"Año de la Lucha contra la corrupción y la impunidad" ¨

Sumilla: Implementación de Sistema de Registros

Documentarios (SISDOC).

SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ATE

LUIS ALBERTO MANAYAY ASENJO, con DNI N° 41885776 con

Ruc N°10418857761, con e-mail luismanayay@hotmail.com,con
Nº de celular 943020207, con domicilio legal y procesal en el Jr.
Chamaya Nº 276 –Dpto. N° 11-Torre 04 –Condominio ¨Las
Magnolias¨-Distrito de Breña, Provincia de Lima , a Ud., con
respeto digo:

Que, mediante Resolución de la Contraloría General Nº 320-2006-CG

(numeral 4.6-Archivo Institucional), este organismo dispuso que todas las entidades
públicas implementen políticas y procedimientos de archivos adecuados para la
preservación y conservación de documentos, asimismo, mediante Resolución
Jefatural Nº 292-2008-AGN/J y la Directiva Nº 001-2013- AGN-DNDAAI ,el Archivo
General de la Nación, exige también, la elaboración de un Plan de Prevención de
Siniestros de Archivos y la Aplicación de los Procedimientos Técnico-Archivísticos para
Municipalidades y Entidades Públicas, con carácter obligatorio y bajo responsabilidad
administrativa.

Es en este contexto jurídico, que presento a su despacho, el Sistema

Informático: Sistema de Registros Documentarios (SISDOC) , que
básicamente AUTOMATIZA LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS, es decir:

 La Organización de los documentos.

 La Transferencia de los archivos
 La Eliminación de archivos.
 Los Servicios de Información (consulta interna y externa).

Logrando la reducción de costos, tiempo, espacios y sobre todo una total conservación
de la información contenida en los documentos que son parte de la dinámica de la
gestión pública.

Adjunto:

-Especificaciones Técnicas.

Por lo tanto: Sírvase atender mi pedido por ser de acuerdo a

ley.
 Chiclayo, 29 de noviembre del 2016.

Ing. LUIS A. MANAYAY ASENJO

Ruc N°10418857761

ESPECIFICACIONES TECNICAS
 SISTEMA DE REGISTROS DOCUMENTARIOS

(SISDOC)
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

 Esta solución usará una arquitectura cliente/servidor de acceso web.

 Desarrollado en Leguaje de programación PHP.
 Servidor de base de datos MySQL.
 El Sistema de información posee capacidad de subida y descarga de
documentos escaneados y documentos digitalizados desde conexiones
FTP.
 La solución ofrecida garantiza la integridad en la información evitando
duplicidad en los datos ingresados.
 Compatibilidad con sistemas operativos: Windows.
 Acceso Web.

ORGANIZACIÓN Y CATALOGACIÓN DE DOCUMENTOS:

 Los índices de búsqueda y las rutas de los documentos digitalizados se

almacenan en la base de datos.
 Los documentos escaneados van a un directorio asociado a una cuenta
FTP.
 Permite un registro de datos relacionados a los archivos, para facilitar su
búsqueda.

BUSCADOR:

 Permite la búsqueda simultánea por los distintos elementos que se han

registrado junto con el documento.

DOCUMENTACION:

 El sistema cuenta con la documentación técnica para la comprensión de su

funcionamiento al personal técnico.
 La documentación del sistema debe contener como mínimo: Manuales de
Usuario Final los cuales deben de estar en español.
SEGURIDAD:

 Acceso por Usuario/Password.

 El sistema hace uso de encriptación para los passwords.
 Provee la AUDITORIA de los ingresos al Sistema.

ASISTENCIA TÉCNICA:

- Servicio de asistencia técnica por un espacio de seis (06) meses.

CAPACITACIÓN DE USUARIOS:

Se contemplará la capacitación de hasta 2 personas con perfil de usuario

final/operador.

Se contemplará la capacitación de hasta 2 personas con perfil de

administrador.

Duración: 01 semana.

ACCESO AL SISTEMA

 Existen perfiles del usuario que permitan definir a cada usuario los permisos
con que cuenta para realizar consultas y los niveles de detalle a los que
tienen acceso.
 Los passwords de usuario son entregados y modificados por el
administrador del sistema.

CONDICIONES GENERALES

 Los precios no incluyen el costo por equipamiento y licencias de software

base. Las estaciones de trabajo deben contar con el sistema operativo MS
Windows XP/7/8 y Servidor Web, Base de datos y FTP.
 Asimismo, la organización debe contar con todos los requerimientos de
hardware y equipos de comunicación para el soporte a la base de datos y
aplicativos web.
ENTREGABLES

 Script Base de datos.

 Programa (archivos.php).
 Manual de Usuario
 Documentación Técnica (Metodología Análisis de Procesos)

"Año de la Consolidación del Mar de Grau" ¨

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SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ATE

LUIS ALBERTO MANAYAY ASENJO, con DNI N°

41885776 con Ruc N°10418857761, con e-mail
luismanayay@hotmail.com,con Nº de celular 943020207,
con domicilio legal y procesal en el Jr. Chamaya Nº 276 –
Dpto. N° 11-Torre 04 –Condominio ¨Las Magnolias¨-
Distrito de Breña, Provincia de Lima, a Ud., con respeto
digo:

Que, mediante Decreto Supremo N° 001-2000-JUS, se aprobó el reglamento

sobre la aplicación de las normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en
materia de archivos de documentos e información a entidades públicas y privadas.

Que, la ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado expresa en su

artículo 4° inciso a), que el proceso de modernización implica la obtención de mayores
niveles de eficiencia, sobre todo el servicio a la ciudadanía.

Es en este contexto jurídico, que presento a su despacho, el SERVICIO DE

DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS, con la finalidad que su representada logre mayores
niveles de eficiencia con el uso de archivos digitalizados que implica básicamente:

 Una adecuada conservación de la información.

 Acceso rápido a la información.
 Seguridad en los procedimientos de acceso de la información.

Logrando pues, la reducción de costos, tiempo, espacios y sobre todo una total
conservación de la información contenida en los documentos que son parte de la
dinámica de la gestión pública.

Adjunto:

-Especificaciones Técnicas y cotización.

Por lo tanto: Sírvase atender mi pedido por ser de acuerdo a

ley.

Chiclayo, 29 de noviembre del 2016.

 Ing. LUIS A. MANAYAY ASENJO

Ruc N°10418857761

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Servicio de Digitalización de Documentos

Información detallada del producto Servicio de digitalización de

documentos

Resulta determinante conocer la capacidad de producción a partir de los

tiempos, necesidades y por el número de imágenes a digitalizar por proyecto,
con diferentes tipos de soluciones tanto para formatos y tamaños de papel así
como de extracción de datos, considerando según el caso, tiempos de análisis,
instalación, curva de aprendizaje y constancia de producción, por personal
calificado en todas las etapas y procesos involucrados de cada proyecto.

Nuestra capacidad de producción es:

Contamos son un hardware que digitaliza de ambas caras del documento con
detección de páginas blancas sin eliminación de las mismas determinada por la
evaluación del proceso sino hasta su valoración por personal calificado para el
rescate de algún posible sello o firma, pudiendo ser esta documentación
eliminada o no según las características específicas por proyecto.

Validación de Imágenes

Se verifica imagen por imagen para poder asegurar la calidad y contenido de

cada una, en el caso que alguna no cumpla con las expectativas esta se
volverá a digitalizar.

Del personal

Contamos con personal con experiencia en digitalización quienes laboran en

forma continua, de una forma personalizada, profesional y honrada.

01 supervisor.
Alcance del trabajo

El trabajo que se llevará a cabo con la entidad y comprenderá:

1. La organización de todo el archivo físico existente que

implica:
 Establecer criterios uniformes en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y
signar los documentos de cada unidad orgánica de la
entidad.
 Facilitar la rápida recuperación de la información.
 Mantener organizada documentación de manera
integral y orgánica como producto de las actividades.

1. La digitalización de todo el archivo físico existente (abarcando

un período que va desde (por definir) hasta la fecha (por definir)
de acuerdo a lo informado en oportunidad de la primera visita que
se efectuara) y ubicado en la Almacén que se nos mostrará
oportunamente, sito fuera de las instalaciones de la entidad.

2. La seguridad y administración física/digital de la

documentación a partir de:

 La base de datos que se estará generando.

 El banco de imágenes producto de la digitalización.
 Sumilla: CONSULTORÍA PARA EL ORDENAMIENTO Y
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS incluye
(Diagnóstico Situacional, Elaboración del Programa
de Control Documental del Archivo).

SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ATE

LUIS ALBERTO MANAYAY ASENJO, con DNI Nº

41885776, con RUC Nº 10418857761, con email:
nestor_manayay@hotmail.com, con domicilio legal
en el Jr. Chamaya Nº 276 –Dpto. N° 11-Torre 04 –
Condominio ¨Las Magnolias¨-Distrito de Breña,
Provincia de Lima, a Ud. Con respeto:

Que, siendo la política de Modernización de la

Gestión del Estado (Ley Nº 27658, literales d) y f) del artículo 5º) unos de los
fines del servicio público, que implica la simplificación e integrar la función
organizacional, así como brindar un mejor y eficiente servicio a la comunidad.

Ofrezco los servicios de consultoría individual,

para realizar el ORDENAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS
que incluye el Diagnóstico situacional, así como la elaboración del Programa de
Control Documental (PCD) del Archivo de la Institución que Ud. Representa.

Estos instrumentos de gestión son básicos para

el inicio de un proceso de optimización, unificación y modernización progresiva
de los archivos, como parte Proyecto de Digitalización y Automatización de
Documentos, en concordancia con la Directiva Nº 001-2013-AGN-DNDAAI,
expedida por el Archivo General de la Nación.

Adjunto:

1.- Términos de referencia.

Chiclayo, 29 de noviembre del 2016

LUIS A. MANAYAY ASENJO

 Ing. Sistemas

TERMINOS DE REFERENCIA

El Ordenamiento y Clasificación de Archivos Físicos consistirá en el estudio de

las funciones y actividades de la Dependencia en sus diferentes áreas para
identificar y describir sus series documentales, basándose en el ROF, MOF de
la Municipalidad, Directivas Internas, así como en los dispositivos legales
posteriores a la publicación de los mismos.

1.- METODOLOGIA DE TRABAJO

1. Diagnóstico situacional de los archivos (de gestión y/o periféricos) de la

Institución.

2. Identificación de las series documentales en los archivos de la Municipalidad,

basándose en el ROF, MOF de la entidad así como de las series documentales
que hayan surgido de dispositivos legales posteriores a la publicación de los
mismos.

Asimismo, la realización de la codificación de las series documentales de

acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental, establecido por las Directivas
emitidas por el AGN.

3. Elaboración del Programa de Control Documental de los archivos,

describiendo las características de las series documentales y el proceso de
Transferencia de los documentos( cronograma) de acuerdo a los plazos de
retención de los documentos estipulados en la Directiva antes mencionada.

2.- ENTREGABLES

2.1.- Diagnostico situacional del archivo, el cual deberá abarcar por cada
Unidad Orgánica, Sub unidad u oficina los siguientes rubros:

• Documentos de Gestión Archivística: Permitirá conocer el desarrollo

archivístico de la Municipalidad.

• Personal: Describirá la cantidad, calidad y necesidades de capacitación

del personal.

Informe y sustentación con referencia a la capacidad del personal de la

Municipalidad para realización la organización, ordenamiento y
 modernización del acervo documental de la misma, y si será necesario
contratar más personal o los servicios de un tercero para tal fin.

• Local y Equipo: Facilitará el conocimiento del nivel de seguridad e

integridad que brinda el Archivo de Gestión –Periféricos de la
municipalidad a sus documentos. Es decir precisar si el(los) local(es)
actual(es) reúne(n) las condiciones para la correcta organización,
ordenamiento y conservación de los documentos, así como las
consideraciones adicionales que considere pertinentes.

• Fondo documental: En éste rubro se realizará el análisis técnico

archivístico de los documentos del archivo.

• Conclusiones y recomendaciones: Indicará la síntesis de los rubros

analizados y las medidas correctivas a tomar; asimismo deberá elaborar
el resumen consolidado de la cantidad del acervo documental en metros
lineales por cada Unidad Orgánica, Sub Unidad u Oficina de la
Municipalidad.

El diagnóstico deberá ser entregado en tres (03) ejemplares impresos y

en tres (03) ejemplares en formato digital.

2.2.- Programa de Control Documental, que incluirá el Inventario de series

documentales y la tabla de retención de documentos, de acuerdo a lo
estipulado en la Directiva Interna de la municipalidad.

2.3.- Directiva para los procedimientos de la gestión del Archivo

Documental de la entidad.

2.4.- Directiva para la Prevención de Siniestros por Incendio en Archivos,

en acorde con la Directiva Nº 01-2008-AGN/DNAH-DC.

2.5.-Inventario.

3.- CAPACITACIÓN E INFORMES

Entrega de un único informe a los treinta (60) días calendario de iniciado el

servicio, conteniendo los entregables indicados en el numeral 2 del presente
documento.

Asimismo, deberá ofrecer un taller en administración y modernización de

archivos para tres (03) participantes designados por la entidad, en el que
además se explicarán las actividades y la metodología utilizada para el
desarrollo del trabajo objeto de ésta consultoría, incluyendo el contenido del
taller, con la propuesta y su duración.
4.- PLAZO DE EJECUCION

El servicio de consultoría tendrá una duración de 60 días hábiles, a partir de la

firma del contrato.

La Municipalidad, tendrá un plazo máximo de 05 días hábiles para la revisión y

aprobación del informe del consultor.

5.-COORDINACION Y SUPERVISION

La Municipalidad, es la encargada de la coordinación y supervisión del estudio,

así como de proporcionar al consultor la información y las facilidades para el
desarrollo del trabajo materia de la contratación.
 Año de la Consolidación del Mar de Grau¨

Chiclayo, 29 de noviembre del 2016

Asunto: Cotización de Cajas Archivadoras

SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ATE

Presente.-

De mi mayor consideración:

_______________________________________________________________

Tengo el agrado de dirigir la presente para saludarlo y a la vez solicitarle se

sirva evaluar nuestra propuesta económica para la adquisición de:

1. Cajas Archivadoras.

Agradeciendo la atención a la presente.

Adjunto: Cotización.

Atentamente,

______________________________

LUIS ALBERTO MANAYAY ASENJO

RUC N° 10418857761
Dirección Jr. Chamaya Nº 276 –Dpto. N° 11-Torre 04 –Condominio ¨Las Magnolias¨-
Distrito de Breña, Provincia de Lima.

CAJAS ARCHIVADORAS DE CARTON

IMPORTADO Y TROQUELADO

LAS CAJAS ESTÁN DISEÑADAS PARA GUARDAR PORTA

ARCHIVOS LOS CUALES PUEDEN ENTRAR 05 ARCHIVADORES
DE PALANCA (LOMO ANCHO), TAMBIÉN SON UTILIZADOS EN
DIFERENTES OCASIONES SEGÚN LOS CLIENTES CREAN
CONVENIENTE, SUS DETALLES SON:

 CARTON IMPORTADO (CARTON VIRGEN).

 ES TROQUELADO CON ONDAS.

 EL GROSOR E 900CK.

 LAS MEDIDAS SON 46.0 cm (largo) X 36.0 cm (alto) X 28.0 cm

(ancho) -medidas externas.

 MODELO BAUL CON TAPA SEPARADA.

 TIENE AGARRADORES EN AMBOS LADOS.

 IMÁGENES DE ESPECIFICACIONES Y DISEÑO

36 cm

28 cm

46 cm