 Archivos administrativos

Definición:
Según Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en “oficinas que
inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en
muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario.
Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema
clasificatorio” determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.

Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se
encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de
completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo
administrativo también se le llama archivo vivo. (Grupo Iberoamericano de tratamiento de
Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística. p. 10.)

Funciones:
- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante su periodo
de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas.
- Asegurar la transferencia periódica de los documentos que ya no son de uso corriente por
parte de las oficinas.
- Facilitar y agilizar la ubicación de los documentos.

Organización:
Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se
debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series
documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un
orden cronológico de los documentos.

Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los

documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición
de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Importancia:
Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar
los documentos activos que están en trámite, y controlar la masa documental generada por
los organismos, por ello es primordial establecerle a los documentos un destino, es decir,
ordenarlo y clasificarlos bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos
documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya establecidos al
archivo intermedio.
Definición de Organización
Definición de Organización Desde Distintos Puntos de
Vista:
 Para Simón Andrade Espinoza, la organización es "la acción y el efecto de articular, disponer y
hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin
concreto" [1].
 Según Alexei Guerra Sotillo, la "organización es, a un mismo tiempo, acción y objeto. Como acción,
se entiende en el sentido de actividad destinado a coordinar el trabajo de varias personas, mediante
el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una de ellas, así como la estructura
o maneras en que se relacionarán en la consecución de un objetivo o meta. Como objeto, la
organización supone la realidad resultante de la acción anterior; esto es, el espacio, ámbito
relativamente permanente en el tiempo, bajo el cual las personas alcanzan un objetivo
preestablecido" [2].
 Para Ferrell, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la "organización consiste en ensamblar y coordinar
los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr
las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organización, especificar las
responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y
crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito" [3].
 Según la American Marketing Association (A.M.A.) la organización "cuando es utilizada como
sustantivo, implica la estructura dentro de la cual, las personas son asignadas a posiciones y su
trabajo es coordinado para realizar planes y alcanzar metas" [4].
 El Diccionario de la Real Academia Española, en una de sus definiciones, menciona que la
organización es una "asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de
determinados fines" [5].

Entonces, teniendo en cuenta y complementando las anteriores propuestas, planteo la siguiente definición de
organización, para cada uno de los siguientes casos: 1) como entidad y 2) como actividad:

1. Como entidad:

Una organización es un sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos,
financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un
conjunto de normas, logren determinados fines.

Por ejemplo: Una organización sin fines de lucro (una ONG) o con fines de lucro (una empresa).
2. Como actividad:

La organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos,

financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines
propuestos.

Por ejemplo: La organización de una empresa para que ofrezca productos de valor y sea competitiva
en el mercado o la organización de un evento para el lanzamiento de un nuevo producto.