INFORME

En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia prima o

insumos, importantes y significativas para el desarrollo y función oportuno y
acertado de la organización CONFECCIONES S.A es necesario tener muy
presente la relación existente con la gestión de calidad por cuanto es de suma
importancia; por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar a
dudas el departamento de compras desde la ISO 9001 Métodos de representación
misional como procesos de carácter de apoyo que despliega una organización, ya
que la gestión impacta directamente en los resultados y logros que la empresa
busca, si se tiene en cuenta que la importancia va concertada principalmente a los
resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción
del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se
da cuenta que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para
resolverla.
 Identificar los productos críticos a comprar:
Los productos críticos son aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos
van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos
son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos
de dichos productos o servicio que comercializamos, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a que el proceso
pertenece y el producto final es importante resaltar si el producto impacta, si se
compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el
carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.
 Definir especificaciones del producto a comprar:
En toda organización se deben establecer y de forma definida la metodología y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores
para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor, las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos de
manera definida por ejemplo: cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc.
dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la
organización.
 Planear las compras:
Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con
ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de
un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de
demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es
importante las cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar
dicha acción de compra.
 Evaluar y seleccionar proveedores:
Toda organización o empresas en funcionamiento deben disponer siempre de una
lista destacada de los proveedores capaces de satisfacer las necesidades de
compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para
la selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que
permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los
productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que la empresas
igualmente pueden ofrecer productos es de anotar que esto también aplica a
empresas que brinden servicios.
 Realizar el trámite de compras:
Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el jefe de Compra elabora lo que se le
llama la orden de compra y obtiene la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la junta directiva.
 Verificar el producto comprado:
Los productos que han sido entregados por los proveedores previamente
seleccionados deben ser supervisados e inspeccionados antes de ser incluidos en
los procesos de la organización, siempre se debe realizar esta acción al recibido
solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros
aspectos necesarios del producto.
 Re-evaluar proveedores:
La mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de proveedores y
sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función
de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les
hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma,
pues esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del
impacto sobre el producto final.
 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora):
La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al
equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la
compra hace más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar.
 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE COMPRAS EN LA ORGANIZACION
 Resultados económicos en la empresa:
Tener buenas relaciones con los proveedores, lo que supone obtener
competitividad en los costos de los productos que se obtienen, capacidad de
negociación y selección de los artículos y proveedores idóneos para mi empresa,
impacta en el desarrollo económico que (está presente en los ciclos de tiempo.
 Calidad del producto final:
La calidad de mis materias primas o insumos impactará directamente en el
resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del cliente.
 Satisfacción del cliente:
Como lo mencione anteriormente, las entradas de un proceso dimensionan la
calidad que el producto tendrá al final.
 Confianza del cliente interno:
Definimos cliente interno como la salida de cada proceso. El departamento de
compras provee los suministros a otros procesos necesarios para realizar su labor.
Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los
otros procesos.
CLASIFICACION DEL LA DOCUMENTACION EN EL PROCESO DE
COMPRA
INTERNOS EXTERNOS
Donde se recopila las características Son los requisitos legales, y normas
específicas del producto o servicio a internacionales, donde se ajustan las
vender, siendo cuantitativos o características estándares que debe
cualitativos pertenecientes al producto tener cada producto.
a vender, comprar, cantidad, y
criticidad entre otros.
Documentos alimentados de los datos Catálogos de los equipos, necesarios
y resultados de la selección y para obtener el producto o servicio a
evaluación de proveedores que hacen realizar.
parte de la empresa y los que están en
el proceso evaluativo.
En este se describe tanto el producto Hojas de seguridad, y de utilidad de la
como el plazo solicitado, así como materia prima o insumos, con las
otros condicionantes entre los que se cuales se obtendrá el producto y
encuentran los presupuestos, plazos servicio.
de entrega, y características del
producto entre otros.
Todos aquellos que contengan la La orden de compra, facturas y
realización de los pedidos, como el registros de lo comprado.
proceso de la aprobación del pedido.