DOCUMENTOS CONTABLES

ACTIVIDAD EN CLASE

1. ¿QUE SON DOCUMENTOS CONTABLES?

2. ¿COMO SE CLASIFICAN LOS DOCUMENTOS CONTABLES?

3. ¿CUALES SON LOS DOCUMENTOS CONTABLES MAS USADOS?

4. ¿CUALES SON LOS DOCUMENTOS NO CONTABLES? HAGA UN

LISTADO DE AL MENOS 5 DE ESTOS.
Tipos de documentos contables
Todos los documentos de tipo contable sirven de respaldo a transacciones que realiza la empresa y
se utilizan en la contabilidad, para calcular ingresos, egresos y patrimonios; sin embargo, es
importante que dentro de los documentos contables identifiques dos categorías: documentos
contables internos y documentos contables externos; a continuación te nombramos algunos
ejemplos de estos documentos.

Tipo de documentos contables internos:

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la
contabilidad; dentro de ellos están:

 La factura de venta;
 recibos de cobro;
 presupuestos;
 vales;
 recibos de pago, entre otros.

Tipos de documentos contables externos:

Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad de las empresas, pero la
diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son elaborados por otra empresa o por
otro servicio que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna de la compañía. Algunos
de los ejemplos de documentos contables externos son:

 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;
 factura de compra, entre otros.

Ahora bien, es importante que sepas que existen otros tipos de documentos denominados no
contables, que a pesar de que también juegan una parte importante en la contabilidad, su rol no es
activo, debido a que son de carácter informativo; incluso, algunas personas deciden llamar a este
tipo de documentos contables como documentos empresariales informativos, ya que a pesar de que
son importantes y respaldan muchas transacciones, solamente sirven para soportarlas, es decir que
brindan información y detalles útiles para llevar a cabo ciertas contabilidades, pero no para efectuar
procedimientos contables.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener
un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están organizados en carpetas
contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información, en ellas se aplica el
filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición
esté dentro de ese periodo.
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE
Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican en:
 Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej. facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
 Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
 Documentos que se archivan y generan registró: como la factura, la nota débito, la nota
crédito, el ticket, los recibos, el pagaré, el cheque y la nota crédito bancaria.
 Documentos que sólo se archivan: como son la orden de compra, la nota de venta, el remito y
el resumen de cuenta.
DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS
En la actualidad los documentos contables más usados son:
El cheque
La letra de cambio
El pagare
Factura cambiaría
C.D.T
Bonos
EL CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
"beneficiario". Es utilizado para pagar, sin la necesidad de utilizar físicamente dinero.

LA LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio denominada en nuestro país "giro", es un documento mercantil que contiene una
promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha
de vencimiento. Constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador,
manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad
determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.

EL PAGARÉ

Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente
para obtener recursos financieros. Es un documento escrito mediante el cual una persona se
compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha
acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden
transmitir a un tercero.

Factura Cambiaría
Factura Cambiaría La factura cambiaría de compraventa es otra clase de titulo valor, la cual es
expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al comprador o beneficiario del servicio, en la
cual está estipulado el valor que el comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho
pago.

C.T.D
El CDT (Certificado de Deposito a Término) es un titulo valor que emite un banco a un cliente que ha
hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir el CDT.
El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser como mínimo de 30
días.
El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al momento de constituir
el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a 360 días el banco no lo pagará ni podrá ser
obligado a pagarlo hasta tanto se venza dicho término.
El CDT puede ser negociado o endosado.
Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un CDT.
La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del monto del CDT.
Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al vencimiento del título valor junto
con el capital.
Un CDT puede ser renovado de forma automática
Los rendimientos financieros de los CDTs están sometidos a Retención en la fuente a una tarifa del
7% (10% sobre el 70% del pago o abono en cuenta por concepto de rendimientos financieros).
El rendimiento financiero que se paga por un CDT es superior al que paga una cuenta de ahorros.

Bonos
Un bono es un certificado de deuda, es decir una promesa de pago futura documentada en un papel,
que determina el monto, plazo, moneda y secuencia de determinados pagos. Dicho de otro modo,
los bonos son una obligación que compromete al deudor a pagar una suma determinada en una
fecha fija, y al abono de intereses sobre su valor nominal al porcentaje que el documento indique.

Las cuentas de obligaciones por pagar aparecen en el balance como pasivo fijo. Es un valor de renta
fija. Su valor de vencimiento de la inversión conocido y constante. Estas son obligaciones emitidas a
plazos mayores de un año.

Normalmente, el comprador del bono obtiene pagos periódicos de intereses y cobra el valor nominal
del mismo en la fecha de vencimiento, mientras que el emisor recibe recursos financieros líquidos al
momento de la colocación.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

Son aquello documentos relacionados principalmente con la operación de compras

Estos son algunos de ellos :

LA COTIZACIÓN
La cotización es: Es la acción o efecto de cotizar, algo, algunas, muchas o pocas cosas.
Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un
documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar
(poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término
suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé
con Lautaro para que me pase la cotización pero aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me
dejó sin palabras”.
Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en
un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se
hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de
las órdenes de compra y de venta de ese título y también puede estar regulada por el Estado: “El
gobierno no dejará que la cotización del dólar supere los cinco pesos”, “El contador está preocupado
por la pobre cotización de los títulos de la empresa”, “Si la cotización de las acciones sigue subiendo,
nos haremos millonarios o si bajan, nos arruinaremos”.

PEDIDO
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor;
indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es
para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una
constancia de las mercaderías o servicios encargados.

NOTA DE REMISIÓN
La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente mente a instancias de un
contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que
tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará
constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones
convenidas.
En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier índole,
libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la entrega de bienes
se hizo conforme.

Documentos de soporte
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de
contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse
con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan
los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable,
su definición y sus principales

RECIBO DE CAJA
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para
ellas el soporte es la factura.

COMPROBANTE DE EGRESO
Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los
gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las
pequeñas como para grandes empresas (Negocios).
Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que
los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la
empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando
se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se
procede con otros documentos.

FACTURA
También conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja toda la
información de una operación de compraventa porque muestra o detalla el producto comprado o
vendido.
Tipos de factura
Factura rectificativa.- es aquel documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien
la devolución de la mercancía.
También es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún
dato que sea necesario

Factura recapitulativa.-. Emitir una factura hacia un mismo destino en reiteradas ocasiones puede
volverse un proceso tedioso, para evitar estos inconvenientes y volver el proceso más sencillo
existen las facturas recapitulativas que sirven para agrupar una serie de facturas.

NOTA DE CONTABILIDAD
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros
contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las
cuales no existen documentos internos específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros,
necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura no puede ser
reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando
ser realiza compra de bienes, el único documento válido es la factura, o documento equivalente en el
caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.

Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor
por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando
los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se
utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias;
el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
CARTAS

La expedición de cartas u oficinas está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante

acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio A4, con logo, membrete
y pie de página. Estos elementos deberían de estar preferiblemente en todas las hojas. Para las
cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de
página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre del 2001.

MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre
las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización.

CIRCULAR
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto interna como externamente.
 ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren
valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir
con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la
entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto
administrativo o el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la
organización.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CONSTANCIA
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser
personal.

Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

Tiempo de servicio,
Experiencia,
Salarios u honorarios,
Clases de trabajo,
Jornada laboral,
Cumplimiento de comisiones y
Comportamiento del trabajador, entre otros.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y
competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra
vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las
actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del
colaborador en la organización.

EL MENSAJE ELECTRÓNICO

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios
de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar
adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la
sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en cuéntalas disposiciones de esta
guía para cada uno de estos casos.
Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las siguientes
sugerencias.
Se recomienda a las organizaciones que disponen de Internet y servicios de correo electrónico,
reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente
autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional.

TARJETAS PROTOCOLARIAS
Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo delas
relaciones públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también la de los
ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y
servicios.

SOBRES COMERCIALES

Un sobre es una cubierta de papel u otro material utilizado para introducir en su interior cartas,
tarjetas, billetes y documentos que se entregan en mano o envían por correo. El sobre está diseñado
para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la
parte frontal es lisa, quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las
papelerías y tiendas de material de oficina, y también se pueden personalizar encargándolos a una
imprenta.