¿En qué tipo de archivo se conservan los documentos?

a) Los documentos se conservan en un archivo de gestión mientras se encuentran en trámite o son

utilizados frecuentemente por la oficina productora; en el archivo central o intermedio durante el
tiempo que sean válidos los plazos de retención obligatorios c) finalice la prescripción legal o periodo de
vigencia.
Los documentos de valor permanente se conservan en un archivo histórica,
¿Con la autorización de eliminación notificada por el AGN la entidad productora procede a eliminar?
a) No. La Comisión de Eliminación del AGN coordina con la entidad productora para realizar el retiro de los
documentos, a partir de ese momento el ACN procede a su comercialización.
b) El Archivo Regional hace lo propio en caso de proceder la eliminación.
¿Cómo se destruyen los documentos autorizados para su eliminación?
a) La destrucción de los documentos dependerá de las características de los documentos y de sus soportes.
b) Cuando se trate de información relevante contenida en los documentos la eliminación garantizará la de
la misma y de sus soportes reciclando los materiales.
c) Por motivo se incinerarán los documentos.
¿Cuáles son los factores de producción de los documentos?
a) Complejidad de la gestión administrativa.
b) Crecimiento de la actividad económica.
c) Incremento de la población.
d) Desarrollo de las tecnologías de la información y comunicaciones (TICs)
e) Creación de documentos unos nuevos soportes
f) Procedimientos administrativos básicamente escritos (seguridad jurídica).
¿Qué problemas inmediatos surgen cuando no se aplica el proceso archivístico de selección o valoración de
documentos?
a) Se dificulta el mantenimiento y manejo de documentación.
b) Se necesitan locales cada vez más grandes, siempre insuficientes.
c) Más gastos en: mantenimiento de locales, conservación o medidas de prevención, muebles equipos,
personal.
La disminución del volumen documental es esencial porque se descongestionan los archivos y quedan los
documentos verdaderamente valiosos y útiles para la toma de decisiones. Por tanto, el servicio y uso de los
documentos será más eficiente.
¿Por qué es necesario un sistema de gestión documental?
Un Sistema de Gestión Documental optimiza el servicio de documentos. La utilización de la informática, no
siendo imprescindible para contar con un sistema de gestión de gestión de documentos, es una herramienta
valiosa porque facilita el control de los documentos desde su creación, producción, circulación, almacenamiento
y recuperación, en cualquier tipo de soporte, hasta su destino final. Para la implementación de un sistema de
gestión de documentos electrónicos de archivo se requiere trabajar con equipos multidisciplinarios.
¿Por qué es necesario que en cada organización se apruebe un Plan de Prevención contra Siniestros?
Porque un siniestro provoca grandes pérdidas de documentos, en algunos casos irrecuperables. (Luis Guillermo
Núñez Soto, especialista y docente en Conservación de Documentos)
¿Qué comprende un Plan de Prevención contra Siniestros?
Comprende: identificación de riesgos, acciones de prevención, puesta ante un siniestro y recuperación de
documentas siniestrados (Ibídem, Núñez Soto)
¿Por qué se requiere un Plan de conservación?
Porque con un Plan de Conservación se identifica y se enfrenta las reales necesidades de conservación de un
archivo, (Ibídem, Núñez Soto)
¿Qué es un Plan de Conservación?
Es identificar los factores de deterioro que afectan a documentos y desarrollar una propuesta de superación de
esos problemas. (Ibídem, Núñez Soto)
PROPUESTAS DE MEJORA AL SISTEMA
Desde muchos años atrás el AGN viene atravesando por una serie de carencias, principalmente presupuestales
y de personal especializado suficiente. Para atender el SIXTA a nivel nacional requiere mejorar sustancialmente
ambos componentes, solo optimizándolos podrá asumir el rol que le compete. como conductor y responsable.
de la protección de los archivos de las entidades públicas del país, y atender otra área tan importante como son
los archivos históricos.
En ese panorama cualquier propuesta de mejora exige iniciar un ajuste progresivo de diversas acciones, algunas
de las cuales mencionamos a continuación:
Contar con e] presupuesta que, por un lado le permita atender los documentos en custodia en todos sus
aspectos: mejora de ambientes, aplicación de procesos técnico-archivísticos, medidas de prevención y
conservación, aplicación de tecnología informática, medidas de seguridad para evitar el hurto de valiosos
documentos históricos de los últimos años, lo que incluye persona] de seguridad, cámaras de vigilancia
controles que coadyuven a brindar la seguridad necesaria en los repositorios de los ambientes del AGR.