4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

South Dakota Association for Middle Level Education 
Constitution and Bylaws 
 
 
ARTICLE I 
NAME 
The name of this organization shall be South Dakota Association of Middle Level Education 
(SDAMLE), hereinafter referred to as SDAMLE or the Association. 
 
 
ARTICLE II 
PURPOSE 
SDAMLE is a professional education association with membership open to all educators and 
other stakeholders committed to the development of quality programs which serve the needs of 
young adolescents (10 ­ 15). SDAMLE is the source of ideas, information, and support for 
middle level educators in South Dakota. It is organized exclusively for educational purposes 
within the meaning of Section 503(c) (3) of the Internal Revenue Code. 
 
Section 1.  Mission 
SDAMLE is dedicated to improving the educational experiences of all students ages 10 
to 15 by providing vision, knowledge, and resources to educators and leaders. 
 
Section 2.  Vision 
SDAMLE is the leading organization in South Dakota advancing the education of all 
students ages 10 to 15, helping them succeed as learners and make positive contributions 
to their communities and to the world. 
 
Section 3.  Values 
We believe that every young adolescent… 
● Has the capacity to learn, grow, and develop into a knowledgeable, reflective, 
caring, ethical, and contributing citizen. 
● Must have access to the very best programs and practices a school can offer. 
● Must be engaged in learning that is relevant, challenging, integrative, and 
exploratory. 
● Faces significant life choices and needs support in making wise and healthy 
decisions. 

Adopted July 2017 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 1/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

● Thrives academically, socially, and emotionally in a democratic learning 
environment where trust and respect are paramount and where family and 
community are actively involved. 
● Deserves educators who are prepared to work with this age group, who are 
themselves lifelong learners and committed to their own ongoing professional 
development and growth. 
Therefore, we proudly dedicate ourselves to creating the best middle grades educators 
while serving as active advocates for all young adolescents. 
 
Section 4.  Goals 
1. To represent middle level education in all facets in the state of South Dakota. 
2. To sponsor workshops, conferences, and educational activities for middle level 
educators, parents, and other stakeholders which focus on the unique social, 
emotional, intellectual, physical and moral needs of young adolescents. 
3. To provide information to people outside the organization regarding the middle level 
philosophy, which recognizes the uniqueness of young adolescents and the need for 
developmentally appropriate learning experiences. 
4. To provide a support network for those involved in middle level education. 
5. To recognize outstanding middle level educators in South Dakota. 
 
 
ARTICLE III 
MEMBERS 
Section 1.  Membership. 
Membership in SDAMLE shall be open to anyone (active educators, retired educators, 
pre­service educators, and other stakeholders) interested in the education and well­being 
of the young adolescent (10 ­ 15). Conditions and rights of membership shall be 
established by the Board.   
 
Section 2.  Annual Membership Fee 
The Board shall establish the annual membership fee for institutions and individuals.  
 
Section 3.  Meetings 
Meetings may be held anywhere within or outside of South Dakota as set by or under the 
direction of the Board. 
 
 
 
 
 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 2/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

Section 4.  Annual Meeting 
The annual business meeting shall be held as part of the SDAMLE annual conference of 
which notice shall be sent to all members not fewer than thirty (30) days preceding the 
conference. The purpose of the meeting shall be: 1) adopt resolutions, 2) hear concerns of 
the membership, and 3) act upon any business of SDAMLE.  
 
Section 5.  Special Meetings 
Special meetings of the membership may be called by the Board or upon petition of 
twenty­five percent (25%) of the members in good standing. Notice of a special meeting 
shall be given not less than thirty (30) days preceding the meeting and shall include the 
purpose for which the meeting is called.  
 
Section 6.  Voting 
Voting rights shall be granted to those members who are in good standing, are employed 
by a district in South Dakota, and are licensed in South Dakota. A quorum shall consist of 
the voting members in good standing present at such meeting. Unless otherwise provided, 
a majority vote of the members present is necessary for passage. No member shall vote 
by proxy. 
 
Section 7.  Proceedings 
The rules contained in the latest edition of Robert’s Rules of Order shall govern 
SDAMLE in all cases to which they are applicable and in which they are not inconsistent 
with this constitution and any bylaws or special rules of order SDAMLE may adopt. 
 
Section 8.  Personal Gain 
No part of the assets of the Association shall inure to the benefit of, or be distributed to, 
its members or other private persons except to pay reasonable compensation for services 
rendered. 
 
Section 9. Operations Limitations 
SDAMLE shall not become involved in any activity which would jeopardize its exempt 
status from federal income tax or jeopardize contributions which are deductible under the 
Internal Revenue Code. 
 
 
 
 
 
 
 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 3/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

ARTICLE IV 
BOARD OF DIRECTORS 
Section 1.  General Power. 
The governing body of SDAMLE shall be the Board of Directors (“Board”). 
 
Section 2.  Number, Tenure, and Qualification of Board 
The Board shall be comprised of ten (10) members, including the officers. Members shall 
serve three­year terms and may be elected to serve a second consecutive term. Nominees 
to the Board must be a member of SDAMLE in good standing, employed by a district in 
South Dakota, a current practitioner of young adolescent learners (10 ­ 15 years old), and 
a licensed educator residing in South Dakota. 
 
Section 3.  Nominations 
Nominations for the Board of Directors shall be made by open call to members.  
 
Section 4.  Elections 
New members of the Board of Directors shall be elected by a majority vote of the current 
board members.  
 
Section 5.  Duties of the Board 
The Board shall: a) conduct the business of SDAMLE in the interim between annual 
meetings; b) establish policy for SDAMLE; c) approve the annual budget; d) interpret 
and rule on questions relating to the Articles of Incorporation, Constitution, and bylaws; 
e) collaborate with AMLE and other middle level associations/education associations; 
and f) perform such duties as may be necessary for the efficient functioning of SDAMLE. 
 
Section 6.  Meetings 
The board shall meet at least biannually (annual conference and summer summit). 
Meetings of the Board may be called by the President or by a majority of the Board. The 
Board may hold a meeting using authorized communication equipment. 
 
Section 7.  Quorum and Voting 
A simple majority of the Board of Directors shall constitute a quorum. Each Board 
member shall have one vote. No Board member shall vote by proxy. Unless otherwise 
provided, a majority vote of members present is necessary for passage. Expenditures 
require a majority vote of the Board. The Board may conduct a vote using authorized 
communication equipment. 
 
 
 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 4/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

Section 8.  Vacancies 
Should a Board position become vacant because of a resignation, neglect of duty, 
unavailability, or other cause, the board shall have the authority to fill the remainder of 
the unexpired term by a person elected by majority vote of the remaining members of the 
Board. 
 
Section 9.  Committees 
The Board is authorized to establish and empower such committees as it deems necessary 
to further the purpose of SDAMLE. All committees and committee members shall serve 
at the pleasure of the Board and shall be subject to the control of the Board.  
 
Section 10. Legislative or Political Activities 
The Board of Directors will seek opportunities to provide input to the legislature 
and Department of Education to ensure that decision­makers understand that students in 
the middle grades must have a developmentally appropriate education and must be taught 
by teachers who have specialized middle level licensure. SDAMLE may choose to 
support political candidates who are strong advocates for middle level education and 
young adolescents. 
 
 
ARTICLE V 
OFFICERS 
Section 1.  Officers 
The officers of SDAMLE shall be president, president­elect, treasurer, secretary and 
membership coordinator. 
 
Section 2.  Election of Officers 
Officers shall be elected by a majority of Board members present at the summer summit. 
 
Section 3.  Qualification, Terms, and Duties 
The officers will be selected from the members of the Board of Directors in good 
standing. These officers shall perform the duties granted herein and as prescribed by the 
Board. All officers shall serve a one year term and may be re­elected to consecutive 
terms. 
A. President ­­The President shall preside at all meetings of SDAMLE, 
appoint members of committee, and shall serve as an ex­officio member to 
all committees.  
B. President­Elect ­­The President­Elect shall succeed as the President in the 
following year. 
 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 5/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

C. Secretary ­­The Secretary shall keep minutes of all meetings and monitor 
all correspondence of SDAMLE. 
D. Treasurer ­­The Treasurer shall be responsible for the receipt, custody, and 
disbursement of SDAMLE’s assets. 
E. Membership Coordinator ­­The Membership Coordinator shall be 
responsible for maintaining the membership records and ensuring 
recruitment letters are sent and follow up contacts are made.  
  
 
ARTICLE VI 
AMENDMENTS 
This Constitution can be amended by: 1) a three­fourths vote of the Board or 2) three­fourths 
vote of the membership present at any duly convened SDAMLE meeting. 
 
 
ARTICLE VII 
BYLAWS 
The activities of SDAMLE shall be regulated by the bylaws. Such bylaws as may be deemed 
appropriate for the functioning of SDAMLE may be adopted by: 1) a simple majority vote of the 
Board or 2) by a simple majority vote of the membership present at any duly convened 
SDAMLE meeting. 
 
 
ARTICLE VIII 
INDEMNIFICATION 
Section 1.  Board, Officer, and Employee Indemnification  
To the fullest extent permitted by applicable law, SDAMLE shall indemnify each person 
who, by reason of being or having been a Board member, officer or employee of 
SDAMLE, is named or otherwise becomes or is threatened to be made a party to any 
action, suit, investigation or other proceeding, whether civil, criminal, administrative or 
otherwise in nature  against any and all costs and expenses, including attorney fees, 
judgments, fines, penalties, amounts paid in settlement, and other disbursements, actually 
and reasonably incurred by or imposed upon such person in connection with any action, 
suit, investigation or proceeding, or any claim or other matter herein, including any 
settlements thereof or any appeals therein, with respect to which such person is named, 
otherwise becomes or is threatened to be made a party by reason of being or at any time 
having been a Board member, officer, or employee of SDAMLE, or by being or at any 
time having been, at the direction or request of SDAMLE, a Board member or officer of 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 6/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

or fiduciary for any other corporation, partnership, trust, venture or other entity or 
enterprise including any employee benefit plan. 
 
Section 2. Additional Indemnification 
By action of the Board of Directors, SDAMLE may indemnify any other person subject 
to the same terms, conditions and limitations set forth in Section 1 of this Article. 
 
 
ARTICLE IX  
DISSOLUTION 
Upon the dissolution of the Association, the Board of Directors shall, after paying or making 
provision for the payment of all liabilities of the SDAMLE, dispose of all the assets of SDAMLE 
to such organization or organizations operated exclusively for educational purposes and are 
exempt under the codes of Internal Revenue Service. Any assets not so disposed of shall be 
disposed of by the Court of Common Pleas in the country in which the principal office of 
SDAMLE is then located. The jurisdiction of the court shall prevail in the disposition of the 
assets of SDAMLE, with the guidance of the Board of Directors. 
 
 
ARTICLE X 
CONDITIONS OF CONSTITUTION 
This constitution supersedes any and all previous constitutions and takes effect immediately 
following a ratification vote.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 7/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

BYLAWS 
 
 
ARTICLE I 
NAME 
  
 
ARTICLE II 
PURPOSE 
 
Section 1.  Mission 
 
Section 2.  Vision 
 
Section 3.  Values 
 
Section 4.  Goals 
 
 
ARTICLE III 
MEMBERS 
Section 1.  Membership. 
The annual membership year shall begin on July 1 and run through June 30 of the 
following year.  
 
Section 2.  Annual Membership Fee 
Institutional membership fees shall be based on the district’s boys basketball 
classification according to the SDHSAA. 
AA school  =  $150.00 
  A school  =  $100.00 
  B school  =   $75.00 
                   Intermediate school  =   $75.00 
Individual  =  $20.00 
  College student  =  $10.00 
 
Section 3.  Meetings 
  
Section 4.  Annual Meeting 
 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 8/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

 
Section 5.  Special Meetings 
  
Section 6.  Voting 
 
 
ARTICLE IV 
BOARD OF DIRECTORS 
Section 1.  General Power. 
 
Section 2.  Number, Tenure, and Qualification of Board 
Any term limited Board member may be appointed by a majority of the Board of 
Directors to fill a vacancy on the Board if there are no qualified applicants. A Board 
member who, due to a job change, is no longer a practitioner of young adolescents may 
continue to serve on the Board until the next summer summit where the Board will 
appoint a replacement in accordance with the Constitution and bylaws. 
 
Section 3.  Nominations 
Nominees must complete an application to be considered for the Board.   
 
Section 4.  Elections 
 
Section 5.  Duties of the Board 
 
Section 6.  Meetings 
The Board shall meet on the second Wednesday of each month via Google Hangouts 
during the school year.  
 
Section 7.  Quorum and Voting 
 
Section 8.  Vacancies 
 
Section 9.  Committees 
 
Section 10. Legislative or Political Activities 
 
 
 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 9/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

ARTICLE V 
OFFICERS 
Section 1.  Officers 
 
Section 2.  Election of Officers 
 
Section 3.  Qualification, Terms, and Duties 
A. President 
B. Secretary 
C. Treasurer 
  
 
ARTICLE VI 
AMENDMENTS 
 
 
ARTICLE VII 
BYLAWS 
 
 
ARTICLE VIII 
INDEMNIFICATION 
Section 1.  Board, Officer, and Employee Indemnification  
 
Section 2. Additional Indemnification 
 
 
ARTICLE IX  
DISSOLUTION 
 
 
ARTICLE X 
CONDITIONS OF CONSTITUTION 
 
 
 
 
 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 10/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

ARTICLE X 
OTHER BYLAWS 
 
Section 1. AMLE Affiliate  
SDAMLE shall maintain domestic nonprofit status with the state of South Dakota (and 
the Internal Revenue Service if necessary) and shall complete any annual 
report(s)/paperwork as required by the South Dakota Secretary of State and/or the 
Internal Revenue Service. 
 
Section 2. AMLE Affiliate  
SDAMLE shall maintain affiliate status with AMLE. 
 
Section 3. Insurance 
SDAMLE shall carry commercial general liability coverage and commercial crime 
coverage. 
 
Section 4. Conflict of Interest Disclosure 
Board members should disclose their involvement with SDAMLE to their 
superintendent/principal/district according to their district's policy and South Dakota state 
law.  
 
Section 5. Corporate Sponsors and Partners 
Board members have the power to solicit corporate sponsors and partners. Partners are 
defined as organizations providing in kind support or those who are aligned in mission, 
vision, values, and goals of SDAMLE.  
 
Section 6. Awards and Grants 
Applications and nominations will be opened in December and due in January. Winners 
will be announced at the annual meeting in March. Grant and award applicants must be 
individual members or individuals from member schools. Nominations for the 
Outstanding Middle Level Educator (OMLE) must come from member schools 
(submitted by principal of member school). All award and grant recipients must be 
individual members individuals from member schools. Current Board members are not 
eligible for consideration for any SDAMLE awards and grants. 
 
 
 
 
 
 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 11/12
4/23/2019 SDAMLE Constitution & By-Laws - Google Docs

Section 6A. SDAMLE OMLE 
Each institutional member (school) may submit one nominee. The nominee shall 
be submitted by the principal. Horace Mann shall serve as the partner with 
SDAMLE for the OMLE. Horace Mann will provide the annual award to provide 
to the winner and Horace Mann and/or SDAMLE will provide a nominal prize to 
the OMLE recipient.  
 
Section 6B. SDAMLE “This We Believe” Award for Best Practices 
SDAMLE shall provide (1) award of five hundred dollars ($500) for 
implementing the "This We Believe" middle school philosophy. Winners will be 
expected to submit information regarding the process, project, or activity to be 
shared on our website . 
 
Section 6C. SDAMLE Innovation Grant 
SDAMLE shall provide one (1) grant of five hundred dollars ($500) for 
innovation in the classroom. Winners will be expected to submit information 
regarding the process, project, or activity to be shared on our website . 
 
Section 6D. SDAMLE Scholarship 
SDAMLE shall provide two (2) scholarships of two hundred fifty dollars ($250) 
for a current undergraduate student in a South Dakota university with a declared 
education major.  
 
Section 7. Book Studies 
The compensation for conducting a book study under the auspices of SDAMLE shall be 
five hundred dollars ($500). 
 
Section 8. Board Reimbursement 
Board members shall be reimbursed for mileage and meals at the state rate and for actual 
lodging expenses when attending the SDAMLE annual conference, SDAMLE summer 
summit, and other Board approved functions when representing SDAMLE. 
 
 
 
July 2017 
June 2018 

https://docs.google.com/document/d/1aqkCtMd_h2A9CBnYLG4I5UIVipjD1YcY3PaSSq_6DmE/edit 12/12