FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIÓN MENCIÓN GERENCIA Y MERCADEO
ANÀLISIS DE LA GESTIÒN ADMINISTRATIVA
AUTOR Br. Morles María
PROFESOR Lcda. Pierina Romero
Ciudad Ojeda, 18 de Agosto de 2018
Análisis de la Gestión Administrativa
Un análisis es un estudio profundo de un sujeto, objeto o situación con el fin
de conocer todo lo concerniente a él. A su vez, gestión se refiere a todos aquellos trámites que se realizan con la finalidad de resolver una situación o materializar un proyecto.
Una vez descritos estos conceptos podemos definir la gestión administrativa
como un conjunto de actividades que se realizan para gerenciar una empresa, se realiza a través de cuatro funciones principales planeación, organización, dirección, control y la integración del personal, que es una función complementaria que se ha añadido con el correr del tiempo. Las funciones deben ser realizadas en un orden específico y están interrelacionadas, es decir, las decisiones y acciones que se realicen en una de ellas influirán en las demás. Por ello, la planeación es el primer paso del proceso administrativo, el cual consiste en fijar los objetivos, así como las acciones que se deben realizar para lograrlos. Luego debe seguir la organización, que consiste en la disposición de los recursos materiales y humanos que están disponibles para llevar a cabo el emprendimiento, así como de las actividades que serán realizadas con ellos.
Posteriormente, se debe realizar un control durante los procesos o al final de
los mismos, para verificar el desempeño del grupo de trabajo. En este sentido se debe liderar al equipo de trabajo hacia la realización de las acciones programadas para poder alcanzar los resultados deseados, todo esto considerando la cantidad y calidad de recursos humanos necesarios para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el emprendimiento.
Auditoría Administrativa
La auditoría, es la recopilación de la información contable de una empresa,
cuando aplicamos este concepto a la administración entonces hablamos de Auditoria Administrativa la cual guiada por la interpretación anterior, se define como la revisión analítica total o parcial de una organización, cuyo objetivo principal es conocer su nivel de desempeño, de aquí que sea tan importante para una empresa, pues proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se está auditando, además de señalar el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran. Por lo que, para este propósito se hace necesario poder contar con personas capaces de llevar a cabo el examen y evaluación de la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes, así como de la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo. Como objetivos secundarios de la auditoría administrativa, podemos considerar los siguientes: Determinar las áreas que requieren economías o prácticas mejores, y valorar su repercusión en el funcionamiento total del organismo; Descubrir las causas de una baja productividad a fin de facilitar una acción dirigida que la aumente; Auxiliar en la determinación de la amplitud, variedad y localización de los métodos de control; Ayudar a la determinación de métodos deficientes, precisar pérdidas y deficiencias y, en su caso, resaltar oportunidades; Verificar la habilidad administrativa de la dirección y el grado máximo en que los resultados se asemejen a los objetivos; Finalmente, descubrir las deficiencias que limitan el desarrollo de las organizaciones. Ahora bien, entre sus ventajas contamos funciona como control preventivo que ayuda a la administración de la compañía, para verificar el correcto cumplimiento de políticas, normas y procedimientos. Proporciona soluciones específicas a los problemas que afronta la administración en el desarrollo de su gestión. Sin embargo, para poder obtener las ventajas que ofrece este proceso, es necesario realizar de manera adecuada la auditoria administrativa. Para ello, es necesario que esta cumpla con ciertas características, tales como: debe ser una herramienta que se fije como meta lograr una administración más eficaz o funcional, debe orientar desde el punto de vista de los negocios, el presente, pasado y futuro de la entidad. Asimismo, debe enfocarse en cubrir el alcance establecido, medir los principios de administración de operaciones de la entidad y basarse en las técnicas de la administración de operaciones de la entidad a que se aplicará. Al aplicar esta herramienta administrativa se debe velar para que forme parte de una estrategia de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organización adquiera capacidad para evolucionar.
Aunado a ello, las auditorias administrativas deben seguir unos principios
básicos, pues vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tanto debemos recalcar los tres principios fundamentales: Sentido de la evaluación, este principio refiere a que la auditoria administrativa no busca evaluar la capacidad técnica del personal ajeno a la administración, en el cumplimiento de sus labores, sino, llevar cabo una evaluación de la calidad tanto individual como colectiva de las personas responsables de la administración, de las funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren que la calidad del trabajo sea de acuerdo con las normas establecidas, y que los planes y objetivos se cumplan, además de ver que los recursos se apliquen en forma económica. Seguidamente está, la importancia del proceso de verificación, este principio hace referencia a la responsabilidad que tiene la auditoria administrativa de determinar qué es lo que sé está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Y como último principio tenemos que, lo ideal al aplicar una auditoria administrativa, es contar con un equipo multidisciplinario y de alto desempeño, donde el líder del proyecto cuente con una visión general amplia, con la habilidad para pensar en términos administrativos, es decir, que se ubique en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo, además debe tener experiencia y un alto conocimiento sobre esta herramienta. Como se puede inferir de los principios ya mencionados, la auditoría administrativa puede abarcar desde un área o departamento hasta la totalidad de la empresa, en el que se tendrá que descubrir y analizar todo su funcionamiento administrativo. Además, incluye: aspectos de su estructura organizacional, niveles jerárquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estándares de desempeño, desarrollo tecnológico, entre otros.
Para puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y
profundidad con que se aplicará la auditoría administrativa, esto significa delimitar el número de áreas o departamentos y los tipos de procesos; así como si se desea sólo la detección de necesidades o problemas, o hasta su corrección. En virtud de esto, se plantea el límite de tiempo que durara la auditoria, el cual variará dependiendo del alcance de la misma, este puede variar de entre uno y tres meses.
Por lo tanto, la auditoría administrativa es aplicable a cualquier tipo de
organización ya que, sin importar el estilo de administración, los procesos o lineamientos que se sigan, son sujetos a una revisión. La auditoría administrativa se puede aplicar principalmente a organizaciones privadas, públicas o sociales. En el caso del sector público, se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado), Entidad Para estatal, Organismos Autónomos, Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas), Comisiones Intersecretariales, Mecanismos Especiales.
Con respecto al sector privado, se utiliza tomando en cuenta la figura
jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características: Tamaño de la empresa, sector de actividad, naturaleza de sus operaciones. En relación al sector social, son las organizaciones creadas principalmente para dar un beneficio social, pero que operan con recursos privados. Por tanto, la auditoría administrativa se realiza de manera similar a la privada y su fin es dar cuentas del uso de los recursos y, en todo caso, hacer más eficiente su funcionamiento.
Es evidente entonces, que la auditoría administrativa es una herramienta,
producto de la necesidad de la administración, de examinar o evaluar el desempeño de la organización sea cual sea el sector al que pertenezca, al tiempo que vislumbra las oportunidades de mejora para convertirlas en una ventaja competitiva. Sin embargo, se hace propicio agregar que, si bien esta técnica es una herramienta magnífica de la administración, no es infalible, en virtud de que su principal limitación consiste en que no cuenta, hasta ahora, con una escala de valores precisa con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple una función. Por tanto, el resultado de tal revisión adolece de cierta subjetividad, ya que es el responsable de ella quien determina el patrón ideal que osará como base para la evaluación.
No obstante, existe la seguridad de que a medida que se vaya
desarrollando esta técnica, se irá recabando experiencias valiosas que conducirán, indefectiblemente, al establecimiento de convenciones generales sobre los modelos ideales contra los que se deban comparar los resultados.