés de la organización

control monitorea corregir las actividades en curso para facilitar el logro de las metas.

Por supuesto que una empresa organizada depende de su ambiente externo: es parte de sistemas

mayores, como la industria a la que pertenece, del sistema económico y de la sociedad, la

empresa recibe insumos, los transforma y exporta sus resultados al ambiente.

Origen del proceso administrativo.

Mientras en los Estados Unidos, Taylor y otros ingenieros estadounidenses desarrollaban la

denominada administración científica, en 1916 surgió en Francia la llamada teoría clásica de la

administración, que se difundió con rapidez por Europa. Si la administración científica se

caracterizaba por hacer énfasis en la tarea que realiza el obrero, la teoría clásica se distinguía por

el énfasis en la estructura que debe tener una organización para lograr la eficiencia. Ambas

teorías perseguían el mismo objetivo: la búsqueda de la eficiencia de las organizaciones.

Según la administración científica, esa eficiencia se lograba a través de la racionalización del

trabajo del obrero y de la sumatoria de la eficiencia individual. En la teoría clásica se parte del

todo organizacional y de su estructura para garantizar la eficiencia en todas las partes

involucradas, sean ellas órganos (secciones, departamentos, etc.), o personas (ocupantes de

cargos y ejecutores de tareas). El micro enfoque individual de cada obrero con relación a tareas

se amplía enormemente en la organización como un todo respecto de su estructura

organizacional. Fayol, ingeniero francés fundador de la teoría clásica de la administración, parte

de un enfoque sintético, global y universal de la empresa, lo cual Inicia la concepción anatómica

y estructural de la organización, que desplazó con rapidez la visión analítica y concreta de

Taylor.

La administración también surge en la época primitiva cuando el hombre en la prehistoria

realizaba actividades que requerían de una planeación sencilla pero que eran tareas arduas como

el cazar, recolectar sus alimentos, reproducirse, etc. o actividades más complejas como el definir

cuál era el mejor lugar para establecerse y en la medida que la tarea era más difícil, requirieron

Figura 2.
una mejor organización.

Posteriormente en la época agrícola, forma de vida ya totalmente sedentaria, la división de

trabajo en la agricultura se tornó por sexo y edad, mostrándose una organización social

patriarcal. Se mejora la administración ya que ahora se coordinan grupos de mayor tamaño y se

requiere el acoplamiento de esfuerzos.

Figura 3 y 4.

 Taylor descubrió que el problema industrial de su época se debía a la mala administración

del personal y sus procesos.

 El objetivo de una buena administración es pagar salarios altos y tener bajos costos de

producción unitaria.

 Debe establecerse una atmosfera de íntima y cordial cooperación entre administración y

el personal.

 La racionalización del trabajo operativo debería estar apoyada por una estructura general

de la empresa que diera coherencia a la aplicación de sus principios.

La Exposición de Motivos de la primera ley de procedimiento administrativo, de 1889, ya

expresaba la necesidad de que la función administrativa se canalizara a través de un

procedimiento, de la misma forma que el Poder Judicial (proceso) y el Legislativo

(procedimiento) disponían de los suyos.

En cuanto a las diferencias entre proceso judicial, y procedimiento administrativo, se señalan la

menor complejidad y rigidez en el procedimiento administrativo.

La razón sustancial de las diferencias está en que:

 En el procedimiento administrativo es cauce necesario de la buena gestión de los

intereses públicos, que por estar sometida al principio de legalidad, exige (a diferencia de

la gestión privada) el cumplimiento de formalidades que, incorporadas al expediente,

permitirán después el control judicial de la actividad administrativa.

 A resaltar el carácter pretenciosamente garantista en la moderna regulación del

procedimiento administrativo.

Las 4 etapas del proceso administrativo.

Para administrar eficientemente nuestro negocio se debe tener en cuenta cuatro pasos que nos

conducirán al éxito, estos pasos (etapas) reciben el nombre de proceso administrativo.

Generalmente los gerentes llevan a cabo las funciones principales, pero dependiendo de las

habilidades y de las posiciones en el nivel organizacional, el tiempo y el trabajo gastado en cada

función puede diferir.

El proceso administrativo se trata de la relación entre una serie de procesos, los cuales fluyen de

manera continua y dinámica. Aunque existen varias distinciones en cuanto a estos procesos,

todos tienen como propósito final realizar todos los objetivos que se plantean en una

organización. Se refiere a los procedimientos utilizados ante las agencias administrativas, son las

tareas que se requieren para mantener una compañía funcionando correctamente.

Básicamente, cualquier cosa que involucre manejar la información que apoye un negocio es un

proceso administrativo. Estos procesos son un sistema de reglas por los cuales se rigen los

procesos necesarios para manejar una organización; las etapas básicas del proceso administrativo

deben servir como una manera sistemática de realizar los objetivos. Estos procedimientos

administrativos deben establecer la eficiencia, constancia, responsabilidad y rendición de

cuentas. En un proyecto se debe enfatizar que todos los administradores, independientemente de

sus actitudes o habilidades, se involucren en algunas funciones interrelacionadas para poder

lograr los objetivos deseados.

Todas las etapas del proceso administrativo deben estar relacionadas y ninguna puede ser saltada.

Éstas etapas están diseñadas para mantener un ambiente en el que el personal, trabajando en

grupo, pueda lograr eficientemente las tareas seleccionadas.

 Figura 5.

1. PLANIFICACIÓN Y TOMA DE DECISIONES

Primero debemos saber con qué recursos se cuenta, cuáles se necesita adicionalmente, a dónde se

quiere llegar, cómo se organizará para lograr los objetivos que se han propuesto. Si ya se sabe

cuáles son los recursos y se ha definido bien el negocio es hora de poner unos objetivos.

Los objetivos pueden ser de carácter general, pero deben ir acompañados de otros más

específicos, además de esto los objetivos específicos deben estar de acuerdo entre sí, con los

recursos, con las oportunidades del sector y sobre todo no deben ser inalcanzables ni tan rígidos

que no puedan modificarse en un momento dado; sólo debemos asegurarnos que todo el equipo

de trabajo los conozca, si se necesita nuevos recursos se tiene que hacer un pequeño plan para

conseguirlos.
Seguido de eso se tiene que programar el

trabajo para llegar a los objetivos. Delegar

responsabilidades, programar bien el tiempo

y sobre todo definir las acciones a seguir, en

pocas palabras: organizar las actividades, el

tiempo, los responsables y la disponibilidad

de espacio, maquinaria y cualquier otro

recurso. Figura 6.

Este plan permite recorrer la distancia que separa el comienzo y el cierre. Por ejemplo,

identificar de qué medios disponemos, qué podríamos hacer para adquirir nuevas herramientas y

habilidades, así como también cuáles nos faltan. No existe una preparación sin el criterio realista

de una meta a alcanzar. De entre todos los propósitos posibles, tienes que priorizar cuáles son los

más relevantes para la empresa. Es decir, diferenciar entre aquello que es principal y aquello que

es secundario.

Este es un momento de mucha responsabilidad en donde la razón y emoción tienen que estar

alineadas para asegurar decisiones efectivas. Todas las elecciones tomadas en este momento

tienen una razón de ser y un para qué. Esta doble justificación respalda el valor del criterio

correcto. Diseña un guion para dar forma práctica a esa visión teórica que se tiene en mente.

2. ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN

Para lograr una buena organización e integración de la empresa se debe tener en cuenta lo

siguiente: tener en claro los puestos de trabajo que existen en la empresa, las tareas,

responsabilidades y autoridad de cada puesto y, sobre todo, tener bien claro cuántas personas son
necesarias y suficientes para cubrir esas plazas. Para esta labor es recomendable realizar un

organigrama, éste nos ayudará a organizar más convenientemente la empresa.

En el organigrama se define los puestos de trabajo con las tareas y responsabilidades, la

organización de las líneas de autoridad, comunicación y coordinación entre dependencias.

También se define los requerimientos cualidades y conocimientos que exige cada cargo, además

las necesidades de mejoramiento o formación de los operarios o trabajadores, los planes de

capacitación o formación en relación con las necesidades de puestos y de trabajadores y por

ultimo las comunicaciones necesarias.

Por medio de este apartado ponemos en relación la estructura integral de nuestra empresa con la

realidad particular de cada departamento. Por ejemplo, se describe cuál es el mapa de los

distintos puestos de empleo, detallando cuáles son las competencias y responsabilidades de cada

uno.

Figura 7.
 3. DIRECCIÓN

En este paso se logra que la planeación y la organización entren en acción. Ahora estará

dedicado a que cada trabajador pueda hacer el trabajo de manera correcta, para esto se deben

coordinar los trabajos, motivar al personal y orientarlo en sus labores. Es importante recordar que

estamos trabajando con seres humanos y no con máquinas, así que más vale ser un líder que un

jefe.

Puesto que un líder es quien conociendo las características de su gente da respuestas a sus

necesidades y moviliza su voluntad su capacidad de acción y sus potencialidades a la

consecución de los objetivos que se han propuesto. Tomar conciencia de que la comunicación es

la principal herramienta para tomar buenas decisiones y para la delegación correcta de

responsabilidades.

Sin embargo, no existe un único estilo de

influencia. Cada empresa debe decidir aquel

con el que quiere motivar a sus empleados.

Especialmente importa el papel de quien

adopta un rol de liderazgo, porque desde su

Figura 8. posición actúa como un medio de unión en la

plantilla.
 4. EL CONTROL Y LA EVALUACIÓN (SEGUIMIENTO)

Aunque es el último paso, el éxito depende de la calidad de los primeros, es decir que, si se tuvo

una buena planeación, una buena organización y una buena dirección lo más seguro es que el

control y evaluación sean positivos.

Dicho lo anterior, sabemos que las etapas previas admiten un examen a posterior por medio de la

evaluación de los pasos presentes en el calendario administrativo con el fin de acreditar el

esfuerzo y los recursos invertidos. La finalidad de este control es reforzar los aciertos y hacer

cambios allí donde sea necesario garantizando la sabia inversión de las horas, los medios y el

dinero. Por ejemplo, es posible identificar aquellas acciones que han resultado ser totalmente

improductivas para agilizar la administración a partir de ahora gracias a la confrontación de la

experiencia. Este control refleja el poder del aprendizaje centrado en el ensayo y en el error.

Controlar es comprobar que lo que se

está haciendo sí está de acuerdo con lo

planeado, dirigido a los objetivos y a

través de los programas propuestos. Se

debe controlar el manejo del dinero,

tiempo, calidad, desempeño de los

Figura 9.

trabajadores, mantenimiento, inventarios, etc.

Para controlar se necesita contar con información y esa información se puede obtener de la etapa

de planeación, en el diseño del programa de trabajo. Igualmente, la observación es un buen

método de control. Finalmente, la evaluación permite sacar partido de lo realizado en un periodo

más largo de tiempo, al poder conocer cuáles son los puntos débiles y las fortalezas y lo

principal, para verificar si se cumplieron los objetivos y si se llegó a las metas.

Importancia del proceso administrativo.

Básicamente el Proceso Administrativo que forma parte de toda empresa consta de las distintas

tareas que tienen que realizarse para el orden y crecimiento de una compañía, realizándose

además una sectorización de los trabajos en distintas áreas especializadas, y logrando que cada

una de ellas no funcione como entes autónomos, sino que se realicen acciones conjuntas para

poder alcanzar la realización de un objetivo administrativo, que es propuesto justamente por la

administración misma.

La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el

control adecuado de los recursos en forma ordenada. Es necesario que las reglas, políticas y las

actividades de cada proceso se apliquen de manera efectiva y en línea con los objetivos y metas

de la empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y

beneficio económico.

El proceso administrativo está formado tomando dos fases importantes: la fase mecánica o

estructural y la fase dinámica u operacional las cuales están formadas por la planeación,

organización, dirección y control que son procesos muy importantes dentro de una empresa ya

que estos les permite enfocar con exactitud los puntos a seguir para el manejo de una empresa.

Debemos tomar en cuenta que existen muy pocas empresas que llevan con exactitud este proceso

pero les resulta muy útil para poder llevar el control y tener éxito en el futuro.
Un buen administrador de empresas tiene entonces que tener un espíritu desafiante, contando con

un perfil ocupacional con gran tendencia a la planificación y proyección, sumado además a un

perfil de liderazgo y organización que le permita ser el impulsor del ámbito de trabajo, además

de interiorizarse del funcionamiento de las distintas actividades del proceso administrativo, para

poder comparecer ante directivos sobre el control de lo producido, el resultado al que se ha

arribado y la metodología de trabajo utilizada.

Actividades importantes de planeación.

 Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

 Pronosticar.

 Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

 Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

 Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios

nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

 Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

 Anticipar los posibles problemas futuros.

 Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

La planeación está conformada por:

Misión

 La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u

organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en

el que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quién lo va a hacer; y es influenciada

 en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las

preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los

recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.

Visión

 Descripción de un escenario altamente deseado por la dirección general de una

organización. Capacidad de ver más allá del tiempo y el espacio, para construir en la

mente un estado futuro deseable que permita tener una claridad sobre lo que se quiere

hacer y a dónde se quiere llegar en una organización.

Propósito

 Se establecen en forma inmediata de la misión y la visión y no indican una limitante de

duración en el futuro.

Objetivo

 Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los

recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión, tratándose de una organización, o

a los propósitos institucionales, si se trata de las categorías programáticas. Expresión

cualitativa de un propósito en un periodo determinado; el objetivo debe responder a la

pregunta “qué” y “para qué”. En programación es el conjunto de resultados cualitativos

que el programa se propone alcanzar a través de determinadas acciones.

Estrategia
  Se designa con el nombre de estadística a aquella ciencia que ostenta en sus bases una

fuerte presencia y acción de las matemáticas y que principalmente se ocupa de la

recolección, análisis e interpretación de datos que buscan explicar las condiciones en

aquellos fenómenos de tipo aleatorio.

Políticas

 Las políticas y los procedimientos son una parte esencial de la administración de

negocios, dado que evita a los empleados tener que reinventar la rueda, y proporcionan

un parámetro contra el cual pueden ser juzgados los desempeños individuales.

Programas

 Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán

de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de

sus etapas y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Presupuestos

 Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente

al flujo de dinero dentro de la organización; implica una estimación del capital, de los

costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.
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