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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

El archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte


material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión.

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado


considerablemente; se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones
e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar
la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían
como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su
jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para
nada el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían
como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto
trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la
búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar conflictos
internos.

Importancia de los archivos para la administración Dentro de una empresa podemos


decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación e información
útil esta puede estar contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro
soporte sea medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos
de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,
pintura, dibujos, mapas.

Actualmente, podría decirse que el gobierno colombiano ha demostrado darle una


gran importancia al archivo y manejo de este mismo ya que En toda organización
ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben legalmente tener
personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por
algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organización del archivo. Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más
importante en una empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método
apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una
colección de papeles, anotaciones, fichas y cuestionarios.

Para finalizar La importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que
tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los
que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra
alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, ya que estos son vitalidad y vida
de la empresa, entidad y persona natural.