DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD ISO 9001

AVTIVIDAD DE APRENDIZAJE AA2

PRESENTADA POR: ANGIE LOZANO PEREZ

INSTRUCTOR: CARLOS OCTAVIO HERNANDEZ

FECHA: 02/04/2019
 DESARROLLO

1 Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar

el procedimiento de control de la información documentada o
montar los procedimientos operativos?

Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información

documentada (ID) es la constancia documental del resultado de la
aplicación de los procedimientos operativos o técnicos específicos,
y por ende su control también es posterior a dichos procedimientos.
Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo
tiempo, ya que el diseño de cómo debe ser la documentación,
orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura es
indispensable para estandarizar los procesos. Pero es cierto
también, que hasta que no se tienen redactados todos los
procedimientos, no se sabe exactamente qué información
documentada se genera y por lo tanto, no se puede completar los
registros de control de documentos. Por lo tanto, debe ser al mismo
tiempo, e ir corrigiendo a medida que seba redactando todos los
procedimientos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de

Control de la Información Documentada y justifique su
respuesta.

Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de

Trabajo Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de
manera minuciosa y documentada cómo realizar los diferentes
procesos y procedimientos de la organización, qué alcance tienen
éstos, así como los responsables de cada una de las actividades
señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de
documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual
de calidad, Procedimientos.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la

información documentada de la empresa Confecciones S.A.,
que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTOOBJETIVO:

Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control

de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa
Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y
utilización.

ALCANCE:

Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución

de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa
Confecciones S.A.

DEFINICIONES:

1 Aprobación: Actividad emprendida para determinar la

conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente.

2 Caracterización de procesos: Documento que describe las

características generales del proceso, esto es, los rasgos
diferenciadores del mismo

3 Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre

el documento.

4 Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para

dar a conocer la información del Sistema de Gestión de la Calidad
de la empresa Confecciones S.A.

5 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo:

Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo,
informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético,
óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

6 Documento Controlado: Se considera un documento controlado

por el Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con le
registrado en este procedimiento y su anexo

7 Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de

un cambio o de su cancelación pierde su vigencia.
8 Formato: Documento empleado para registrar la información
necesaria para la realización de un proceso o actividad.

9 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por la empresa Confecciones
S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación

10 Guía: Documento que establece pautas de acción,

recomendaciones o sugerencias de expertos en temas
determinados y que apoyan la gestión delos procesos o la
documentación de los mismos o documento que se caracteriza por
suministrar información específica para orientar una o varias
actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.

11 Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se

realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del
procedimiento. Los instructivos, Se limitan a indicar o clarificar
la forma de operar, utilizar o realizar algo.

12 Manual:
Documento que proporciona información coherente, interna y
externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de
la empresa Confecciones S.A.

13 Manual de Calidad:
Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa
Confecciones S.A.

14 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o

que interactúan para generar valor, y las cuales transforman
elementos de entrada en resultado

16 Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los

pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades
secuencialmente establecidas en un proceso que da
como resultado final un producto o un servicio.
17 Programa d e G e s t i ó n e n S e g u r i d a d y S a l u d
O c u p a c i o n a l ( S & S O ) : Documento que establece requisitos para
prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades
específicas en el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los)
Programa(s) de Gestión en S&SO se describen estrategias y planes
de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de
S&SO.

18 Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el

manejo operativo de disposiciones de carácter referencial

19 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.

20 Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los

objetivos y para lograr dichos objetivos.

21 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y

la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar
el objetivo establecido.

22 Tabla de Retención Documental: Listado de series con

sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.

23 Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que

se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así
sucesivamente, en el sistema

24 Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene

validez el documento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP

1000:2009

2 ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad

Requisitos

CONDICIONES GENERALES:
CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se
deberán cumplir los siguientes lineamientos:

Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución

elaborada por la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la
adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por
el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, deberán

ser aprobados mediante memorando, adjuntando los
procedimientos, manuales guías, donde se relacione el ajuste de las
actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar

técnicamente los documentos estará a cargo del líder
del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes
de Oficina).La responsabilidad de revisar y aprobar
metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina
Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de

Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre
acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o
descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se
disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o electrónica de
algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante
correo electrónico o memorando (código ASFL01)

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de

Gestión se identificarán de acuerdo con lo establecido en el
presente procedimiento. La estructura documental del Sistema
Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales
se reflejan en la siguiente pirámide documental: